Scrum Master: bukan manajer proyek ataupun technical leader

Scrum Master is a manager who can make organisational change without asking for anyone’s approval.

Seorang Scrum Master yang bekerja di sebuah perusahaan teknologi di Jakarta beberapa hari yang lalu mengirimkan pesan teks di WhatsApp group yang menyatakan kalau dia mendapatkan tawaran pekerjaan sebagai Scrum Master dari seorang rekruter dengan salah satu tanggung-jawabnya adalah sebagai berikut: “The scope of work is lead and supervise technology team”. Sebagai salah seorang Scrum Master yang berpengalaman dia merasa rekruter yang menghampiri dia ini tidak memahami apa peran dari Scrum Master sebenarnya. Dengan semakin banyaknya perusahaan teknologi di Indonesia yang menggunakan Scrum, dia menjadi sangat concern dengan beragam interpretasi mengenai peran Scrum Master yang tidak konsisten dengan Scrum Guide dari perusahaan-perusahaan ini. Dia khawatir orang-orang yang akan melamar pekerjaan sebagai Scrum Master akan bingung dengan keragaman dan ketidak-konsistensian posisi Scrum Master yang diposting oleh rekruter di job advertising.

Melihat dia sangat concern dengan hal ini saya pun juga ikut turut prihatin. Penggunaan Scrum di perusahaan-perusahaan di Indonesia seperti love-hate relationship. Di perusahaan yang leaders memiliki pemahaman bagus mengenai Scrum sampai di C-Level, tanggapan para pegawai mengenai Scrum positif. Beberapa dari leader tersebut yang saya kenal antara lain adalah: Fajar Budiprasetyo, Ryu Kawano, Joseph Aditya dan Ari Awan — para pemimpin yang percaya kalau cara kerja model top-down sudah tidak sesuai lagi dengan abad 21. Sebaliknya, banyaknya kekecewaan bahkan kebencian terhadap Scrum di Indonesia disebabkan oleh misinterpretasi dari orang-orang yang mengenalkan Scrum ke dalam perusahaan dan orang-orang yang berada di level leadership yang memandang Scrum sebagai barang lama dengan kemasan baru — Waterfall yang diperpendek dengan lebih banyak kesempatan untuk me-micromanage tim. Orang-orang ini memetakan Scrum berdasarkan pemahamannya sendiri tanpa terlebih dahulu menelaah dan mendalami Scrum Guide — mengira kalau Scrum hanyalah metodologi Waterfall yang lebih pendek dan dilakukan berulang kali tanpa ada akhir. Scrum memang sangat mudah untuk disalah-mengerti karena seperti tertulis di dalam Scrum Guide: Scrum is lightweight, simple to understand but difficult to master.


Untuk membahas peran Scrum Master ini saya akan menggunakan Scrum Guide yang dituliskan oleh Ken Schwaber dan Jeff Sutherland, penemu Scrum itu sendiri— bukan berdasarkan sumber-sumber yang tidak dapat dipercaya — sebagai referensi.

Scrum Master adalah seorang guru

The Scrum Master is responsible for ensuring Scrum is understood and enacted.

Berdasarkan penjelasan dari Scrum Guide, Scrum Master adalah seorang guru yang mengajarkan cara kerja (bukan metodologi) yang lebih kolaboratif dan menyenangkan dalam mengembangkan software. Ketika berbicara tentang Scrum, seorang Scrum Master bertanggung-jawab agar setiap orang yang menggunakan Scrum memahami Scrum secara keseluruhan bukan hanya aturan main/ritualnya saja tetapi juga pola pikir empirisme dan Scrum values yakni: commitment, courage, focus, openness and respect. Mayoritas Scrum Master di Indonesia masih hanya fokus pada ritual-ritual Scrum atau mekanik Scrum saja tanpa memahami kalau ritual-ritual dan elemen-elemen Scrum tersebut sebenarnya adalah manifestasi dari Scrum values. Scrum Master yang hanya fokus kepada ritual dan mekanik saja tidak akan efektif dalam menjalankan perannya — dan tidak jarang mereka adalah penyebab banyak orang di perusahaan menjadi benci terhadap Scrum.

Dia juga seorang coach dan fasilitator

The Scrum Master serves the Development Team in several ways, including:
Coaching the Development Team in self-organization and cross-functionality;
Coaching the Development Team in organizational environments in which Scrum is not yet fully adopted and understood.
Scrum Master is a coach & the coach’s job is to be curious not to be an expert.
 — Dayu Bagus

Namun Scrum Master bukan hanya seorang guru, dia juga seorang coach. Sebagai seorang coach, Scrum Master tidak memiliki otoritas untuk memberi solusi atau bahkan memaksakan kehendaknya kepada si coachee — apalagi sampai mensupervisi Development Team — karena Scrum Master tidak bertugas untuk me-micromanage tim. Scrum Master bahkan memberikan coaching kepada Development Team agar mereka dapat menemukan jawaban dari permasalahan yang mereka hadapi sendiri. Ada banyak teknik untuk melakukan ini, salah satunya adalah dengan menggunakan powerful questions.

