Rencontres numériques : Comment atteindre 100% de la puissance de Teams
Les événements actuels nous mettent au défi quant à la poursuite de nos opérations quotidiennes. En conséquence, le besoin de travailler de façon numérique n’a jamais été aussi essentiel. Mais au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.
Il va sans dire que les rencontres numériques sont des incontournables. Teams offre une multitude de politiques et d’options de configuration et il devient facile de s’y perdre. Cet article n’est pas un guide de configuration, mais plutôt une suite de clins d’œil afin de vous permettre de tirer un plus grand bénéfice de l’outil Teams.
Créer une rencontre dans un channel
Lorsque vous créez une invitation à partir de votre Teams, vous pouvez lier cette invitation à un channel. Cette simple action permettra une multitude de fonctions et de facilitateurs pour la création d’une rencontre.
En effet, en liant les événements à votre channel, vous inviterez automatiquement les membres de celui-ci. Pas besoin d’inscrire leur nom individuellement : le groupe attaché à votre Team sera invité dans son intégralité. Encore mieux, cette invitation se synchronisera à votre calendrier Outlook, tout en offrant un lien Teams dans l’invitation!
Sans oublier, Teams se chargera de rappeler à vos invités connectés à l’outil que la rencontre a débuté, le tout incluant un bouton d’action pour se connecter rapidement.
Gérer les utilisateurs externes
Et les invités externes dans tout ça ? Selon votre gouvernance, vous pouvez inviter des utilisateurs supplémentaires. Ajuster vos politiques afin que ces utilisateurs soient envoyés vers une salle d’attente. Ceci aura pour effet que les utilisateurs externes devront être approuvés par les membres de l’équipe. Cette étape permet d’assurer qu’aucun utilisateur indésirable ne puisse se joindre à votre rencontre sans qu’il y soit désiré. Même chose pour les noms: permettez aux utilisateurs de bien s’identifier par leurs noms respectifs.
Présentations et notes de rencontre
Selon votre gouvernance, vous pouvez partager votre écran et faire des présentations PowerPoint. Ceci permettra aux utilisateurs de suivre un animateur et ainsi assurer un dynamisme malgré la distance.
Dans le même ordre d’idée, les notes de rencontre sont un bon outil pour faire le suivi avant, pendant et après la rencontre. Seuls les membres de l’organisation et du teams auront accès aux notes. Également, il est possible de rendre les notes collaboratives permettant à plusieurs membres de la rencontre de noter des éléments précis et complémentaires.
Mieux encore : si la rencontre est récurrente, vous pouvez simplement utiliser les onglets des notes pour garder tout sous un même carnet. Il devient encore plus facile de remonter dans le temps au besoin, ou même d’accélérer la mise à niveau d’un nouveau membre de l’équipe!
Extensions téléphoniques
Si vous utilisez Teams en téléphonie IP, vous pouvez configurer une extension téléphonique à vos réunions. Elle sera envoyée directement dans l’invitation.
Également, vous avez l’option d’offrir la possibilité de rejoindre une conférence en indiquant son numéro de téléphone.
Vous n’utilisez pas Teams pour votre téléphonie dans les salles de réunion? Teams offre des connecteurs avec des tierces parties tels que Webex. Ces connecteurs peuvent vous permettre de connecter différentes technologies entre elles et de conserver les avantages Teams pour votre équipe en travail à distance.
Enregistrer vos échanges
Vous faites une présentation formelle ou un atelier stratégique ? Il devient important de conserver ces moments!
Si vos licences et votre gouvernance le permet, vous pouvez enregistrer cette rencontre. Le partage d’écran et les notes seront ajoutés aux échanges vocaux de votre rencontre. La vidéo sera compilée dans Stream (de l’univers Office 365) et ensuite déposée dans la conversation du channel. Les droits de votre Teams suivront également sur la vidéo : les membres externes ne pourront pas accéder à la vidéo mais vos membre d’équipe oui!
Si vos administrateurs Teams ont activé la retranscription, celle-ci sera compilée dans Stream et votre vidéo. La retranscription pourra vous permettre, entre autre, de rechercher dans le texte pour appuyer vos rapports ou valider certaines informations. Vous pourrez ensuite localiser votre vidéo en utilisant la recherche SharePoint.
Et en déplacement?
Si vous vous déplacez, téléchargez l’application directement sur votre téléphone. Votre téléphone sonnera et vous pourrez prendre les appels peu importe où vous êtes!
Vous avez aimé ? Suivez le prochain article la semaine prochaine!
Vous avez des questions sur Office 365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.
