4 passos para implantação de processos de trabalho
Empresas de comunicação são vistas como locais de criatividade, inspiração, sensibilidade… De fato, uma agência de publicidade, por exemplo, possui como “produto” ideias, conceitos, estratégias, ações, que são fruto de processos criativos.
A liberdade atrelada as caraterísticas citadas acima acaba trazendo consigo a aura de informalidade, desorganização e afasta o entendimento de que agências de publicidade são empresas.
Parece estranho falar de processos de trabalho em uma agência de publicidade, mas assim como as demais empresas uma agência necessita de processos para o desenvolvimento pleno de suas atividades, pois veja bem, o próprio processo criativo é um processo.
Então, o que são processos?
Um processo é nada mais do que passos estruturados para desempenhar uma função específica que tem como objetivo alcançar o resultado esperado.
Nós usamos processos em tudo no nosso dia a dia. Do levantar da cama a sair de casa para o trabalho/faculdade, todos têm um passo a passo criado e internalizado.
Esse passo a passo foi desenvolvido com o passar dos anos, analisando, percebendo e testando o que melhor funcionava. E assim tudo flui.
Da mesma forma acontece dentro de empresas, sejam elas de comunicação ou não.
Os processos de trabalho auxiliam no desenvolvimento das atividades diárias. Promove o conhecimento avançado do que será realizado, otimiza o tempo, facilita a execução e torna o resultado cada vez mais eficiente.
É importante salientar que criar um processo não é simplesmente automatizar uma rotina, esse talvez fosse o caminho mais fácil, mas não necessariamente o mais eficiente.
O sucesso do “passo a passo” está justamente na percepção de necessidade de atualização e ajuste contínuo. É por isso também que processos engessados não funcionam.
Como estabelecer processos dentro de uma empresa?
Existem diversas metodologias para implantação de processos. De forma mais simplificada podemos estruturar da seguinte forma:
- Mapeamento de processos
Esta etapa consiste em identificar e descrever os processos de trabalho atuais. É importante considerar não só o “caminho” das ações, mas também o tempo gasto, o número de pessoas envolvidas, o número de etapas e a qualidade do resultado final.
2. Análise dos processos atuais
Aqui é preciso analisar de forma crítica todos os caminhos utilizados e demais informações citadas acima. É nessa etapa em que se verifica as possíveis falhas dos processos atuais.
3. Sugestão de melhorias
Após observarmos e refletirmos sobre todas as etapas do processo chega o momento de sugerir mudanças no fluxo que corrijam as atuais falhas.
4. Aplicação e testes contínuos
A única forma de verificar se o processo tornou-se eficiente é realizando testes. Os principais pontos falhos precisam ser sanados ou minimizados e a qualidade do resultado final aumentado.
Por fim, inúmeros são os benefícios de implantação de processos de trabalho na rotina das empresas.
Os recursos são utilizados de forma mais adequada e responsável, aumenta a produtividade, melhora a qualidade do resultado final, reduz os custos e facilita o engajamento.
