Wenn’s gut werden muss: Die drei weltweit führenden Methoden des Projektmanagements — und ihr Erfolgskriterium

Wir alle kennen sie von daheim: Projekte gehören zum Alltag, ob es nun das Renovieren des Hauses oder die Gartenplanung betrifft, den nächsten Urlaub oder den Umzug des Kindes, das sich jetzt an seiner Mehr-oder-weniger-Lieblingsuni eingeschrieben hat. Unser Bauchgefühl sagt: „Ha! Da brauch‘ es doch nur eines verantwortlichen Projektmanagers und der Einigung auf ein Verfahren“. Doch warum kennen wir alle mindestens ein Beispiel für ein gescheitertes Projekt?

Genau genommen ist Projektmanagement keineswegs simpel. In der Theorie lässt sich nahezu alles auf dem Reißbrett planen, in der Praxis erleben wir so einige Überraschungen. Ein Projekt zu planen, bedeutet daher auch immer, die richtige Methode zu verwenden — vor allem im beruflichen Kontext. Welche Methode ist dann die beste? Prince2®, PMBoK, SCRUM oder vielleicht eine ganz andere?

Die richtige Methode für das Projektmanagement

Das zu wählende Verfahren hängt von der Branche, den Inhalten und Besonderheiten des Projekts ab. Unabhängig von der Methode sind jedoch eine klare Kommunikation, die auch die zwischenmenschlichen Aspekte berücksichtigt, sowie klare Definitionen und Zielvorgaben unabdingbar. Ein kurzer Überblick über die führenden Projektmanagementmethoden weltweit:

Prince2® — Projects in Controlled Environments

Prince2® folgt einem prozessbasierenden Ansatz mit dem Fokus auf eine produktbasierte Planung. Sie umfasst vier Elemente, eine davon sind die sieben Prozesse vom Vorbereiten des Projekts über das Managen der Produktlieferung und des Phasenübergangs bis hin zum Abschließen. Prince2 ist skalierbar und universell einsetzbar.

PMBoK — Project Management Body of Knowledge, ein Standardwerk des US-amerikanischen Project Management Institute

PMBoK definiert sich als „Zusammenfassung des Wissens bzw. der Vorgehensweisen im Projektmanagement“. Es stellt fünf Prozessgruppen wie die Initiierungsprozess-, die Ausführungsprozess- oder die Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe auf. Jede Gruppe umfasst weitere Prozesse, insgesamt definiert PMBok 47 Prozesse. Diese Methode ist anwendbar auf verschiedene Bereiche wie zum Beispiel das Bauwesen, die Softwareentwicklung oder den Maschinenbau und die Automobilindustrie.

SCRUM

SCRUM definiert sich als Framework — nicht als Vorgehensmodell, denn es besteht aus nur wenigen Regeln: fünf Aktivitäten, drei Artefakten und drei Rollen. Es findet seine Anwendung neben der Softwareentwicklung mittlerweile auch in weiteren Bereichen.

In jedem Fall SMART

Ob Prince2®, PMBoK oder Scrum — das Projektziel ist das Maß der Dinge. SMART steht für Specific Measurable Accepted Realistic Timely und betont die Bedeutung von Zielsetzungen in einem Projekt. Die Kriterien, die an ein Ziel zu stellen sind, werden dabei auf fünf wesentliche Kriterien reduziert. Ein Ziel ist nur dann SMART, wenn es diese fünf Bedingungen erfüllt.

Das grundlegende Erfolgskriterium: die Kommunikation

Welcher Methodik das Team auch folgt, eine ganz zentrales Erfolgskriterium sei dabei immer berücksichtigt: die Kommunikation. Grundsätzlich wird zwischen „formaler“ Kommunikation, die auf offiziellen Wegen erfolgt, und „informaler“ Kommunikation abseits dieser offiziellen Wege unterschieden. Die Interaktion zweier oder mehr Personen funktioniert allerdings nur dann, wenn alle Beteiligten über eine gemeinsame, akzeptierte und bekannte „Basis“ verfügen. Diese Basis, oder auch die Kommunikationsstrategie, ist der Grundstein für effektive und zielführende Kommunikation: die Teilnehmer sollten sich unter anderem über die Regelmäßigkeit, die Mittel und Wege im Klaren sein.

Aus meiner Erfahrung kann ich insbesondere betonen: Kommunikation muss leben, sich an veränderte Bedingungen anpassen und beschränkt sich nicht auf Meetings und Abstimmungen. Neben der Auswahl der richtigen Methode fußt erfolgreiches Projektmanagement daher auf Teamarbeit, die eine gute Planung, eine hohe Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz voraussetzt.

Autor Stefan Gowitzke war bis Ende November 2016 als Senior Management Consultant Mitarbeiter für mod IT Services tätig.