Maturité 365 — Compétences de la gestion de contenu

Le contenu et sa gestion sont un sujet très vaste. Cette compétence dépasse le débat commun sur le stockage et la structure; les domaines couramment négligés, notamment les normes de mise en page et de présentation internes au sein des types de documents, différentes classes de contenu au-delà des types de fichiers de la suite bureautique, la classification et l’étiquetage, ainsi que la gestion du cycle de vie étendu pour inclure la conservation et l’élimination font partie entièrement de cette compétence. Il convient de rappeler que le contenu comprend aussi des informations qui ne sont pas stockées sous forme de fichier, et couvre donc également, par exemple, des éléments de listes, des pages Web dans un système de gestion de contenu; il peut englober des courriels et des conversations, des tâches, des contacts et de nombreux autres types d’informations dans une variété de systèmes qui doivent tous être créés, récupérés, utilisés efficacement et finalement supprimés d’une manière qui prend en charge le contexte commercial plus large.

Définition de la compétence de la gestion de contenu

Le contenu couvre une grande variété de différents types d’éléments numériques, y compris des fichiers, des extraits d’informations, des courriels, des contenus multimédias tels que l’audio et la vidéo et bien d’autres. Une caractéristique clé de ces nombreux types de contenus est qu’ils ont un cycle de vie qui inclut leur création, leur utilisation, et finalement leur élimination, ils doivent généralement être stockés quelque part, doivent être décrits d’une manière ou d’une autre, présentés de manière que les gens puissent les trouver et les utiliser lorsque cela est nécessaire et mis à disposition dans un format adapté à l’usage auquel ils sont destinés.

En résumé, cette compétence se concentre sur de nombreux aspects avec la gestion du contenu, y compris la présentation, le cycle de vie, l’identification, la classification et le stockage. Par souci de clarté et de concision relative, il ne couvre pas la gestion des « conteneurs de contenu » tels que les bibliothèques et sites SharePoint, les zones d’équipe, les plans de planification, etc. Il couvre:

• Documents;
• Pages Web;
• Nouvelles;
• Conversations;
• Items (FAQ, Tâches, notifications, listes, etc.);
• Courriels;
• Média.

Les outils de collaboration M365

Les outils M365 pouvant appuyer cette compétence sommairement sont:

• OneDrive
• SharePoint
• Teams
• Data Loss Prevention
• Azure
• Azure Information Protection
• Compliance Center
• File services
• Microsoft Lists
• Courriel
• Microsoft Word
• OneNote
• Stream
• SharePoint Syntex
• Power Automate
• Project Cortex

La gestion des contenus demande de considérer plusieurs éléments. Voici un sommaire de tous les aspects à considérer:

Cycle de vie

• Création: Co-rédaction, modèles, structure du contenu et conception sémantique
• Libération/Approbation/Planification
• Gestion du cycle de vie: Versionnage, eDiscovery, Protection du contenu, Gestion des droits à l’information, DLP, autorisations, sécurité, Gestion des versions et historique des versions
• Conservation et suppression du contenu.

Identification

• Tagage
• Étiquetage de sensibilité, rétention, protection
• Métadonnées

Présentation

• Consistance et standard
• Vues, mise en forme, iconographie
• Styles
• Accessibilité, lisibilité et charge cognitive

Entreposage

• Structure, Architecture de l’information, Gestion des doublons
• Plateformes et outils
• Hors ligne et synchronisation

Évolution de la compétence de la gestion de contenu

Voici un survol des niveaux de maturité pour cette compétence. Pour revoir la description de chacun des niveaux, voir notre article Introduction: les modèles de maturité Microsoft 365.

Niveau 100: Point de départ

Cycle de vie

Au point de départ, le contenu est créé et stocké de manière incohérente dans une variété d’applications, et ce, sous plusieurs formes et styles. Souvent, le format du contenu n’est pas approprié (par exemple, les notifications sont créées sous forme de documents joints à un courriel, les contacts sont stockés dans Excel, les images sont stockées dans des diapositives).

Il est noté qu’aucun processus de gestion du cycle de vie n’est en place. Les documents sont créés sur une base ad hoc soit à partir d’une copie vierge, soit en réutilisant une version précédente (sans effacer les métadonnées précédentes). Les formats de fichiers pour le contenu nouvellement créé ne sont pas standardisés et des formats obsolètes ou inattendus sont utilisés.

Les outils de création de contenus ne sont pas standardisés, les utilisations peuvent utiliser d’anciennes versions de logiciels ou d’outils différentes, créant d’autres incohérences de contenu. Des modèles peuvent exister, mais ils sont « perdus » dans la hiérarchie des dossiers et rarement utilisés; les modèles ne sont pas intégrés dans le paramètre « Nouveau document » modèle personnel.

L’édition, les mises à jour et les révisions sont en grande partie des activités en série ou menées en parallèle par courriel, ce qui donne lieu à plusieurs versions qui doivent être réassemblées manuellement. Le contrôle de version est absent, réalisé via des noms de fichiers non gérés ou mis en œuvre via une liste ou une base de données séparée. L’accès à l’historique des versions est absent ou peu fiable.

La gouvernance et la protection du contenu sont absentes ou réalisées manuellement. L’élimination du contenu remplacé est en grande partie ad hoc. Les politiques de suppression sont absentes, la destruction sécurisée n’est pas comprise et une grande partie du contenu conservé est obsolète, dupliqué ou incomplet.

