The workspace of tomorrow

By Oliver Lehmann, General Manager Germany at Mindspace

[German follows below]

The Corona crisis makes it clearer than ever: our working world no longer functions as it does at present. It must become more flexible and agile in order to continue to satisfy employees and offer them a good working environment. Not only digitalization can help, but companies must also create completely new working conditions for employees in order to retain them in the long term.

Although digital developments are making a new way of working possible, it is precisely the new generation of employees who are actively demanding it. The 20 to 30-year-olds have grown up with technical achievements and expect them at their workplace. This includes working from home with a laptop in a relaxed manner and holding meetings not necessarily in person but as video conferences. Studies show that employers have to adapt, otherwise the search for new employees becomes difficult.

Study shows: Flexible working is becoming increasingly important

The 2019 “Employee Happiness Survey” conducted by Mindspace among 5,000 employees in 2019 makes it clear what matters: 70 percent of those surveyed who consider themselves happy employees have the opportunity to work flexibly. Breaking up fixed working hours to achieve a better balance between work and private life will become increasingly important. Instead of organising exclusively around one’s own working life, it will increasingly be built into one’s private life. Instead of eliminating the end of the working day, the aim is to be able to work at any time, instead of just working rigid regular working hours. Taking a two-hour break in the afternoon to attend the new sports course or pick up the children from school — and doing the work in the evening as a compensation. The classic 9 to 5 job becomes less relevant. In addition, the sense of community remains important, even though open-plan offices of the 1960s have long been a thing of the past. A collaborative working environment that allows interaction is a reason for 75 percent of those surveyed to feel happier at work. Nevertheless, there are signs of change here too. Above all, employees want a flexible work culture in which they can interact with colleagues when needed, but which also allows them to work independently and autonomously.

Flexibility, self-determination and atmosphere

But how can these findings be used to increase employee satisfaction? It is primarily a matter of being aware that such wishes are linked both to certain ways of working and to the working environment. In simplified terms, agility means working in small, self-organized teams and making decisions more independently. This decentralised form of employment provides the basis for a flexible workplace. Rooms that offer space for collaborative activities such as cooking or meetings in a relaxed atmosphere can be a good solution. They bring people together and break up the traditional way of working. In this context, the flexible offices concept is a good solution, where employees use what they need at the moment: screened meeting rooms, regular desks or shared space. Work as if you were working in your own four walls — because the right atmosphere is particularly important for young professionals in the market.

The new way of working

The movements in the course of “New Work” show: classic work structures are changing and being replaced by new forms, which in turn demand an adapted working environment. Flexible ideas are at the heart of the new working age — both in terms of space and organisation. Even before the Corona crisis, our traditional workplace had already changed; the crisis has merely contributed to the fact that this change is now being accelerated even more. Companies should therefore now ensure that they offer their employees the appropriate and flexible working environment that they desire.

Der Workspace von morgen

Die Corona-Krise macht es uns deutlicher denn je: Unsere Arbeitswelt funktioniert nicht mehr so, wie sie derzeit ist. Sie muss flexibler und agiler werden, um auch weiterhin Arbeitnehmer zufrieden zu stellen und ihnen ein gutes Arbeitsumfeld zu bieten. Unterstützen kann dabei nicht nur die Digitalisierung, auch Unternehmen müssen ganz neue Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter schaffen, um sie langfristig an sich zu binden.

Digitale Entwicklungen machen zwar eine neue Art zu arbeiten möglich — doch es ist gerade die neue Generation von Arbeitnehmern, die diese auch wirklich aktiv einfordert. Die 20- bis 30-Jährigen sind mit technischen Errungenschaften aufgewachsen und erwarten diese auch an ihrem Arbeitsplatz. Dazu gehört, mit dem Laptop entspannt von zu Hause aus zu arbeiten und Meetings nicht mehr zwingend persönlich abzuhalten, sondern als Videokonferenz. Studien zeigen, dass Arbeitgeber sich anpassen müssen, sonst wird die Suche nach neuen Mitarbeitern schwer.

