Hayatı, zamanı, bir iş akışını tasarlama.
Herkese merhaba👋
Uzun bir aradan sonra yeni bir yazı yazmak, bazı konuları sade bir şekilde anlamak ve anlatmak istedim. Peki neden bu konuyu seçtim? Çünkü bu konularda hem ben hem de takım arkadaşlarım çokça acılar çekiyoruz. 🤦♂️
Günümüzün yoğun koşturması ile ilgili sorun çoğunlukla bu yaşantının kaotik ve önceden kestirilemez olmasıdır. Düzensizlik duygusu, fazla zaman ve kaynak israfına neden olur, bu da hem şirket hem de birey için aslında kaçınılabilecek olan kayıplarla sonuçlanır.
Yeni bir projeye başlarken, hazır bir plana sahip olmak ve her adımda neler olabileceğini bilmek önemlidir. Önden tüm projeyi olabildiğince gözünüzün önüne getirmeyi hedeflemelisiniz. İş akışı sizin için tam da bunu sağlayacaktır, belirli bir hedefe ulaşmak için konan koşullara sahip bir dizi adımdan başka bir şey değildir.
Bilerek ya da bilmeyerek hepimiz bir iş akışını takip etmişizdir, bir çoğumuz bu iş akışlarına “kutunun arkasındaki talimatlar” gözü ile bakarız. Genellikle belirli bir görev için tasarlanan ve iş akışı örneklerinden biri olan bir görevi nasıl yapacağınızı anlatan bu tarz talimatlar veya kılavuzlar bulunmaktadır.
İşte iş akışınızı daha iyi tasarlamanızı sağlayacak birkaç nokta:
Sondan başlamak.
İş akışınızı tasarlarken, mutlaka son adımı ve o adımın sonunda elde etmek istediğiniz arzu edilen sonuçları not etmelisiniz. Son kısım ile işiniz bittiğinde ilk adıma döneceğiz. Başlangıç noktanızı, atacağınız ilk adımı not alın ve sonra geri bir adım atarak başka bir şey yazmadan önce hem başlangıç hem de bitiş noktalarına göz atın, sonra planı doğrusal bir şekilde tasarlamaya devam edin. İş akışını ilk kez tasarlarken, sadece doğrusal hareket edin ve kusursuz bir günde ne olacağını not alın, şimdilik herhangi bir koşulu görmezden gelin, sadece kusursuz bir iş akışı planlayın.
Koşulları değerlendirmek.
Aslında bir koşul, ilerlemeden önce atılması gereken tüm gerekli adımların tamamlandığından emin olduğunuz doğrusal akış içinde bir tiktir.
Örneğin bir şey pişiriyorsanız, her şeyi ocağa koymadan önce malzemelerin eksiksiz olup olmadığınızı kontrol edersiniz. Eğer tüm malzemeler eksiksiz ise pişirmeye geçersiniz aksi takdirde bir eksik varsa malzemeleri tedarik ettiğiniz ya da o yemeği pişirmekten vazgeçtiğiniz önceki adımlara geri dönersiniz.
Unutmayın, eğer eğer-yoksa koşulunun her zaman bir aksi takdirde ya da veya tarafı vardır.
Bir koşulun standart yapısı,
*bazı koşulların* doğru olup olmadığını Kontrol etmek (tik atmak),
Eğer doğruysa ilerlemektedir.
Yoksa, “bunu” yapmaktır.
Bu koşulları her zaman iş akışınıza dahil etmelisiniz. Bunlar, ilerlemenizi takip etmenize ve bazı küçük hatalardan dolayı oluşan boşlukları doldurmanıza yardımcı olacaktır.
Öngörülemeyen hatalar için yer açın.
İnsanların veya kuruluşların bir iş akışı oluşturmasının asıl nedeni, planları hakkında her zaman farkındalığa sahip olmak değil, B, C ve D Planlarını yapabilmiş olmaktır. Bir iş akışını incelerseniz, onun yalnızca bir iş akışı değil, birçok iş akışı içerdiğini görürsünüz ve duruma göre iki rotadan birini seçersiniz. Takılıp kaldığınızda iyi bir iş akışı size rehber olacaktır. Her zaman, iş akışınızı öyle bir planlamalısınız ki bir terslik olduğunda son görevi yerine getirmek için başka bir planınız olsun, sizden bu yüzden başlangıçta ilk ve son adımı not etmenizi istedik.