En complément, les utilisateurs ne savent pas comment et où créer des éléments de liste, les créant généralement sous forme de documents. Les listes ne contiennent pas d’éléments granulaires. Ils sont pour la plupart intégrés dans un document maître. Les options de tri, de filtrage et de regroupement des éléments sont limitées ou absentes.

Identification

Les conventions de nommage sont arbitraires et non gérées. Le contrôle de version est réalisé via les noms de fichiers et/ou l’emplacement du document. Le balisage et les métadonnées ne sont pas d’usage général; les métadonnées qui ont été appliquées sont incohérentes, fréquemment incorrectes et s’appliquent souvent à un document précédent qui a été utilisé comme modèle de facto.

Présentation

Les modèles ne sont pas gérés et déployés dans l’ensemble de l’organisation pour garantir les normes. Les modèles qui existent ne sont pas gérés, mis à jour, testés pour leur efficacité et n’incluent pas les paramètres appropriés tels que la langue, les polices par défaut. Un style et une image de marque cohérents ne sont pas utilisés de manière cohérente. Le formatage est laissé à l’utilisateur final, sans orientation. Le personnel prend ses propres décisions sur les logos et les images à inclure. De plus, une grande partie du contenu ne respecte pas les directives d’accessibilité.

Les utilisateurs ne sont pas bien formés à l’utilisation des outils de création de contenus, et il n’y a pas de processus d’examen et d’amélioration de la qualité. La régionalisation n’a pas été mise en œuvre. Les documents sont dans des variantes sur les langues principales, les dictionnaires personnalisés ne sont pas utilisés.

Les en-têtes et les styles ne sont pas gérés et aucune indication sur ce qu’il faut utiliser n’est en place. Les éléments de liste sont fréquemment stockés sous forme de fichiers dans des feuilles de calcul, dans des documents de traitement de texte ou sous forme de simples fichiers texte. Le formatage est arbitraire; la présentation et la lisibilité sont laissées à l’appréciation de chacun.

Il y a peu ou pas de conseils sur les pieds de page des courriels; certains membres du personnel utilisent les outils de leur client de messagerie pour les ajouter, mais la plupart n’en connaissent pas la valeur ou le mécanisme.

Entreposage

Les utilisateurs ne savent pas où enregistrer les documents; créant fréquemment plusieurs copies à différents endroits.

Aucune stratégie solide de gestion des fichiers n’est en place. Lorsqu’un serveur de fichiers peut être utilisé, les utilisateurs peuvent stocker du contenu sur un disque dur local ou un lecteur amovible. Les structures de dossier/répertoire sont arbitraires. Des autorisations d’accès au contenu peuvent exister, mais ne sont ni gérées ni documentées.

Impact

À ce niveau, vous pouvez vous attendre à ce qui suit:

• Les utilisateurs doivent deviner où le contenu est stocké et où stocker leur contenu, ce qui prend beaucoup de temps.
• La charge cognitive est élevée en raison des incohérences dans les mises en page et les styles des documents; le personnel a du mal à numériser, comprendre et assimiler l’information.
• Plusieurs copies de contenu avec de légères différences existent et il n’y a pas de source centrale de vérité.
• Les applications qui utilisent le contenu ont des problèmes d’utilisation et des erreurs sont facilement commises.
• De mauvaises décisions sont prises en raison d’informations incomplètes ou obsolètes.
• La productivité est faible, car le personnel recrée du contenu qui existe déjà. Les délais sont souvent manqués et la qualité est souvent faible et incohérente, ce qui entraîne des résultats médiocres.

Le personnel est inutilement occupé, stressé et frustré.

Niveau 200: Émergence de la discipline

Cycle de vie

Bien que l’on s’attende à ce que le contenu soit créé et stocké de manière cohérente dans des applications appropriées, un manque de sensibilisation et de surveillance du personnel entraînent des approches de contenu inappropriées. Les notifications sous forme de pièces jointes restent très répandues. Les gestionnaires ne fixent pas de normes ou d’attentes observables et sapent par inadvertance les tentatives d’amélioration.

Il existe une compréhension de la gestion du cycle de vie et certains processus pour cela sont décrits, mais ne sont pas intégrés dans l’organisation, sauf dans quelques domaines clés. Le suivi du cycle de vie des documents est en grande partie géré via des listes externes et des registres de documents. Les documents sont généralement créés à partir d’une copie vierge ou en réutilisant une version précédente. Le personnel reste libre de s’écarter des processus et il y a peu d’application par le système ou la direction.

La gestion du cycle de vie des éléments de liste est largement absente.

Les outils de création de contenus et les formats de fichiers ont été normalisés dans toute l’organisation, mais cela n’est pas appliqué et certains membres du personnel continuent d’utiliser des formats non conformes. Il n’y a pas de standardisation systématique du contenu hérité. Il peut y avoir une application excessive des normes dans certains domaines, négligeant les besoins commerciaux spécifiques dans la poursuite locale de la normalisation.

