Hogyan jelezzük előre az értékesítést, az eladásainkat?

azaz sales forecast alapok / Tim Berry — Creating a Sales Forecast cikke alapján

Az értékesítést előrejelezni sokkal könnyebb mint gondolnád, és jóval hasznosabb is. Itt nem arról van szó, hogy megpróbálod előre látni a jövőt — nyilván emberek vagyunk. A tervezés lényege, hogy van egy csomó tapasztalatod, tudod mi a bevételek fő mozgatórugója és persze vannak elvárásaid és piaci feltételezéseid — ezeket egybegyúrod és készítesz egy értékesítési tervet.

Majd év közben folyamatosan figyeled, hogy ehhez képest mi történik és ha nagy eltérést látsz beavatkozol és kezeled az eltérés okát. Mivel az értékesítés szorosan összekapcsolódik a költségekkel és a ráfordításokkal a tervezés segíthet a bevételek-kiadások folyamatos egyensúlyban tartásában.

És véletlenül se gondold, hogy egyedül nem tudod megcsinálni. A cikk szerzője MBA-vel a kezében mondja ezt, azok után hogy egy piackutató cég valamikori vezetőjeként sok-sok ezer dollárt zsebeltek be előrejelzések készítésével.

Ha igazán ismered a céged és a piacod, akkor a tapasztalatod és a megérzéseid hasznosabbak lesznek mint bármilyen finomra edzett előrejelző modell.

Találd meg, hogy milyen mélyre érdemes a számokban leásni

Az értékesítés előrejelzéséhez a nettó árbevétel tervét érdemes elkészíteni. De ne merülj el termékekre, ügyfelekre lebontott hosszas pénzügyi kimutatásokban, az előrejelzéshez kezelhető mennyiségű infóra van szükség.

Mennyi bevételtípust azonosítsunk?

A tapasztalat azt mutatja, hogy a bevételeket kettő-öt, max tíz sorra bontani bőven elég, de semmiképp nem érdemes ötven-száz sort kezelni. Például egy étteremnek nem érdemes főételenként külön-külön tervezni, sokkal hasznosabb és kezelhetőbb például ebéd, ebédhez ital, vacsora, vacsorához ital bontást nézni. Vagy egy bicajbolt feleslegesen kezel külön minden egyes terméktípust, elegendő mondjuk négy kategória: új biciklik, kiegészítők-alkatrészek, ruházat, szerelés-szervíz.

Már működő vállalkozásnál szükséged lesz a főkönyvi adatokra. A legtöbb KKV-nál a beszámolókban összevont számok vannak. Érdemes hasonló típusú csoportosításokban gondolkodni, mert nem látnoki képességekre lesz szükség, hanem az eredmények nyomonkövetésére, ellenőrzésére és újragondolására (tracking, review, revision).

Ha most indítod a vállalkozásod szerencséd van, fontos, hogy a könyvelőddel egyeztessetek arról, hogy milyen struktúrát érdemes felépíteni, ami segíti a főkönyvek használható összevonását.

A tervezéshez ugyan nincs szükség a könyvelésben nyilvántartott tételes elszámoláshoz, viszont az előrejelzés és főkönyvek összemérhetősége fontos ahhoz, hogy év közben nyomon tudjuk követni, hogy hogy állunk.

Ha tehát a könyvelés értékesítési csatornánként számol, akkor neked is csatornánként érdemes valamilyen összevont csoportokat létrehozni és nem például termékekben. Előfordulhat, hogy a főkönyvek összevontan sem használhatók erre a célra, ilyenkor érdemes újragondolni, hogy hogyan lehetne jobb a számlatükör felépítése.

