Il lunedi mattina e i contesti di lavoro

Quando pensi al lunedì mattina, o più in generale alla giornata in cui ricominci la tua routine lavorativa, come ti senti? Sei tra coloro che non vedono l’ora di mettersi all’opera con entusiasmo, di connettersi con i colleghi di lavoro, di organizzare al meglio la giornata? Oppure no.

Nonostante siano passati oltre vent’anni ho un ricordo molto chiaro del mio primo lunedì di lavoro. È stata una giornata di sensazioni contrastanti. Avevo avuto la fortuna e la tenacia di cercare un lavoro che mi piacesse davvero e quindi ne ero molto entusiasta, allo stesso tempo ricordo una leggera sensazione di disagio dovuta al fatto che per la prima volta acquisivo consapevolezza che il tempo non era più mio ma che l’avrei dedicato a qualcosa che dipendeva da qualcun altro. Mi sembrò uno scambio equo: faccio qualcosa che mi interessa e do in cambio il mio tempo purché ne valga la pena!

Da allora i miei lunedì mattina sono stati a volte entusiasmanti ed a volte molto duri perché il contesto in cui lavoravo non è stato sempre lo stesso e tante condizioni sono mutate mentre anch’io cambiavo a mia volta. Mi sono spesso chiesta quali variabili e quali contesti fossero per me potenzianti o depotenzianti e attraverso tentativi, errori e cambiamenti credo nel tempo di aver imparato qualcosa su di me ma ho anche realizzato quanto possa incidere il contesto in cui lavoriamo sul benessere lavorativo.

Mi sono interrogata spesso su questa tematica, occupandomi di organizzazione aziendale e di lavoro, e mi sono sempre chiesta cosa deve fare una organizzazione per creare ambienti di lavoro ottimali.

Non ho, nonostante le diverse organizzazioni che negli anni ho aiutato e supportato nella loro evoluzione, delle ricette o delle risposte certe perché le risposte sono tante e dipendono da molti fattori. Lascio queste analisi e considerazioni a chi, più di me, ha condotto ricerche e studi su questi temi. Quello che mi piacerebbe condividere qui sono alcune considerazioni che vengono da cose vissute e sperimentate in contesti diversi e che possono risuonare in chi sta leggendo in questo momento e stimolare un pensiero o un’azione.

Alcune organizzazioni pur investendo moltissime risorse nella creazione di processi nuovi, percorsi formativi delle persone verso nuovi comportamenti, introduzione di nuovi strumenti e tecnologie, iniziative per trasmettere messaggi e valori perdono di vista alcuni aspetti fondamentali che spesso nel proliferare di progetti di riorganizzazione e trasformazione sono mancanti.

Elenco alcuni spazi che a mio avviso spesso nelle organizzazioni sono mancanti ma che producono un impatto notevole sul coinvolgimento delle persone, sull’efficacia e sull’efficienza dell’organizzazione stessa.

Spazio per le emozioni e le storie personali. Talvolta varcare la soglia di un ufficio significa tenere a bada le emozioni, non esprimerle ma reprimerle. Questa consuetudine è in alcuni casi così radicata nella cultura dell’organizzazione che nessuno ci fa più caso. L’automatismo con cui si vive la vita organizzativa non le contempla e quando improvvisamente emozioni e reazioni forti emergono nelle situazioni lavorative (che poi sono sempre situazioni sociali ed umane) sembrano un’anomalia, qualcosa di improprio o fuori luogo. Così viviamo per giorni accanto a persone di cui sappiamo poco o nulla senza interrogarci sullo stato d’animo con cui entrano nelle nostre call, nelle riunioni, nel nostro spazio comune. Questo spazio mancante è un freno potente che blocca tanti altri aspetti della comunicazione tra le persone e lo sviluppo del pieno potenziale organizzativo. Questo essere a contatto troppo con la parte razionale di noi stessi e poco con tutto il resto ci rende meno capaci di collaborare, creare, risolvere problemi velocemente e tutto ciò si traduce in una minore efficacia e velocità organizzativa.

Come viene usato il tempo. Essere produttivi è fondamentale nell’attività lavorativa ed è fondamentale capire quali sono le attività su cui investire maggior tempo perché sono quelle che producono valore. Spesso nelle organizzazioni il tempo per un vero confronto o una profonda discussione è uno spazio mancante. Mi sono personalmente trovata a lavorare in aziende fantastiche dove però si faceva fatica o a lavorare in squadra, o a capire la visione aziendale, oppure a sintonizzarsi con gli altri e a velocizzare le cose. Spesso ho creato intenzionalmente spazi di discussione e confronto mancanti e le persone sembravano così sorprese nel vedere quanto questo potesse sciogliere o facilitare quelli che erano diventati veri e propri colli di bottiglia. Perché consideriamo il tempo investito in un processo di budget o in un processo di pianificazione di personale più importante del tempo investito nel creare una visione comune dell’organizzazione, dei suoi problemi, di come risolverli? Per l’organizzazione spesso ci limitiamo a disegnare organigrammi o processi sperando che poi le persone si adeguino agli stessi, peraltro in un tempo spesso breve, sottovalutando il tempo che l’essere umano ha bisogno per evolvere e quindi finendo per disegnare qualcosa che non rispecchierà il reale e anzi lo renderà meno comprensibile.

Spazi di pensiero e non solo di azione. In molte organizzazioni l’attitudine più importante è l’agire. Certamente è fondamentale che si agisca e ci si attivi ma spesso molte azioni non vengono adeguatamente pensate, comprese, messe in discussione per ottenere una maggiore efficacia e profondità dell’azione. Spesso si lascia troppo spazio all’eseguire e poco al definire di cosa si ha davvero bisogno, dove sono le priorità e come vanno canalizzate le energie.

Collegare tutte le parti del sistema. Molti processi di trasformazione o molte azioni di sviluppo sono intraprese per compartimenti stagni. Si lavora su una parte dell’organizzazione come se stessimo sostituendo il pezzo di un’auto in panne. Non si riflette abbastanza sulle interconnessioni e su come gli ambienti di lavoro siano sistemi con parti interdipendenti e strettamente interconnesse. Possiamo anche concentrare il nostro focus su una parte del contesto lavorativo ma mai vedere quella parte come un organo a sé rispetto al corpo cui appartiene. Spazi in cui connettere le varie voci dell’organizzazione e in cui osservare con più punti di vista la realtà sono fondamentali. Lavorare su singole parti ancorché lavorando in sequenza su tutte non è lo stesso che guardare le cose con un approccio sistemico.

Io credo che essere felici il lunedì mattina sia una questione personale ma credo anche che creare contesti di lavoro che potenziano quanto di umano esiste nel mondo del lavoro facciano grande differenza sia per chi lavora ma anche sui risultati che l’organizzazione è in grado di produrre.

Mi sono avvicinata a Cocoon Pro e sono contributors di questa incredibile realtà lavorativa perché sa gestire con competenza questi spazi mancanti e un approccio olistico alle sfide organizzative è oggi più che nel passato imprescindibile.