Des modèles existent, mais ne sont pas bien gérés et ne sont pas publiés de manière à promouvoir leur utilisation active dans l’ensemble de l’organisation; les modèles ne sont pas intégrés dans les Paramètres du nouveau document modèles personnels. Certaines équipes et membres du personnel comprennent le pouvoir de l’édition multi auteur en stockant leur contenu sur une plateforme de gestion de contenu en ligne. Bien qu’ils utilisent et promeuvent cette approche, de nombreux membres du personnel s’attendent toujours à recevoir des pièces jointes plutôt qu’un lien direct, ce qui entraîne une édition en série dans de nombreux cas. Les approches de gestion de contenu sont rarement mandatées en dehors des documents critiques. Le contrôle de version est utilisé dans ces cas, bien qu’une grande partie reste non gérée ou gérée par la mise à jour manuelle des registres de documents. Les membres du personnel ne savent souvent pas comment utiliser l’historique des versions et le contrôle des versions.

Les fichiers des plateformes de gestion de contenu ont un certain niveau d’accès, de gouvernance et de protection basés sur les rôles, bien que cela ne soit pas obligatoire, bien documenté, géré de manière centralisée ou construit selon les meilleures pratiques.

L’élimination du contenu remplacé reste ad hoc, bien qu’il puisse y avoir un nettoyage périodique et un examen en bloc, en particulier pour le contenu géré. Cela est vrai pour les documents, les pages Web, les éléments et la plupart des autres formes de contenu. Il y a une appréciation limitée de la nécessité de désencombrer, déclasser et supprimer.

Il n’y a pas de normes ou d’attentes sur la façon dont les courriels doivent être gérés; le personnel a souvent des milliers de courriel dans sa boîte de réception, dont beaucoup ne sont pas lus. Le signalement, le stockage dans des dossiers de courrier électronique ou le déchargement de contenu et d’actions vers d’autres systèmes ne sont pas bien compris et adoptés.

Les éléments de liste ont tendance à être créés dans des feuilles de calcul, ce qui permet un degré limité de gestion au niveau des éléments. Certains utilisateurs savent comment trier et filtrer. Les en-têtes, les types de champs et la structure restent incohérents. Les noms par défaut sont utilisés à la place d’une convention de nommage

Les éléments de liste ne sont pas connectés, centralisés ou créés pour être réutilisés.

Identification

Le balisage et les métadonnées sont sporadiques, via des métadonnées de fichiers ou au sein du système de gestion de contenu; bien qu’un registre de documents serve souvent à cette fin. Des efforts sont déployés pour normaliser certains termes et catégories, bien que cela ne soit pas appliqué uniformément dans l’ensemble de l’organisation. Le statut (par exemple, non démarré, en cours, prêt pour examen, terminé) est en place pour les processus de routine, mais il n’y a pas de cohérence dans l’ensemble de l’organisation et le statut est souvent obsolète.

Des conventions de nommage sont en place pour de nombreuses classes de contenu, bien que cela ne soit pas appliqué et qu’il existe de grandes quantités de contenu où les approches de nommage sont opaques pour les autres utilisateurs.

Les documents manquent souvent de sections claires avec des titres structurés. Les lignes d’objet des courriels ne sont souvent pas claires et ne sont pas mises à jour au fur et à mesure de l’évolution d’une conversation. Les contacts sont étiquetés de manière arbitraire ou incohérente.

Les mêmes noms sont utilisés pour différentes choses et l’organisation ne dispose pas d’un glossaire mis à jour et d’un ensemble de termes convenus.

Présentation

Des modèles sont créés pour de nombreux types de contenu et sont mis à la disposition du personnel. Ils sont souvent mis à jour. Les utilisateurs savent généralement où les trouver, mais utilisent par défaut les documents publiés précédemment. Certains membres du personnel ont ajouté des modèles à leur emplacement par défaut pour en faciliter l’accès, en particulier pour les processus fréquents; cependant, cela n’est pas intégré dans l’ensemble de l’organisation. Des efforts ont été déployés pour créer des modèles bien formés et beaucoup ont été testés pour un style, une langue et d’autres paramètres standardisés. Ceux-ci ont un style et une image de marque raisonnablement cohérents.

De nombreux utilisateurs comprennent l’importance d’utiliser des titres et d’autres styles dans le contenu, même si le formatage ad hoc et médiocre reste courant.

Une grande partie du contenu ne respecte pas les directives d’accessibilité.

Certains utilisateurs sont formés, mais la plupart sont censés apprendre sur le tas, on pense que les responsables hiérarchiques gèrent ce processus pour générer des améliorations, mais il est probable que la plupart des gestionnaires manquent également de compréhension et de compétences.

La régionalisation est imparfaite et les utilisateurs ne savent souvent pas comment y remédier. Les dictionnaires personnalisés ne sont généralement pas utilisés.

Il existe souvent des bibliothèques standard d’images, de logos et d’iconographies à utiliser, généralement au niveau d’un département.

Les éléments de liste ne sont généralement pas bien formatés pour améliorer la présentation du contenu ou pour mettre automatiquement en évidence certains éléments comme des éléments importants.

Il existe des conseils sur les pieds de page des courriels et le personnel est invité à les mettre à jour manuellement lorsque des modifications sont nécessaires.

Entreposage

Les utilisateurs ne savent toujours pas où enregistrer les documents et le contenu; créant fréquemment plusieurs copies à différents endroits. Aucun processus de déduplication n’existe.

Il existe plusieurs stratégies de gestion de fichiers, souvent avec chevauchement. Le stockage sur serveur de fichiers est l’approche prédominante, le stockage local sur des disques durs ou des périphériques amovibles étant déconseillé ou interdit.

