＃團隊管理 ＃概念篇
學生團隊創立初期最容易遇到的三大陷阱
成員願景不同、管理方式混亂與開會時間過長
大家好，我是Kort，目前是一個 4人 學生團隊 Midnightys 的 PM 兼工程師。
團隊從去年三月成立到現在，打造了一款遺願探索 App《珍物收藏館》 與一款未上架的個人規劃 App《獨立計畫》，也曾在限時 27 小時的黑客松比賽當中獲得組別第一名的成績。
今天想跟大家分享，在過去將近兩年裡頭，我們團隊如何面對團隊問題，與最後的解決方法，希望可以給可能是需要完成畢業專題所以組隊、或是真的想要學生創業的朋友們一些我們的看法與建議，讓過程可以更順利。
1. 團隊對於未來的想像不同，導致付出的心力不平衡。
相信只要有在學生時期分組過的人，就蠻能同理這種情況的，組員裡總會有那種不做事、或是事情也做得不多，但意見一堆的等等。而在需要長期合作的團隊中，類似的問題更容易浮現出來。
我們團隊最初是因為畢業專題所以才正式一起組隊工作的，因此團員中有的人的目標就是達到學校門檻就好，但也有些人是想花更多時間，嘗試學生創業的人。
在願景不同的背景下，很多事情溝通起來就像是羅生門，
因為在沒有一致目標的情況下，成員對於產品與自我的要求當然也不同。
願景不同的問題可能在一開始選題、初期開發時並不容易發現，等到後來題目變得龐大，每個人需要負責的事情變多變重後，這個問題就會慢慢浮現。
當初的願景問題我們花了快一年才真正釐清與解決，這個問題需要大家敞開心胸討論對於未來的想像，到底這個題目做得快不快樂、做的過程遇到的問題是什麼、想透過這個產品達成什麼目標等等。
解決這個問題需要大家一同釐清團隊的價值觀，因為學生團隊不像正式的公司一樣，有薪水這項好處，大家都必須靠自己的價值觀去決定花多少心思在產品上，而沒有經過面試階段組合成的學生團隊，就必須花更多的時間去釐清大家的價值觀是不是類似，否則非常容易產生隔閡。
而我們最後的解決方案並不少見，就是拆夥。
在價值觀有巨大差異下，我們花了不少的時間溝通彼此的願景，希望能討論出大家都可接受的目標，但很可惜最後經過長期討論與協調後發現無法解決，最後就決定和平拆夥。
很多學生會認為好像拆夥就做不了朋友等等的，但其實不拆才真的做不了朋友，因為最後很容易就會因為價值觀問題而產生隔閡，導致關係出現問題。
如果在未來願景上，確定是個無法改變的價值觀的話，真的就可以直接拆夥，避免浪費更多時間在無法解決的問題上。
2. 管理方式百百種，到底哪種適合我的團隊？
在開始與成員討論或選擇管理方式之前，一定要達成一個共識是：
管理方式是需要實驗的事情，並不是選擇了一種，你就期待他可以完美符合所有情境。
在選定某一種方式後便可以從完全遵守規則開始，然後慢慢修改。例如我們第一個選擇的管理方式是：軟體開發團隊常用的 Scrum。
Scrum 的基礎觀念在於，把大的產品或專案拆成衝刺型態，讓每次衝刺都能夠有可操作的實體產品，讓顧客可以實際操作，來決定未來的產品走向，希望解決花很多時間開發，顧客卻不滿意的問題。
以下是我們第一次嘗試 Scrum 的流程：
- 確認產品願景
- 大方向的產品清單 PBI, Product Backlog Item：列出產品所有可能需要的大型功能。
- 使用者故事 User Story：把需要完成的功能透過明確的使用者與使用情境列出來。
- 故事點數 Point：在使用者故事上設定點數，預估需要完成這項功能的時間。
- 衝刺 Sprint：週期性的任務規劃，通常是兩個禮拜或一個月一次衝刺。
- 衝刺前會議：透過會議決定下次衝刺需要完成的功能有哪些，並且計算每個人合計的點數是不是平均合理的。
- 衝刺後會議：完成衝刺後就會招開一個衝刺後會議，展示這次衝刺的成果與互相檢討。
- 回顧會議：大約一季一次的回顧會議，讓團員間可以把團隊、個人、產品等等的問題共同拿出來討論、發想解決方法，也會在這次訂定下一季的規劃。
在使用 Scrum 大概一年左右，我們遇到幾個問題：
工作時間問題
就算在願景相同的條件下，因為學生的工作時間並不固定，成員間如果私下發現工作比例不平衡的話，還是很容易會有信任上的問題，也可能不好意思提出來討論。