Yani, sisteminizde daha çok tikler olsun ki en çok ihtiyacınız olduğunda tasarladığınız iş akışı size yardımcı olabilsin. Hatırlanması gereken başka bir şey de zaman geçtikçe daha çok tikiniz olması gerektiğidir, ancak bu tiklerin sayısı zamandan tasarruf etmek yerine zamanınızı boşa harcayacak kadar da çok olmamalıdır.
Zamanlama ve zaman çizelgesi.
Her zaman aklınızda bir teslim tarih olmalı ve projenin zaman çizelgesinin farkında olmalısınız.
İş akışınızı, verilen sürenin %80'inde görevinizi tamamlayacak şekilde yapılandırmalısınız, böylece her zaman o ekstra %20'lik ara süreye sahip olacaksınız. Daha fazla zamana sahip olmak dört ayak üstüne düşmek gibidir ve zaten zamanınızın %80’inde işi bitirebilecek kadar iyi bir hıza sahip olduğunuz için, %20’lik zaman karşılaştığınız durumun altından kalkmanız için yeterli olacaktır. İhtiyacınız yokmuş gibi gelse bile zaman ayırarak hep kendinize kolaylık sağlamalısınız.
Detaylıca inceleyin.
Daha fazla adımın daha fazla iş anlamına gelmediğini aklınızdan çıkarmayın. Her adımı ayrı ayrı yazmaya çalışın ve ihtiyacınız olduğunda detaylıca incelemekten çekinmeyin. İş akışı size yardımcı olacak ve yol gösterecek bir belgedir ve bu iş akışını büyük olasılıkla projeniz için yalnızca bir defa tasarlayacaksınız, bu sebeple iyi bir iş akışı hazırlamaya dikkat edin. Bazen ekibinizde başka kişiler de olabilir ve biraz açıklamaya ihtiyaçları olabilir, sorularının çoğunun tasarlanan iş akışınıza bağlı kalarak yanıtlandığınızdan emin olun, aksi takdirde projenin hızı ve kalitesi etkilenebilir.
Tüm bu noktalar iş akışınızı tasarlarken aklınızda bulundurmanız gereken temel yapısal noktalardır ancak süreci ne kadar özelleştirebileceğiniz ve yenilikler doğurabileceğinizin bir sınırı yoktur, asıl amacınız ise daha net ve hızlı olmak olmalıdır.
Uygulayabileceğiniz ek püf noktalar mevcuttur:
Adımları renklerle kodlayın
Farklı türdeki adımlar için farklı renkler kullanabilirsiniz, örneğin endüstriyel bir süreç ile ilgili ise ve adımlardan biri bazı tehlikeler barındırıyorsa, o adımı kırmızı ile işaretleyebilir ve kırmızı ile işaretlenmiş bu adımı her gördüğünüzde belirli bir kıyafet giymeniz gerektiğine dair kendinize genel bir kural koyabilirsiniz.
Renk kodlaması başka bir şekilde de yapılabilir, adımların nerede gerçekleştirileceklerine göre onları renklendirebilirsiniz. Aynı ofiste yapılması gereken tüm adımları aynı renk ile işaretleyebilirsiniz.
Nasıl yapmak istediğiniz size kalmış, ancak renkleri kullanmak adımları görsel hale getirecek ve daha fazla bilgi ortaya çıkaracaktır.
Semboller
Bir süreç, koşul, durma noktası vb. için belirlenmiş farklı semboller bulunmaktadır, bu sembolleri bilmiyorsanız, basit bir Google araştırması yapabilirsiniz. Örneğin, bir koşul her zaman eğik bir kare ile temsil edilir, böylece karenin dört kenarı girdi ve çıktılar için kullanılabilir.
Başkalarının da takip edebilmesi adına iş akışınızı standart hale getirmek için önceden belirlenmiş sembolleri öğrenin.
Revizyon
Tek başınıza çalışıyorsanız, gözden kaçırdığınız şeylere dikkat çekebilmek için her zaman bir ekip arkadaşınızdan, meslektaşınızdan veya bir arkadaşınızdan tasarımınız hakkında yorum alın, belki de süreci çok iyi bildiğiniz için belirli adımları gerektiren bir günün resmî tatil olması gibi bazı dış etkenleri aklınızda tutmayı unuttuğunuz durumlar olabilir.
