5 reglas de manejo del tiempo para ser más productivo
Tener un buen manejo del tiempo es una de las bases para mejorar nuestra proactividad, pues si logramos controlar cómo invertimos nuestro tiempo y energía será más fácil determinar cómo optimizar nuestra rutina diaria para tener un mejor desempeño laboral optimizando nuestra productividad.
Si bien es cierto que no podemos controlar el tiempo, pues este pasa sin importar qué hagamos, si podemos manejar cómo pasamos nuestro tiempo y en qué gastamos energía cada día. El manejo del tiempo se basa en crear o cambiar los hábitos que tenemos, pequeñas modificaciones que podemos hacer para ser más productivos, teniendo presente que el objetivo de mejorar nuestra productividad no se basa en realizar más tareas, sino en hacer las tareas correctas que nos permitan obtener los resultados deseados. Si no logramos manejar nuestro tiempo con efectividad será muy fácil sentirnos abrumados, procrastinar y perder tiempo preciado en tareas no esenciales para nuestras metas.
Todos tenemos las mismas 24 horas del día, es algo que tenemos en común en todo el mundo, pero no todos pasamos esas horas de la misma forma. El manejo del tiempo nos permite maximizar nuestros resultados para mejorar nuestra productividad. Existen muchas estrategias y herramientas digitales para ayudarnos a manejar mejor nuestro tiempo con el fin de ser más productivos y lograr los objetivos deseados. Sin embargo, ninguna técnica o herramienta puede ser útil si no ponemos en práctica algunas reglas generales para tener más control sobre nuestro tiempo. A continuación veremos algunas de estas reglas para el manejo del tiempo.
¿Qué es el manejo del tiempo?
El manejo del tiempo es el proceso de planear y controlar conscientemente el tiempo dedicado a tareas específicas con el fin de aumentar nuestro rendimiento y eficiencia. El manejo del tiempo requiere establecer fechas límite, crear y organizar una agenda diaria, hacer listas de tareas pendientes, saber priorizar tareas, tener control de los niveles de estrés, entender cómo y en qué gastamos nuestro tiempo y energía, y también debemos reconocer y evitar las distracciones que nos hacen perder tiempo y reducen nuestra productividad. Más que una herramienta para optimizar la productividad y la eficiencia, es una habilidad que debemos aprender y fomentar si queremos lograr nuestros objetivos, tanto laborales como personales.
Tener un buen manejo del tiempo no solo puede ayudarnos a ser más productivos y rendir mejor en el trabajo, sino que también nos ayudará a enfocarnos más efectivamente, reducir el estrés y la ansiedad, saber comunicarnos con más eficiencia, tener más tiempo libre, evitar retrasos y fallas de entrega, lograr nuestros objetivos de avance laboral y muchas otras cosas que nos permitirán lograr el balance entre trabajo y vida personal que tanto buscamos. Por eso es importante establecer reglas que podemos seguir para mejorar nuestro manejo del tiempo, alcanzar nuevos picos de productividad y lograr los objetivos que nos hemos trazado. Conozcamos algunas de las más importantes reglas que debemos implementar en nuestra rutina diaria para el manejo del tiempo.
Reglas para el manejo del tiempo
Aprende a priorizar las tareas: Debemos reconocer cuáles son las actividades que tienen prioridad en nuestro día a día y darles preferencia, ya que algunas tareas tendrán un impacto más grande en nuestros objetivos. Es necesario para tener un buen manejo del tiempo establecer una jerarquía de tareas, para esto podemos basarnos en la Matriz de Eisenhower que nos dice que podemos agrupar las tareas en 4 grandes grupos: tareas importantes, tareas urgentes, tareas no importantes, tareas no urgentes.
Las tareas importantes y urgentes tienen fechas límite y consecuencias significativas si no se realizan, por lo cual debemos hacerlas de inmediato. Las tareas importantes pero no urgentes son tareas que no tienen fechas límite pero sí pueden afectar nuestro rendimiento general, estas tareas pueden ser agendadas. Las tareas urgentes pero no importantes son actividades que no requieren nuestra experiencia y deben hacerse de inmediato, por lo cual podemos delegarlas a alguien más capacitado. Y por último, las tareas que no son ni importantes ni urgentes son actividades que nos distraen de nuestro rumbo y no tienen ningún valor para nuestros objetivos.
