Apakah Scrum Team membutuhkan manajer proyek?
Setiap kali saya menjelaskan kalau dalam Scrum Team tidak diperlukan seorang manajer proyek, pertanyaan yang dilontarkan kembali oleh manajer proyek adalah: “lalu siapa yang memastikan kalau proyeknya on-time, on-scope dan on-budget bila tidak ada manajer proyek?”. Saya tertarik untuk mempelajari kenapa banyak manajer proyek ini yang sulit keluar dari mental model lama, pola pikir Taylorism dari era industrialisasi, dimana harus ada sebuah peran khusus untuk mengkontrol proyek. Saya pun mulai membaca kitab sakti setebal 400 halaman yang disembah para manajer proyek bernama Project Management Body of Knowledge (PMBoK). Dari PMBoK saya menemukan bahwa seorang manajer proyek harus mampu mengkontrol 10 area subyek antara lain:
- Integration
- Scope
- Time
- Cost
- Quality
- Human Resource
- Communications
- Risk
- Procurement
- Stakeholder
Tidak heran saya sering mendengar banyak orang yang menyebut manajer proyek sebagai control freak. Karena begitulah bagaimana manajer proyek dibentuk oleh institusi Project Management Institute (PMI), menjadi seseorang yang mengkontrol segalanya. Seseorang yang memiliki sertifikasi Project Management Professional (PMP) cenderung lebih dogmatis dalam hal kontrol karena untuk lulus ujiannya mereka harus menguasai bagaimana mengkontrol 10 area subyek di atas.
Setelah melihat pertanyaan ini berulang-ulang ditanyakan oleh banyak manajer proyek, saya tertarik untuk menelaah lebih lanjut fondasi berpikir yang dianut oleh para manajer proyek ini. Menurut saya jawaban dari pertanyaan: “apakah Scrum Team memerlukan manajer proyek” tidak jauh lebih penting dari asal usul pola pikir yang menyebabkan pertanyaan ini dilontarkan. The thought process behind the question is more important than the answer to the question itself. Karena bila kita mengatakan kalau Scrum Team tidak membutuhkan manajer proyek para manajer proyek yang akan mencari alasan kenapa manajer proyek masih dibutuhkan bahkan di dalam self-managing Scrum Team sekalipun. Manajer proyek akan defensif terhadap dogma yang telah dibentuk oleh PMI terhadap mereka.
Pertanyaan yang lebih penting untuk dijawab adalah, dari mana asal-usul dogma kalau Scrum Team masih memerlukan manajer proyek? Kenapa banyak manajer proyek yang ragu atau bahkan tidak percaya dengan konsep self-managing teams? Pola pikir seseorang sangat dipengaruhi oleh lingkungan di mana dia berada, termasuk dimana dia kuliah dan dimana dia bekerja. Organisasi seperti PMI hanya memberikan sesuatu yang dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan berdasarkan paradigma yang dimiliki oleh kebanyakan perusahaan. Sekarang pertanyaannya bagaimanakah paradigma yang dianut oleh perusahaan-perusahaan di mana para manajer proyek ini bekerja? Mari kita telaah.
1. Perusahaan dibentuk di atas tingkat kepercayaan yang rendah
Leadership is communicating to people their worth and potential so clearly that they are inspired to see it in themselves.
Scrum Team adalah self-managing team karena Scrum dibangun di atas paradigma kalau anggota Scrum Team terdiri dari para professional yang akuntabel dan bisa dipercaya untuk melakukan pekerjaan yang terbaik. Scrum starts and ends with people. At the end, Scrum is all about people, trusting your own people. Paradigma lama dibangun diatas tingkat kepercayaan rendah (low trust).
“Kita tidak bisa percaya software developer bisa akuntabel dan mengelola proyek agar bisa on-time, on-budget and on-scope”, adalah pernyataan template dari kebanyakan pimpinan perusahaan kepada saya setiap kali saya menanyakan kenapa Scrum Team masih memerlukan manajer proyek. Dan bagaimana perusahaan menyelesaikan permasalahan tersebut? Dengan menaruh peran manajer proyek untuk mengkontrol orang-orang yang mereka tidak bisa dipercaya tersebut. Perusahaan tidak mau mengambil jalan lain dengan cara mengembangkan orang-orang yang bisa self-managed dan accountable terhadap proyek karena rute ini mereka rasakan terlalu mahal. Apalagi dengan fakta kalau software developer sering gonta-ganti perusahaan.
