Enrichir l’information d’entreprise avec Viva Topics

Viva Topics est un des quatre modules de Microsoft Viva. Topics permet de découvrir l’information par l’Intelligence Artificielle, tout en permettant de l’enrichir manuellement, en fonction de vos besoins d’entreprise. Ce module doit être acquis via une composante supplémentaire à vos licences Microsoft 365.

Enrichir l’expérience par les Topics!

Topics, c’est l’Intelligence Artificielle qui identifie des sujets et des personnes, tentant de les organiser automatiquement. Un expert Topics peut donc améliorer l’agglomération d’information en la confirmant ou en la refusant. L’information pourra donc être retrouvée sous format de carte ou au sein de la recherche. La rétroaction des utilisateurs est encouragée, et permet l’amélioration de l’IA. Bien évidemment, seules les informations autorisées sont visibles pour l’utilisateur.

Viva Topics peut être utilisé dans la Recherche et Microsoft (Microsoft Search) la rend plus efficace et sécuritaire que Microsoft Graphs. En complément, Microsoft Search est plus facile à utiliser car, en plus de permettre d’accroître la productivité des employés, Topics permet également de connecter les gens lors d’une recherche en retournant les cartes Topics comme réponses principales. Ceci permet donc de propager l’information à travers tout l’écosystème Microsoft 365.

Qu’est-ce qu’un Topic?

Un topic est une phrase ou un terme ayant une définition propre dans le contexte de l’entreprise. Il comporte plusieurs liens et ressources reliées à celui-ci. L’objectif de l’application est d’aider les employés à le comprendre, et surtout, à trouver de l’information pertinente à ce sujet. Les topics les plus couramment utilisés sont liés à :

• Un projet
• Un événement
• Une organisation
• Un lieu
• Un produit
• Un travail
• Un champ d’étude ou d’expertise

L’objectif est d’identifier des noms alternatifs ou des acronymes, des descriptions, des personnes ressources ou des sujets relatifs à ces ressources, et toutes formes d’information complémentaire, tel que des sites ou des pages SharePoint. Par exemple, lors de la lecture d’une page dans SharePoint Moderne, l’utilisateur pourrait parvenir à un acronyme qu’il ne connait pas. Avec Topic, ce terme serait surligné, permettant ainsi la référence et la mise en contexte intuitive pour l’utilisateur.

Topic Center

Le topic center permet de rassembler chaque Topic évalué par L’IA. Par cet interface, l’expert peut publier ou refuser un Topic. Par le fait même, il est impossible d’enrichir un Topic à tout moment. La validation d’un topic par un expert et sa publication est priorisé sur les topic suggérés par l’IA. Il est également possible de créer des Topics sans avoir l’information d l’IA.

Les rôles de Viva Topics

Il y a quatre rôles d’intervention dans l’expérience Viva Topics :

• Topic viewers
• Topic contributors
• Knowledge managers
• Knowledge admins

Pour avoir un de ses rôles, la licence Microsoft Viva Topics appropriée doit être fournie à l’utilisateur.

Topic Viewers

Tous les employés M365 sont des ‘’topics viewers’’, tant que l’utilisateur possède une licence Viva Topics. En plus de consulter les informations, ils peuvent fournir une rétroaction quant à la pertinence de l’information fournie et son utilité dans un contexte plus large.

Topic Contributors

Les contributeurs sont des employés experts dans certains domaines qui ont les permissions d’éditer des topics existants et d’en créer des nouveaux. Ils ont le rôle important d’entretenir la pertinence de l’information ainsi que sa qualité. Si configuré, les contributeurs peuvent bénéficier d’une contribution limitée par certains topics ou groupe, en fonction des droits attribués.

Gestionnaire de la connaissance

Les Gestionnaires de la connaissance sont ceux qui gèrent les Topics au sein de votre organisation, à même les outils de Viva Topics. Ils ont une connaissance globale de votre entreprise et sont alignés avec votre vision d’entreprise. Ils peuvent donc identifier facilement si un Topic est utile ou non dans l’entreprise, et connaissent globalement les personnes dans l’entreprise reliées à ces Topics.

