Nio saker vi har lärt oss under åratal av distansarbete

Tre saker ditt team borde prova, tre saker ni kan hoppa över och tre knep om det kniper

Med Corona förändrades allt. Och ändå inte.
Vi är många som helt oavsiktligt har tränat inför den vardag som pandemin nu för med sig. På Mittmedias utvecklingsavdelning, har arbetet med distribuerade team varit ett nödvändigt ont som vi lärt oss leva med till vardags.
Så när vi nu plötsligt får sällskap av resten av bolaget (branschen, landet och västvärlden) känns det vältajmat att dela några av våra lärdomar och fallgropar.

När Facebook i förra veckan i NY Times berättade om utmaningarna som kommer med en storskalig pandemi som Covid-19 är det en mångbottnad vardag de beskriver. Trafiken skjuter i taket samtidigt som bolaget själva är en stor arbetsgivare som behöver hantera personberoenden, driftsäkerhet och avtal. Netflix går med på att sänka streamingkvalitén och på LinkedIn skriver svenska kollegor om hur vardagen förändrats över en natt och på Instagram fylls flödet av socialt distanstagande i alla dess former.

Morgonmöte, daily, i datateamet. Utvecklaren Alexandra Nordin ringer in från Stockholm för att starta dagen med kollegorna i Sundsvall och Järvsö.

Men för en del av oss är morgonmöte i en digital kanal som Slack eller Google Hangouts vardag sedan många år. Och det nya istället alla kollegor som nu fattar grejen med att kunna länka ihop experter utplacerade på olika platser och snabbt — utan ställtid för resor — skapa värde tillsammans.

Att Mittmedia har jobbat med distribuerade team har egentligen hela tiden varit ofrivilligt. Allra bäst blir det nämligen alltid när vi kan jobba på plats tillsammans. Det har också varit målsättningen när vi har rekryterat till våra team på till DMU (som den interna utvecklingsavdelningen heter). Vi har rekryterat specialister och erfarna kollegor från världens alla håll och merparten av oss sitter tillsammans i Sundsvall, som är en av lokaltidningskoncernens tidigare huvudorter. Men under alla år har vi haft lokal närvaro i form av stakeholders på över tio olika orter och kollegor i team på en handfull olika platser.

Så vad har vi lärt oss? Och vad behöver ni som nu tar igen förlorad tid inte prova hemma? Vi börjar med tre grundregler:

1. Bli vän med tekniken

Det är inte raketforskning att uppkoppling, mjukvara och mikrofoner påverkar kvalitén på dina möten. Vi vill dra det så långt som att säga att distribuerade team inte blir starkare än den svagaste tekniska länken.

Sedan ser den tekniska infrastrukturen olika ut i olika bolag och team. Men här är ett antal olika gränsytor som behöver fungera smidigt för alla som deltar i mötet:

• Uppkopplingen. Underskatta inte hur snabbt ett svajigt wifi stör fokus i mötet. Extra viktigt om ni vill kunna slå på video för att se varandra.
• En mikrofon som tar upp ljudet från samtliga som sitter på samma fysiska plats. Datorns mick är optimerad för att en person pratar (och inte skriver samtidigt).
• Om ni har nytta av att se varandra i bild: en kamera som tar in alla som sitter på samma fysiska plats (och inte bara den vars dator som används).
• Intuitiva och stabila mötesforum. Här finns en uppsjö att välja mellan. Vi har under perioder haft flera olika verktyg som Slack, Google Hangouts och Teams igång parallellt och det skapar en viss förvirring i sig. Enklast är det när all dialog och alla möten sker i samma forum, om det går att få till. I brist på det gäller det att vara extra tydlig med var mötet äger rum så att man kan starta på utsatt tid utan att jaga fatt på folk som gått vilse i digitala korridorer.

Trello är ett verktyg som hängt med i många år för oss på Mittmedia. Den så kallade Kanban-brädan funkar till allt från teamets retro-övningar till designsprinten med tydliga to-dos/lappar i textform.