Organiza bloques de tiempo: Una regla fundamental para tener un mejor control sobre nuestro tiempo y ser más productivos es crear bloques de tiempo para realizar las tareas que tenemos programadas para cada día. El método Time Blocking se basa en agrupar tareas en bloques para ser realizadas en determinado tiempo. Debemos agrupar tareas similares juntas y hacerlas en un mismo bloque tiempo, creando categorías de tareas y dándoles un tiempo límite para ser realizadas. Por ejemplo, tareas como hacer llamadas, responder e-mails, redacción de documentos, creación de hojas de cálculo, etc, pueden ir en una categoría llamada Administración y deben ser realizadas en un bloque de tiempo de una hora, o el tiempo que consideremos necesario.
Esto nos permite tener una mejor concentración y un flujo de trabajo más rápido pues evitamos tener que cambiar de una mentalidad a otra con cada tarea, ya que estas tareas agrupadas juntas tienden a requerir las mismas habilidades psicomotoras. Una vez que logremos dominar esta forma de trabajo con bloques de tiempo será mucho más fácil y rápido completar nuestras actividades diarias, alcanzando niveles de productividad mucho más altos y eficaces.
Utiliza el menor tiempo para crear el mayor impacto: El método de Pareto nos dice que el 80% de nuestros resultados viene del 20% de nuestro esfuerzo. Esto quiere decir que debemos trabajar con más inteligencia en lugar de trabajar más o por más tiempo. Se trata de priorizar el 20% de las tareas que nos darán mayores resultados para que sean realizadas primero, luego podemos enfocarnos en el otro 80% de tareas que solo nos da un 20% de resultados. Básicamente, esto significa que un esfuerzo enfocado en las tareas cruciales será más productivo que pasar todo el día haciendo tareas sin importancia, pues lo que buscamos es mejorar nuestro rendimiento y obtener los resultados deseados en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo realizado.
Evita las distracciones y la procrastinación: Las distracciones son ladrones de tiempo que pueden dejarnos vacíos sin darnos cuenta. Si bien tomar descansos y cuidar nuestra salud mental es esencial para ser productivos, debemos tener cuidado que estos descansos y estrategias de relajación no se sobrepasen y se vuelvan distractores de nuestro trabajo. Para evitar las distracciones debemos identificar los elementos que las causan y crear un espacio de trabajo que evite estos distractores. Por ejemplo, si el teléfono móvil es una distracción muy grande, podríamos considerar dejarlo guardado cuando comenzamos a trabajar y solo usarlo una vez que hayamos completado nuestras tareas.
De igual manera, procrastinar ocupando nuestro tiempo en otras tareas para no hacer las actividades que son más difíciles o complicadas es una distracción que puede costarnos mucho tiempo perdido y energía malgastada. Para evitar la procrastinación el time blocking es vital, pues nos ayuda a saber cuáles son las actividades que deben realizarse y cuánto tiempo tenemos para hacerlas. Las distracciones están por todos lados, queda de nuestra parte tener el control y la capacidad de evitarlas o ignorarlas para mejorar el rendimiento laboral.
Usa herramientas de manejo del tiempo: Existen muchas herramientas y programas que podemos usar para llevar el control de nuestro tiempo y las actividades que realizamos con el fin de tener un mejor manejo del tiempo y ser más eficientes y productivos. Hacer uso de calendarios digitales, agendas y programación de tareas, así como también herramientas de comunicación son sumamente importantes para organizar nuestro tiempo y crear una rutina diaria que esté basada en trabajar menos para lograr mejores resultados. Tener nuestro día organizado, ya sea en papel o digital, le permite a nuestro cerebro acceder a la información con más rapidez, permitiendo que hagamos las tareas con fluidez y agilidad.
¿Qué piensas respecto a las reglas para el manejo del tiempo que hemos mencionado? ¿Has utilizado alguna de ellas en tu vida diaria para optimizar tu productividad? ¿Qué otras estrategias podrías poner en práctica para mejorar tu manejo del tiempo y ser más productivo? ¿Qué tan importante ha sido el manejo del tiempo en tu rutina diaria? Nos gustaría conocer tu perspectiva y saber tu opinión acerca de este tema y nuestro artículo en particular. Déjanos tu respuesta en los comentarios.
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