I can’t trust you to be accountable for the project, so I need someone to hold you accountable adalah pola pikir yang dibangun di kebanyakan perusahaan. Karena pola pikir tradisional ini, akhirnya perusahaan menjadi gendut. Setiap peran memiliki manajer yang mengelola mereka, business analyst memiliki manajer, software developer memiliki manajer, tester memiliki manajer, bahkan manajer proyek pun memiliki manajer. Di banyak perusahaan, setiap kali mereka menemukan masalah solusinya adalah dengan menambah peran manajer untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akhirnya perusahaan justru menjadi memiliki banyak lapisan yang menyebabkan pembuatan keputusan menjadi sangat lama, birokratis dan bahkan politis.
Salah satu kunci yang menyebabkan self-managed teams dalam Scrum dapat bekerja secara optimal adalah transparansi. Oleh karena itu transparansi adalah kata kunci dalam Scrum. Transparansi adalah kata yang menyeramkan di banyak perusahaan karenea perusahaan memiliki tingkat kepercayaan yang rendah kepada orang-orangnya untuk dapat melihat semua informasi perusahaan.
Ahlsell adalah salah satu perusahaan yang percaya dengan transparansi adalah kunci sukses dari self-managing teams. Di Ahlsell, setiap orang di perusahaan bahkan dapat melihat performa keuangan perusahaan dan profit yang dihasilkan oleh tim lain karena informasi ini dipajang di dashboard yang bisa dilihat banyak orang. Di Statoil bahkan gaji setiap orang bisa dilihat lewat intranet perusahaan.
Di banyak perusahaan Indonesia transparansi setransparan ini sulit untuk terjadi karena pimpinan perusahaan masih tidak percaya dengan orang-orangnya sendiri. Banyak pimpinan perusahaan yang takut dengan membuka informasi seperti ini maka informasinya akan disalah-gunakan oleh orang-orangnya atau menyebabkan rasa iri satu sama lain. Hal ini memang tidak aneh karena hingga hari ini kita masih hidup di tengah-tengah masyarakat yang memiliki low-trust. Contoh sederhana, coba saja lihat di jalan raya bagaimana orang-orang hanya patuh terhadap aturan lalu lintas hanya ketika ada polisi. Oleh karena itu perusahaan menjadikan manajer proyek seperti polisi untuk tim yang menanyakan status dari pekerjaan setiap saat.
Dengan adanya transparansi kita percaya orang-orang bisa dipercaya dan tidak akan menyalah-gunakan informasi tersebut. Dalam paradigma lama orang-orang akan berusaha untuk menyembunyikan informasi kritis untuk kepentingan pribadinya. Tanpa adanya transparansi, organisasi dibangun di atas pola pikir saling curiga karena orang lain mungkin memegang informasi yang lebih penting yang dapat membahayakan posisi kita di perusahaan. Dengan adanya transparansi kita justru menutup keran untuk berpolitik dan membangun budaya untuk saling percaya satu sama lain.
2. Perusahaan melihat peran yang mampu mengkontrol lebih bernilai tinggi
Project Managers take control. Scrum Masters let go of control and give it to the team.
Tingkat kontrol/kekuasaan dengan mudah dipetakan ke tingkat gaji yang didapatkan. Seseorang yang memiliki kontrol lebih banyak memiliki gaji yang lebih tinggi. Dalam Scrum, bahkan Scrum Master tidak memiliki kontrol terhadap Scrum Team. Dalam bayangan banyak perusahaan, bila seluruh anggota Scrum Team yang memegang kontrol, maka tingkat gaji akan menjadi ambigu.
