【課程企劃】EP.04 — 講師溝通的日常細節：短訊、會議、交流與衝突
從觀念和技巧解析講師溝通細節，以及衝突時如何應對
和正式簽約之後到正式上課之前，由於講師方的主要責任是提供課程內容、在行銷的協助上相對被動。所以在這邊替大家整理我個人常用的溝通技巧、希讓大家在跟老師互動上能更有效率：
和講師的溝通技巧，依照情境大概分成三種
Level 1 .日常短訊：簡單明瞭、便於回覆
基本上和講師的70％交流都是透過簡短訊息往返達成的，舉凡開會詢問、待辦提醒、進度回報、事項詢問、行前通知……這類訊息的要求就是盡可能的簡短精要、縮短彼此花在這類溝通上的時間。
一、盡量使用社交軟體聯繫：
E-mail是個聯繫的好管道，但如果今天你想與講師維持更密切的聯繫關係就建議不要只停留在Email訊息。根據筆者的經驗，交換Line或FB 之後的訊息等待回覆時間平均會從 1 天縮短為 3 小時左右。
備註：線上開會是個要求交換Line或FB的好理由。至於要加Line/FB/IG通常交由老師決定，如果不希望將公私生活混淆，可以申請公務機或是一個專門用於和老師聯繫的假帳號。但以長遠來說我個人覺得以私人帳號加老師好友是有長期利益的（這部分在文章後半部分會談及）。
二、避免長訊息溝通：
在FB或Line上避免 300 字以上的長訊息溝通。如果你有一份完整的提案、文件、或構想要請示老師，建議用 Dropbox Paper 或 Google Dos 建立一個線上文件、再把連結縮網址之後交給老師。
備註：語音訊息絕對是地雷，一律不建議使用。而如果你真的逼不得已需要打一長串文字給老師閱讀時，建議按照段落與主題分段。並且善用【】符號作為當作每段標題的格式，這樣比較有辦法讓老師快速知道每一段文字在講什麼。
三、急事請一律打電話：
基本上在開始正式簽約之後，即便用不太上也建議先跟老師互相交換電話。目的為的就是當課程碰上緊急狀況時(發現重大疏失、不可抗拒因素、公關問題……等)，能夠確實的聯繫到老師。
備註：打過去的時候不要忘記電話禮儀。簡單提供範例：「老師您好，我是ＸＸ單位的企劃韋評。這次打來主要是關於9月份講座有幾項事情想確認，請問老師您現在方便電話嗎？大概會佔用您幾分鐘的時間。」
Level 2 .短期會議：事前功課、事後追蹤
與老師的會議不像平常對話，老師詢問的內容還可以問一下主管或其他的。所以盡可能地針對會議內容整理一些可能用到的資訊，一問三不知的話容易降低你的專業感、也會讓會議的效果打折扣。
一、確定好每次開會的目標&議程，並預先告訴老師
由於大部分老師都有自己的時程節奏，所以我個人在和老師約定會議時間時，都會盡可能的提及這次會議中想確認好的事情，讓老師在會議之前可以有所準備、免得開完會還是要追蹤一堆東西。
備註：會議的前一天或前三小時再發訊息提醒一次會議時間與內容。沒什麼特別理由，因為大部分人的習性都是拖到最後一刻，所以這個時間點提醒最有效。而如果事前提醒了仍然把會議搞砸的老師，建議在其他事情上也多做幾份保險用的確認。
二、事先預習背景知識＆競品資訊
如果會議討論的項目裡面包含專業知識的項目（文案方向、課程大綱等），除非你自身本來就擁有相關背景，否則很難直接透過老師的描述抓出重點、更遑論有來有往的調整課程，最後變成對方說什麼就是什麼的狀態。
備註：不用讓自己成為專業，但知識量必須到足以與老師對話。1.基礎知識背景：你理解這些硬核知識時碰到的問題，也是你之後寫文案時必須讓學員理解的內容。所以不必全部搞懂，但至少得帶著問題和基本觀念去開會。2.競品事前調查：我會直接去觀察類似課程的文案寫法、強調的特色、課程的內容，並回過頭詢問老師哪些是我們可以比照的、哪些是我們跟別人不一樣的。
三、結尾重複提醒待辦、並且設好追蹤日期
任何對話的目的一定都在於推動接下來的事情進度，然而沒有確實追蹤那就等於白搭。有些老師會口頭答應你的要求，然後裝死到底。所以一但老師在會議中允諾了要協助做什麼事情，就要在結尾再確認一次何時完成。
備註：在Line的手機版APP上可以透過建立「活動」設置自動提醒。「那關於今天提到的課程大綱的部分，我過三天跟老師確認可以嗎？」可以用問句的方式代替強硬的命令口氣。同時如果老師提出需要更長的準備時間、可以試著詢問他背後的理由，至少增加他拖延時間的成本。
四、留下對話成果：
有的時候會遇到對方在通話中說好，到了真正要執行的時候又反咬當初說的不是這樣，而只有通話紀錄的你通常又無法舉證有說過什麼事情，所以重要的事項建議在語音對話之後、再以文字訊息確認一次剛剛說好的事情。
