10 barreiras da eficiência que afetam seu tempo de entrega
Me diga uma coisa: você sabe o que causa a ineficiência, o desperdício, a lentidão e diversos outros prejuízos na sua empresa? Se você sair nos corredores das empresas — ou grupos do MS Teams — talvez vá encontrar diversos ofensores:
- Gargalos nas áreas de negócio;
- Times que não entregam / respondem;
- Líderes que não expressam a sua necessidade;
- Falta de comunicação e de informação constantes;
Claro, no seu ambiente — e no de diversas outras empresas — cada um desses fatores pode e, provavelmente, vai existir pra te tirar do sono. Mas quais fatores você precisa se atentar AGORA? Quais os “suspeitos habituais” quando falamos de eficiência? Neste artigo, vou te explicar sobre 10 fatores do tempo de entrega, também conhecidos como os bloqueios da eficiência!
Por que buscar eficiência e tempo de entrega?
O que é eficiência mesmo?
Como qualquer coisa na vida, é importante saber o porquê das coisas antes de começar a entendê-las ou iniciá-las. Quando se trata de eficiência, é crucial que você saiba os motivos por trás da busca para aumentá-la no seu dia a dia, seja com seu time, sua área ou até na empresa como um todo.
Mas o que é eficiência, afinal? Se você perguntar para um desenvolvedor, ele vai te dizer mais ou menos assim:
Eficiência é a capacidade de um sistema de desempenhar sua função em plenitude, utilizando o mínimo de recursos possível. Ao mesmo tempo, envolve a produtividade que o sistema possui para executar a tarefa para a qual foi designada.
Interessante, não? Claro que isso pode não significar nada para uma pessoa do financeiro, compras ou até vendas. Este último, por exemplo, poderia tratar a eficiência como a quantidade de vendas realizadas em comparação com a quantidade de oportunidades obtidas. Em outras palavras, conversão.
Com isso, eu gostaria de definir a eficiência simplesmente como um impulsionador da eficácia. Ou seja:
Ações e iniciativas de indivíduos, departamentos e empresas para diminuir, de forma sustentável e humana, o uso de tempo, recursos e pessoas para entregar os resultados que a organização busca junto ao cliente o negócio. É buscar constantemente novas e melhores maneiras de entregar os benefícios gerados pela empresa.
Eficiência, pra que te quero?!
E aí, buscar eficiência o tempo todo faz sentido pra você? Vou te dizer que pra muitos líderes e gestores, faz. O tema eficiência operacional é estudado e aprimorado há décadas, sendo usado como base para muitas ações no mercado, desde a aquisição de empresas até layoffs. Sim, layoffs muitas vezes podem ser tratadas como uma ação em prol da eficiência. Mas cuidado: a eficiência sem propósito pode se tornar uma métrica de vaidade.
A busca incessante pela eficiência
Métricas de vaidade são métricas que monitoramos, acompanhamos e até criamos metas para o futuro, mas que não impactam no resultado do nosso trabalho. É o mesmo que criar um anúncio no instagram para vender o produto e medir o sucesso do anúncio pela quantidade de curtidas. Concorda que, mesmo que haja 1 milhão de curtidas, porém, com 0 vendas, isso não mudou EM NADA no resultado? A eficiência, quando buscada sem propósito, é a mesma coisa.
A busca pela eficiência precisa ser um comportamento contínuo da organização em buscar formas melhores de:
- Entregar valor / benefícios para seus clientes;
- Deixar o ambiente mais sustentável e saudável para trabalhar;
- Inovar e entregar produtos e serviços melhores que seus concorrentes;
- Diminuir os gargalos e desperdícios entre a compra de um produto e o recebimento de seu valor.
Criar ferramentas, métodos e práticas que buscam aumentar a eficiência da organização é um processo de suma importância, mas é preciso que esse movimento contínuo de evolução e massa cinzenta, criatividade e simplicidade, aconteça para que seja possível entregar mais e melhor, de acordo com a necessidade dos nossos clientes. É a eficiência em prol da eficácia.
As 10 barreiras para a eficiência
Nos últimos anos, pudemos ver uma infinidade de possíveis fatores, evidentes nos mais diversos segmentos e áreas, desde a cadeia de suprimentos até a entrega para o cliente, que bloqueios ou limitam nossa habilidade capacidade de evoluir e avançar no mercado, garantindo que nossos clientes recebam melhores soluções para seus problemas.
