Что у Nimax под капотом

После первого десятка сотрудников ручное управление в Nimax закончилось. Без организованности и порядка в делах рентабельность падает и бизнес digital-агентства не может существовать.

По мере роста компании к 70 сотрудникам практически все бизнес-процессы были переведены в удобные электронные системы, которые направляют действия людей и сохраняют информацию.

Мы адепты кусочной, лоскутной, атомарной автоматизации — как только её не называют! На каждый узел работы компании подобран, внедрён и иногда допилен один идеально подходящий инструмент.

Они интегрированы между собой, но любой элемент можно заменить — отделы и группы сотрудников вольны выбирать удобные для себя сервисы и программы.

В этой статье мы пройдёмся по всем основным отделам компании и посмотрим, какой софт и сервисы мы используем в ежедневной работе.

Продажи и клиентский сервис

Для управления продажами и взаимоотношениями с клиентами мы используем amoCRM. Пришли к этой системе не сразу, тестировали и некоторое время использовали другие CRM: Streak, Pipe Drive, Bitrix24 — все отличные. Но команде понравилась именно amoCRM.

Интерфейс amoCRM

Входящие заказы с сайта и почты напрямую попадают в CRM. Автоматически создаётся контакт, связанный с лидом. Автоматически отмечается источник, откуда пришел заказ, на основе мейл- и колл-трекинга. По ходу внедрения нам пришлось перейти на IP-телефонию. Клиенты получают письмо-уведомление о принятии заказа в работу.

Мы видим общую воронку продаж и отдельные воронки каждого отдела. Аккаунты вручную размечают теги для накопления данных о клиентах. Используем стандартную аналитику amoCRM для получения регулярных отчётов. В системе постоянно работают пять аккаунтов и их руководитель.

Мечтаем и делаем сейчас систему подогрева клиентов, которые написали, но не заказали, были на наших образовательных событиях или просто зашли на наш сайт.

Управление клиентскими и внутренними проектами

Самый главный инструмент в нашей компании — это система управления проектами Active Collab. Мы ведём в ней все клиентские и внутренние проекты. Сейчас это сотни завершенных и десятки активных проектов.

Active Collab не очень популярна на российском рынке, но стала находкой для нас — мощная система управления, выполненная в минималистичном дизайне. Волк в овечьей шкуре. Она очень подходит по духу нашей дизайн-культуре.

Путь к Active Collab был сложным. Несколько лет мы работали на Redmine, затем на Bitrix24. Но после тестового внедрения все захотели остаться в Collab. Важным фактором выбора стала возможность разместить систему на своём сервере и дорабатывать при необходимости, она написана на PHP и знакомых нам фреймворках.

Интерфейс Active Collab

Самый востребованный механизм — задачи. Отображать задачи можно в виде списка, диаграммы Ганта и в Trello-формате. Такая вариативность представления делает систему удобной для каждого. В Collab встроен трекер времени — отчёты по списанным часам мы отправляем в нашу систему учёта ресурсов.

HR

Мы постоянно находимся в поиске новых специалистов: где-то команда растёт, где-то происходят замены. Мы стараемся изменить модель привлечения сотрудников. Не искать, когда уже горит, а заранее прогнозировать трансформации команды и управлять взаимоотношениями с теми, кто мог бы закрыть будущие вакансии.

Для решения этой задачи мы используем сервис Huntflow. В нём мы собираем все приходящие к нам резюме, а также специалистов, которым сами хотим предложить работу. Привязываем их к открытым и запланированным вакансиям. Бережно сохраняем весь процесс нашего общения, результаты встреч и тестовых заданий.

Интерфейс Huntflow

С некоторыми соискателями мы видим историю взаимоотношений за несколько лет, три, пять и более попыток попасть к нам на работу. К информации, которая есть в резюме специалиста, добавляется наш опыт общения с ним и мнения с предыдущих собеседований. Это позволяет не ошибаться.

Huntflow — инструмент работы HR-специалиста и руководителей отделов, которые участвуют в отборе.

Общение и взаимодействие команды

В качестве средства быстрой коммуникации мы используем Slack. В чате обсуждаются рабочие вопросы, доставка еды, мероприятия и другие темы. Нам нравится возможность быстро создавать постоянные каналы и временные групповые чаты в Slack. Несколько несложных ботов присылают в чат уведомления: о приходе платежей на счёт или состоянии сервера.

