Como usar o tempo… [que você não tem]

Era comum pra mim chegar ao final de um dia com o sentimento de ter perdido muito tempo produtivo para a Lotebox… gastava energia com assuntos irrelevantes, tratando-os como super importantes, bobagem a minha!

Você também sente que todo seu tempo está sendo gasto apagando incêndios da empresa? Espero não ser o único ☺… bom, já me senti assim antes, vou mostrar como resolvi!

Como eu, provavelmente você está confundido urgência com importância. Afinal qual a diferença entre urgente e importante?

Urgente é a questão que requer atenção imediata, nas nossas listas são os itens à fazer AGORA! O caráter de urgência muitas vezes implica um modo de reação, marcada por um comportamento defensivo, agitado e até pouco focado.

Importante são questões que entram no que tratamos como missões, valores ou metas. Em alguns momentos questões importantes serão também urgentes, em startups é bem comum! Contudo ações importantes criam um modo responsivo o que nos ajuda a manter a calma, ter um pensamento racional aberto às novas oportunidades.

Estão são apenas minha definições intuitivas, muitos ainda confundem urgente com importante, mas caso você veja de outra forma, deixe-me saber ☺

Somos como diz Douglas Rushkoff, experimentamos diariamente um “tratamento de choque” vivendo sempre em modo de urgências, com o tempo perdemos a visão de longo prazo. Isto nos leva a um constante estado de distração daquilo que é importante, tanto no âmbito profissional quanto no pessoal.

Legal, e como posso fortalecer minha capacidade produtiva reduzindo perda de foco? Bom, existem os to-do lists, indico o Any.do, minimalista e simples para criar e visualizar tasks cotidianas (este texto vai sair do meu to-do \o/).

Para ações estratégicas não evite “ir no feeling”, uma decisão errada pode fazer seu negócio ir ralo à baixo (meu primeiro empreendimento morreu exatamente por isso). Na Lotebox estou focado nas ações estratégicas, vou mostrar como a matriz de decisão do Eisenhower me fez evitar desperdício de tempo… que já não tinha!

Toda essa história toda começou quando li (um resumo) do livro “The 7 habits of highly efective people” do Stephen R. Covey, no livro ele desenhou uma matriz com 4 quadrantes: (Q1) Urgente & Importante, (Q2) Não Urgente & Importante, (Q3) Urgente & Não Importante e (Q4) Não Urgente & Não Importante.

Como o quadro funciona?

Vamos olhar inicialmente para o quadrante onde tudo é urgente e importante. O que deve ser colocado aqui?

Vivemos rodeados de desafios, muitos são considerados "problemas para ontem" com um grau máximo de urgência e de extrema importância para o negócio, mas o que realmente deve ser classificado e tratado desta forma são (1) todas as ações com prazos curtos — por exemplo, 2 dias para finalizar — (2) logo as entregas são colocadas aqui, pois as datas não podem ser desprezadas, (3) crises são quaisquer circunstâncias que interfiram na evolução do negócio, seja um pivô, seja um desentendimento entre sócios e (4) os momentos únicos, como a oportunidade de conversar 10min com um parceiro ou cliente-chave. Estas ações demandam reações e não planejamentos bem estruturados.

Partindo para o que é importante, mas não é urgente temos aquilo que devemos nos manter engajados.

Estes dias li sobre alguns defeitos da geração Y que podem se transformar em qualidades, um dos problemas citados é a ansiedade. As ações que compõem este quadrante demandam visão de médio e longo prazos, ou seja, o que precisa ser construído ao longo dos dias, a ansiedade pode prejudicar o desenvolvimento destas ações, então tenha cuidado na hora de (1) prevenir riscos e erros, (2) planejar metas e entregas, (3) corrigir erros, (4) aprender sempre um pouco mais e (5) verificar/medir melhorias. Ter um engajamento real nestas ações, inclusive a ansiedade pode ser o motor para isso!

O quadrante que trata das ações urgentes, mas não importantes tem como objetivo receber aquilo que é "automático", o que não demanda pensamento estratégico para executar.

Em qualquer negócio existem atividades cotidianas, enviar emails, atender telefonemas… por mais que sejam ações à serem resolvidas em pouco tempo não requerem um pensamento estratégico, logo podem ser facilmente delegadas. Desde (1) atividades do dia-a-dia, (2) acompanhar métodos e processo de trabalho, como os funis de venda até (3) as manutenções de software. Os sócios numa startup devem ocupar seu tempo com o que for mais importante (claro que em equipes pequenas é comum todos assumirem muitos papéis, contudo livre-se deste quadrante o quanto antes!).

Por fim, vamos ao quadrante das ações que não são nem urgentes nem importantes… aqui temos todo os "desvios" que tomas nosso tempo. Lembro de uma conversa que tive com meu sócio, estamos em vários grupos comuns no whatsapp ele, então, perguntou porque mantinha todos estes grupos "mutados"… minha resposta: Não consigo trabalhar com o celular dando alertas continuamente.

Este é um quadrante crítico, o que colocamos lá? Todos os tipos de (1) interrupções e distrações, do WhatsApp até colegas entrando no seu espaço pra ver se você está vivo, apesar de todas as evidências a favor da construção colaborativa, diminua as interrupções "inúteis". Aqui também colocamos (2) reuniões sem agenda (uma dica, toda reunião precisa de hora para começar e terminar, além de um tema definido, a reunião mais produtiva que tive neste período em São Paulo durou 30 minutos, missão cumprida!). Nossa geração Y tende a ser superficial, segundo o mesmo texto da info, assim perdemos facilmente nosso foco. As (3) distrações atrapalham qualquer desenvolvimento de negócios, é comum vermos empreendedores no vale extremamente focados em melhorar a performance, façamos da mesma forma (lembre-se do chavão: work hard, play hard, saiba a hora de focar!). Complementando as distrações, elimine a (4) procrastinação da sua vida, não deixe tudo para última hora!


Qual o caminho para distribuir meu tempo?

Para priorizar suas ações lembra-se desta ordem. Do ponto (1) ao (3) temos aquilo que mais afeta seu negócio… A dica que deixo aqui é: Mantenha seu tempo produtivo dividido com 25% no quadrante (1), 50% no quadrante (2) e 20% no quadrante (3). Eu sei, a conta não deu 100%… afinal quem não tem distrações ou interrupções atire a primeira pedra, deixe 5% do tempo para o Quadrante (4).


Luiz Fernando Gomes: lfcdsg88@gmail.com

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