Esses fatores, sejam eles humanos ou processuais, tecnológicos ou culturais, podem passar despercebidos pelos mais atentos e competentes líderes, gestores, agilistas e agentes de mudança, pois são fatores que precisam de análises criteriosas para serem identificados e solucionados no dia a dia. Para que isso seja possível, precisamos de um norte, então aqui vão 10 barreiras para a eficiência, que acontecem todos os dias nas empresas, e que VOCÊ pode ser capaz de resolver:
Priorização
Tida como uma das principais causas de falhas em projetos pelo Project Management Institute, a priorização de projetos e iniciativas pode ser uma grande barreira para a eficiência. De que adianta buscar ser eficiente e diminuir o tempo de entrega para o cliente se aquilo que estamos entregando não significa nada para ele? As decisões no fluxo de gestão de projetos portfolios e produtos precisam ser tomadas e medidas com cuidado, para garantir que as pessoas estão ocupadas com as coisas certas. O maior desperdício é ser eficiente em algo inútil!
Tamanho
Já é sabido e provado por diversos autores e pesquisadores que o tamanho das demandas — ou, como costumamos chamar, lotes — influencia diretamente na capacidade de entrega. Primeiramente, isso ocorre devido à carga cognitiva que ela representa, já tais projetos possui uma quantidade consideravelmente maior de variáveis, cenários, fluxos e possibilidades de solução. Além disso, com a necessidade de maior concentração e atenção ao problema, aumenta a probabilidade de defeitos e gaps de qualidade. Em dado momento, pode ser humanamente impossível ter todas as informações do projeto na cabeça.
Complexidade
A complexidade de uma demanda se dá pelo excesso — ou falta — de informações, variáveis e cenários para executá-la. Ao trabalhar em demandas complexas, quem a executa precisa ter extremo cuidado nas suas ações e atividades, considerando os potenciais riscos envolvidos caso cometa um erro. Em um software de segurança de aviões, por exemplo, permitir que a complexidade de suas regras seja uma barreira pode significar a queda de um avião. Da mesma forma, subestimar a complexidade estrutural de um prédio de 40 andares ou da barragem de uma hidrelétrica pode significar a morte de milhares de pessoas.
Senioridade
Sabe quando você precisa “subir de nível” pra resolver o problema? Calma, não estou falando de cargo e nem jogos, mas sim que precisamos conhecer mais sobre algo para conseguir atuar na tarefa. Receber ou delegar tarefas que exigem um conhecimento ou experiência que as pessoas não possuem pode causar ainda mais frustração e até diminuir a eficiência. Ao mesmo tempo, ter uma tarefa extremamente simples designada para alguém incrivelmente capacitada é subutilizar a expertise dessa pessoa. Precisamos tomar boas decisões ao delegar e executar tarefas, criando desafios que não sobrecarreguem as pessoas e nem as desanimem.
Requisitos
Outro ponto crítico que pode atrasar e muito a sua entrega é sua relação com os requisitos dos itens de trabalho. Existem várias técnicas para mapear e detalhar requisitos e que ajudam produteiros e analistas de requisitos a deixar as demandas mais claras para que sejam executadas. No entanto, se a falta dessa clareza, detalhamento e compreensão dos requisitos causa uma série de impactos no seu fluxo, aumentando o tempo de entrega e o retrabalho.
Requisitos mal escritos ou incompletos causam confusão na execução e validação do trabalho, o que faz com que você precise corrigir ou até refazer a demanda.
Bugs / incidentes
Esse acho que é o mais “fácil” de entender da lista de barreiras da eficiência. A qualidade do seu produto depende de uma série de fatores e políticas tanto na execução do trabalho quando na sua validação / teste. Ao criar processos frágeis ou uma cultura de conformismo com defeitos — sim, em desenvolvimento já vi diversas vezes esse comportamento -, você está promovendo a existência recorrente de elementos que podem impedir que você entregue seus projetos no tempo esperado e, consequentemente, perdendo clientes.
Dependências
Você já esteve naquela situação em que um projeto ficou travado e, por causa disso, o cliente cancelou o contrato? Ou quando uma tarefa chega num ponto em que, mesmo você tendo adiantado todo o trabalho, ele fica mais de um mês parado por que o time que deveria executar a tarefa antecessora não priorizou?
Dependências envolvem um grande ofensor na sua eficiência, pois fazem com que você não consiga entregar o produto para o cliente ou até pior: entregar e não funcionar corretamente. É preciso antecipar as dependências para que você consiga planejar corretamente a sequências das entregas.