Leaders don’t take control, they give control.

Sebagai seorang coach, Scrum Master juga tidak bertanggung-jawab untuk memonitor dan mengendalikannya Sprint. Scrum Master justru mempercayakan dan memberikan otoritas kepada Development Team untuk mengelola pekerjaan di setiap Sprint secara mandiri — tanpa perlu dimonitor dan dikendalikan. Scrum Master bertanggung-jawab untuk meng-coaching Development Team agar mereka bisa mandiri mengelola dirinya sendiri dengan penuh tanggung-jawab tanpa harus diperintah atau ditugaskan pekerjaan oleh siapapun juga — bahkan CEO sekalipun.

Namun dia tidak hanya berorientasi pada Development Team

The Scrum Master serves the organization in several ways, including:
Leading and coaching the organization in its Scrum adoption;

Kebanyakan Scrum Master yang mengira dirinya tidak berbeda technical leader akan mengira kalau tanggung-jawab mereka hanyalah untuk memberi technical solution kepada Development Team saja. Bila kita baca Scrum Guide, agar Scrum dapat berjalan secara efektif di dalam perusahaan maka Scrum Master juga bertanggung-jawab untuk memberikan coaching kepada Product Owner dan orang-orang dari departemen lainnya (selain departemen teknologi informasi) di dalam perusahaan. Bahkan di Scrum Guide kita tidak menemukan technical skills sebagai keahlian yang wajib dimiliki oleh Scrum Master.

The Scrum Master helps those outside the Scrum Team understand which of their interactions with the Scrum Team are helpful and which aren’t. The Scrum Master helps everyone change these interactions to maximize the value created by the Scrum Team.

Bukan juga seorang babysitter untuk Development Team

The Scrum Master is a servant-leader for the Scrum Team.
A Scrum Master not only makes the coachee to be a better person but he also becomes a better coach because of the coachee.

Banyak yang menginterpretasikan servant-leader sebagai babysitter untuk tim karena kata servant diterjemahkan sebagai babu/babysitter. Oleh karena itu ada lelucon yang beredar di komunitas software development di Indonesia kalau salah satu kriteria yang wajib dimiliki oleh Scrum Master adalah cantik dan belia. Konsep servant-leadership cukup abstrak dan membingungkan bagi mayoritas orang Indonesia karena belum banyaknya role model ‘pemimpin yang melayani’ sebagai panutan — bukan hanya di dalam industri software development tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Mayoritas orang Indonesia masih beranggapan kalau namanya pemimpin ya harus memerintah dan menugaskan pekerjaan kepada subordinatnya.

The Scrum Master serves the Product Owner and Development Team: Facilitating Scrum events as requested or needed.

Misinterpretasi ini disebabkan karena dalam Scrum Guide Scrum Master bertanggung-jawab untuk memfasilitasi event-event dalam Scrum bila dibutuhkan — artinya keberadaan dia dalam event-even Scrum opsional (biasanya hanya dibutuhkan untuk tim yang masih sangat baru dengan Scrum atau pada saat situasi yang sangat sulit). Namun seorang fasilitator bukanlah seorang sekretaris pribadi untuk tim. Untuk dapat menjadi seorang fasilitator yang efektif — tidak bias dan netral — bukanlah pekerjaan yang mudah, apalagi kalau Scrum Master harus memfasilitasi diskusi dengan atasan atau kostumer yang otoriter.

Treating employees like adult human beings might be common sense, but it is not common practice.

Scrum Master adalah seorang leader, tetapi dia bukanlah leader yang memerintah atau otoriter melainkan seorang leader yang melayani Scrum Team lewat facilitation dan coaching. Scrum Master memandang software developer sebagai adult yang harus diperlakukan sebagai adult.

Fokus terhadap value sebagai satu-satunya kriteria sukses

Bagi perusahaan yang mengira kalau Scrum Master adalah istilah keren dari manajer proyek, maka Scrum Master dianggap sebagai orang yang bertanggung-jawab untuk memastikan proyek / Sprint harus on-time dan on-scope. Namun pola pikir seperti ini yang biasanya membuat software developer di Indonesia benci terhadap Scrum karena dalam pandangan mereka Scrum justru jauh lebih parah dari Waterfall dimana scope untuk setiap Sprint sudah dikunci-mati.

