SharePoint Online: Ein bisschen Facebook für’s Business
Ein Erfahrungsbericht
Bei einem Geschäftstermin vor Ort stimmte kürzlich einfach die Chemie. Noch bevor das Projekt tatsächlich startete, hatten wir schnell erste Ideen und Anforderung des Kunden skizziert. Wir warteten jedoch noch auf einige Dokumente und sollten selbst mehrere Themen vorbereiten. Zusätzlich planten wir, weitere Kollegen in das Team und das Thema einzubinden. Was wir in dieser Situation brauchten, war eine gemeinsame Basis. Mit Sharepoint Online fanden wir sie.
LET’S GET STARTED
Der Zugriff auf die SharePoint-Seite wurde schnell eingerichtet, die Personen, die Zugang haben sollten, wurden informiert und berechtigt. Innerhalb von wenigen Stunden erhielten wir eine Plattform, auf der wir jetzt unsere Ideen, Dokumente und Prozesse ablegen konnten.
Seitdem nutzen gut zehn Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen in beiden Unternehmen diesen Service. Dabei ist es egal, wo sie sich befinden — im Homeoffice, im Büro oder anderswo. Um Ideen und Anregungen zu platzieren, benötigen sie lediglich eine Internetverbindung und einen Browser.
Einfache Einrichtung und Administration
SharePoint Online bietet alles für die digitale Zusammenarbeit: Online-Diskussionen, Terminabstimmung und das Teilen von Dokumenten. Es ist Teil von Microsoft Office 365 und wird im Browser auf dem Desktop-PC oder Mobilgerät genutzt. Zusätzlich gibt es mobile Apps, die zum Teil von Drittherstellern kommen.
Der Service überzeugt durch niedrige Lizenzgebühren und wenig Aufwand bei Einrichtung und Administration. Dadurch eignet er sich vor allem für kleinere und mittelgroße Unternehmen, die ihre wenigen IT-Mitarbeiter entlasten wollen.
Innerhalb weniger Stunden entsteht eine moderne Collaboration-Plattform, eine Kombination aus Dokumentenarchiv, Intranet und sozialem Netzwerk. Die Mitarbeiter in Teams und Projekten können hier ihre Ideen und Dokumente ablegen sowie Kontakte, Aufgaben und Termine verwalten.
STARTPUNKT TEAMWEBSITE
Direkt bei der ersten Nutzung von SharePoint Online wird die Teamwebsite erzeugt, der Startpunkt für alle Inhalte. Darunter lassen sich Websites (Ordner) erzeugen. Sie wiederum sind der Ort für beliebig viele Webseiten, die alle Möglichkeiten von HTML nutzen.
Ein Ordner der Teamwebsite kann aber auch eine Dokumentenbibliothek enthalten, in der Office-Dokumente direkt bearbeitet werden können. Doch auch andere Dateiformate sind möglich. Eine Suchfunktion hilft beim schnellen Überblick über die Inhalte.
SharePoint Online ermöglicht jedem Mitarbeiter ein eigenes Profil und einen Blog, auf dem er Arbeitsschwerpunkte und Projekte vorstellt. Außerdem kann ein Unternehmen weitere Informationen veröffentlichen, etwa Angaben zu den einzelnen Teams, deren Vision und Aufgaben.
Auch gibt es interne Bereiche, die nur von berechtigten Personen eingesehen werden können. Somit wird sichergestellt, dass sensible Daten im Unternehmen bleiben und nur von denjenigen Projektmitgliedern eingesehen und bearbeitet werden können, die dazu berechtigt sind.
WISSENSMANAGEMENT MIT NEWSFEED
Jeder Nutzer besitzt in „seinem“ SharePoint einen Newsfeed, in dem er mit den Teamkollegen in Kontakt bleibt. Im Prinzip funktioniert das wie Facebook: Jemand veröffentlicht einen Beitrag, der auch Bilder, Videos, Dokumente und Weblinks enthalten kann. Er taucht nun bei allen im Newsfeed auf und kann kommentiert werden.
Funktionen wie das Verfolgen von Profilen, Taggen von Einträgen und Bewerten („Gefällt mir“) gibt es ebenfalls. Durch die gemeinsame Nutzung von Informationen entsteht ein kollaboratives Wissensmanagement.
Mit SharePoint haben Unternehmen ein hochmodernes digitales Werkzeug zur Hand — Sicherheit dank verschlüsselter Verbindungen inklusive. Der Kunde hat sich gefreut, wie schnell und unkompliziert die Zusammenarbeit mit SharePoint gestaltet werden kann — weitere gemeinsame SharePoint-Projekte sind bereits geplant.
Ansicht einer SharePoint-Online-TeamSite: Dokumente einfach gemeinsam bearbeiten.
