【課程企劃】EP.01 — 如何做好活動執行？彙整六個該注意的執行細節
講到執行這兩個字，不知道大家的腦袋會浮出什麼畫面?以下簡單整理一些自己幾年來執行活動時的注意事項：
1. 安全
安全是一個大家都知道要注意，但實務上很少真正花時間資源去檢查的環節尤其是學術活動中不太會有機會造成受傷的事情。所以這點第一個講
假設今天到了一個你沒去過的場地辦課：
●你會檢查場地的高低差，是否會害人跌倒或輪椅無法進出嗎?
●你知道逃生路線怎麼引導嗎?升降梯怎麼操作?
●你知道最近的AED在哪，並且有辦法操作嗎?
●你知道滅火器在哪、有辦法一發現火源時馬上去拿嗎?
如果都不知道，那你要怎麼確保學員來上課是安全的?
尤其大部分的課程活動，都不會保平安險
所以雖然無聊，但確保學員安全離開是課程企劃的第一優先
2. 投影
投影機設定和投影其實挺複雜的。
一般來說專業場地會有人員管理，但也是遇過甚麼都要自己來的
知道主要投影狀況原因，也可以第一時間協助處理
- 投影機架設
比較專業的場地都會把投影機架高在固定位置，所以只要接上電腦就好
但如果今天是手動架設的時候：
角度/位置/高低/T修/色溫…..其實還滿多細節要調整的
(前幾次架很容易架很久，所以建議有機會借一台來熟悉一下操作) - 投影畫面出來了，卻只有顯示桌面嗎?
其實主要是多螢幕顯示設定選項設定成鏡像了
將目標程式往畫面右方拖曳，直到超出電腦螢幕邊界即可
或者也可 桌面右鍵→顯示設定→多部顯示器→調整回”鏡像” - PPT播放相關問題
可能因為接觸到的老師相對較熟齡，
真的遇過非常多不熟PPT操作的…..總結下來有幾種常見問題：
a. 在電腦上撥放影片，投影幕還維持在PPT (A:按Esc跳出投影)
b. 影片播放完之後，不知道怎麼回到剛才PPT(A:Shift+F5可直接投影)
c. 暫時不需要投影片，但開關太麻煩就放著(A:投影中按B就可以黑屏) - 投影片的某部分被畫面下緣吃掉或是投不滿
a. 解析度：WINDOWS桌面右鍵→顯示設定→解析度，調整投影幕比例
b. 投影片：PPT→設計→投影片大小
隨意更換SIZE可能會有跑版問題，所以建議以調整投影度優先
另外現在主要流行比例為16:9，用此比例通常比較不會出問題
3.燈光
公司提供的場地本身有非常多組的燈可以自由使用
我們在比較重要的課程或場合就會特地 set燈跟 set景
通常來說有四個面向可以去注意和調整：
- 基本照明：
這個最好理解，確保燈光足夠到讓學員不至跌倒＆有辦法閱讀 - 投影片亮度：
當投影機亮度不足時，可以把最前排的燈打暗或關掉增加可見度 - 視覺吸引：
除了照明之外，我們通常都會特地打一盞燈給講師
一方面是好看，一方面透過燈光讓學員把注意力放到講師上 - 拍照調整：
如果有請相手時，可以在場佈時請他協助調整
拍得出好看的個人獨照，就很有機會換到免費的大頭貼宣傳
4.音響
除了投影外，最常出問題的就是音響設備了
如果真的硬體出問題，可以要求場地方支援
但更多時候是人員的操作問題，所以這邊簡單條列了一些情況
- 講師突然說要放影片但是電腦沒接上聲音：
有些場地的投影和音響系統是分開的
電腦的音源輸出和麥克風輸出也可能是分開的
所以我都習慣事前詢問講師是否有要撥放影片或音樂
再跟場地方通知我們需要電腦音緣輸出 - 課程中撥放的影片聲音忽大忽小造成爆音：
麥克風的音量可以事前調整好，
但講師投影片的裡的影片音量可能忽大忽小
所以我都習慣用上課前的時間測一遍投影片音量
如果再沒空就是手動+電腦快捷鍵 調整電腦音量 - 音緣線接上了但是聲音出不來：
由於HDMI可以同時輸出聲音和影像
所以如果投影和音響系統分開時，可能會沒有聲音
右鍵工作列音響圖示→ 開啟音效設定→選擇預設播放裝置
5.執行流程設計
一個人有一個人的玩法，一群人有一群人的做法。
要不要多請一個工讀生，都是效率、行政、預算、觀感之間的拉扯
目前執行最累的經驗，是一個人負責36人的四小時課程
包括場佈、設備、接待講師、簽到、發票、開場、回饋問卷、場復……
這邊簡單整理一下在設計流程的時候會取捨的點
1. 報到階段：
獨立執行→塞車風險、發票漏給、突發狀況應對較慢
安排工讀生→行政手續、人員時薪、溝通成本
2. 開場介紹：
講師開場→快速切入課程內容
自己開場→介紹主辦方、累積學員熟悉度、告知場地規則
3.課程時間：
全程跟課側拍→大部分時間呈現閒置狀態
離席處理雜務→講師對應速度較慢、學員觀感較差
3. 中場休息：
自己泡茶、擺放點心→省錢省力，但稍微占用課程時間
訂外面店家的下午茶→事前溝通、報帳程序、口味評估
4. 結尾場復：
桌椅設備歸位→給場地方印象較佳，有助於下次使用
6. 觀察現場需求/危機處理
如果你的講師或學員發生了問題或提出了需求，
你能多久之內注意到，並且上前給予協助 ?
我工作了一陣子才理解，為什麼有人寧願花幾千塊上課也不去當助教
真正認真的執行，其實根本聽不到完整的課程內容
因為通常不是在忙著解決現場狀況，就是在忙著阻止現場發生狀況
●外面下雨了，是不是要擺個傘架在門口?
●某個學員穿上了外套，冷氣是不是會太冷?
●等等的實做要寫東西，會不會有學員忘了帶筆?
●某個學員配合度有點低，是否過去關心狀況?
●講師臨時CUE學員回答，可是學員聲音太小，要不要遞MIC過去?
有時候一堂課整整幾個小時，都在注意這些小東西
說實話，這些零碎的小問題，都放著不管也不會毀天滅地
但那就是我所認知，一個執行人員能做到替一堂課加分的唯一方式
