Microsoft Teams : l’art de canaliser l’esprit d’équipe

Au printemps 2017, Microsoft lançait officiellement Teams, sa plateforme destinée au travail d’équipe, son nouveau produit phare auquel l’entreprise a consacré beaucoup d’amour. On l’a installé pour notre équipe, on l’a apprivoisé, et voici nos constats après quelques mois d’utilisation.

Pour les organisations, Teams est un espace de travail polyvalent où diffuser, échanger, collaborer et partager.

Parfait pour le travail d’équipe : les membres peuvent collaborer sur un même document, l’édition se fait en temps réel, directement dans l’application.

Pour l’incontournable messagerie instantanée, Microsoft a intégré son RSE Yammer à Teams, pour qu’on puisse échanger en direct tout en conservant l’historique des conversations.

Puisqu’il assure la traçabilité des versions et des conversations et permet la recherche par mots-clés partout dans l’écosystème, c’est un outil extraordinaire pour travailler en mode projet.

Teams, c’est le point de ralliement où convergent tous les produits Microsoft. Les utilisateurs peuvent donc travailler sur d’autres applications Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, Outlook…) tout en restant dans l’interface Teams.

Non seulement on peut y intégrer toutes les applications Microsoft dont on a besoin, mais la plateforme permet aussi l’ajout presque illimité d’outils tiers.

Sous le capot de Teams, on trouve le moteur O365 et tout ce qui fait la force et la bonne réputation de cette suite : compliance, Data Loss Prevention (DLP), gestion électronique des documents (GED), Information Rights Management (IRM).

C’est un avantage indéniable pour les organisations qui ont de hauts degrés de conformité et un niveau élevé de sécurité à respecter.

Parce qu’on peut y intégrer pratiquement n’importe quelle application, qu’elle soit ou non de la famille Microsoft, Teams offre une incroyable flexibilité de développement pour répondre aux besoins, ce qui simplifie grandement le travail de l’équipe des TI. La plateforme permet de démocratiser les outils, mais l’entreprise peut garder tout le contrôle nécessaire et une gestion centralisée.

Parce que la plateforme regroupe tout au même endroit, diminue le nombre de déplacements pour des réunions et réduit de beaucoup le temps consacré au partage d’information, Teams dégage des économies d’échelle très, très, très intéressantes pour les entreprises.

Voici une étude, réalisée par Forrester (seulement en anglais pour l’instant), qui le démontre plutôt efficacement. Bon, l’étude a été effectuée sur des entreprises de 5000 employés, ce qui est plutôt rare au Québec, mais les résultats parlent d’eux-mêmes.

“For a standard 5,000-user organization, the study reported benefits and costs of roughly $30.3 million and $3.3 million respectively, resulting in an overall net benefit of $27.1 million over three years.”

Ça vaut la peine d’aller jeter un coup d’œil à l’étude complète!

Teams possède les inconvénients de ses avantages. Comme les possibilités sont exponentielles, il faut déterminer soigneusement dès le départ quel est le terrain de jeu et quelles sont les règles, et s’assurer que la ligne est maintenue. Une bonne gouvernance pourra encadrer rigoureusement à la base les accès et les diverses utilisations possibles.

“La beauté est dans l’œil de celui qui la voit”, dit-on. La plateforme regroupe de multiples fonctionnalités et évolue rapidement. Ça peut être un irritant, ou pas. La clé est dans la façon de gérer et de digérer le changement.

On le disait d’entrée de jeu, Microsoft investit beaucoup dans son nouveau chouchou : temps, argent, efforts, R&D.

L’évolution de la plateforme est donc très rapide, des mises à jour apparaissent pratiquement toutes les semaines. Une gouvernance réfléchie et une gestion du changement bien planifiée permettent de voir venir et de prévoir les ajustements et les suivis en conséquence.

Ici, faire affaire avec des spécialistes et être accompagné d’experts peut s’avérer la meilleure solution! Êtes-vous du type à changer votre toilette vous-même ou à appeler un plombier?

ON LE RECOMMANDE PARTICULIÈREMENT POUR…

• Les organisations utilisant plusieurs logiciels qui cherchent à simplifier leur mode de fonctionnement. Teams est un antidote à la pizza technologique : tout le monde collabore de la même façon.
• Les équipes décentralisées et celles comptant des collaborateurs externes.
• Les équipes qui sont un peu plus matures technologiquement. Elles seront plus en mesure de profiter pleinement d’un nombre accru de fonctionnalités.

Envie d’en jaser avec nous? Nous sommes là! info@metalogique.com

Originally published at http://metalogiqueblog.wordpress.com on May 21, 2019.