ON VOUS ÉCOUTE, SÉBASTIEN!

Eric Lalancette
Jun 23, 2020 · 4 min read

Une chronique portant sur vos enjeux technologiques et d’affaires, et des pistes pour vous aider à les résoudre…Aujourd’hui : La valeur d’un audit en Performance Organisationnelle 365.

Les TI et la techno en général n’ont plus de secrets pour Sébastien (nom fictif pour des fins d’anonymat). Directeur de l’innovation chez une importante firme de génie conseil, son rôle est justement de s’assurer que sa firme de 250 employés demeure à l’avant-garde au niveau des méthodes de travail novatrice, ce qui implique directement les outils de travail de bureau ainsi que ceux sur le terrain. Son plus récent fait d’arme est d’avoir complété la migration des outils de la firme vers Microsoft 365 parallèlement à l’acquisition d’une firme de 50 employés offrant des services complémentaires. Durant les ateliers de travail visant à faciliter la fusion des deux entités, Sébastien a tôt fait d’évaluer l’avance de la firme nouvellement acquise au niveau de l’utilisation des outils de gestion de projet et même de certaines automatisations. Ceci-dit, certains compromis opérationnels ont dû être concédés de part et d’autre afin d’assurer que les activités de la firme nouvellement fusionnée ne soient pas paralysées par un chantier n’ayant plus de fin, surtout en période de grande occupation.

‘’On a conservé la majorité de nos systèmes en place au détriment d’une mise à niveau qui aurait pu être bénéfique. Le grand gain a été l’adoption de la plate-forme de gestion de projet de nos ‘’fusionnés’’ qui était très appréciée. Mais honnêtement, ils étaient en avance sur nous à bien des niveaux, principalement au niveau des flux de travail automatisés, et avec du recul on aurait gagné à transférer ces actifs technos chez nous. C’est quelque chose qu’à mon avis on n’aura pas le choix de revisiter cet automne. Entretemps, on doit gérer le mécontentement chez nos nouveaux collègues car nos systèmes datent’’.

Meta : ‘’Pourquoi ne pas l’avoir fait directement lorsque vous en aviez l’occasion plus tôt cet hiver?’’

Et Sébastien de répondre avec un sourire ‘’À mon avis, notre véhicule de gestion du changement et d’adoption n’était pas optimal…ou bien on a manqué quelque chose en cours de route…’’.

Meta : ‘’Si tu pouvais revenir en arrière, ferais-tu les choses de la même manière’’?

La réponse toute simple de Sébastien : ‘’On débuterait le processus avec l’aide d’experts pouvant nous aider à y voir plus clair avec un regard neutre’’.

La réponse de nos experts

Une fusion, c’est complexe! Au-delà des aspects légaux et financiers, c’est lorsqu’on tente d’amener deux groupes distincts à travailler ensemble que ça se complique. Qui dit travail dit outil. Qui dit outil dit méthodologie et adoption de meilleures pratiques. Au final, ce que l’on cherche est de véritablement mettre la techno au service des gens et non pas l’inverse. Combien de fois assiste-t-on à la conservation d’un outil somme toute désuet au nom du temps consacré à son développement par des parties prenantes influentes? Souvent. Et c’est malheureux parce qu’on rate ainsi des occasions de bâtir la nouvelle entité sur des bases modernes, adaptées aux nouvelles réalités, qui deviennent alors des vecteurs de croissance ainsi que des activant d’une culture organisationnelle forte.

De la manière la plus simple qui soit, et ce dans un contexte d’audit en Performance Organisationnelle M365, le rôle de l’expert est de comprendre précisément l’existant technologique et d’affaire, de permettre une visualisation de toutes les interconnections existantes et potentielles dans l’organisation, pour ensuite dresser un plan de match concret comportant des victoires sur une base régulière.

On travaillera tout d’abord au niveau des gens : rôles, responsabilités et imputabilités afin de définir des règles de gouvernance claire qui nous influenceront par la suite. Et oui les outils sont scrutés à la loupe, mais la manière de travailler des gens l’est tout autant. On identifie ce qui génère déjà de la valeur au sein des équipes et on en fait notre fondation. On identifie également les causes des enjeux tels pertes de temps, manques de fonctionnalités, coûts de maintenance des systèmes, redondances dans les flux de travail.

Suite à l’audit, un rapport détaillé contenant des initiatives clés à forte teneur en valeur ajoutée est présenté au client, incluant un plan d’adoption. Les équipes pourront ainsi se mettre au travail dans un grand esprit de collaboration.

L’intervention

L’hypothèse: On assiste à un déséquilibre entre les outils actuellement utilisés versus les besoins réels des équipes. Le déséquilibre est également visible au niveau des compétences. La désuétude de certains outils doit également être adressée.

L’enjeu principal : Apprendre à deux entités distinctes à collaborer ensemble dans un projet de refonte des actifs technologiques ainsi que des méthodes de travail de la nouvelle entité.

Le focus : Comprendre de quelle manière le travail est réalisé dans vos deux organisations afin d’optimiser votre parc technologique actuel, et mettre en place un plan d’adoption des meilleures pratiques.

Le moyen : Des ateliers multi-équipes permettant une compréhension des opportunités et des faiblesses actuelles. Cette compréhension permettra d’effectuer une mise à niveau des besoins réels de l’organisation, ainsi que la planification et le déploiement d’initiatives-clés à l’intérieur d’un plan stratégique d’optimisation des outils.

La résultante : Des équipes de travail satisfaites de leurs outils qui génèrent ainsi une performance accrue pour l’organisation, sans compter les gains au niveau budgétaire.

Vous reconnaissez des similitudes entre votre organisation et celle de Sébastien? Vous souhaitez apprendre comment la performance organisationnelle M365 peut contribuer aux efforts de votre organisation? Nos experts en intelligence organisationnelle se feront un plaisir de répondre à vos questions.

Meta

Champions de votre performance organisationnelle M365!

Eric Lalancette

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Vice-Président Commercialisation chez Meta, je suis un enthousiaste de technologie, de gestion du changement, de bonnes discussions et de jeux vidéos…

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