Il y a souvent une tentative de créer une structure au sein de la solution de stockage, en particulier au niveau du département ou du projet; cependant, les limites des approches hiérarchiques sont mal comprises et largement ignorées. Les structures de dossiers/répertoires sont incohérentes entre les différentes parties de l’organisation et reposent sur des connaissances « locales » pour naviguer. Lorsque des plateformes de gestion de contenu sont utilisées, la stratégie de stockage réplique les structures de répertoires.

Les autorisations d’accès sont appliquées au niveau du répertoire ou du « lecteur » et des tentatives sont faites pour les gérer; cependant, l’absence d’un processus robuste entraîne des incohérences et des autorisations obsolètes.

Impact

À ce niveau, vous pouvez vous attendre à ce qui suit:

• Les applications qui utilisent le contenu ont des problèmes d’utilisation et des erreurs sont facilement commises.
• Les utilisateurs comprennent où le contenu doit être stocké, mais constatent qu’il existe de nombreux exceptions, conflits et incohérences; cela prend beaucoup de temps, crée de l’incertitude et dégrade le respect des recommandations.
• Bien qu’il y ait des améliorations dans des domaines clés, la charge cognitive globale reste élevée en raison des incohérences dans les mises en page et les styles des documents; le personnel a du mal à numériser, comprendre et assimiler les informations.
• Plusieurs copies de contenu avec de légères différences existent et il n’y a pas de source centrale de vérité.
• Les applications qui utilisent le contenu ont des problèmes d’utilisation et des erreurs sont facilement commises.
• De mauvaises décisions sont prises en raison d’informations incomplètes ou obsolètes.
• La productivité est faible, car le personnel recrée du contenu qui existe déjà. Les délais sont souvent manqués et la qualité est souvent faible et incohérente, ce qui entraîne des résultats médiocres.
• Le personnel est inutilement occupé, stressé et frustré.
• De multiples tentatives sont faites pour introduire des améliorations, mais l’adoption reste faible et les gestionnaires sont inutilement occupés, stressés et frustrés par le manque de progrès.

Niveau 300: Standardisation

Cycle de vie

La gestion du cycle de vie du contenu de base est en place pour les opérations commerciales clés, généralement via des systèmes de gestion de contenu (CMS) plutôt que des serveurs de fichiers; cela garantit que les éléments de contenu brouillon, actif/publié et remplacé sont facilement identifiés. Les registres de documents sont déconseillés au profit d’outils avec le CMS, bien que les registres hérités puissent persister. Il y a des efforts pour s’assurer que le contenu important est conservé et il y a des efforts occasionnels pour nettoyer les anciens documents; cela peut entraîner la perte d’informations importantes en raison de l’absence de contrôles solides. Le personnel peut s’écarter de nombreux processus, bien que cela soit activement découragé.

Les outils de création de contenus et les formats de fichiers ont été normalisés dans l’ensemble de l’organisation, les politiques et les processus de gestion découragent activement l’utilisation de formats non conformes. Des efforts sont faits pour mettre à jour le contenu hérité là où il est actuellement utilisé.

Les modèles sont gérés par cycle de vie et les processus facilitent la création de nouveaux contenus à partir de ceux-ci.

L’utilisation du stockage CMS permet largement l’édition multi auteurs et le personnel est généralement conscient de cette approche, bien qu’une certaine résistance (passive et active) persiste. L’utilisation de pièces jointes aux courriels est en déclin, de nombreux membres du personnel le découragent activement et rappellent aux autres la politique de stockage et de partage.

Le contrôle de version est d’usage général et les doublons de version sont largement absents (bien que d’autres sources de doublons se produisent).

L’accès, la gouvernance et la protection basés sur les rôles sont utilisés; la mise en œuvre complète n’a pas encore été réalisée.

Le contenu important comporte des processus de suivi du cycle de vie, avec un nettoyage et une élimination périodique. Des mécanismes de rétention sont tentés, sporadiquement. De nombreux documents manquent d’une protection ou d’une gouvernance appropriée, malgré une compréhension du besoin de conformité et d’autres contrôles.

Il y a des conseils sur l’utilisation efficace du courrier électronique et des recommandations sur la façon de stocker le courrier électronique. Certaines activités de messagerie ont migré vers des conversations en temps réel, il est peu admis que cela représente un autre type de contenu à gérer.

Les éléments précédemment stockés dans des documents de forme libre ou dans Excel commencent à être gérés dans des applications de liste dédiées. Cela permet une gestion granulaire de chaque élément, avec sécurité au niveau de l’élément, historique des versions, etc.

L’utilisation d’applications List permet la réutilisation du contenu, avec des éléments de liste pouvant servir de sources de données. Les en-têtes de colonnes/champs montrent des signes de normalisation en conséquence. Les types de colonnes/champs sont généralement appropriés; une certaine cohérence et des normes émergent.

Identification

Il existe des catégories de contenu standard, et celles-ci sont fréquemment utilisées pour regrouper et baliser le contenu, ce qui facilite la recherche et la productivité. Un ensemble standard de statuts de contenus cohérents a été développé (par exemple, non démarré, en cours, prêt pour la révision, terminée), mais il n’y a pas de cohérence dans l’ensemble de l’organisation.

Des conventions de dénomination sont en place pour de nombreuses classes de contenu, y compris les éléments, les fichiers, les médias et celles-ci sont souvent appliqués à l’aide de mesures techniques ou de processus.

Certains domaines expérimentent des « classes de contenu » qui décrivent des documents et des éléments à l’échelle de l’organisation, mais cela n’est pas largement adopté ni conçu de manière exhaustive.