Интерфейс Slack

У нас есть один секрет использования Slack. Мы используем бесплатную версию, но не только из желания сэкономить. Нам нужно, чтобы важная информация оставалась в системах управления проектами и CRM, а не переезжала в чаты. В бесплатной версии Slack ограничена история переписки, и все знают, что через две-три недели всё исчезнет, поэтому сохраняют важные данные и обсуждают проекты там, где нужно.

База знаний

Мы делали несколько подходов к хранению знаний в компании и информации по проектам. Нам важно, чтобы знания накапливались и не терялись при заменах в команде. Последняя версия базы была организована через «Google Документы» — так можно, но немного колхозно.

Сейчас мы переехали в Notion. Эта система позволяет собирать любые страницы: списки, чек-листы, колоды задач, текстовые страницы, таблицы и более сложные форматы.

Мало что ограничивает автора в Notion. Информация не только структурируется, но и приобретает красивый и понятный вид.

Интерфейс Notion

Отдельного внимания заслуживает раздел «Информация о компании». Мы собрали рассказ о наших ценностях, миссии и позиционировании в системе. Любой сотрудник может обратиться к этой информации. Там же можно найти гид по адаптации новичков и инструкции для каждой специализации.

Конечно, в базе знаний хранится вся информация по проектам, над которыми мы работаем.

Хранение доступов

Ещё одна важная задача, которая имеет прямое отношение к безопасности компании и её клиентов, — это система доступов и хранение паролей.

Вспомните, где и как хранятся пароли вашей компании? Как происходит их выдача сотрудникам и замена при обновлениях в команде? Это большая проблема, которой редко уделяют много внимания.

Мы используем для хранения и администрирования паролей сервис — Passwork. Он выведен на наш сервер и в нём организованы группы, которым открыты те или иные доступы.

Разработка

Предполагаю, что не только у наших конкурентов, но и в любой компании сейчас есть та или иная ИТ-группа, и расскажу об инфраструктуре нашей команды разработки, объединяющей в себе фронтенд-, бэкенд-разработчиков и тестировщиков.

В основе работы отдела разработки у нас система контроля версий GitLab. Там же мы собираем, тестируем и доставляем приложения (CI/CD).

С помощью Docker изолируем и контейнеризируем наши приложения, что позволяет быстрее и легче их разворачивать. Если нужно масштабировать проект, то подключаем Kubernetes.

Всё готовые образы приложений храним в собственном Docker Registry.

Автотесты фронтенд-части проектов делаем с помощью Gemini от «Яндекса» на основе сравнения скриншотов.

Для взаимодействия бека и фронта у нас GraphQL. Он улучшает документацию API и позволяет гибче выстраивать взаимодействие.

Дизайн

графический дизайн. У каждой группы свой набор инструментов.

В веб-направлении за последние пару лет дважды менялся основной инструмент. Сейчас команда отказалась от связки Sketch + Zeplin и все перебрались в Figma.

Там мы делаем прототипы и затем доводим до финальных макетов. Команде нравятся возможности совместной работы проектами. Ещё используем InVision для демонстрации макетов клиентам.

Интерфейс Figma

Спецификации к макетам пишем просто в «Google Документах». Любим использовать анимацию в проектах и делаем её в Principle + Adobe After Effect.

Из конструкторов сайтов больше всего любим Tilda и Readymag.

Команда графических дизайнеров начинает свою работу со штурмов в Mindmeister и собирает дизайн-референсы на каждый проект в Pinterest.

Проекты делаются в продуктах Adobe: Illustrator, Photoshop, InDesign. Эффектные презентации для клиентов собираем в Readymag. Трёхмерную графику делаем в Cinema 4D, а анимацию для проектов — в Adobe After Effect. Если нужно сделать шрифт, используем Glyphs.

Интерфейс Cinema 4D

Интернет-маркетинг

Самый большой зоопарк автоматизации находится в отделе интернет-маркетинга. Это связано с тем, что рекламных специальностей много: таргетологи, контекстологи, аналитики, SEO-специалисты. Каждая группа заводит, а иногда и разрабатывает свои инструменты для упрощения работ:

— Технический аудит сайтов: краулеры Screaming Frog и Netpeak Spider.
— Сбор и группировка запросов для семантического ядра: Key Collector, Just Magic.
— Подготовка ТЗ на тексты: Pixel Tools и Megaindex.
— Сбор и редактирование семантики: Key Collector, ppc-panel, Word starter, AdPump.
— Отчёты через импорт данных с помощью API «Яндекс.Метрики» и Google Analytics в «Google Таблицы» или SQL-базу.
— Вычисления и построение дашбордов: Google Data Studio, Microsoft Power BI.
— Аналитика: «Яндекс.Метрика», Google Analytics, Google Tag Manager, Google Tag Assistant, GA Debug, CoMagic, Mango.
— Автоматическая генерация рекламных кампаний и управление стратегиями: K50 и «Директ Автомат», PPC Campaign generator.
— Стандартные инструменты для создания и редактирования РК: «Директ Коммандер», Adwords Editor.