• Digitala whiteboards. Även här finns en uppsjö att välja mellan. Trello, Jira, Favro, Parabol — här behöver syftet avgöra vad som passar när. Men ta hjälp och gör en enkel gallup bland branschkollegor när du sonderar terrängen. Och köp inte grisen i säcken! Testa det verktyg du tänkt och se hur du och dina teammedlemmar tycker att det funkar för att underlätta jobbet.

Invision Freehand är ett av verktygen som DMU:s UX:are använder. Och för den designinriktade processen är Invision Freehand en värdig ersättare till den fysiska whiteboard-tavlan. Enkelt och begränsande på ett bra sätt.

2. Sätt takten i arbetet

Man ska inte underskatta hur mycket vi har fått gratis av att jobba med välbeprövade och standardiserade arbetsmetoder som scrum. Genom att välja en tydlig arbetsmetod, som de allra flesta som jobbar med mjukvaruutveckling har testat i någon form, får vi en gemensam rytm i arbetet.

I vårt fall innebär det att det finns en standardprocess eller så kallade ceremonier för att starta nytt jobb, att granska varandras insatser, att lansera ny funktionalitet och att gemensamt stanna upp och reflektera över hur det gick.

Det går även att plocka de delar man vill ur olika metoder, något som en tidigare kollega berättar mer om här.

Efterlysning: Du som, precis som vi, jobbar med distribuerade arbetslag men inte med scrum — dela gärna med dig i kommentarsfältet av hur ni skapar motsvarande rytm eller på annat sätt ser till att arbetsgruppen är i fas.

3. Styr upp mötet

Det är enkelt, men måste göras varje gång och det viktiga är inte vad vi listar för punkter nedan för de är kanske delvis unika för din grupp. Istället handlar det om att skapa tydliga ramar för mötet så att det inte blir onödigt stökigt. Här är några sätt vi gör det på:

• Presentera vilka som är i rummet (även om ni kör med video kanske inte alla syns). Det är en reflex att sträcka fram näven och hälsa på den du inte känner i ett fysiskt rum, men digitalt är det lättare att bara av farten starta mötet utan att alla hälsat.
• Se till att (bara) den som pratar är den som hörs.
• Läs av vad mötesdeltagarna har att säga. Gå varvet runt, formulera dig så att du vet om du har medhåll och ge det tid att låta alla som vill att komma till tals. Men räkna även med en tystare kultur än när ni jobbar fysiskt på plats ihop.
  En kollega som gjort nästan två decennier på distans i sina team säger: ‘Man sätter en kultur uppifrån med chefer som har bra ordning på sina möten med tydlig agenda, håller tider och låter alla komma till tals. Sen krävs det ofta både det stora mötet men också mer informella samtal mellan enskilda parter. T ex som när vi först har stort möte för att bestämma vad som ska göras i stora drag men sen bollar jag detaljer med de som ska lösa problemet ihop med mig.’
• Behovet av tydlighet sträcker sig förstås förbi mötena. Med uttalade roller kan man också ställa krav. Det kan handla om att leda möten eller summera vad ni har enats om så att det blir glasklart även för den som inte var med. Hitta dina digital proffs och ge dem lite extra benutrymme, i alla fall på återkommande möten.

Tre saker som vi har lärt oss den hårda vägen:

1 Inget ersätter fysiska team
Trist men sant. Det händer något när vi möts, gång på gång och fysiskt. Vi bygger band och förståelse för varandra på ett annat sätt och i en annan takt än när vi jobbar distribuerat.

2 Lås inte in er
Transparens är supersvårt och känns extra läskigt i början. Men den som vågar att låsa upp så många digitala kanaler och rum som möjligt belönas på flera sätt:
• Kollegor svarar kollegor.
• Vi minskar risken för ryktesspridning och spekulationer
• Vi får en chans att eskalera problem som många drabbas av
• Vi bygger starka team när vi är öppna med vad som är orsak och verkan i olika frågor

Men transparens handlar även om att bygga upp en kultur som utgår från att man delar information. Och det har för oss krävt tid och tålamod.