Présentation

Les processus de routine ont des modèles bien définis et maintenus qui sont accessibles depuis le processus et sont mandatés et adopter pour ces processus. Les modèles sont généralement « sur la marque », adaptés à l’usage et ont été examinés pour la qualité. Ceux-ci ont un style et une image de marque raisonnablement cohérents. La réutilisation de documents antérieurs est évitée, bien que le contenu antérieur soit souvent copié dans les nouveaux documents. Certains membres du personnel ont ajouté des modèles généraux à leur emplacement par défaut pour en faciliter l’accès et des efforts peuvent être déployés pour les mettre en œuvre dans l’ensemble de l’organisation.

Les courriels ont des pieds de page automatisés.

Des modèles et de nombreux documents ad hoc sont élaborés à l’aide de titres et d’autres formats de présentation et de mise en page; des efforts ont été consacrés à la création de styles de documents à l’échelle de l’entreprise. Le contenu a tendance à respecter les directives d’accessibilité de base par défaut. Il existe des processus de gestion pour favoriser l’adoption de cette pratique et des améliorations. Les compétences de base en matière de contenu sont fournies par la formation ou l’autoapprentissage ainsi que par le mentorat et la rétroaction en cours d’emploi.

La régionalisation est activement abordée par le biais de modèles, de configurations et de politiques; cependant, des lacunes subsistent et sont souvent autorisées à persister.

L’utilisation de dictionnaires personnalisés est en place dans certaines parties de l’organisation, bien qu’il y ait une compréhension limitée de la façon de maintenir et de nettoyer ces dictionnaires, ce qui entraîne une dégradation au fil du temps.

Les bibliothèques de médias et de contenu standard sont couramment utilisées, car la maintenance est variable et gérée au niveau du département.

Les listes d’éléments sont généralement présentées en utilisant un formatage et des mises en page prêts à l’emploi. Le formatage automatique et les mises en page standardisées, l’ordre des colonnes, etc. n’est pas bien développé.

Une certaine utilisation des vues pour trier, filtrer et regrouper des éléments est en train d’émerger, mais les utilisateurs négligent fréquemment ces outils. Les normes pour les vues et les conventions de nommage des vues n’ont pas été établies

Entreposage

Il existe une approche de stockage conçue, avec une signalisation, des conseils et une certaine application de l’endroit où placer le contenu. Les stratégies de gestion de contenu sont comprises et sont de plus en plus robustes, des efforts sont déployés pour maintenir la compréhension et la conformité du personnel. Le stockage du serveur de fichiers est en déclin actif, il est décrit dans le cadre de la stratégie de contentement et les magasins de fichiers hérités sont compris avec l’intention de les migrer/déprécier dans la mesure du possible. L’utilisation du stockage local sur des disques durs ou des périphériques amovibles est généralement interdite par des mesures politiques et techniques; le personnel connaît les approches prescrites.

Les zones de stockage centralisées sont soigneusement structurées, offrant un accès aux ressources gérées, aux publications et aux zones de ressources dans toute l’organisation, avec les autorisations appropriées. Une architecture de l’information bien conçue est transmise à la plupart des départements et des projets. Les espaces de collaboration et personnels ou d’équipe restent largement non structurés et quelque peu chaotiques. L’utilisation des dossiers persiste, mais est en déclin dans certaines zones au profit du balisage du contenu et des vues filtrées.

Les autorisations d’accès sont aussi granulaires que nécessaire, s’appliquant à des référentiels de contenu entiers et/ou à des éléments individuels. La gestion demeure quelque peu incohérente en l’absence de processus de gouvernance solides liés aux rôles.

Les listes héritées sont mises à jour pour être stockées dans des systèmes appropriés, ce qui réduit le recours au stockage direct de fichiers au profit d’applications et de plateformes spécifiques aux tâches.

Le taux d’augmentation du stockage des courriels montre des signes de diminution.

Impact

À ce niveau, vous pouvez vous attendre à ce qui suit:

• L’utilisation du contenu dans les applications de processus métier de base s’est nettement améliorée, ce qui a entraîné moins d’erreurs et moins de pertes de temps.
• Les utilisateurs comprennent où le contenu doit être stocké. Les exceptions, les conflits et les incohérences sont considérablement réduits et le personnel a une certaine confiance, commence à comprendre les avantages et est plus disposé à l’adopter.
• Le personnel trouve plus facile de trouver, de comprendre et d’agir sur le contenu existant. La productivité s’améliore; les retouches et les erreurs sont sensiblement en baisse.
• Le personnel reconnaît les sources centrales de vérité et s’y tourne en priorité.
• Des améliorations peuvent être introduites et sont largement adoptées dans les processus clés. Les managers sont perçus comme les leaders de cette adoption et bénéficient de la productivité de leur personnel. Certains changements restent inefficaces, précipités ou seulement partiellement efficaces en raison des effets corrosifs du contenu hérité et d’une certaine résistance du personnel.

Niveau 400: Contrôle

Cycle de vie

La gestion du cycle de vie du contenu est activement utilisée dans tous les processus réglementés ou de qualité garantie et ailleurs qui ont un impact sur l’entreprise. La plupart des documents sont étiquetés avec des informations de sensibilité, d’état et de conservation ou résident dans un endroit où cela est appliqué.

