Bisakah Pemerintah Indonesia menjadi Agile?
“Pak, apakah Scrum bisa digunakan dalam proyek software development pemerintahan?” Demikian kira-kira pertanyaan yang sering diajukan kepada saya di meetup komunitas Scrum dari daerah luar Jakarta. Saya sudah lumayan banyak bekerja dengan institusi pemerintahan untuk menggiring mereka ke arah Agility namun permasalahan yang ada di dalam pemerintahan bersifat sistemik oleh karena itu menggiring pemerintahan ke arah Agility tidaklah semudah menggiring korporasi ke arah Agility. Kiranya tulisan kali ini dapat membantu teman-teman yang sering mendapatkan proyek software development dari institusi pemerintahan di mana letak kesulitan mengajak pemerintah menggunakan Scrum dan menjadi Agile.
Sekarang itu bukan negara kuat mengalahkan negara lemah. Tidak, bukan negara besar yang mengalahkan negara kecil. Tapi negara yang cepat akan mengalahkan negara yang lambat. Siapa yang cepat akan mengalahkan siapa yang lambat.
— Joko Widodo
Sudah lama saya ingin menuliskan perihal penggunaan Scrum di dalam konteks proyek software development di pemerintahan namun seringkali tidak ada dorongan kuat untuk menuliskannya ke dalam blog hingga belakangan ini saya jadi terdorong untuk menuliskannya setelah mendengar pidato Presiden RI Joko Widodo di Istana Negara. Presiden memang tidak secara eksplisit mengatakan Agility, beliau hanya mengatakan cepat. Beliau juga tidak secara eksplisit mengatakan cepat dalam konteks software development. Namun Jokowi secara eksplisit kalau birokrasi pemerintahan harus lebih cepat dan disimplifikasi agar bisa menarik perhatian banyak investor yang akhirnya meningkatkan ekonomi negara. Dan kita bisa melihat arahnya kalau simplifikasi birokrasi pemerintahan ujung-ujungnya ke komputerisasi. Scrum dengan Agile principles dapat merupakan salah satu cara untuk mendapatkan kecepatan dalam birokrasi pemerintahan. Mungkin salah satu kisah sukses simplifikasi birokrasi satu atap di pemerintahan adalah pemerintah United Kingdom, yang sejak tahun 2012 telah menyatukan website beberapa agensi pemerintahan ke dalam satu payung bernama GOV.UK
Kembali lagi ke pertanyaan: “bisakah Pemerintah Indonesia menjadi Agile?” atau pertanyaan yang lebih spesifik “bisakah Scrum digunakan dalam proyek software development di pemerintahan? Saya bukan ahli pemerintahan dan tidak terlalu mau terlibat dalam dunia politik namun berikut adalah hasil observasi saya kenapa Scrum dalam proyek software development, terutama yang melibatkan 3rd party, masih sulit digunakan di pemerintahan. Kalaupun Scrum bisa digunakan di pemerintahan, sebelum masalah fundamental di bawah diperbaiki, paling tidak yang digunakan di proyek tersebut sekedar Mechanical Scrum yang tidak membawa banyak keuntungan bahkan mungkin lebih parah dibandingkan cara tradisional.
1. Transparansi
Transparansi merupakan masalah sistemik di pemerintahan Indonesia, setidaknya bila dibandingkan dengan di korporasi. Rasa takut untuk menjadi transparan sangat tinggi, karena tidak ada yang ingin dianggap korupsi. Permasalahannya kalau institusi pemerintahan bersangkutan transparan, ada institusi pemerintah lainnya yang bertugas memeriksa akan berusaha ‘mencari-cari’ temuan. Niatnya tentu baik, agar penggunaan anggaran negara bisa transparan dan tidak disalah-gunakan seperti korupsi karena anggaran tersebut merupakan uang rakyat. Tetapi akhirnya ini menjadi permasalahan sistemik. Lembaga negara lainnya yang diperiksa jadinya berusaha menutup-nutupi apapun yang bisa ditutupi agar tidak terjadi temuan karena bila ada temuan tidak jarang ada pejabat yang akan dihukum. Walaupun tidak semua pihak yang ingin menutupi tersebut adalah pihak-pihak yang tidak jujur atau pihak-pihak yang ingin korupsi. Bila temuan digunakan sebagai continuous improvement tentunya mentalitas orang-orangnya akan berbeda bila temuan digunakan sebagai sarana saling menyalahkan. Lingkaran setan bertambah ruwet lagi ketika pihak penyedia layanan juga menggunakan celah dari transparansi ini untuk celah meninggikan nilai proyek sebagai sarana korupsi. Ujung-ujungnya hampir tidak ada trust, yang ada hanyalah rasa saling curiga karena transparansi adalah hal yang menakutkan di lingkungan pemerintahan. Tidak adanya trust bahkan ada sesama institusi pemerintahan.
