【新手講師指南】EP.01 - 跟邀約單位接洽時，該做好哪些細節確認
如何在最短的時間內釐清單位需求、根據目標對象調整內容、最大程度減少意外情況
有時候會聽到同樣在做課程窗口的朋友，抱怨講師們溝通的各種狀況。剛好我自己協辦過超過百場的課程，同時偶爾也會以講師的身份到各個單位做教學分享，所以在這篇文章中我會結合身為主辦方以及講師方的角度，盡可能地將各種注意事項統整起來。主要是給接案經驗不多的新手講師做參考～希望能減少大家在跟窗口溝通時的摩擦！
Stage1 . 接到邀約時，該確認哪些事？
接洽初期階段是雙方溝通成本最低的時刻，在這個階段溝通做得越足、之後的風險與變動性就越低、在設計課程內容時也能更貼近對方的需求。以下是我在收到邀約的三天內會溝通好的事情 ：
1. 講師費：
基本上自己算一算時間成本覺得OK即可，順帶一提現在一般公家機關給的行情是 NT$2000/1hr，如果授課時數超過三小時有可能會再更少。可以以此作為基準衡量。
2. 車馬費：
如果授課地點距離高鐵站較為偏遠，要注意是否包含計程車費可以直達。否則有些地方光是轉搭公車就要半小時左右，容易因錯過班次而遲到。
3. 分享主軸：
由於有時候對方發出邀約時，不一定對你有足夠完整的認識。所以我通常會在這一階段重複確認：
・這次活動的目的為何？是單場的講座還是系列型的講座呢？
・我擅長的是PPT教學/口語表達/創業簡報，這些題目會不會更符合呢？
而如果對方確定想邀請的不是自己的拿手項目，我就會直接整理關於這個領域我能分享的經歷以及內容大概有哪些、請對方判斷這是不是他要的。
4. 演講對象：
我通常會詢問窗口「會來這類講座的大多是哪些學生？」即便對象是組成較單純的高中生，高三和高一的會有興趣的內容也完全不同。
另外報名方式也是很重要的一環，可以分成主動報名/集點或認證/強制參加這三種。不同的報名方式導致不同的上課動機、需要針對性的互動設計，細節我們以後再寫一文章說明。
5. 配合義務：
有些單位在邀請時不會一次把所有細節說完，等到你時間空出來了、課程內容開始準備了，才開始跟你提出要課綱、要照片、要請你分享貼文……這些要求其實都很合理，但如果沒能一次提出、光是分別回覆就很浪費時間，所以務必一開始就確認好。
6.教學環境 ：
假設對方在邀約時已經能提出具體的教學地點，我就會順便確認一下座椅的類型（平放還是階梯式）、可容納的人數上限、桌椅是否可調整，如果能請對方附上照片會更好，可以對教學現場有多一些的想像。
Stage 2. 上台前一至兩週，該溝通哪些部分？
雖然說很多事情越早溝通越好，但太早定案後面又會會碰上許多變數；或者一些比較枝微末節的部分，太早確認反而會一直佔用腦袋的記憶體。所以大約整理下是我開課前才會跟窗口確認的事情：
1. 具體報名人數：
人數的部分在第一階段就可以先請窗口預估、但我個人還是習慣確認一下具體的報名人數，以方便調整要分成幾組、每組練習以及上台的時間。
2. 教室桌椅擺設：
如果教室附設的是可動式的桌椅，我會根據當時的實作規劃，請對方預先排成適當的形式。安排桌椅時可以注意的是：
・不要讓學生背對著你上課、盡量讓桌子的短邊指向講台
・組與組之間的距離，最好在椅子全拉開後還能夠留一條小通道
3. 投影幕轉接訊號源：
投影大概是出狀況時影響節奏最多的東西，值得你再三確認。以下是兩種常見的投影機連接介面的簡單介紹。
學校單位的投影機介面通常都以VGA為主、比較近期一些的投影機才會以HDMI為主。假設你的電腦並沒有支援以上兩種的介面，我個人是建議直接自己買一組轉接頭比較穩定。（我個人的Macbook是用這個）
4. 上課需求用品：
這邊沒什麼好說的，就簡單條列一下常見的選項：簡報筆/螢幕轉接線/音源線/海報紙/白板筆/便利貼，這些東西很常見、大概都不會造成邀請單位太多的麻煩。
5. 當天需攜帶資料：
考量到每個單位對於報帳的嚴格程度不同，所以我都會先確認一次是否需要提供身分證影本以及存簿影本。我建議直接花個60塊去7–11將身分證正反面以及存摺封面掃描成電子檔案並放上雲端，之後需要再直接去印出來即可。
6. 教學地點導引：
如果是第一次去的學校，其實真的很容易迷路。所以我都會先詢問窗口是否有教學位置的指引（至少要個地圖），如果當天真的還是找不到、直接抓路邊同學問比較快XD
7. 緊急聯繫電話：
主要是為了緊急發生狀況時，確保可以第一時間聯繫上對方做調整。
教學當天，讓流程更順利的幾個細節
原則上前面溝通都有做好，當天就是認真上課即可。不過這邊還是簡單整理一下我自己會注意的幾個小細節～
1. 提供預期抵達時間
所以我自己習慣在上車時回報自己將準時到達高鐵站、或者在捷運上順手發個訊息說自己大約再幾個站就到了，減緩窗口對於講師遲到的擔心。
2. 確認開場人員
我通常會跟窗口確認一下今天是否有主持人或者是負責開場的嘉賓，才不會有預先開始帶起學員好奇、又生生被流程打斷的窘境。
3. 檢查設備，以及設備問題向誰回報
基本上一到現場我會先檢查過一次投影狀況、麥克風音量、外接喇叭音量、以及網路穩定度。難免偶爾還是會出現一些突發情況(最常見是麥克風沒電），所以我都會先確認「假設設備出問題了，我該跟誰回報？」
4. 是否需要簽領據/勞務報酬單
原則上勞務報酬單都是在給講師費的時候順手簽的，假設對方忘記給你了，請務必確認是否有、否則沒有事後補簽的話在報稅上記得會虧一點點。
5. 回程車票寄回方式
假設邀約單位需要回程的車票才能申報車馬費時，可以詢問對方是否能提供已經寫好寄件地址的信封。這樣一來減少地址寫錯的疑慮、二來減少自己寄回車票的負擔。
總結：
在跟窗口們聊天的過程中，意外發現很多講師其實是不會做這些事的，時間敲好、講師費確認好，剩下的就是當天出現了。不覺得有錯但就單純覺得可惜，希望大家看完這篇之後能在與窗口的溝通上有優化。
Hihi～我是Neo，一個課程規劃師/簡報講師
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