Globalement, dans la page Manage Topics, le gestionnaire de connaissance peut :

• Voir les suggestions de l’IA;
• Réviser la validité des Topics soumis;
• Retirer un Topics périmés ou inappropriés
• Créer ou éditer un Topics

La différence principale entre le contributeur et le gestionnaire se situe au niveau de la responsabilité d’enrichir ou non les Topics au sein de l’entreprise, et surtout, d’assurer la qualité au sein de celle-ci. Un contributeur ainsi limité à certaines expertises pourrait enrichir le contenu expert, sans toutefois être responsable de supporter la qualité des Topics.

Administrateur de la connaissance

Les administrateurs de la connaissance sont des administrateurs 365 et des architectes de solutions qui assistent la configuration de Viva. Cette fonction requiert des accès globaux d’administration M365, et vise à assurer l’attribution des licences adéquates de même que la configuration optimale de Topics. Ainsi, les bons rôles sont attribués et les configurations sont en place pour permettre à l’IA d’indexer les informations de manière optimale.

L’administrateur de la connaissance doit pouvoir assister tous les intervenants dans la configuration et l’utilisation de l’outil.

Qualité

Viva Topics offre un résumé des résultats de qualité. Dans la section Manage Topics, un résultat de 1 à 100 est donné pour chaque Topics. Automatiquement, un Topic se voit attribué un score de 0 lorsqu’il est nouveau.

Adoption et Gouvernance de Viva Topics

Il est possible de déployer Viva Topics sous deux modèles :

• Ouvert : Ce modèle permet à tous employés d’enrichir les Topics, d’en créer et d’en éditer, peu importe leur rôle dans l’entreprise;
• Géré : Ce modèle identifie les responsables de la création et de l’édition des Topics. Ces responsables peuvent faire contribuer certains employés au sein de l’entreprise mais ils demeurent imputables de la qualité de l’information.

L’adoption deviendra un critère de succès important car elle permettra de susciter l’engagement des utilisateurs envers cette nouvelle entrée d’information. Il est donc important d’identifier préalablement les groupes et les équipes qui seront impactés par ces changements et d’identifier les gains potentiels et réalistes à l’aide de scénarios planifiés. On misera d’abord sur l’engagement des ‘’early adopters’’ afin d’obtenir leur rétroaction dans le processus, permettant ultimement d’obtenir un bon premier démarrage à l’initiative en offrant une plus-value dès le départ.

N’oubliez pas d’inclure Topics dans votre gouvernance. En effet, il ne suffit pas de l’activer et de le laisser vivre. Vous avez quelques questionnements clés à adresser avant de débuter l’aventure :

• Est-ce qu’il y a des sites spécifiques contenant de l’information sensible, voir confidentielle, que vous ne voulez pas voir Topics les découvrir et les indexer ?
• Qui sera en mesure de consulter les Topics surlignés ?
• Qui assurera la gestion et la création des Topics nécessaires à votre entreprise ?
• Quels sont les topics dont votre entreprise a besoin ? Quels sont les plus communs et les plus stratégiques ?

Dans votre gouvernance, il est important d’encadrer la manière dont la gestion des Topics, et donc de la connaissance, sera assurée et entretenue dans votre entreprise. L’objectif est de générer une adoption efficace et surtout, de créer une culture de communauté.

En terminant, Il est important de considérer les meilleures pratiques de conformité et de sécurité afin d’assurer que les utilisateurs possèdent les bons accès et les bonnes permissions pour consulter, éditer et gérer les Topics. Surtout, il est important d’être conscient des données confidentielles afin d’éviter l’indexation de ces données dans Topics. Il faut réfléchir aux éventualités futures et à une structure de croissance. Ainsi, tout le monde y gagnera sur le long terme.