Hónapok és évek

Még ha nem is akarunk excelben és táblázatokban tervezni érdemes az előrejelzésünket táblázatos formában, sorok és oszlopok szintjén látni. Legyenek a sorok az értékesítés előrejelzett egységei (tehát az étteremben például a vacsorák, vacsorához ital, stb. összes ára, a bicajboltban pedig az új biciklikből, a ruházatból, stb. származó bevételek). Bal oldalon lesz a sorok elnevezése. Az oszlopokban az időszakot jelöljük, tehát a következő 12 hónapot és utána az összesített éves számokat. A tapasztalatok alapján 12 hónapnál hosszabb havi előrejelzést nincs értelme készíteni, de persze mindenki saját maga tudja, hogy mire van szüksége és egyes esetekben 24, 36 vagy 60 hónapos előrejelzések is kellhetnek. Különösen ha a főnököd, a bankod vagy a befektetőd ezt kéri.

2. Szedd szét a bevételek sorait értelmezhető egységekre

A szerző szerint erre a szakaszra kicsit úgy kell gondolni mint az oszd meg és uralkodj elvére. Nagyon sok előnye van annak, ha a bevételi előrejelzéseket hasznos részekre bontjuk. Például sokkal egyszerűbb darab x ár-ban előrejelezni mint egyszerűen csak az árbevétel összegét nézni. Ne gondold, hogy ha például szolgáltatást nyújtasz ezt nem teheted meg. A szerző tíz évig tanácsadásból élt és napokra bontotta a munkáját. Előrevetítette, hogy hány napon ad havi szinten tanácsot és annak a napi díját. Működött.

A könyvelők és ügyvédek is órában, negyedórában számolnak. Ez a későbbi elemzést megkönnyíti, átláthatóbb, hogy miből fakadnak a terv-tény eltérések. Persze az előrejelzésed nem lesz pontos — ez a tervek sorsa — de gondold meg mennyivel többet tudsz, ha látod, hogy a tervtől való eltérést a darabszám vagy az ár okozta. Így könnyebb lesz változtatni.

És ezt a gondolatmenetet a közvetlen költségeknél is használhatod. Ahogy egységre eső bevétellel számolsz épp úgy lehet egységre eső költségben is gondolkodni.

3. Használd a tapasztalatod és bízz a megérzéseidben

Ha vannak múltbéli adataid

Ha egy már működő vállalkozásod van és vannak előrejelzéshez használható múltbéli adataid, akkor nagyon szerencsés helyzetben vagy. Ezzel lehetőséged van arra, hogy a tényadatokat előrevetítsd és ezt finomra hangold a várakozásaid alapján. Erre alapozz.

Vedd figyelembe az előbbi összefoglalót és az összevonási javaslatokat. Ha a múltbéli adataid nem úgy vannak csoportosítva, hogy azt használhasd előrejelzésre, akkor nézd át a számlatükrödet és készítsetek olyan csoportosítást, ami az előrejelzést és a nyomon követést segíti.

És ha nincsenek korábbról adataid

Vagyis kezdő vállalkozásod van? Egy olyan üzlet, aminek nincsenek múltbéli adatai? Ne ess abba a hibába, hogy ha nincs korábbról adatod akkor előrejelezned sem kell. Minden induló vállalkozás enélkül kezdi, de ettől még ésszerű feltételezések mentén nyugodtan lehet előrejelzni. Vedd számba, hogy mitől függ leginkább az értékesítésed és a közvetlen költségeid és bontsd őket jól használható egységekre.

A termék vagy szolgáltatás egysége és az egységárak nyilvánvalóan fontosak. És ahogy korábban is írtuk ne gondold, hogy nem tudod részekre bontani az árbevételed. Egy tanácsadó, ügyvéd vagy könyvelő órában vagy napban adhatja meg az egységárát, de például egy szoftverfejlesztő cég bevételei levezethetők az oldaluk látogatottságából, a látogatói konverziókból, új regisztrálók és az előfizetést megújítók számából. Tanácsadóként hasznos lehet egy olyan megbontás, hogy hogyan alakul a visszatérő és új megbízók száma, illetve egy kiskereskedésben jó mérőszám lehet a forgalom. Találd meg, hogy mitől függ leginkább az értékesítésed és ebből vezesd le a bevételeidet.