3 Ge alla samma chans
En medarbetare som under många år har jobbat på distans i team 20 mil bort beskriver det: ‘Det är en enorm skillnad att delta som ett tredje hjul på ett möte där en större grupp sitter i ett rum fysiskt och en eller två ringer in, jämfört med om alla sitter online med samma förutsättningar. En jättefördel nu när alla jobbar på distans är att alla hörs lika bra då det är en mikrofon per person, men viktigast är att alla har samma förutsättningar, det blir inte det där snacket i rummet efter mötet är avslutat som de externa missar, man håller sig till agendan tydligare, man missar inte att dela skärmen och så vidare.’

En annan kollega siktar in sig på den fysiska arbetsmiljön: ‘Det är lätt att fastna vid datorn när alla fikarutiner lämnats kvar på kontoret. Tips är att gå en sväng efter frukost innan du sätter dig framför skärmen, gå runt kvarteret kan räcka. Försök att få till en hyfsad arbetsplats hemma att sitta hopsäckad framför laptopen i soffan är inte optimalt ergonomiskt.’

Tre knep som vi tar till när det kniper:

1 Ansträng dig för att släppa kontrollen
Med distansarbete blir den enskilda medarbetarens självdisciplin hens kanske viktigaste verktyg. Det handlar om allt från att komma i tid till att läsa in sig före möten och att dela den information som annars så lätt stannar mellan delar av ett team.

För den som jobbar som arbetsledare kräver remote work att du litar på kollegornas kapacitet. Och att du odlar en ny sorts lyhördhet kring vad som sker (när du släpper kontrollen).

Test! Se exempelvis vilka som nästa aldrig väljer att synas i bild när ni har videosamtal.

2 Underskatta aldrig värdet av ett retrospektiv
När man inte möts vid kaffemaskinen behövs ett annat forum för att fånga det som kan skava mellan folk i teamet. I vår arbetsmetod finns en ceremoni för löpande enkla utvärderingar, så kallade retrospektiv. Det funkar ungefär som motion — det är motigt i början och ibland även när man har hittat en rutin för det — men det är alltid väldigt välinvesterad tid. Se till att ni hittar er modell för att att turas om i teamet vem som är ansvarig för retrot och testa gärna nya varianter.

3 Skapa virtuella fikarum
Med Covid-19 kom en välbehövlig social boost till distansarbete. Vi hoppas att det håller i sig och passar på att lära oss nya sätt att ta en virtuell fika eftersom det annars snabbt är det första som faller bort när team inte samlas fysiskt.

En kollega som nästan bara jobbar på distans med sitt team beskriver det som ett behov av att också passera de larviga frågorna: ‘När de informella delarna försvinner från din jobbdag kan det plötsligt kännas som att jobbet bara består av det effektiva och seriösa. De oplanerade, oklara och ibland larviga diskussionerna som ibland är helt avgörande för att man ska förstå ett sammanhang eller driva något framåt försvinner lätt. Ibland behöver man ringa upp och prata fritt och utan agenda.’

Här är utmaningen att hålla det hela lagom löst — så att allt möjligt kan bubbla upp — utan att kollegorna droppar av. Vi har testat digitala spel som teamet spelar tillsammans mellan uppgifterna och hackday på distans men njuter nu när alla är online av rena fikakanaler där det alltid finns någon uppkopplad.

Haxball o’clock. Vid 13 varje dag körs en match på DMU — konferenssamtalet möjliggör samma psykningar och taktiksnack som när vi sitter i kontorslandskapet.

Distansarbete — det nya svarta?
Planen är förstås att den stora merparten av oss ska återgå till att jobba på samma fysiska arbetsplats som våra kollegor så snart läget kring Covid-19 tillåter det. Fram till dess får en del av oss kämpa hårdare än andra (med allt från att motstå frestelsen att skåpäta till att vobba med sjuka eller friska barn hemma).

Oavsett om du är en av dem som återgår till en vardag på kontor, om du nu börjar jobba regelbundet på distans eller om du helt blir kvar på nätet så kommer du ha stor nytta av att hitta ditt individuella sätt att omfamna hemsituationen. Sätt dina rutiner, hitta nycklarna till din självdisciplin, lär dig hur många möten du orkar via länk. Du vet när du levererar (och när du inte).

Tack till alla som bidragit med inspel och exempel, bilder och reflektioner.