Dalam budaya masyarakat Indonesia, tingkat kekuasaan dan kontrol dalam sebuah perusahaan masih dipetakan ke dalam status sosial dalam masyarakat. Seseorang yang memiliki tingkat kekuasaan tinggi di perusahaan akan memiliki status sosial yang lebih dipandang di tengah masyarakat. Semakin tinggi kontrol dan tingkat kekuasaan seseorang semakin tinggi pride orang tersebut. Oleh karena itu di banyak perusahaan, yang bisa memegang kendali dianggap memiliki nilai yang tinggi.
Scrum Master pun dianggap sebagai peran yang sangat lemah karena dia tidak memiliki kontrol terhadap Scrum Team. Konsep seorang coach dan servant leader seperti yang dipegang oleh Scrum Master masih dianggap bernilai rendah di masyarakat Indonesia. Oleh karena itu kalau kita lihat di LinkedIn, masih banyak orang yang menambahkan titel Project Manager setelah titel Scrum Master. Seorang Scrum Master yang juga Project Manager adalah sebuah kontradiksi, karena bagaimana mungkin dia bisa melepaskan kontrol dan mengkontrol sekaligus. Namun perlu dimaklumi kalau orang-orang seperti ini masih membutuhkan social recognition di tengah-tengah masyarakat sehingga ia perlu menunjukkan kalau di perusahaan dia masih memiliki kontrol dalam struktural perusahaan. Perlu dimaklumi kalau begitulah cara sistem sosial di Indonesia bekerja.
Saya sering mengatakan kepada Scrum Master dalam inner circle saya kalau menjadi seorang Scrum Master yang tidak memiliki kontrol tidaklah mudah, apalagi di tengah budaya masyarakat dimana banyak orang yang gila kekuasaan atau ingin menjadi seorang selebritis yang dikenal. Masyarakat Indonesia masih jarang menampilkan pimpinan perusahaan yang memberikan kontrol terhadap orang-orangnya, karena masyarakat kita haus akan sukses yang diterjemahkan ke dalam profit (walaupun di belakangnya orang-orang merasa tersiksa). Oleh karena itu buku-buku dengan tema menjadi cepat kaya sangat laku di pasaran daripada buku-buku mengenai servant-leadership.
It takes courage and humility to let go of control. Memberikan semua kontrol kepada tim hanya agar dirinya tidak mendapatkan social recognition di perusahaan dan agar tim dapat beraktualisasi diri menjadi versi dirinya yang terbaik adalah jenis pemimpin yang masih langka di masyarakat kita. Sama seperti hewan-hewan langka yang sudah hampir punah perlu dijaga baik-baik sehingga menyebabkan nilainya tinggi, pemimpin yang melepaskan kontrol seperti inilah yang sebenarnya lebih bernilai bagi perusahaan karena jumlahnya sangat langka di job market.
3. Perusahaan melihat membentuk banyak pemimpin di setiap lini bersifat mahal
Self-managed teams are far more productive than other form of managing. There is a clear correlation between participation and productivity; in fact, productivity gains in truly self-managed work environments are at minimum 35 percent higher than in traditionally managed organisations.
— Margaret Wheatley
Banyak perusahaan yang sudah eksis sebelum abad 20 dibentuk di atas pemikiran Taylorism yang berkembang di abad 20, di mana pemimpin adalah seseorang yang memegang kendali dan jumlah mereka tidak perlu terlalu banyak. Awal abad 20 adalah era industrialisasi yang berbeda dengan abad 21 yang merupakan era informasi. Dalam pola pikir Taylorism, seorang pemimpin menggambarkan tingkat jabatan seseorang dalam perusahaan dan tingkat kontrol yang ia miliki. Dalam pola pikir Taylorism, software developer tidak lebih dari bidak-bidak catur yang perlu dikontrol sama halnya dengan buruh-buruh pabrik.
Di banyak perusahaan, kepemimpinan bersifat tersentralisasi, hanya orang-orang tertentu yang bisa disebut sebagai pemimpin. Di perusahaan yang memiliki paradigma Taylorism, kepemimpinan diberikan oleh seseorang yang memiliki jabatan lebih tinggi. Dalam manajemen proyek, yang akuntabel terhadap proyek adalah manajer proyek. Dalam Scrum, goal-nya adalah mendesentralisasikan akuntabilitas dan kepemimpinan, membentuk banyak orang dengan mental seorang pemimpin dalam perusahaan. Bahkan dalam Scrum peran seperti Technical Leader dianggap redundan dan cuma menambah overhead. Dalam Scrum, seluruh anggota Scrum Team akuntabel terhadap kesuksesan proyek, konsepnya adalah whole team accountability.