備註：會議記錄是一種留下對話紀錄的好方法。原則上來說不需要寫得太詳盡，只要把剛剛聊過的話題以及討論過後的結論節錄上去就好。事先準備議程的好處就是在這邊只要把議程拿來改即可。而如果會議中提到的新的代辦事項很多，建議額外拉出來變成一份含有確認日期的待辦清單。
Level 3 . 現場對話：邏輯順暢、掌握節奏
基本上在課程合作的討論中，老師不會特別主導對話的節奏和內容，如果和老師在那邊你等我、我等你就會讓場面顯得很尷尬，所以如何適時的打斷與丟出議題便是企劃的功課。
一、延續對方話題、而非硬生生的切斷
從對方提及的內容延伸 ：「那老師你剛剛提到…..的部分，我這邊也想了解一下……」延續聊天的脈絡、補強你需要的資訊，也同時表示你有在聽對方說話。
補充：試著不要讓對話節奏中斷，以維持愉快的對話節奏。前面有提到我習慣列議程，但通常是在結尾時拿來確認哪些還沒聊到。大部分時間還是在互接彼此丟給彼此的球，完成會議目的只是結果。
二、重述重點觀念、確保理解正確
在討論專業問題或概念的時候，可以重複用自己的話解釋一遍老師的意思、確認自己的認知理解是否有錯。會比起一個勁的點頭更讓人感到你有在和對方互動。
備註：千萬不要讓老師說出「你有聽懂嗎？」這句話。這是你看起來很像當機時才會提出來的問題。不要害怕讓老師重複替你解釋、因為你搞不懂代表寫出來的文案受眾也看不懂，讓你搞懂課程內容便是老師的責任。
三、替要求說明脈絡、讓請求變提案
「我想麻煩老師幫我撰三篇寫行銷素材，可以嗎？」這種話一定被打槍。
任何增加對方負擔成本的行為，都必須說明背後原因、而且這個背後原因必須得來自雙方共同利益、否則就會變成是單方面的請求。
備註：目的歸目的，要讓目的變成利益、才能掩蓋成本。比如說我希望邀請老師幫我撰寫素材文章時，我就會說：「這邊想問一下老師能否幫我們寫個關於簡報領域的文章呢？根據我們過往的經驗，老師們自己寫的專欄文章在觸擊上會比其他素材好三倍，同時我們會也會針對文章投放一些廣告、可以順便替老師累積一些曝光.....」
四、替談判預設底線、不要只是當傳聲筒
如果公司這邊要求我去和老師溝通更改某些已經談好的條件時，我通常會先問好老闆：「如果老師不依，我可以拿哪些資源交換？」有可能是廣告預算、有可能是講師費、有可能是其他資源。
備註：確認好可以使用的手牌、再去決定怎對話。企劃是公司與講師之間的潤滑劑，不要傻傻的公司講什麼就和老師說什麼，最後會兩邊不討好。當然最理想的情況還是在沒有額外成本下談成公司交辦的事情，但我個人認為在合理的成本下快速把事情談成，比起花一堆時間爭吵來得有意義許多。
那上面這些點都做好，就能夠相安無事嗎？
沒有，你想太多了。
一、某些老師的本質就是機車的生物：
你會遇到毫無架子的超級大神、也會遇到不知道在跩個屁的素人講師……但只要這個人有他的商業價值在，你在工作上就不可能完全擺脫他。這種老師不會跟你在那邊互惠或體諒，所以發生衝突是必然的。
那這種老師怎麼應對呢？1. 收起殺人的衝動，合格的企劃不會因自己的情緒影響談判的籌碼。
2. 完全契約主義，當初怎麼談就怎麼做、有新要求就拿資源交換談。
3. 想辦法讓平台成長，找到更好的講師代替、從源頭省下溝通成本。
二、老師和主辦的立場並不完全一致：
在達成合作目標的前提下，雙方一定都覺得自己出的力越少越好。所以在過程中一定會有所要求，有的時候老師對於公司這邊提出的要求不滿、但又不敢跟公司鬧翻，就會把氣出在企劃身上表達抗議。
所以發生衝突時怎麼辦？1. 釐清狀況之後，列出幾個選項請示主管，不要一個人埋頭解決。
2. 搞清楚對方衝突的核心，不要把過錯都歸咎在自己、影響心情。
3. 雙方作出妥協，該讓步的讓步、該道歉的道歉，生活繼續照過。
總結：
其實跟講師溝通真的是一門很深很深的學問，在專業上需要有足夠的基礎知識、在行銷上需要比老師更懂市場、在應對上需要客氣而力道的要求講師、在談判上需要抓好雙方的底線……
這篇當中所提到的互動技巧也不一定適用於所有對話情境，但是在目的上大致上可以整理成以下三個原則：
- 簡單：減少時間與心力的成本
- 合理：具邏輯並可預期的要求
- 有感：提供良好的互動反饋
按照這三個方向去思考如何改善、基本上可以解決許多問題，企劃是一個非常靈活和複雜的職位，期待大家都能找到自己的溝通方式！
Hihi～我是Neo，一個課程規劃師/業餘簡報講師
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