Tous les types de contenus ont des niveaux de gestion similaires:

• Les éléments de liste ont un contrôle de version, une rétention, une suppression, etc. au niveau de l’élément.
• Les fichiers médias sont gérés de la même manière que les documents, avec des métadonnées, des révisions et des cycles de vie. Ils sont liés aux actifs associés, tels que les transcriptions et les médias associés, et la gestion du cycle de vie s’applique à la fois aux composants et aux ensembles de contenus.
• Les éléments de courrier électronique sont activement gérés et redirigés vers d’autres types de contenu ou de messagerie dans le cadre d’une approche globale de gestion de contenu
• Les calendriers de publication et de suppression sont appliqués aux pages Web et aux articles d’actualité. Les pages Web conservées sont régulièrement examinées pour s’assurer qu’elles restent à jour et utiles/pertinentes. Ils sont activement liés au contenu associé, ces liens étant mis à jour dynamiquement à mesure que le contenu associé change, est créé ou supprimé.

Les capacités de gestion des documents sont conçues dans des référentiels pour être conformes aux politiques de cycle de vie. La plupart des contenus sont basés sur des types de contenus gérés; ceux-ci incluent les définitions du modèle, les métadonnées d’identification, les marqueurs de cycle de vie et de disposition, le statut et d’autres politiques par défaut.

Les serveurs de fichiers et les systèmes de fichiers locaux ne sont pas d’usage général, sauf en cas de besoin documenté.

Il y a une suppression active et gérée du contenu des zones de contenu géré conformément aux politiques et le personnel est responsable du « désencombrement » continu et de l’organisation de la collaboration et du contenu personnel. Des contrôles et une surveillance sont en place et utilisés pour examiner ces activités, bien que généralement sans automatisation ni application stricte.

La création et l’édition de contenu multi auteurs sont la norme et s’étendent au-delà des limites de l’organisation pour incorporer les fournisseurs, les partenaires et les clients le cas échéant et avec une sécurité et une gouvernance bien comprise et surveillée (telles que l’utilisation de fenêtres temporelles pour la modification). L’utilisation de pièces jointes aux courriels est l’exception au sein de l’entreprise et est en déclin avec le partage de contenu externe.

La duplication de contenu est activement évitée et des contrôles périodiques sont effectués pour identifier les doublons inutiles. Il existe une bonne compréhension du contrôle de version et de l’historique des versions, et ceux-ci sont utilisés de manière appropriée.

L’accès, la gouvernance et la protection basés sur les rôles sont bien conçus, documentés et mis en œuvre de manière cohérente.

Les mécanismes de conservation des documents sont en place pour toutes les catégories de contenus importantes et sont revus chaque année pour garantir que les politiques et les contrôles techniques sont efficaces et appropriés. Un conseil de gouvernance examine les nouveaux besoins et supervise les décisions concernant la conservation, l’élimination et la destruction du contenu.

Des schémas existent pour les types de listes communs, souvent basés sur des normes ouvertes, afin d’assurer la cohérence et l’interopérabilité. Les extensions de schéma sont soigneusement examinées par rapport aux autres schémas utilisés et déployées de manière intégrée qui met à jour toutes les listes dépendantes.

Les classes de contenu sont développées sur la base du schéma convenu.

Identification

Il existe des catégories de contenu standard et celles-ci sont largement utilisées pour regrouper et baliser le contenu, facilitant ainsi la recherche et la productivité. Un ensemble standard de statuts de contenu cohérents, de classifications et d’autres approches à l’échelle de l’entreprise pour nommer et identifier le contenu est en place. Il y a une certaine automatisation de l’étiquetage et de la classification.

Les « classes de contenu » sont largement utilisées et il existe des processus pour créer de nouvelles classes selon les besoins.

Présentation

Il existe un processus actif de mise à jour des modèles dans l’ensemble de l’organisation pour s’assurer qu’ils sont à jour, adaptés à l’objectif et prennent en charge les directives de marque et de style.

Les courriels ont des pieds de page automatisés, avec des variantes basées sur les rôles et une insertion active de contenu à l’appui des campagnes et d’autres besoins de communication commerciale.

Les documents sont soigneusement structurés, avec une utilisation cohérente d’éléments sémantiques tels que les titres, le style par défaut, le contenu standard insérable et les images. Ils sont conçus pour soutenir une présentation appropriée et efficace du contenu (c’est-à-dire que l’objectif du document définit le style du document) tout en prenant en charge les directives d’accessibilité, la recherche efficace et d’autres besoins commerciaux. Le personnel connaît bien leur utilisation et les utilise régulièrement.

Le personnel connaît les meilleures pratiques dans un large éventail de création de contenus. Présentation et gestion et activement qualifié pour les besoins dans leur rôle.

La régionalisation est activement abordée et mise en œuvre via des modèles, une configuration et une politique. Il existe des processus pour identifier les erreurs et les incohérences et les signaler pour action.

Des dictionnaires personnalisés et industriels sont déployés sur les ordinateurs des utilisateurs. Il existe un processus pour les corriger et les mettre à jour.

Les bibliothèques de médias et de contenu standard sont couramment utilisées; il existe une gestion centralisée des balises de base et de l’architecture de l’information utilisée pour l’identification, la classification et la gestion.

Le balisage et les rubriques permettent aux systèmes de recommander du contenu aux utilisateurs.

Les listes utilisent un formatage, des mises en page et des vues dynamiques pour mettre en évidence les informations importantes et pour faciliter l’utilisation, la compréhension et les informations agrégées au niveau de l’élément.