Dalam model tradisional kontrol datang dari luar Scrum Team yakni dari manajer proyek, sedangkan dalam Scrum kontrol datang dari Scrum Team itu sendiri karena setiap orang sudah dibentuk untuk memiliki jiwa seorang pemimpin yang dapat dipercaya dan akuntabel. Bagi kebanyakan perusahaan, membentuk pemimpin di setiap lini dianggap terlalu mahal, mendesentralisasikan akuntabilitas dianggap tidak masuk akal. Namun kontrol dari dalam dan desentralisasi akuntabilitas yang menyebabkan setiap anggota Scrum Team memiliki rasa kepemilikan yang tinggi terhadap produk yang dikembangkan.
Gore memiliki konsep yang berbeda mengenai kepemimpinan dimana leadership is not given and leadership is not about structure, leadership is earned. Setiap orang di Gore adalah pemimpin, setiap orang dapat membuat keputusan strategis yang dapat meningkatkan nilai produk bagi kostumer mereka. Di Gore, proyek strategis sekalipun tidak ditentukan hanya oleh orang-orang yang memiliki kekuatan politik tertinggi di perusahaan. Setiap orang di Gore bisa mengajukan sebuah proyek dan apabila ada orang-orang yang akan mendukung idenya maka secara tidak langsung dia adalah seorang pemimpin karena dia memiliki pengikut yang mendukung dia. Sederhananya, bahkan seorang fresh-graduate yang memiliki ide radikal dan didukung oleh rekan-rekan kerjanya adalah seorang pemimpin.
Kenyataan mengatakan hal yang berbeda, perusahaan yang membangun kepemimpinan di setiap lini dimana setiap orang dapat self-manage justru dapat menghemat banyak biaya karena: less bureacracy and less overhead dari struktur organisasi yang terlalu banyak lapisan. Zappos adalah satu diantara banyak perusahaan yang mengalami banyak penghematan dari headcounts karena memecat banyak manajer. Kita perlu keluar dari mental model lama dimana sekelompok orang diberikan pemimpin ke mental model abad 21 dimana setiap orang adalah pemimpin yang dapat bertanggung-jawab atas performa mereka sendiri.
Apakah memberi kontrol kepada Scrum Team untuk mengelola apa yang selama ini dikelola oleh manajer proyek masih tidak masuk akal pikiran anda? Saya sangat mengerti kenapa hal ini sulit dicerna oleh akal pikiran kebanyakan orang, terutama bagi manajer proyek, oleh karena itu saya memilih untuk tidak berdebat dengan orang-orang yang masih terjebak dalam mental model tradisional ini dan menghabiskan energi saya untuk hal-hal lain yang jauh lebih produktif.
Banyak inovasi di dunia ini yang membutuhkan imajinasi tinggi seperti mobil listrik, hololens, virtual reality. Dalam reinventing organisations juga membutuhkan imajinasi yang sangat tinggi yang tidak bisa dilandasi oleh mental model lama. Seberapa kuatkah kita untuk dapat melepaskan diri dari rantai paradigma lama yang telah membelenggu kita selama ini dan menerima pemikiran baru yang lebih manusiawi, yang lebih mengutamakan agar orang-orang dapat beraktualisasi diri? How far will your imagination go in reinventing your own organisation to fit in 21st century?
Baca juga:
Suka membaca artikel ini? Jangan lupa untuk menekan tombol 💚 di bawah agar lebih banyak orang di Indonesia dapat melihat artikel ini dan ekosistem software development di Indonesia bisa menjadi jauh lebih baik. Artikel ini adalah sekelumit pemikiran saya untuk buku saya yang kedua.
Belum tahu apa itu Scrum dan peran Scrum Master? Dapatkan Buku Manajemen Modern dengan Scrum di toko buku terdekat untuk mendapatkan gambaran lebih menyeluruh mengenai Scrum.
