Por que meu time está estressado e improdutivo?

Olá pessoal, tudo bem?

Depois de um bom tempo sem postar, volto a trazer mais conteúdo para a rede! Passamos as últimas semanas planejando diversas novidades para nossos alunos e seguidores, então fique de olho!

Breve introdução

Ultimamente, temos vistos diversos comentários, posts e artigos falando sobre produtividade, eficiência e como as empresas estão buscando, cada vez mais, meios de manter as pessoas entregando resultados. A grande questão é que, em alguns cenários, essas empresas acabam buscando caminhos problemáticos para garantir essas coisas e um dos caminhos é a sobrecarga de trabalho!

Trabalho em Progresso

Todos os dias, você, eu e todo mundo recebe demandas para executarmos. Elas chegam de diversas fontes, em tempos e momentos diferentes e possuem tamanhos diferentes. Ao mesmo tempo, tentamos entregar o máximo de coisas possíveis e esse tempo de entrega também será diferente, de acordo com uma série de fatores. Entre a entrada e saída de uma demanda, estamos executando algo e isso chamamos de trabalho em progresso.

Enquanto executamos uma tarefa, esse “WIP” (Trabalho Em Progresso, do inglês Work In Progress) recebe a nossa atenção e, num mundo ideal, gostaríamos de mantê-la focada nessa única tarefa. No entanto, conforme novas demandas chegam, várias pessoas acabam dividindo essa atenção com uma, duas ou mais tarefas, executando-as “ao mesmo tempo”. O argumento principal para puxar essas outras demandas pode variar:

• Adiantar trabalho até o ponto que é possível executar;
• É algo que o faz sentir mais agradável ou menos ansioso;
• É uma demanda que parece mais importante;
• Você está ficando “biruta” com a tarefa atual e quer pensar em outra coisa;
• E diversos outros!

Muitas vezes, essas decisões de absorver mais demandas podem não ter sido causadas por você e eu, mas sim por uma pressão externa ou uma imposição da liderança para que a tarefa seja iniciada, independente da capacidade atual. A partir desse ponto, você começa uma jornada intensa de troca de demandas, alinhamentos, pesquisa e discussões que aceleram seu pensamento, dando a impressão de alta produtividade e intensidade. Com o tempo, você percebe algumas reações físicas, mentais e no negócio sobre esse tipo de atitude. É aí que começa a tal da sobrecarga.

Quais os impactos dessa sobrecarga de trabalho?

Conforme você e seu time vão absorvendo mais e mais trabalho, tanto a empresa, o fluxo de trabalho e as pessoas começam a reagir a esse excesso de informação. Muitas vezes, a liderança não conhece nem mesmo os motivos de inserir tantas demandas no seu time, mas, conforme a cobram, essa liderança precisa manter as pessoas “ocupadas”. E essa ocupação tem seu preço.

Impactos nas pessoas (físico e mental)

Ao sobrecarregar seu time, você percebe que essas pessoas começam a se comportar de forma diferente. Níveis maiores de ansiedade, expostos pelo aumento de consumo de fast-food, cansaço, alguns passam a fumar, além de reações físicas mais sutis, como dores de cabeça e no corpo, dificuldade de concentração e desordem do sono.

Além dos efeitos que transparecem de forma mais física ou fisiológica, os eventos emocionais também aparecem, como humor mais explosivo, cansaço mental, moral baixo e depressão. Além disso, a ansiedade citada acima também pode causar níveis maiores de pressão, causando crises de pânico e exaustão constante.

Impactos no fluxo de trabalho

Conforme a demanda no fluxo de trabalho cresce de forma descompassada com a sua capacidade e o ritmo de entrega desse fluxo, percebemos alguns comportamentos na ferramenta de gestão dessa equipe:

• Demandas acumuladas: em uma ou mais etapas / colunas / espaços do seu fluxo você verá demandas acumulando sem um aparente ritmo ou controle. Isso acontecerá, principalmente, em etapas em que se percebe uma capacidade de “entrega” menor do que outras, e em filas.
• Excesso de informação: muita gente hoje em dia usa quadros Kanban para controlar suas tarefas. Com um excesso de demandas, vem o excesso de informação. Você deixa de poder ter um controle e fácil visualização de informações vitais, como bloqueios e atrasos.
• Custo de gestão e atraso: conforme as demandas se acumulam no fluxo, mais tempo você gasta reportando, gerenciando e repassando informações. Além disso, você firmou um compromisso com a tarefa, fazendo com que prazos se iniciem e clientes gerem expectativas.
• Imprevisibilidade: quanto mais trabalho no fluxo — sem esperança de sair — mais tempo esse trabalho leva para ser concluído. Isso aumenta não só a ineficiência, mas faz com que, aos poucos, seu fluxo tenha altos níveis de variação, tanto em quantidade quanto em tempo de entrega.