Les éléments de liste sont activement utilisés dans l’environnement de gestion de contenu, agissant comme sources de données, recherches et contenu de champ de choix. Les modifications sont gérées et mettent à jour dynamiquement d’autres contenus.

Entreposage

Il existe une stratégie de stockage complète soutenue par une plateforme bien conçue pour presque toutes les formes de contenu d’entreprise. Cela englobe les contenus « affaires-personnels », collaboratifs, opérationnels et d’entreprise ainsi que le continuum allant du contenu ad hoc et temporaire au contenu persistant ou à long terme. Une signalisation, des conseils et une automatisation solide aident le personnel à adhérer à la stratégie et donc à placer le contenu au bon « endroit » et de la bonne manière. Les stratégies de gestion de contenu sont bien comprises et robustes, la compréhension et la conformité du personnel étant surveillées. Les serveurs de fichiers sont utilisés à des fins très spécifiques et non pour une utilisation générale du contenu.

Les zones de stockage centralisées sont soigneusement structurées, offrant un accès rapide et clair aux ressources gérées, aux publications et aux ressources dans toute l’organisation; les autorisations et la sécurité sont fortement gérées et surveillées sans limiter la productivité. L’utilisation des dossiers est rare et appropriée.

Les autorisations d’accès sont aussi granulaires que nécessaire, s’appliquant à des référentiels de contenu entiers et/ou à des éléments individuels et s’étendent souvent à l’extérieur de l’organisation pour accueillir les fournisseurs, partenaires et clients avec le même niveau de fidélité et de contrôle.

La croissance du stockage des courriels a plafonné.

Impact

À ce niveau, vous pouvez vous attendre à ce qui suit:

· Le contenu est fortement géré à travers les applications et les processus métier, il est largement transparent pour les utilisateurs et il leur est facile de reconnaître la valeur et de l’adopter. Le personnel se concentre sur l’achèvement des tâches, contribuant à la gestion du contenu de manière cohérente, reconnaissant que leurs contributions profitent à d’autres parties du système.

• Dans de nombreux cas, le stockage de contenu est fonction du type de contenu et non à la discrétion du personnel; les décisions d’imputabilité sont motivées par des principes bien établis que le personnel sait appliquer.
• La productivité est constamment élevée et des mesures sont en place pour identifier et agir sur les exceptions. Les retouches et les erreurs sont rares.
• Le personnel utilise intuitivement le contenu de référence définitif; ils savent comment valider qu’ils utilisent des informations appropriées et sont collectivement confiants dans les décisions basées sur leurs sources.
• Les systèmes axés sur le contenu sont régulièrement améliorés; les mécanismes de rétroaction et de surveillance au niveau granulaire et agrégé identifient en permanence les domaines à améliorer et permettent aux programmes de travail de maintenir la productivité à mesure que le paysage commercial évolue.
• Le personnel et les gestionnaires sont capables de se concentrer sur leurs objectifs et sont rarement interrompus ou frustrés par la qualité et l’accessibilité du contenu dont ils ont besoin ou qu’ils créent.

Niveau 500: Optimisation

Cycle de vie

La gestion du cycle de vie du contenu fonctionne à la plupart des niveaux de l’organisation, elle est optimisée, suivie et examinée pour son efficacité et stimule activement la qualité, la productivité et la réduction des risques — cela peut se refléter dans les certifications, les normes et les coûts d’assurance réduits. Il[CG1] reste cohérent, car il couvre différents types de contenu et de plateforme.

La plupart des contenus sont créés sur la base de classes de contenu ou types de contenu bien définis et gérés. Il existe une visibilité de l’utilisation des types de contenu dans l’ensemble de l’organisation et une compréhension du schéma et de l’héritage des types de contenu.

Les liens entre les types de contenu sont respectés, en conservant l’intégrité référentielle, pour garantir que les modifications à un niveau granulaire (élément, fichier ou document) n’entraînent pas de dégradation des ensembles ou des collections de contenu.

Le balisage du contenu pour la classification, l’accès, la sensibilité, le statut et la rétention est largement automatisé, tout comme les relations entre les contenus.

Les politiques de rétention sont activement gérées et testées. Les documents non gérés sont l’exception. La conservation des documents s’applique à presque tout le contenu, y compris les éléments des listes, les courriels et d’autres types de contenu autres que des fichiers.

Les politiques et les contrôles techniques sont activement mis à jour en réponse à l’évolution des besoins et du paysage réglementaire et commercial.

Les politiques de suppression et les notifications par défaut favorisent une large conformité et évitent l’encombrement. La suppression de contenu est largement automatisée.

Les métriques décrivent l’intégralité de la position du contenu dans plusieurs dimensions, notamment le statut, l’utilisation, la valeur, etc.

Des approches hautement efficaces, flexibles et productives de l’ensemble du cycle de vie du contenu sont la norme et englobent presque toutes les actions et interactions de l’organisation.

Les organisations externes sont activement aidées à atteindre des niveaux de maturité solides. Les pièces jointes aux courriels sont rares.

La déduplication proactive est en place. Les doublons potentiels sont identifiés au moment de la création du contenu.

L’accès, la gouvernance et la protection basés sur les rôles sont profondément ancrés dans les processus et sont conçus avec une « friction » minimale pour la tâche ou le processus.