Bloqueios
Apesar de dependências poderem ser classificadas como um tipo de bloqueio, existe uma infinidade de outras possibilidades que bloqueiam seus projetos e, consequentemente, diminuem a eficiência. O trabalho pode estar bloqueado devido a defeitos, falta de informação, indecisões da liderança, falta de acessos e até eventos fora do seu controle, como uma infraestrutura externa ou eventos da natureza. De certa forma, bloqueios têm muito a ver com riscos e quanto antes conseguir identificá-los e diminuir sua incidência, melhor.
Work In Progress
O notório WIP — Trabalho em Progresso — é um grande ofensor para a sua eficiência, comprovado pela Lei de Little. Nesta lei matemática, o tempo de entrega é influenciado diretamente pela quantidade de trabalho que está em progresso no seu fluxo, seja esse trabalho uma tarefa operacional, um projeto ou portfolios. Ao introduzir mais trabalho no seu fluxo, você está aumentando a carga cognitiva e o custo de gestão, podendo sobrecarregar o fluxo e, consequentemente, gerar filas, gargalos, aumentar o tempo de entrega e frustrar as expectativas do cliente.
Mesmo assim, muitos acabam inserindo mais e mais demandas, sob a justificativa de que a demanda “precisa entrar” devido ao motivo A, B ou C, sem compreender que esse ato é exatamente o que causará o fracasso. Isso se dá por diversos motivos, como a resistência, falta de estudos mais profundos sobre o tema, a pressão da liderança e, muitas vezes, a incompreensão da abordagem, comumente representada pela frase:
Como assim se eu diminuir o trabalho em progresso aumento minhas entregas? Isso não faz sentido!
É que não é bem “diminuir”, mas o trabalho em progresso, mas sim gerenciá-lo de acordo com o ritmo do seu fluxo, a capacidade do cliente de absorver seus lançamentos e a capacidade do fluxo e do serviço da sua empresa de suportar essa quantidade de demandas. Em outras palavras, precisamos equilibrar a entrada de projetos, itens etc., com a capacidade do fluxo.
Filas de espera
Por fim, a barreira mais impactante e, ao mesmo tempo, a mais subestimada e menos monitorada nas empresas: FILAS! As filas são tidas por diversos especialistas da gestão de fluxo, como Don Reinertsen e Troy Magennis, como um dos maiores problemas da eficiência, principalmente no trabalho do conhecimento. Isso se dá, pois nesse contexto — como desenvolvimento de software — o trabalho em si é invisível fisicamente e financeiramente. Não sabemos quanto exatamente gastamos para construir aquele produto e nem quanto exatamente vamos ganhar, o que aumenta consideravemente os riscos. Além disso, se não sabemos os custos — ou só não fomos a fundo para saber — a priorização é processo que tende a ser frágil se não criamos políticas claras para isso. Como consequência, vemos projetos promissores e tarefas importantes criando mofo nas filas do nosso fluxo.
Por onde começar?
É bastante coisa, não? Eficiência é um assunto que leva anos de estudo, prática, erros, sucessos e fracassos para compreender e aprimorar. Existem dezenas de práticas e ferramentas que podem auxiliar você na remoção dessas barreiras da eficiência e na construção de um ambiente que foque na melhoria contínua e no resultado do cliente. Mas, para que você não fique arrancando os cabelos, vou te dar algumas dicas de como começar a trabalhar nessas barreiras e construir um ambiente mais eficiente, sempre com o propósito da eficácia.
Dica #1: comece pela dor e contexto ATUAIS
Seu time provavelmente já tem uma ou duas questões considerados dores ou barreiras para a entrega. Por isso, não saia implantando métodos ou práticas, mas sim observando a realidade atual, seus processos e interações com outras áreas da empresa. Essa ação de “descobrir” as origens, detalhes e estruturas pode incluir:
- Extrair e analisar métricas de fluxo, como lead time, vazão, aging WIP e outras;
- Entrevistar pessoas, em diversos níveis da empresa;
- Acompanhar reuniões e rotinas
Entenda profundamente de onde vêm essas práticas e processos, como funcionam hoje e use a dor que as pessoas têm hoje sobre processos para criar confiança suficiente para mudar, sempre começando pelo que existe HOJE.
Dica #2: analise os números, mas ouça as pessoas
Costumo dizer que nada é verdade no ambiente corporativo até que você consiga ter provas suficientes para isso. Isso inclui os resultados de negócio, comportamento do cliente e, claro, a eficiência dos serviços. Usando as métricas já conhecidas, você vai longe.
Apesar da necessidade das métricas, é importante conversar com as pessoas e entender como elas veem os processos, como os praticam de fato e sua percepção da realidade da empresa. Isso vai te dar vários insumos de como atuar no problema.
