Savoir naviguer, avoir sa gouvernance

Au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

Qu’est-ce que la gouvernance?

La gouvernance est un grand mot. Avec l’offre large et intégrée de Microsoft, on vient vite perdu dans les possibilités et les considérations. Il est donc de mise de mettre en place une vision cohérente de la direction qu’on souhaite prendre, comment on s’y rendra et pourquoi on le fera.

C’est ce qu’on appelle la gouvernance. Certes, on peut utiliser le mot à toutes les sauces, mais en mode projet ou en mode transformation numérique, la gouvernance est la voie de l’équipe de leadership vers les opérations de transformation.

La mise en place de règles claires sur la manière de gérer l’écosystème supportera l’enlignement des prochains projets ou des améliorations continues. En assurant la cohérence des décisions prises, ceci facilitera la transformation numérique et son évolution.

Dans les projets d’envergures (autant en $ qu’en portée) on met en place une gouvernance projet pour faciliter et orienter notre avancement.

La gouvernance ne doit pas simplement être intégrée pour les besoins de l’équipe des TI ou de l’équipe projet, attention! Il faut faire la distinction entre la partie opérationnelle et la gouvernance.

Soyons direct, la gouvernance, c’est souligner ce qui est important et impératif dans votre croissance pour votre transformation numérique (ou vos projets)!

La gouvernance est un exercice en continu. Elle évoluera avec vos réalités d’entreprise, vos stratégies, les grands changements, les projets et les règles du marché.

Comment faire une gouvernance en transformation?

Dans une transformation numérique, il n’est pas possible de connaître tout dès le départ. Ce serait beaucoup trop facile! Alors, comment faire? Par quoi débuter?

Servez-vous des phases d’analyse et d’architecture de vos projets pour tirer les premières grandes lignes de votre gouvernance. Quels sont les tolérances ou les interdits dans votre entreprise? Pour quelles raisons? La gouvernance se rapporte automatiquement à votre culture d’entreprise, votre maturité dans les technologies, la capacité d’adoption de votre équipe et, sans compromis, les normes que vous devez respecter.

Scénarisons ensemble avec un exemple très simple: vous passez à Teams pour vos équipes de travail. Vous avez déjà migré vos courriels dans le cloud, mais pour le reste, ça va à tâtons, selon les besoins et la discrétion de l’équipe TI. Comment gérez-vous votre Team?

Qui peut créer des équipes Teams?

• Pour quelles raisons?Ÿ
• Avez-vous une nomenclature pour le nom des Teams?
• Comment utilisez-vous les canaux Teams?
• Autorisez-vous les canaux privés?
• Est-ce un guichet libre-service pour vos employés où vous avez des règles strictes de création?

Une équipe Teams veut dire un groupe O365 et un SharePoint. Un canal privé dans une équipe Teams, bien que visuellement connectée dans l’application Teams, veut aussi dire un autre groupe O365 et donc… un autre SharePoint!

Donc, avec ce constat, combien d’équipes Teams sont créées dans votre entreprise et à quel point ce sera viable sur le moyen et le long terme? Comment pouvez-vous structurer vos Teams avec des titres et des canaux afin de permettre d’être trouvé facilement par la recherche, être utile pour votre entreprise et viable dans le temps? Ces dernières sont des réflexions faites en analyse, qui déterminent l’architecture de votre Team et qui par la même occasion vient déterminer la façon dont l’organisation gère la création des Teams.

Comment gérez-vous vos utilisateurs Teams?

• Qui est propriétaire d’un équipe Teams?
• Comment gérez-vous le départ d’un propriétaire d’une équipe Teams?
• Comment gérez-vous les équipes Teams généraux et les équipes Teams de travail?
• Comment un employé peut accéder, ou connaitre une équipe Teams existante?
• Y-a-t-il différents droits et canaux disponibles en fonction de la position d’un employé dans l’entreprise, son rôle ou son département?
• Comment gérer vous les utilisateurs? Acceptez-vous des utilisateurs externes? Si oui, quels sont leurs droits?

Réalistement, il n’y a pas qu’une seule façon de gérer des Teams. L’important est de vous assurer que votre organisation ne se perdra pas dans la création d’une quantité de teams, comme nous l’avons souvent vu.

