Optimiser la productivité, avec Viva Insights

Viva insights permet de capter et mesurer les actions quotidiennes des utilisateurs Microsoft 365, et d’offrir des conseils judicieux quant à la gestion efficace de leurs activités professionnelles. Ainsi, les signaux de rencontres, courriels, appels et clavardages sont déjà capturés et consolidés en des renseignements pertinents permettant des ajustements dans la distribution des efforts au travail. Insights permets ainsi d’obtenir une compréhension accrue des dimensions suivantes :

• L’implication de vos employés au sein de différentes tâches;
• L’étendue du partage de l’information entre individus, que ce soit individuellement, en équipe ou vers l’externe;
• Le niveau d’interaction entre les équipes, les lignes d’affaires et les groupes externes associés à votre tenant.

Cette compréhension peut aider les organisations et leurs employés à développer des habitudes de travail et des normes d’équipe plus solides et à effectuer leur travail plus efficacement. Il faut cependant considérer que l’information un traitement. La mise en place d’une culture de collaboration et de mesures permettant de traduire l’information devient donc plus que pertinent. Ceci inclura l’information contextuelle, les rôles, la localisation, les objectifs, le tout en respectant les droits individuels de vos employés. La confidentialité est la clé. Insights utilise uniquement les métadonnées au niveau de l’en-tête. Les pièces jointes et le texte dans le corps des courriels et des réunions ne sont jamais utilisés. De plus, les courriels et réunions à droits gérés, confidentiels et privés sont totalement exclus. Insights n’est pas un outil de surveillance des employés mais bien un outil de veille sur des métriques à haut niveau, permettant de fournir des indications d’optimisation du travail.

Analyser et explorer l’information

Voyons voir de plus près la manière dont Insights permet de consulter les données captées :

1. La page Home affiche des informations à haut niveau sur les données de votre organisation, avec des recommandations et des options permettant une analyse approfondie de résultats comportementaux qui sont basés sur la recherche.

2. La page Analyze permet une analyse plus approfondie avec les fonctionnalités de concepteur de requêtes, d’analyse des processus métier et d’analyse par les pairs.

3. La page Plans fonctionne avec des informations personnelles, le cas échéant, pour afficher des suggestions ciblées permettant d’améliorer la concentration, la collaboration, le bien-être et le succès des initiatives.

4. Les pages Controls vous permettent de valider vos sources de données, de définir les paramètres du responsable et des employés, et ainsi permettre de définir les paramètres de l’analyste pour les valeurs par défaut du système, la confidentialité et les exclusions de réunions et de participants.

Vous pouvez aussi créer des analyses personnalisées. De cette manière, il est possible de recevoir des données relatives à un processus d’entreprise précis.

Le tableau de bord d’évaluation des méthodes de travail dans Power BI utilise un modèle Power Business Intelligence (BI) qui est rempli avec Insights. L’utilisation des données comportementales permet de mieux comprendre comment les employés collaborent dans une organisation. Ce tableau de bord met en évidence de manière directionnelle les modèles de collaboration pour différents niveaux et groupes, offrant un point de départ pour identifier les opportunités d’optimiser la collaboration et d’améliorer l’expérience des employés.

Or, l’utilisation de Viva Insights avec Workplace Analytics et Power BI, visant à générer des informations portant sur les comportements de travail de vos employés, n’est qu’une partie de l’équation du changement. L’autre partie mettra l’emphase sur la connaissance des outils et des tactiques à utiliser pour le mettre en œuvre.

Supposons un instant que vous ayez généré des données via Workplace Analytics pour ultimement réaliser que votre organisation passe trop de temps en réunions inefficaces. Vous avez maintenant quelques idées sur la culture de votre organisation, et vous aimeriez prendre des mesures pour améliorer la productivité. La prochaine étape consistera à comprendre quelles seront les mesures à prendre pour maximiser le succès.

Amélioration avec Insights

Les fonctionnalités de Insights guident les individus afin de les aider à mieux travailler, et ce de trois manières distinctes:

• Informations individuelles — Activez les informations personnelles via les applications Viva Insights, telles que l’application Viva Insights dans Teams, le complément Viva Insights Outlook et les résumés mensuels.
• Plans — Transformez vos connaissances en plans de changements ciblés.
• Informations sur l’équipe — Fournissez aux responsables du personnel des métriques et des informations sur lesquelles vous pouvez prendre action.

Informations Individuelles

Viva Insights génère des données concernant la productivité de l’employé, telles que la manière dont les gens investissent leur temps. Les données visent l’amélioration individuelle pour l’employé, avec des rapports adaptés à ses comportements.

Les informations personnelles vous présentent des informations via les outils suivants :

• Viva Insights in Teams — Remonte les informations personnelles au sein du votre flux de travail Microsoft Teams configuré pour l’employé, y compris comment rester connecté, protéger le temps, utiliser Headspace pour la méditation guidée et commencer un trajet virtuel.
• Tableau de bord — Le tableau de bord montre la division du temps investi au cours du mois dernier, des informations sur la productivité de ses habitudes de travail, des suggestions utiles d’amélioration et des informations sur son réseau, ses meilleurs collaborateurs et ses activités de collaboration.
• Complément Viva Insights Outlook — Le complément Insights pour Outlook présente des cartes d’activité basées sur l’expérience de travail récente avec des options de réponse ou de suivi, en fonction de l’activité.
• Résumés mensuels — Recevez un résumé hebdomadaire qui donne les faits saillants de la semaine précédente.

Les résumés Analytics offre des métriques de productivités et aussi des petites cartes informatives permettant l’amélioration continue. Il existe même des cartes éducatives donnant des conseils sur la productivité au travail et le bien-être. Les informations personnelles sont actualisées périodiquement afin de refléter les modèles de travail les plus récents.

Plans

Les plans permettent de créer des objectifs pour adopter des meilleures habitudes de travail, selon les groupes de travail. En utilisant la fonctionnalité Plans, L’entreprise peut ainsi :

• Identifier les groupes dont l’efficacité au travail pourrait être améliorée.
• Mettre en place des plans de 12 semaines pour le groupe identifié.
• Mesurez l’avancement du plan pendant qu’il est en cours.

Il est possible d’utiliser des groupes d’employés existants ou d’en personnaliser. Il devient donc possible de suivre le progrès du groupe dans le temps. En plus de son résumé hebdomadaire standard, le résumé pour les participants au plan comprend une section qui résume leur progression dans le plan. Ils peuvent ainsi visiter leur tableau de bord pour voir une page dédiée à leurs besoins.

Informations sur l’équipe

L’information sur l’équipe permet aux gestionnaires de personnel de fournir des mesures comportementales de l’expérience des employés et de l’efficacité de l’équipe. Les chefs d’équipe et les responsables peuvent tirer parti de Mon équipe et des informations sur l’équipe pour suivre les progrès, afficher les actions suggérées et lancer un plan pour leur équipe.

En bref

Insight est un outil d’analyse de la distribution des efforts dans l’univers M365. Insights permet d’obtenir une vue individuelle, d’équipe et de gestion. Le but est de mieux comprendre comment les utilisateurs travaillent, et surtout d’offrir une rétroaction avec des pistes d’amélioration afin d’optimiser les efforts globaux de votre organisation.