Salah satu fondasi dari Scrum sendiri adalah transparansi karena transparansi adalah hal yang penting dalam pekerjaan kompleks seperti software development. Namun bila setiap orang berusaha menutup-nutupi informasi penting mulai dari daftar pekerjaan hingga anggaran proyek yang perlu diketahui semua anggota tim Scrum dan stakeholder, maka proses Scrum itu sendiri tidak akan berjalan dengan sukses. Tidak adanya trust dan transparansi akhirnya hanya menyebabkan institusi pemerintahan saling bermain politik yang akhirnya birokrasi menjadi lambat.
2. Under budget
Saya sering mengatakan ke korporasi, seharusnya perusahaan yang sudah menggunakan Scrum jangan lagi hanya berusaha sekedar mencapai on-budget tetapi seharusnya under-budget. Mencapai under-budget dalam proyek di dunia korporasi dianggap sebuah prestasi namun di dunia pemerintahan under-budget dianggap sebuah kegagalan. Under-budget dianggap kesalahan dalam perencanaan dan dianggap sebagai celah untuk melakukan korupsi. Menurut saya proyek software paling banyak celah untuk korupsi dibandingkan proyek konstruksi jembatan. Contoh saja proyek e-KTP yang sedang marak dibahas di berita-berita.
Bila perencanaan dilakukan dengan matang maka seharusnya proyek bisa on-budget. Kalau mengajarkan kepada para pimpinan korporasi bahwa software development tidak sama dengan proyek konstruksi bangunan itu merupakan sebuah tantangan tersendiri, di dalam pemerintahan tantangannya lebih berat lagi. Berbeda dengan di korporasi yang eksis untuk menghasilkan value ke kostumernya, di pemerintah eksis (setidaknya hinggai hari ini) untuk menghabiskan pajak rakyat. Ngomongin value driven mindset sangat sulit di konteks pemerintahan. Pejabat pemerintah tidak berpikir untuk bisa efisien dalam penggunaan anggaran belanja negara tetapi kalau bisa anggaran dihabiskan agar tahun depan anggarannya tidak berkurang.
Under-budget akan mengakibatkan anggaran untuk tahun depan berkurang. Selain itu ada mindset juga di pemerintahan kalau penyerapan anggaran yang tidak maksimal dianggap sebuah kegagalan. Karena persepsi under-budget dianggap negatif, maka para pejabat yang terlibat proyek software development tersebut pun berusaha untuk menghabiskan sisa anggaran untuk fitur-fitur yang mungkin tidak penting di dalam software atau bahkan menggunakannya untuk hal-hal lain yang tidak ada hubungannya dengan software. Padahal kalau dipikir-pikir sisa anggaran tersebut bisa digunakan untuk mensejahterakan rakyat miskin yang masih banyak jumlahnya di Indonesia. Ini adalah masalah sistemik yang harus merubah seluruh sistem anggaran dan sistem Key Performance Indicator (KPI) di dalam pemerintahan karena KPI yang digunakan saat ini mengarahkan para pegawai negeri sipil dan para pejabat ke perilaku yang tidak berorientasi pada rakyat dan hanya berorientasi untuk menyerap anggaran semaksimal mungkin.
3. Ownership
Ngomongin sense-of-ownership, out-of-the-box thinking, self-driven dan self-organising team di pemerintahan sulitnya minta ampun. Bahkan jauh lebih sulit ngomongin keempat topik ini di pemerintahan dibandingkan dengan di korporasi. Tidak ada yang mau mengambil kepemilikan karena ujung-ujungnya yang memiliki proyek akan disalahkan dan tidak ada yang mau disalahkan. Yang salah bukan orang-orangnya juga sih, tetapi sistemnya. Di pemerintahan ujung-ujungnya perintah berasal dari pimpinan tertinggi negara tidak jarang pekerjaan merupakan titipan dari Dewan Perwakilan Rakyat (DPR).
Scrum sangat menekankan self-organising team dan saya sendiri hingga hari ini sangat yakin kalau self-organising team itu lebih Agile dibandingkan dengan tim yang masih diperintah oleh seseorang yang memiliki kekuasaan lebih tinggi. Sangat sulit untuk ngomongin sense-of-ownership ke para pegawai negeri sipil ketika ide dari pekerjaan tersebut berasal dari pejabat lain atau dari Dewan Pimpinan Rakyat. Secara umum hal ini disebabkan karena sistem pemerintahan tidak didisain untuk kreatifitas namun didisain untuk mengikuti perintah dan aturan. Orang-orang didalam pemerintahan dibentuk untuk tunduk pada otoritas bukan untuk berpikir kreatif. Silahkan saja masuk Institut Pemerintahan Dalam Negeri dan lihat model mengajarnya. Kalau di korporasi kita masih bisa berusaha meyakinkan pimpinan perusahaannya mengenai manfaat dari self-driven dan self-organising team, kalau di pemerintahan berarti kita harus bisa meyakinkan pimpinan tertinggi negara ini bahkan mungkin sampai tingkat DPR juga.