Dica #3: crie alianças poderosas
Em muitos cenários, vai ser difícil você fazer qualquer coisa na empresa sem o apoio da liderança ou da diretoria. Observe que quando digo “apoio” não é a mesma coisa que “permissão” ou “comando”. O fato da liderança te apoiar não quer dizer que ela irá concordar com tudo e nem que você virou a pessoa mensageira da verdade, mas sim que você tem uma aliança importante que irá te ajudar a convencer, divulgar ou promover as ações e resultados. Lembrando que, assim como heróis nem sempre usam capa, líderes nem sempre são aqueles que estão no cargo.
Dica #4: crie estresse para a mudança
Às vezes você precisa mudar uma coisa para mudar outra. É igual quando você tenta mudar hábitos. Ao invés de parar de comer algo simplesmente, você substitui, diminui ou até mudança outro hábito, já que este pode ser um gatilho para o anterior. Por isso, ao enxergar a existência de uma barreira, não busque mudá-la de imediato. Após suas análises, veja o quanto as pessoas se incomodam com aquilo e intensifique seu impacto ou visibilidade. Quanto mais evidente e incômodo for o problema, mais pressa as pessoas têm de resolvê-lo. Só tome cuidado: pressão demais causa explosões.
Dica #5: crie um ambiente seguro
Se você tem medo de dizer que algo está errado, como esperam que você mude? Essa é uma frase que gosto muito de dizer e que tirei de uma versão alternativa do material do grande Jeffrey Liker, quando ele fala sobre segurança psicológica na mudança de processos e cultura. É importante que você saiba a abordagem para que as pessoas se sintam seguras para dizer sobre o problema, debater e dar ideias, mostrando que a importância de expor seus pensamentos e gerar discussões é o que vai ajudar a resolver os problemas.
Dica #6: promova a experimentação
Experimentar não é a mesma coisa que gastar rios de dinheiro para lançar algo, ok? Experimentar significa que você descobrir uma dor, identificou um fator que “ajuda” na criação e intensidade daquela dor e definiu, colaborativamente, uma hipótese, uma possível contramedida e um ambiente seguro para testar essa hipótese. Em outras palavras, experimentar significa fazer algo pequeno e rápido, em ambiente controlado, para saber se a contramedida que pensou vai funcionar.
Promover a experimentação significa que você fornece autonomia e responsabilidade às pessoas para descobrir soluções melhores para ter mais eficiência e eficácia, construindo juntos as políticas e limites para esse trabalho.
Dica #7: comemore as pequenas vitórias
Eu tenho um problema que poucos sabem: eu só comemoro conquistas grandes (e olhe lá). Por isso, faça diferente com seu time e as pessoas à sua volta. Se percebeu que eles obtiveram uma mudança ou criaram algo que melhorou algum aspecto do trabalho, permita que elas comemorem. Instigue esse comportamento e até o inicie se necessário. Vai gerar a dopamina e energia necessárias para impulsionar a próxima ação, e a próxima… E a próxima.
Considerações finais
As barreiras da eficiência são fatores que impactam diretamente na sua capacidade de entregar os projetos que garantem resultado para o negócio, valor para o cliente e sucesso para as pessoas. Elas evoluem, crescem, e sempre estarão presentes, dentro das suas proporções. Por isso, fique de olho e não deixe de:
- Pensar nessas barreiras além dos limites da sua Sprint, do seu time e até da sua área;
- Respeitar os papeis, responsabilidades e momento atuais da empresa e do time;
- Construir práticas junto com as pessoas, e nunca por elas;
- Estabelecer rotinas de feedback para entender resultados e próximos passos;
- Entender que barreiras nunca morrem, mas sim mudam de lugar.
E, por último, mas não menos importante: nunca use a frase “estamos no nosso melhor momento”. Mas isso é pra outro artigo!
E aí, curtiu esse artigo? Esse é o tipo de conteúdo que você só vai encontrar com esse nível de profundidade com a Mindset Ágil — Consultoria e Treinamentos! Então, já aproveita pra seguir a página, curtir esse artigo e compartilhar com a galera. E se você quiser mais temas, coloca aqui uma sugestão que vamos atrás pra você!
Se você quer saber mais sobre como resolver essas barreiras, venha para 13ª turma da Formação Flow Metrics Practitioner, que aborda esse e mais diversos temas, te ensinando a mapear e antecipar essas barreiras. É nessa segunda feira, 29 de janeiro! Para se inscrever é só clicar aqui!
Referências
Teoria das Filas e da Simulação
O Modelo Toyota de Excelência em Serviços
Using Blocker Clustering, Defect Clustering, and Prioritization for Process Improvement
The Principles of Product Development Flow
Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia
Jornada Lean Digital
