職場菜鳥必備Cheat Sheet!

Miss PK
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Published in
Oct 24, 2021

改好履歷、通過重重面試,找到工作之後呢?找到工作不是終點,而是下一個挑戰的起點。以下為大家整理在初入職場時,思考工作,讓自己更有效率、成為更好的一個工作者的方式。

以終為始的思考工作的目的

在接到每個工作的時候都要思考:我做這件事要達到什麼樣的結果,為了達到我要的結果,我應該要怎麼做會比較好。

舉例來說,我還在四大事務所的時候,替主管做金融犯罪新聞整理做了一年多。一開始只覺得這是一個很煩的雜事,大部分時候都會很想抱怨,為什麼不能給intern做呢?

後來我開始思考最一開始收集這些新聞的目的是什麼:要讓同仁了解市場動態,並且了解最新趨勢,以及各種相關犯罪的裁罰最後對受罰金融機構造成了什麼影響,以利我們與時俱進的發想我們提供給客戶的解決方案。

在瞭解工作的目的是為了幫助大家更快地了解新知以後,我除了手動用Google搜尋,還自己在不同的社群平台(臉書、微信)追蹤相關粉專及公眾號。在我做了一陣子新聞收集以後,主管曾經想要用RPA(Robotic Process Automation) 取代我,釋放我的人力去做別的事情,但發現用RPA下關鍵字找出來的新聞跟我找出來的新聞品質無法比擬,所以最後還是讓我繼續負責這個業務。

以終為始的思考,除了幫助增加工作效率以外,也可能會讓你更理解要怎麼做這個工作才可以做得好,做到無人可以取代。

向上管理你的主管:管理主管期待

除了以終為始的思考每一項工作的意義以外,確保自己工作產出符合主管期待,是在職場工作有效率的一大重點。

在我初進麥肯錫的時候,曾經被交付一個任務,要在一週結束的時候產出某本給客戶的工作指南。儘管週一的時候,主管已經解釋過了,但是我其實對內容還是懞懞懂懂(囧),然後因為人生地不熟,以及不敢問問題,到了一週結束給主管過的時候,那份工作指南簡報大概只有1/3的內容是能用的,其餘完全不符合主管姊姊的期待。主管姊姊當下除了失望,也問我,為什麼不問他,或者是每天給他看一點進度,確保我做出來的東西跟她想要的是一致的。

如果覺得每天給主管看一點進度很煩的話,同為顧問的好友提供了一個工作方法:在主管交辦任務以後,她會拿筆記紙,畫出她每一頁大概會怎麼做(沒有內容)(這也是麥肯錫Apprenticeship中,有空的主管會幫新手做的所謂Ghost Deck),然後確定跟主管想像的簡報一致以後再開始工作,這樣可以有效減少很多無效工作的時間。

Team Work:如何有效的團隊合作

團隊裡不只有主管,還有跟你平行或是不同組來的團隊成員,為了要能夠有效的團隊合作,最好一開始就要釐清彼此的角色與執掌(Roles& Responsbilities)。

除了釐清彼此的角色與職責,理解到每個人角色的侷限,換位思考,也會是幫助團隊合作更順暢的方式。如果不是一開始就在一個大專案裡,而是各自做自己的專案,了解同事的長處,也會是你遇到困難的時候,可以求援、並且有效完成工作的一個關鍵。

我在四大的時候曾經被要求做一份金融犯罪如何以區塊鏈再造生態圈(聽起來就很複雜吧),除了埋頭苦做,我想到了同在一個大組,但在不同小組的布蘭登與安寶的專長就是區塊鏈,跟他們約了時間,請他們就對區塊鏈科技的了解,跟我分享,以及一起發想可能的應用為何。除了比大海撈針更快得知我們公司內部既有的資訊,這也是一個很好的學習機會。

曾經我在麥肯錫的時候有一個超級棒的同事,他不只會針砭我簡報的問題,更客製化的針對我做簡報的問題,做成一個checklist,要我再送出簡報前用他的checklist檢查,然後從麥肯錫方法論最一開始的dot-dash開始教我做簡報。雖然他應該不會看到,但是想要在這裡偷偷感謝他。

不求所有的同事都是你的貴人,但求盡量了解大家的長處,知道自己有問題的時候應該問誰。

愛惜羽毛

不管在職涯的哪個階段都須要愛惜羽毛。所謂的愛惜羽毛是就算出去面試也不要誇大自己所做的事情、不要偽造經歷、在面試拿到offer以後就算要比較也要有誠信。不要抱著僥倖的心理想著,沒關係反正別人也查不到我做了什麼,所以誇大自己的經驗,You Never Know。一次被查出來說謊可能就是職涯旅途很大的污點。

希望這次的職場菜鳥Cheat Sheet可以幫助大家工作更有效率,取得更好的Work/Life Balance!

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