Éviter les duplicatas de Teams en s’assurant que les équipes puissent s’autogérer en fonction de leur rôle d’entreprise. Pensez à plusieurs propriétaires ou une gestion de notification escaladée dans le cas où un Teams n’a plus de propriétaire. Ceci limite l’ajout d’utilisateur, entre autres.

Aussi, n’oubliez pas l’impact des utilisateurs externes. Ces utilisateurs peuvent être des fins collaborateurs pour le bien-être de l’entreprise, mais ne doivent pas être sous-estimés!

Comment gérez-vous le cycle de vie de votre Teams?

• Ÿ Que se passe-t-il avec un Teams qui n’est plus utilisé?
• Avez-vous un mécanisme pour valider que votre équipe Teams n’est plus active et utilisée? Est-il archivé ou supprimé?
• Peut-il être consulté dans le futur? Par qui?
• Que faites-vous avec les données?

Une équipe Teams peut voir le jour pour plein de raisons et contextes dans votre entreprise! Que ce soit pour un département, un comité et/ou un projet spécial, reconnaissez comment vous pouvez utiliser intelligemment cet outil.

Une équipe Teams part d’une bonne intention. Or, ceci ne veut pas dire qu’elle sera toujours utile. Pensez à automatiser le cycle de vie de votre Teams avec un système d’escalade pour alerter les instances nécessaires qu’un Teams est inactif après une certaine période de temps (ex.: 12 mois). Ceci vous permet de valider l’importance du Teams, de prendre les décisions en fonction de la réalité de votre entreprise et surtout, de procéder aux traitements des données pour ne rien perdre. De plus, ceci allège le lègue de votre architecture O365 en n’accumulant pas des sites, groupe O365 et équipe Teams inactif pendant des années!

Gestion des données?

• Quelles données peuvent être travaillées sur une équipe Teams?
• Avez-vous des Métadonnées gérées automatiquement sur les documents de certains Teams?
• Que faites-vous pour ne pas perdre de vue vos données? Que se passe-t-il avec les versions finales de vos documents?
• Est-ce que vos documents peuvent être consultés par l’entreprise une fois le Team non utilisé. Comment et par qui?
• Avez-vous des règles archivistiques?
• Comment traitez-vous les données sensibles et confidentielles, tel que celles des équipes exécutives, celles de la comptabilité, etc. ?

Que dire de plus? Les données, c’est votre connaissance d’entreprise et donc, votre ADN!

Maitrisez vos données en vous dotant de politiques de gestion de données qui sont simples, voire automatisées. Utilisez les étiquettes de conformité lorsque vous avez des données sensibles et appliquez les règles de conservation de données. Surtout, définissez la nuance entre un document de travail et un document final prêt à la diffusion. En somme: comment s’organisent vos équipes de travail et ses itérations avant d’être officiellement disponibles à la diffusion.

Utiliser des technologies de l’information, c’est transiger une quantité de données qui deviennent votre connaissance d’entreprise, votre mémoire. Connaissez-vous les informations critiques et sensibles de votre entreprise? Savez-vous où elle se trouve et comment elles se transigent?

Saviez-vous que selon Microsoft:

• 88 % des organisations n’ont pas confiance qu’ils peuvent détecter la perte des données sensibles et se protéger contre la perte de celle-ci?
• Que plus de 80 % des données sont dans « l’ombre », ce qui veut dire qu’elles ne sont pas classifiées, protégées ou encadrées?
• Que protéger et encadrer les données sensibles sont la plus grande préoccupation des organisations au niveau du respect des normes (ISO, AMF, etc.)?

Commencez à naviguer!

Commencez tranquillement et par initiatives, bouchée par bouchée. La gouvernance, c’est la somme de vos décisions et de votre expérience qui vous permet de tracer les grandes lignes directrices pour naviguer dans votre écosystème. N’ignorez pas l’impact stratégique d’une telle connaissance.

Les réalités technologiques, surtout avec des mises à jour constantes, ne permettent plus de faire une gouvernance statique et stagnante qui perdure 6 ou 7 ans sans impact.

Au final, les moyens évoluent, votre gouvernance aussi!

Vous avez des questions sur M365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.