L’utilisation en direct et multi auteurs du contenu via des liens, la découverte active et la personnalisation basée sur des graphiques sont la norme, garantissant que le contenu reste en ligne, à jour et pertinente.

Identification

La catégorisation du contenu est largement automatisée; le contenu existant est analysé en permanence pour appliquer le balisage et l’étiquetage afin de garantir que les nouveaux contextes, sujets, classes et politiques sont appliqués de manière dynamique à mesure qu’ils émergent dans l’entreprise.

Des images, d’autres médias et du contenu connexe sont automatiquement suggérés pour inclusion en fonction des balises, du contexte et des informations du « graphique » de l’organisation.

Les « classes de contenu » sont la norme pour presque tous les contenus. Le contenu provenant de sources externes est également affecté à une classe et étiqueté.

Présentation

La création de contenus est basée sur des modèles entièrement gérés et automatisés, avec des degrés importants d’achèvement automatique du contenu, des suggestions de contenu, une assistance AI ou un processus de création basé sur un « assistant ».

Les courriels ont des pieds de page dynamiques, axés sur les rôles, les risques et le contexte.

Les documents entièrement sémantiques sont largement utilisés, avec contrôle qualité et tests. Les documents mal structurés et présentés sont identifiés et traités. L’accessibilité est fortement prise en charge et les documents sont fréquemment optimisés pour prendre en charge d’autres processus automatisés, avec peu d’intervention humaine. La révision automatique du contenu vérifie le style, la cohérence, la grammaire et le ton de la voix, le sentiment et la perte de données possible.

Les médias et autres éléments sont fortement standardisés, classés et publiés. Les images sont automatiquement balisées pour l’accessibilité. L’automatisation de l’IA peut suggérer des supports appropriés pour l’insertion dans le contenu.

Le contenu vidéo est automatiquement balisé, des transcriptions audios étant également générées le cas échéant.

Les meilleures pratiques, la régionalisation, les aides à la productivité, y compris les dictionnaires, les thésaurus, les recherches de connaissances, etc. sont intégrés dans toute l’organisation. Les organisations externes sont incitées à adopter des approches de gestion de contenu. Ceux-ci sont ajustés dynamiquement pour répondre aux besoins du membre du personnel accédant au contenu.

Les listes peuvent être créées automatiquement à partir de modèles de liste utilisant un schéma standard et déployé à la demande. Ceux-ci incluent une mise en forme dynamique cohérente, des mises en page et des vues.

D’autres applications peuvent mettre à jour le contenu de la liste de manière dynamique.

Entreposage

Il existe une stratégie large, flexible et inclusive pour le stockage de tous les types de contenu qui garantit que tout est disponible pour le personnel et les partenaires qui en ont besoin, quels que soient l’emplacement, l’appareil, la région, etc. sur les classificateurs AI.

Le stockage est en grande partie « invisible » pour le personnel. Le contenu est créé, stocké et accessible sans qu’il soit nécessaire d’apprendre les structures de stockage.

Il n’y a effectivement aucune limite au volume de stockage ou au type de contenu qui peut être stocké et accessible.

Coût et bénéfices

L’entreprise doit gérer son personnel et ses politiques de traitement afin de conserver les plaintes et de s’assurer que le personnel ne travaille qu’avec la dernière version de chacun.

L’équipe commerciale doit émettre de nouveaux devis et accéder aux versions précédentes, aux devis similaires pour d’autres clients et aux différents devis pour le même client. Ceux-ci doivent avoir des mises en page et des informations cohérentes.

La vision et les valeurs de l’entreprise doivent être mises à jour et communiquées dans toute l’entreprise, les versions précédentes étant supprimées.

Les documents financiers et RH doivent être conservés à des fins légales.

Les équipes de projet doivent pouvoir accéder à tous les documents liés à un projet et comprendre leur statut.

La gouvernance de l’information doit garantir que toutes les informations sensibles sont identifiées et non partagées en externe.

Le marketing veut s’assurer que tous les documents internes et externes utilisent le nouveau logo, les couleurs et l’énoncé de mission de l’entreprise.

Le personnel doit savoir où stocker les informations sur les spécifications du produit, les rapports d’assurance qualité et les données d’analyse d’un nouveau produit. Ils doivent également mettre à jour la nouvelle vue d’ensemble du pipeline de produits pour les équipes de vente et de marketing.

Conclusion

La gestion du contenu reste une compétence difficilement vaste et profonde que les organisations doivent aborder. Il est essentiel que le concept large de contenu soit intégré à toute stratégie de contenu, afin de garantir que les approches ne se limitent pas aux seuls documents.

De même, de nombreuses organisations investissent dans des technologies de stockage de fichiers qui offrent performances et sécurité, mais ne répondent pas aux obligations réglementaires et légales en matière de sensibilité, de conformité et de conservation/élimination. De même, les effets corrosifs de l’encombrement, de l’incohérence, d’une mauvaise présentation et d’une identification claire du contenu à tous les niveaux sont négligés, avec les impacts qui en découlent sur la productivité et les risques.

L’automatisation et l’IA en plein essor permettent à la plupart des organisations d’atteindre des niveaux de maturité élevés; cependant, les fondamentaux doivent être mis en place avant que ceux-ci puissent être efficacement déployés.

Pour connaître la raison d’être et les fondements des modèles de maturité Microsoft 365, suivez la série Maturité M365. Cet article est basé sur «Maturity Model for Microsoft 365 — Management of Content Competency».