讓引導疊加領導 — — 專業人士讓團隊溝通同頻的心法

龍舟上,擊鼓手不搶旗、也不划船,而是視團隊個體狀況、隨時調適整體節奏,讓團隊順利前進。一場會議中,有許多的專業、不同想法,而「引導」在做的,即是調適每個人的狀態,讓每個人對齊目標、降低不同頻率間的衝突,讓團隊順利前進。

Coach Chiao (George)
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Photo by cheng feng on Unsplash

「不對頻」的討論

「以上,是我對於這一次的目標規劃與策略的想法。」報告者順暢地總結。

「我覺得你投影片,應該要在一開始就先說出結論,這樣大家比較好catch到想法。」而台下的聆聽者卻有預料之外的反應。

或是有時,團隊突然討論起一個不是最重要的問題,甚至起了衝突,回過頭來才發現,那根本不是重點。很多人都有類似的經驗,彼此不同頻,講的事情不衝突,但就是很難對齊,讓團體氣氛僵硬。而回過頭來,或許這個問題不是這次最重要的點,聆聽者說出來也是為了對方好,但卻不知為何總是會令場面僵硬。如果這時,有個人能適當地引導,換個方式說出與進行,可以讓會議更加順利。

就如同,在一場龍舟賽中,滑得很快的「頭槳」(調整細部方向)與力氣很大得「槳手」(船尾主力輸出),在對彼此拿槳的動作做評論,然而因為目的與背景的不同,給彼此的建議不儘然適用,儘管,彼此本質上是善意的。那這樣說來,我們要怎麼樣順利的將「善意」傳出,又不會讓團隊起衝突呢?

會議中的擊鼓手:引導——同步大家頻率

試試看這樣說:

「我這邊對聆聽者的意思做個核對喔!

剛剛他的意思是指,覺得內容覺得很完善、設定也都很到位,想來你做了不少努力。

疊加上他有一些些經驗分享是,如果在一開始有簡單的結論,這樣大家比較好catch到想法,這樣會讓你的簡報更加頭尾呼應,超級完整!」

龍舟賽中,都有個「擊鼓手」,他的重要任務,是讓團隊的頻率一致,他不會直接拿槳,而是不斷注意隊員的節奏,同步頻率並降低衝突。在會議中,引導者的「引導」,是在彼此衝突時,釐清並同步彼此在說的事,讓彼此同頻;並且創造一個讓大家都能舒服前進的環境,而兩者的重點,都是讓團隊順利前進。

「好的引導如同水流,至柔卻能令堅石流往同一方向。」

比起用強硬、僵硬的,甚至是多數暴力的手段讓團隊順利前進,我們可以選擇像水一樣,靠著「引導」跟團隊一起前進。

開始第一次「引導」

要在一場對話或會議中開始引導的話,重要的是先調整自己的「基本假設」。

「每個人的想法都值得尊重。」

當引導者用這樣的心態在會議中時,在這樣的根本假設下,也會讓每個人漸漸尊重彼此,而這假設的成果,越到會議的後期越能發現。在一場明顯有強勢意見存在的會議中,有個人不斷帶著這個假設、邀請弱勢方說話,或適當調解兩個強勢間的衝突,在場的其他人也會漸漸被影響、被鼓勵發言,讓會議成為一個安全發聲的環境。

再來,可以善用「疊加」的方式來表達想法

「疊加剛剛聆聽者的想法,我推薦可以出一個「在開始有小總結」的投影片範例,讓大家也更知道在一開始時怎麼講能更好!」

而當安全、鼓勵想法的場域被創造時,原本尖銳的批評也更能被接受,之後甚至能變成當事人未來的利劍;而原本卡住、緩慢與沈悶,巴不得會議早點結束的氛圍,也會漸漸轉為充滿點子、創意、未來與可行性,讓彼此都能投入很多自己的想法。而在更之後我們會安排深刻的課程,協助大家能自然的深入認知到引導並使用出來。

參與者對「引導」的回饋

「學了很多聆聽、說話技巧,在會議時卻往往很難用出來。當試著用放下框架時,卻能很好地把之前所學都用出,甚至能在會議時有更多的新點子。」

——Sam,外商銀行業資深人資

「意識到有人在『防守』相當重要,當我們處在一個攻擊性高、不願意聽他人意見時,我們就也很難把自己的意見好好地告訴他人,而意識自己這樣的狀態是重要的。」

— — Melody,食品集團副總裁

「運用引導,發現就算是線上的會議,也能讓大家很主動的參與,也能有比以往強硬、強制的流程有更多的收穫。」

——Sherry,軟體Scrum PO/BD

而在接下來的商業思維學院中,邀請大家在會議中增添一點點的「鼓聲」,引導團隊順利向前。

補充:本文中的引導,因為目標是讓團隊中的主要領導角色,用引導的方式來引領團隊,指的偏向是「引導型領導」,不是純在團隊外的「引導」。也歡迎指教分享。

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Coach Chiao (George)
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Scrum Master / SDE @One Medical | Strategy Designer@Business Models Inc | Content Developer@Intellect | Cognitive Researcher@NYCU | 我想支持人們看見更多選項,建構出帶給自己力量的故事