Esses são apenas exemplos do impacto que sobrecarregar seu fluxo pode trazer no seu dia a dia. Mas e para a empresa?

Impactos no negócio

Você sabe que as pessoas sofrem com a sobrecarga de trabalho em progresso, certo? Sabe também que o fluxo de trabalho fica desordenado, imprevisível e ineficiente. Mas como a empresa sofre com isso? Vamos ver:

• Pessoas infelizes pedem demissão e produzem menos;
• Com menor produção, a cobrança na liderança é maior (gerando mais estresse);
• Com a cobrança mal-sucedida, vem a ânsia por controle e micro-gestão da alta ou média liderança (a depender da sua estrutura);
• Com o excesso de controle, a cultura é remodelada, para atender a alta liderança como clientes internos e serem medidos por entrega, e não por resultado;
• A empresa passa a criar metas de eficiência, que são altamente manipuláveis;
• O foco passa a ser nas pessoas — de um jeito ruim — e não nos resultados do negócio;

Cada uma das questões acima traz enormes custos para a empresa, como indenização por demissão, riscos de processos trabalhistas, custos da gestão, diminuição dos resultados atuais, perda de mercado, falta de entrada de receita, atrasos com clientes e perda de clientes, etc. A lista só cresce.

Como resolver? Meu time tem que trabalhar menos?

Seu time precisa trabalhar dentro de sua capacidade. Você como líder, seja da empresa, da área ou da empresa, precisa compreender que não é a sua vontade que faz as pessoas serem produtivas — ou produzirem mais coisas -, mas sim a sua capacidade de fazer com que:

• Gargalos diminuam no processo;
• Dependências sejam mais bem gerenciadas;
• Bloqueios sejam previstos e tratados antecipadamente;
• Informações tramitem sem interferências ou ruídos;
• Melhorias sejam realizadas e incentivadas por todo o processo;

É preciso ir além do que estamos vendo fisicamente e usar um pouco da visão “analítica”. Por isso, eu sugiro 3 coisas a você.

Controle a taxa de entrada e saída de demandas

O que faz um fluxo de trabalho ser estável, eficiente e saudável para as pessoas, é a forma como garantimos que a demanda passe pelo fluxo com suavidade e sem interrupções. Portanto, passe a controlar a frequência com que as demandas entram e saem do fluxo, garantindo que a SAÍDA de uma demanda seja um dos pré-requisitos para a ENTRADA de outra.

Meça o que está em progresso e sua idade

Uma das abordagens chave para impedir gargalos, diminuir abusos e o estresse devido à sobrecarga é o controle contínuo de trabalho em progresso. O que estou dizendo não é “diminua a produtividade do time”, mas sim “foque em terminar mais antes de começar”. A necessidade de terminar precisar vir antes, já que o trabalho já iniciou, já está consumindo tempo e recursos. Além disso, você consegue controlar com mais facilidade e reportar mais rapidamente.

Evite filas o quanto for possível

Conforme a sua ferramenta de gestão vai se enchendo de demandas, você notar que as FILAS passam se formar exponencialmente. E se você não controla filas no seu fluxo de trabalho, isso é um problema ainda maior. Comece a prestar atenção aos itens que ficam “parados” no fluxo esperando alguém pegar para fazer. Podem estar em um backlog, esperando aprovação, execução ou entrega para o cliente.

Considerações finais

Se você chegou até aqui, parabéns! Você obteve 3 dicas simples, porém extremamente eficazes, de tratar não só a ineficiência, mas também resolver grandes problemas na gestão moderna envolvendo liderança: a saúde mental. Seu time está improdutivo e estresse por diversos motivos, mas, com confiança, eu lhe digo que a sobrecarga, isto, o excesso de trabalho em progresso, pode ser uma das grandes causas disso.

Faça o teste. Acompanhe seu processo sob essa ótica. E me conta o resultado.

P.S.: é importante entender que, se você é um líder mais “tradicional”, pode ser que você não compreenda essa questão de sobrecarga. Dependendo da experiência, idade e cargo, você poderia pensar que a pessoa “não aguenta a pressão” ou que “essa galera não sabe o que é trabalho”. Por isso, peço que você tente deixar de lado alguns desses vieses, pois pode já estar sofrendo com esse problema e não saiba. Isso não é um conflito de gerações, mas sim de práticas.

E aí, esse artigo fez sentido para você? Você sofre algum desses problemas ou impactos? Comente que vamos te ajudar, seja com outros artigos, vídeos ou suporte.

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