Самописный инструмент у нас пока один, в процессе разработки: «Ищейка» — расширение для браузера, которое по запросу показывает рекомендации по объёму статьи, ключевым запросам для заголовка и текста. Берёт данные из Wordstat, анализирует средний объём текста по топ-10 по заданному запросу.

Интерфейс у ищейки очень простой

Бухгалтерский учёт

Про нашу бухгалтерию нужно сначала рассказать: мы довольно большая компания со значительным объёмом договоров и транзакций, а также высокими требованиями клиентов к документообороту.

Нам не подходят простые и изящные решения, которые могут использовать небольшие команды. Поэтому набор инструментов довольно классический и сложный.

Для ведения учёта используем «1С.Бухгалтерия» 8.0 + «1С.Зарплата и управление персоналом» 3.1.

Через «Контур.Диадок» и СБИС организуем электронный документооборот. Значительная часть поставщиков переведена на ЭДО.

Используем удобный модуль «Диадока» для «1С», который позволяет регистрировать в учётной системе документы нажатием пары кнопок и снижает риск ошибки при внесении первичных данных. Мы стараемся продвигать среди клиентов электронный документооборот и при необходимости помогаем на него перейти.

СБИС используем как систему электронной отчётности и взаимодействия с контролирующими органами.

Сейчас заводим кабинет компании на «Госуслугах» для работы с электронными больничными. А также пробуем подключить сервис Smartway, который позволяет управлять процессом бронирования билетов, оплаты гостиниц для командировок. Устанавливать лимит, контролировать расход и получать закрывающие документы.

Используем много таблиц с вычислениями и макросами — без них пока не получается.

Сведение данных и Nerpa

Чтобы контролировать показатели компании и упрощать управленческий учёт, данные разных систем приходится сводить. Для этого мы пишем и понемногу внедряем поверх всего этого хозяйства метасистему. Мы называем её Nimax ERP, или просто «Нерпа».

Интерфейс «Нерпы»

В этой системе уже работает:

— Система разделения доступов.
— Выгрузка из всех банков, привязка платежей и расходов к проектам.
— Распределение всех платежей по категориям.
— Рассылка в Slack чат-ботом информации по платежам.
— Остатки счетов.
— Список сотрудников с информацией о них (справочная плюс статистика зарплат).
— Календарь дней рождения.
— Список проектов, разделённых по отделам, и сводка по ним: рентабельность, этапы, сроки, оплаты и статусы.
—Рентабельность проектов по часам, деньгам, помесячно или поэтапно (пока постфактум, без планирования).
— Хранение документов по проектам (договора, счета, акты).

Находится в работе и скоро будет:

— Возможность создать проект из всех планируемых этапов связанных между собой с планируемыми суммами и планируемой загрузкой для специалистов, что даст возможность видеть план по загрузке и по платежам на любой предстоящий период.
— Онлайн сводка рентабельности проектов.
— Финансовые прогнозы компании и отделов.
— Срезы по эффективности групп и сотрудников: выработка, рентабельность.
— Планирование долгосрочной и краткосрочной загрузки.
— Статусы документов (отправлен скан, получен скан, получен оригинал) и система напоминаний по ответственным людям.

Резюме

Вот такой набор инструментов работает под капотом Nimax. Этот набор не идеален, но мы постоянно улучшаем внедрения и добавляем новые инструменты. Некоторых систем нам всё ещё не хватает, например, мы давно мечтаем об LMS — системе управления обучением в компании, но пока не добрались до неё.

У нашей автоматизации есть две цели, исходя из которых мы подбираем инструменты и подходы:

— Сделать работу удобной — каждая группа или отдел используют удобные для себя рабочие инструменты и может их поменять.
— Сделать результаты работы понятными — мы можем контролировать показатели работы в реальном времени на срезах: отдел, проект, этап, специалист, менеджер.

В этих направлениях мы движемся сами, помогаем другим компаниям, рассказывая о своём опыте и помогая в выборе инструментов автоматизации и их внедрении.

Исходная версия статьи:
https://vc.ru/flood/7935-medium-how-to

Mikheenkov

Сломай и сделай нормально

    Никита Михеенков

    Written by

    Mikheenkov

    Сломай и сделай нормально

    Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
    Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
    Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade