A sua reunião diária mais eficiente através do Kanban!
Olá pessoal, tudo bem?
Depois de um bom tempo, estou escrevendo sobre gestão e governança de fluxo novamente! Fiz dezenas e posts, centenas de vídeos, mas acho que agora podemos trazer conteúdo escrito com maior frequência. Dessa vez, quero te ajudar a tornar a sua Daily mais eficiente através de uma visão mais “Flow Driven”. Vem comigo!
Propósito raiz da reunião diária
Normalmente, quando as pessoas te perguntam sobre o que é uma “reunião diária” você diz o que? Que é uma reunião de checagem do projeto? Um alinhamento? Algo extraído do Scrum Guide, talvez? Bom, há diversas formas para descrever uma “daily” e explicar a sua função no fluxo de trabalho, mas acho que podemos resumi-la em pelo menos 3 tópicos:
- Inspeção do trabalho em progresso
- Sincronização
- Planejamento adaptativo
A reunião diária existe para fornecer às pessoas informações atualizadas sobre o estado do trabalho, incluindo bloqueios e seus motivos, atrasos ou demora para a entrega, alinhamento com novas informações sobre as demandas, riscos e a definição de possíveis planos de ação para possíveis adaptações e resolução de problemas.
Apesar de muitos usarem a reunião diária nas suas empresas, seu formato e conteúdo variam de acordo com a maturidade desses times com relação à gestão do fluxo de trabalho e o que consideram mais relevante. Alguns times ainda usam as “3 perguntas”, uma técnica mais básica e primordial, descrita no Guia do Scrum por vários anos.
Mesmo seu propósito parecer estar claro, Infelizmente, diversas empresas tratam esse tipo de reunião não como um momento de “feedback” sobre o trabalho, mas sim como um mecanismo de controle, usando-a para cobranças detalhadas, críticas ao produto, planejamento ou entregas, discussões irrelevantes para os membros do time etc. Todavia, há um meio para criar mais foco NO TRABALHO da reunião diária: uma abordagem Flow Driven!
O que é ser Flow Driven?
Neste artigo, eu explico a importância que é trabalhar com fluxo e como a liderança pode influenciar seus times a aprenderem essa competência. Na definição do que é Flow Driven, explicito que ser “orientado a fluxo” (tradução para Flow Driven) significa que estamos focando mais no trabalho sendo executado, seu comportamento no fluxo e como podemos fazer esse trabalho chegar mais cedo e com maior qualidade para o cliente, ao invés de pensar em controlar o tempo que as pessoas estão ocupadas ou não, fazendo algo ou não etc. Não me entenda mal, temos que entender se há ociosidade em excesso, mas não é a coisa mais importante.
Aprimorar a habilidade que seus times, líderes e gestores possuem de gerenciar o fluxo de trabalho e entender como medi-lo e melhorá-lo é uma necessidade constante, porém, latente nas organizações. Muitos gestores ainda acreditam na gestão mecanicista ou controladora, onde as pessoas são máquinas que devem operar com exatidão, precisão e, quiçá. ininterruptamente. No entanto, se esses gestores observarem com maior atenção, nem as próprias máquinas em uma fábrica podem operar 100% do tempo. Além disso, muitas pessoas atuam hoje com o tal “trabalho do conhecimento” — farei um artigo específico sobre isso -, o que implica em um nível maior de criatividade, incerteza e variabilidade. Com isso, a ilusão de criar mecanismos de controle baseado apenas nas pessoas gera, na verdade, mais desconforto do que eficiência.
Quais os benefícios?
Acho que já deu para entender que trabalhar mais orientado a fluxo é uma opção eficaz e enxuta de garantir que as demandas do cliente sejam tratadas com mais seriedade e objetividade. Entender como o fluxo de trabalho funciona, como as políticas e regras implícitas da empresa o moldam e fazem com que a demanda chegue para o cliente implicam diretamente nos resultados da empresa.
Outro ponto importante é que ser uma empresa que se preocupa com esse tema significa que:
1. Projetos são tratados com mais foco: a utilização da capacidade — ou capacity, como muitos usam — é feita com mais cuidado, já que tais empresas compreendem o que é custo de atraso e o impacto que essa métrica tem no negócio e nos resultados.
2. A priorização se torna mais criteriosa: as demandas que entram no fluxo precisam ser as demandas certas. O tempo é um recurso que não volta, e utilizá-lo para criar coisas desnecessárias é um desperdício. Além disso, usar capacidade do fluxo para coisas não importantes toma o lugar de outros itens.
3. Compreende-se a necessidade por métricas: através da visão de fluxo, o uso de dados para previsibilidade, gestão de riscos e aumentar a eficiência se torna algo obrigatório. Além disso, o uso dessas métricas de forma sadia, habilita que times entendam seu real propósito, ao invés de ficar com medo de “piorar SUAS métricas”.