The Scrum Master helps everyone change these interactions to maximize the value created by the Scrum Team.
… Helping the Development Team to create high-value products;
… Ensuring the Product Owner knows how to arrange the Product Backlog to maximize value;

Value disebut berulang-ulang di dalam Scrum Guide. Sebagai seorang coach, Scrum Master bertanggung-jawab untuk mengajarkan setiap orang di dalam perusahaan untuk menggunakan value sebagai satu-satunya kriteria sukses dalam pengembangan software. Karena tidak ada gunanya produk yang dihantarkan on-time, on-scope dan on-budget namun tidak membawa nilai/revenue bagi perusahaan. Scrum Master bertanggung-jawab untuk menggiring cara berpikir semua orang di dalam perusahaan dari cost-driven thinking ke value-driven thinking.


Kalau diringkas apa sih sebenarnya peran Scrum Master ini?

Scrum Master adalah seorang manajer — atau ada yang mengatakan manager as coach. Apa? Manajer? Ya kalau kita telaah Scrum Guide terutama bagian “Scrum Master Service to the Organization”, kita dapat melihat kalau Scrum Master harus memiliki political power yang cukup tinggi atau setidaknya di-empower oleh pimpinan perusahaan untuk dapat membuat perubahan di dalam perusahaan yang akan membawa perusahaan ke arah yang jauh lebih Agile.

Manager’s responsibility is not to make people work, but to make it possible for people to do their work.

Lalu manajer macam apa yang tidak bisa memerintah orang-orang yang ia pimpin — terutama software developer yang akan malas-malasan kalau tidak diperintah? Scrum memang sebuah konsep manajemen yang relatif baru di Indonesia. Namun seorang manajer tidak harus memerintah orang-orang untuk bisa memanage perusahaan secara efektif. Justru ini lah yang membuat peran Scrum Master itu challenging karena Scrum Master bertanggung-jawab untuk mengelola sistem dimana orang-orang bekerja bukan orang-orangnya — namun delivery pekerjaan tetap produktif.

Kenapa sih peran ini sulit sekali dipahami oleh orang-orang?

self-perpetuating (adj): having a system that prevents change and produces new things that are very similar to the old ones.
How people make decisions (a self-perpetuating loop)

Jawabannya sederhana saja, mayoritas orang-orang melihat kalau semua hal dalam dunia ini terstruktur dengan bentuk/pola dominant-submissive. Dalam pola ini, selalu ada peran yang dominant bertanggung-jawab untuk memerintah dan selalu ada orang-orang yang submit kepada orang-orang yang dominan, contoh-contoh dari model ini adalah: guru-murid, raja-rakyat, bos-pegawai, dsb. Selain itu industri software development sudah lama bersifat project management centric. Akibat dua hal tersebut orang-orang di bawah alam sadarnya akan memetakan peran baru yang bernama Scrum Master ke peran-peran yang ada dalam manajemen proyek dan peran yang berada di posisi lebih dominan dibandingkan Development Team — baik itu manajer proyek atau technical leader bahkan tidak jarang business analyst. Ini adalah sifat dasar manusia yang akan bias dan memetakan hal baru dengan apa yang mereka sudah familiar sebelumnya.

Merubah paradigma dari top-down model leadership ke bottom-up model leadership tidak mudah karena cara pandang seseorang terbentuk lewat proses yang cukup lama — model pendidikan di Indonesia juga turut berkontribusi disini. Orang-orang yang berkecimpung di industri software development di Indonesia belum terbiasa dengan konsep ‘servant-leadership’ dan ‘manage the system NOT the people’.

Bisa beri gambaran mengenai role & duty Scrum Master yang bisa saya gunakan di job advertisement?

Bila kita terjemahkan Scrum Guide maka Scrum Master memiliki tanggung-jawab di tingkat perusahaan dan di tingkat Scrum Team. Berdasarkan Scum Guide kita dapat membuat job description untuk Scrum Master seperti berikut (silahkan ambil poin-poin berikut untuk anda masukkan ke job advertising anda):

Tanggung-jawab:

Di level perusahaan:

  • Membuat perencanaan dalam implementasi Scrum dan scaling Agility di dalam perusahaan;
  • Memberikan coaching kepada pimpinan perusahaan mengenai sifat pekerjaan software development (yang membutuhkan kreatifitas dan memiliki banyak ketidak-pastian) dan pentingnya empirisme;
  • Memberikan coaching kepada pimpinan perusahaan mengenai pentingnya quality-driven-development di atas deadline-driven-development;
  • Memberikan coaching kepada pimpinan perusahaan untuk menggunakan value sebagai kriteria sukses — bukan on-time, on-budget dan on-scope;
  • Memberikan coaching kepada pimpinan perusahaan hubungan antara deadline-driven-development dan technical-debt dalam software development dan apa dampaknya terhadap perusahaan dalam jangka panjang;
  • Bekerja bersama Scrum Master lainnya dan pimpinan perusahaan untuk membuat perubahan di dalam perusahaan yang dapat meningkatkan tingkat Agility perusahaan;
  • Memberikan coaching atau pelatihan kepada pihak-pihak di luar Scrum Team yang berinteraksi dengan Scrum Team mengenai cara kerja Scrum;

Di level Scrum Team:

  • Memberikan coaching kepada Product Owner dan Development Team mengenai Agility dan Agile practices yang dapat meningkatkan nilai dari produk yang sedang dikembangkan;
  • Memberikan coaching kepada Development Team untuk dapat mengembangkan software yang berkualitas tinggi dan tidak membuat technical debt di dalam software dengan menggunakan modern software engineering practices seperti: Test driven development, clean coding, continuous delivery, etc;
  • Memberikan coaching kepada Product Owner mengenai perannya dan bagaimana ia dapat membuat strategi pengembangan produk, memonitor progress dan mengkuantifikasikan nilai dari produk yang dikembangkan oleh Development Team di setiap Sprint;
  • Memfasilitasi diskusi, pembuatan keputusan, dan resolusi konflik di dalam Scrum Team bila diperlukan;
  • Meningkatkan flow-efficiency dari software delivery process dengan cara menghilangkan hambatan dan mengoptimalkan proses kolaborasi antar anggota Scrum Team dan orang-orang yang berinteraksi dengan Scrum Team;
  • Memfasilitasi diskusi dengan semua anggota Scrum Team untuk meningkatkan kualitas delivery process;
  • Memastikan semua anggota Scrum Team memahami Agile principles dan Scrum values: commitment, courage, focus, openness and respect dan kaitannya dengan elemen-elemen yang ada di dalam Scrum.

Must have skills:

  • coaching & mentoring skills
  • facilitation skills
  • interpersonal skills
  • team dynamics
  • systems-thinking
  • value-driven thinking
  • accelerated learning
  • evolutionary organizational change
  • servant-leadership skills
  • Scrum knowledge: what is Scrum and what is not Scrum

Hal-hal apa yang harus dihindari dalam menulis job advertisement untuk posisi Scrum Master?

Asalkan kaidah atau istilah-istilah berikut tidak anda muat dalam job advertisement, kemungkinan anda sudah berada di jalur yang benar:

  • Controlling the delivery of the Sprint/project.
  • Monitoring & reporting status/progress to Product Owner/stakeholders.
  • Create burndown chart or any other chart for reporting for the stakeholders.
  • Translate business requirement from the Product Owner.
  • Managing the development team.
  • Assigning the work to the development team.
  • Solve problems for the team, supervise the development team.
  • Provide technical solution/technical expertise for the development team.
  • Create project execution plan and project timeline.
  • Ensuring the project is on-time, on-budget and on-scope.

Hindari juga penulisan titel berikut di job ads yang hanya akan membuat kandidat bingung dan berada dalam limbo:

  • Agile Project Manager
  • Project Manager/Scrum Master
  • Technical Leader/Scrum Master

Contoh job posting yang bagus untuk posisi Scrum Master bisa anda unduh di sini: https://www.dropbox.com/s/rag6iiy5q12ctx0/Scrum_Master_Job_Desc.docx

Tetapi bila anda masih ragu mengenai bentuk job ads yang bagus untuk posisi Scrum Master, silahkan menghubungi saya lewat page saya.

Notes:

Saya akan meng-update artikel ini secara berkala agar artikel ini dapat menjadi referensi bagi orang-orang yang ingin melamar pekerjaan sebagai Scrum Master dan bagi rekruter yang ingin mencari Scrum Master di job market.

Bila menurut anda artikel ini telah membantu anda untuk memahami peran Scrum Master, jangan lupa untuk menekan tombol 💚 di bawah agar semakin banyak orang yang tidak bingung dengan peran Scrum Master. Bila anda sebagai rekruter masih memiliki pertanyaan mengenai peran Scrum Master, silahkan posting di page saya agar artikel ini dapat saya update. Terima kasih.



Belum membaca buku “Manajemen Modern dengan Scrum” hingga hari ini? Beli buku ini di toko buku terdekat untuk mendapatkan gambaran lebih menyeluruh mengenai Scrum.