Agility sangat sulit untuk dicapai bila orang-orang terbiasa untuk menunggu perintah dan tidak biasa untuk berpikir out-of-the-box dan mengambil keputusan sendiri. Self-organising sangat sulit tercapai bila setiap orang takut untuk membuat keputusan yang salah. Di pemerintahan salah membuat keputusan mungkin akan dimaki-maki rakyat di sosial media.
Meminta para pegawai negeri sipil untuk bekerja lebih cepat ibarat hanya memecut mereka. Perlu ada empowerment dan coaching agar seluruh potensi mereka dapat keluar dan menghasilkan pekerjaan dengan hasil terbaik dalam waktu tercepat. Tetapi masalahnya pejabat mana yang mau melakukan coaching di institusi pemerintahan terhadap pegawai negeri sipil?
4. Technical Excellence
Technical excellence dalam konteks software development sulit tercapai di dunia pemerintahan. Bukan hanya internal software developernya yang tidak memiliki kepedulian terhadap technical excellence tetapi pejabat sebagai pihak pembeli jasa software development dari 3rd party sulit menghargai pentingnya technical excellence dalam software development.
Banyak pejabat pemerintah yang menganggap software development hal sepele dan sesederhana pekerjaan manufaktur. Software belum dieksploitasi untuk menjadi tulang punggung institusi pemerintah Indonesia seperti di negara tetangga seperti Singapura. Beberapa kali saya pernah mengeluhkan kode jorok yang dituliskan oleh software developer internal dari beberapa institusi pemerintahan dan jawaban mereka “yang penting jalan Pak”. Technical excellence sulit dihargai karena pejabat pemerintah tidak memahami pentingnya hal tersebut dalam software development dan cuma mau tahu asal jalan saja. Bagi pejabat pemerintah value dari technical excellence juga sulit untuk dikuantifikasikan dan dipertanggung-jawabkan secara rupiah. Dalam tender ataupun kontrak proyek, nilai dari technical excellence ini mungkin akan tidak masuk akal untuk Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
Namun tidak adanya technical excellence ini yang menyebabkan proyek software development di pemerintahan seringkali menjadi ladang subur untuk korupsi. Berbeda dengan satuan kerja di proyek konstruksi, di proyek software development satuan kerjanya tidak ada yang baku. Oleh karena itu nilai proyek dibuat setinggi mungkin namun pekerjaan dikerjakan oleh software developer yang tidak mengerti technical excellence. Tidak adanya technical excellence menyebabkan software menjadi susah dimaintain dan susah untuk bergerak lebih cepat dalam jangka panjang. Selama Key Performance Indicator (KPI) sukses dari proyek software development adalah “yang penting selesai” maka tidak akan ada software developer internal maupun dari vendor yang akan peduli dengan technical excellence. Dan tidak adanya technical excellence yang menyebabkan Agility sulit didapatkan di pemerintahan Indonesia.
Pada akhirnya apakah Agility bisa diterapkan di pemerintahan Indonesia, semua kembali lagi tergantung kepada orang-orangnya. Empat hal di atas adalah permasalahan sistemik yang semrawut seperti benang kusut yang menyebabkan Agility sulit tercapai di pemerintahan Indonesia. Yang diperlukan agar pemerintah Indonesia bisa Agile bukan hanya revolusi mental tetapi juga revolusi dalam sistem pemerintahan itu sendiri seperti Key Performance Indicator (KPI). Birokrasi dibuat oleh manusia, kalau jumlah manusia yang terlibat di dalam institusi tersebut yang menginginkan dan berani membawa perubahan lebih banyak dibanding yang mempertahankan status quo maka Agility bisa berjalan di pemerintah Indonesia. Tetapi kalau mayoritas menginginkan status quo, maka sampai lebaran monyet ya Agility di pemerintahan cuma sekedar wacana saja.
Kalau saat ini kalian banyak mengerjakan proyek software development di pemerintahan, mungkin langkah awal agar Agility bisa terjadi di pemerintahan Indonesia adalah dengan meneruskan artikel ini ke pejabat-pejabat di lingkungan pemerintahan. Semakin banyak pejabat yang mengerti mungkin software development di pemerintahan bisa menjadi sedikit lebih Agile. Kita tidak tahu seberapa jauh kita bisa mendorong Agility di pemerintahan Indonesia agar birokrasi bisa menjadi lebih sederhana dan pelayanan publik menjadi lebih cepat dan lebih value driven sama seperti di negara tetangga Singapura.
Suka membaca artikel ini? Jangan lupa untuk menekan tombol 💚 di bawah. Bersama kita dapat merubah ekosistem software development di Indonesia. Kita hanya perlu sedikit lebih kompak dan lebih berisik dalam menyuarakan isi hati dan pikiran kita. Artikel ini adalah sekelumit pemikiran saya untuk buku saya yang kedua.