4. Fluxo não é só sobre tarefas: mesmo que medir e melhorar o fluxo de tarefas, práticas de gestão de fluxo não se limitam apenas a operação. Na verdade, essa é uma prática que precisa URGENTEMENTE ser utilizada em níveis táticos e estratégicos da organização, para garantir menos desperdício no upstream e na tomada de decisão.
Quais as possibilidades?
Agora que você já sabe que uma abordagem “Flow Driven” é útil, como tornamos a reunião diária mais eficiente, usando essa prática? Bom, perceba que usar gestão de fluxo nesse tipo de rotina significa que estamos dando mais atenção ao trabalho sendo executado, do que nas pessoas em si, garantindo que as discussões sejam mais rápidas, mais objetivas e levantem os reais problemas sendo enfrentados pelos times na hora de entregar a demanda. Significa encontrar bloqueios e atrasos e suas respectivas causas com mais facilidade, discutir possíveis ações rápidas para acelerar o fluxo e utilizar o tempo com mais inteligência.
Para garantir que a reunião diária seja mais eficiente através de práticas orientadas a fluxo, podemos:
Sempre olhe da direita para a esquerda
Ao iniciar a reunião diária, não foque tanto em quais perguntas estão sendo feitas, mas sim pela frase mais fundamental do Kanban e da gestão de fluxo: comece a terminar.
Olhar o quadro da direita para a esquerda, pegando os itens que estão mais próximos de terminar traz o foco do time na conclusão. Ao questionar o que falta para um item terminar, e não o que cada pessoa fez, faz com que as pessoas percebam o que é mais importante, digam os bloqueios e dificuldades para concluir a demanda, o que aumenta a vazão no longo prazo. É uma prática bem simples que requer poucas mudanças.
Crie mais visualização no seu fluxo
Independente se você usa um quadro, uma tabela ou uma lista, ensina as pessoas a gerarem mais visibilidade sobre o que o fluxo tem hoje. Essa pode parecer uma prática mais “disruptiva” num primeiro olhar, mas perceba visualizar melhor a demanda pode ser algo tão simples quanto pintar um cartão ou item de uma cor diferente para que fique mais claro o que está acontecendo com ele. Veja alguns exemplos:
- Deixar itens bloqueados em vermelho para sinalizar o bloqueio
- Colocar uma “flag” ou adesivo no item que está há mais de 10 dias no fluxo
- Deixar o prazo do item visível no cartão para todos verem
- Separar as demandas no quadro por nível de risco, importância ou tipo.
Essas abordagens e dezenas de outras podem significar uma mudança de paradigma para seus times, criando mais transparência e alinhamento. Porém, não se baseie apenas nelas. Invente as suas próprias abordagens.
Use métricas como Aging WIP
Aging WIP é uma métrica que ajuda a entender os riscos envolvidos no trabalho em progresso. Em suma, cada item que fora iniciado, mas permanece sem conclusão, é mostrado nesse gráfico, separados por coluna atual e tempo que está aberto. Quanto mais tempo o item fica aberto, mais ele sobe no gráfico. Além disso, ferramentas como o Kanbanize mostram diferentes mecanismos visuais, como cores customizáveis, dias úteis e outras opções que garantem que você entenda quais tipos de demandas levam mais tempo.
Outro detalhe importante é que o Aging WIP mostra, conforme acima, como os itens em progresso estão com relação ao seu lead time, expondo quais itens são um risco maior para ultrapassá-lo. Com isso, você já começa a identificar seus outliers ANTES de causarem mais problemas.
Gerencie os riscos da entrega sem medo
Há muitos que dirão que o motivo das pessoas não trabalharem com gestão de fluxo é o receio de baixa maturidade ou simplesmente medo de perseguição ou exposição. Eu digo que esse medo deve ser extirpado da cultura organizacional através da responsabilidade e pragmatismo. Líderes precisam entender que os riscos existem, queiram eles expô-los ou não. Enquanto um bloqueio ou falha continuar acontecendo, o impacto no negócio aumenta e o pior: as pessoas acabam perseguidas sem entender o porquê.
Considerações finais
Lembre-se: você não precisa mudar tudo de uma vez. Observe a sua realidade e veja onde pode haver uma oportunidade para criar uma visão diferente, com segurança psicológica e experimentos. Forneça às pessoas a sensação de estarem sendo ajudadas e não de uma prática nova sendo forçada goela abaixo. Sua atuação precisa ser furtiva, porém, com resultados claros e palpáveis, ok?
Ademais, não esqueça de sempre pensar que a melhoria é CONTÍNUA.
E aí, esse post fez sentido para você? Se tiver algo diferente que faça ou se estiver com dificuldade para aplicar essas práticas, me chame! Vamos conversar!
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Abraços!
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