Studie zeigt: Flexibles Arbeiten wird immer wichtiger

Der 2019 unter 5.000 Arbeitnehmern von Mindspace durchgeführte „Employee Happiness Survey” verdeutlicht, auf was es ankommt: 70 Prozent der Befragten, die sich selbst als glückliche Arbeitnehmer einschätzen, haben die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten. Feste Arbeitszeiten aufbrechen, um eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu erreichen, wird dabei immer mehr an Bedeutung gewinnen. Statt ausschließlich um das eigene Arbeitsleben herum zu organisieren, wird dieses verstärkt in das Privatleben eingebaut. Anstatt den Feierabend zu eliminieren geht es darum jederzeit arbeiten zu können, anstatt nur zu starren Regelarbeitszeiten. Am Nachmittag eine zweistündige Pause einlegen, um den neuen Sportkurs zu besuchen oder die Kinder von der Schule abzuholen — und die Arbeit als Ausgleich am Abend erledigen. Der klassische 9 to 5 Job wird hinfällig. Darüber hinaus bleibt das Gemeinschaftsgefühl weiterhin von Bedeutung, auch wenn Großraumbüros der 60er Jahre längst der Vergangenheit angehören. Eine kollaborative Arbeitsumgebung, die Interaktion ermöglicht, ist für 75 Prozent der Befragten ein Grund dafür, sich bei der Arbeit wirklich glücklicher zu fühlen. Dennoch zeichnen sich auch hier Veränderungen ab. Arbeitnehmer wollen vor allem eine flexible Arbeitskultur, in der sie sich mit Kollegen austauschen können, wenn sie wollen, die es aber auch zulässt, eigenständig und unabhängig zu arbeiten.

Flexibilität, Selbstbestimmung und Atmosphäre

Aber wie können diese Erkenntnisse genutzt werden, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern? Es geht vor allem darum, sich bewusst zu machen, dass derartige Wünsche sowohl mit bestimmten Arbeitsweisen als auch mit der Arbeitsumgebung verbunden sind. Vereinfacht bedeutet dabei Agilität, dass in kleinen, selbstorganisierten Teams gearbeitet wird und Entscheidungen eigenständiger getroffen werden. Diese dezentrale Form der Beschäftigung bietet die Grundlage für einen flexiblen Arbeitsplatz. Räumlichkeiten, die Platz für gemeinschaftliche Aktivitäten wie Kochen oder Meetings in entspannter Atmosphäre bieten, können eine gute Lösung sein. Sie bringen Menschen zusammen und brechen die traditionelle Art und Weise, wie bisher gearbeitet wurde, auf. In diesem Zusammenhang bietet sich das Coworking-Konzept an, bei dem Mitarbeiter nutzen, was sie gerade benötigen: abgeschirmte Meetingräume, reguläre Schreibtische oder geteilte Räumlichkeiten. Arbeiten wie in den eigenen vier Wänden — denn die richtige Atmosphäre ist gerade jungen Fachkräften am Markt besonders wichtig.

Die neue Art zu Arbeiten

Die Be wegungen im Zuge von „New Work“ zeigen: klassische Arbeitsstrukturen wandeln sich und werden von neuen Formen abgelöst, die wiederum nach einer angepassten Arbeitsumgebung verlangen. Flexible Vorstellungen sind der Mittelpunkt des neuen Arbeitszeitalters — sowohl räumlich als auch organisatorisch. Denn schon vor der Corona-Krise hat sich unser klassischer Arbeitsplatz verändert, die Krise hat lediglich dazu beigetragen, dass diese Veränderung nun noch stärker beschleunigt wird. Daher sollten Unternehmen jetzt dafür sorgen, ihren Mitarbeitern das passende und flexible Arbeitsumfeld zu bieten, dass sie sich wünschen.