所以我們把 Scrum 的點數單位直接換成小時，然後規定每個人一次衝刺需要有多少小時的任務，讓任務分配可以變得更公平。
也要求大家必須使用 時間記錄軟體 (Time Tracking Tool) 去記錄自己真實的工作時間，並在衝刺後會議中檢討工作時間是否有達標或是超標，讓工作時間的問題變得更清楚，促使團隊在時間管理的問題更積極的討論檢討。
願景定義模糊
當初在決定願景的時候因為沒有經驗，所以容易把願景定義的非常模糊，在回顧的時候經常也無法判斷是否達到，或者離目標還有多長，甚至容易在任務的分配上像是無頭蒼蠅一樣，不知道下次衝刺應該要做什麼、任務的優先值應該怎麼排等等。
所以後來我們採用了現正流行的 OKR (Object Key Result) 來解決願景模糊的問題，OKR 的概念其實並不複雜，簡單來說就是：
寫下團隊或產品的目標 (O, Object) 與 達成目標的關鍵指標 (KR, Key Result)
例如我們的產品在 2020 Q1其一的目標 (O)是：提高產品的市場契合度
那你的關鍵指標 (KR)就可以訂定成：
KR-1: 市場契合度問卷的滿意度提高到40%
KR-2: 增加第二天的留存率到 80%
透過這種方式強制你把願景訂定成可以量化的指標，讓檢驗變得更加明確輕鬆。
然後就可以再用這種方式訂定部門的 OKR，例如工程部門如何達成：
增加第二天的留存率到 80% 這項關鍵指標呢？
Object: 增加第二天的留存率到 80%
KR-1: 完成推播功能
KR-2: 增加 3個 珍物
最後因為我們一個部門就只有一個人，所以部門 OKR 就等同個人的 OKR 就沒有再仔細拆分下去了，大家可以依照自己團隊的組成做修改。
所以 OKR + Scrum + Time Tracking 就是我們團隊目前的做法。
管理的方法真的百百種，在團隊的初期真的可以好好研究一下，找尋適合自己團隊的方式，甚至自己拼湊組合也是很好的方法。
在實驗管理方法時也必須跟團隊保持溝通，讓每個人都能知道，為什麼選擇改變、是為了解決什麼問題等等，讓成員們都能夠一起參與。
3. 每次開會的時間都拉的很長，但討論的也就那幾個人。
最後這個問題在學生團隊中算是蠻常見的問題，因為在學生團隊中，組成人數通常較少、職位劃分也比較模糊，所以經常開會就是所有人找來，然後開始討論所有人遇到的問題或需求。
在這種情形下，通常時間都會拉得很長，因為所有部門的議題全部都被丟在一起討論。在這情形下我會先建議團隊一定要把職位盡量劃分清楚，讓大家在遇到問題需要討論的時候先想想：
這個問題是不是需要所有人都參與，還是其實只要找某一位負責的討論就可以了。
如果在全體會議當中發現有小議題被拋出來了，主持人也要能夠及時提醒，是不是可以延至會後討論即可等等。
盡量讓開會的數量變多、人數變少、時間變短
用這種方法就可以比較好的解決開會時間過長的問題。
並且在大家還不熟悉開會模式時，也可以盡量利用簡報工具事前列出開會目錄，讓參與會議的人可以明確知道開會的目的，也讓主持人可以更好的控管時間與議題，避免遺漏。
希望大家在開會的議題上都能夠運用新的觀念，讓討論變得更順暢。
結語
最後很高興你看到這邊，我們團隊成立到現在也大約快兩年了，是個說長不長說短不短的時間，在過去的時間我們也遇到很多觀念上的衝突與問題，不論是管理、產品還是價值觀的問題，都需要大家坐下來好好說明自己的想法與互相理解。
願這篇文章可以幫助不論是正在籌組的朋友，或是已經執行一段時間的團隊獲得一點新的觀點與想法，我們也還在學習如何成為一個更好的團隊，打造出大家會喜歡的產品，我們一起努力。
如果你喜歡這篇文章的話，歡迎追縱我們，我們也會持續地發出更多關於團隊、產品相關的文章，如果有任何問題與建議也可以在下方留言給我們。
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請敬請期待！
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