小姐的年末盤點 #軟體篇
Published in
5 min readDec 10, 2020
身為一個跟軟體開發端沒關係的萬年使用者，以及我個人面臨的業障有點複雜，工作環境不同導致有複數的工作 email、複數的訊息管道和複數的工作介面，如果不整理的話我會死。
#小姐的年末盤點 系列文應該會寫
— 軟體篇 ✅
— 工作習慣痛改前非篇
— 看了超過兩次的工具書
— podcastoftheyear
— 工作原則檢討10點
— 今年對社群的想法
— ……(可能還會有想碎嘴的)
到現在也沒有做得很好，以下這篇文章整理一下今年的工具嘗試可以視為化繁為簡的血淚史
個人經驗僅供參考，如有雷同應該是不太可能
沒有業配
都是用3個月以上
心之所向：能跟作業系統整合得越好的軟體越不會被取代，因為跨軟體的順暢感使用者體驗好到爆。
工作軟體
好用會繼續
- slack: 訊息溝通必帶［每天使用］
- 今年有感的更新：不同公司可以跨團隊互開群組溝通
- 因為方案升級而感受到效率體驗：
a. workflow自動化功能，一開始推出很陽春，目前已經進步到可以做到的體驗是在slack內填寫表單，資訊直接串到google sheet，或是透過其他同步軟體導出資訊，目前數量有限。b. 可以把email 直接寄到 slack 對話裡面：從Evernote的時候就養成習慣把比較重要的信件直接寄到Evernote備份。Trello也有類似功能把信件寄到看板。
- workflow 值單獨一篇（如果有人想看）
目前團隊用法如下：
a. 約會議時間後請PM發布行程檔
👌好處：簡化了過去「請PM」喬時間的溝通時間，有空的人同意出席一目瞭然
⬆️ 改進空間：目前未能考慮到把所有人的時間利用最佳化b. 每週提醒負責人寫重要事件摘要：透過摘要篩選事件的輕重緩急，培養習慣。c. 跨團隊的request：把跨部門的需求標準化，資訊才會精準。d. 喝水小卡：下午兩點半提醒大家喝水，並且填寫喝水小卡提醒別人喝水
- 小結：養成默契才能談團隊的能力積累，默契不可能憑空而來，需要一點輔助，應要透過有效率的流程來降低溝通成本。
- 延伸閱讀：salesforce併購slack
2. miro 萬能白板工具 ［每週使用］
- 主要使用場景：發散討論、遠距工作時的圖像化討論
- 因為方案升級而感受到效率體驗：容量從免費版三個變成無限多、有計時功能可以用於工作坊互動
- 小結：免費版本基本上就有接近完整的功能，可以無痛內嵌在 notion 裡面
可以點這裡試試看介面👇
3. notion: 工作Wiki ［每天使用］
- 主要使用場景：今年有更深入的使用目的：說服團隊編寫工作手冊流程、建置團隊wiki/ 專案 wiki
- 今年有感更新：子頁的權限不必跟著母頁，可以獨立區分權限✨
- 今年無感更新：timeline 介面
- 因為方案升級而感受到效率體驗：容量、版本回溯、roll-up
- 致命缺點：google cal 時程無法同步（外掛已死）、跟其他軟體同步差、表格功能視為資料庫反而沒有簡易版本的呈現方式
- 小結：
notion適合做資料彙集的內部工作儀表板、用於凝聚共識、整理輸出。俗稱wiki。不適合大型檔案儲存、不適合作為專案進度管理工具（如甘特圖等）
4. Ulysses 專心書寫的工具［每週使用］
- 主要使用場景：長篇書寫、需有思考段落、整理文字產出，這系列就是用Ulysses編輯的
- 不能做到的事：跟別人即時共享，就是個單純的文字編輯器
- 小結：熟悉Markdown 格式事半功倍，應該要想成是 .txt 的高級版本。雖然可以插入圖像等媒體但沒有太大必要。專注處理文字邏輯。
- 補充：專門為iOS設計的一個文字編輯軟體，編輯檔放在iCloud一樣即時同步，段落摘要介面直白，會直接計算適當閱讀時間。
5. Eagle圖像管理管理 ［每週使用］
- 主要使用場景：多媒體資料整理，應該要視為高級版 finder
- 今年有感更新：YouTube 找靈感收集可以直接歸檔、因為safari 條款更新取消safari 直接存圖的功能嗚嗚
- 是優點也是缺點：沒有行動版，完全是桌面版軟體。
- 額外嘗試：同步 google drive/ NAS 體驗 佳，但需要一點運氣來能一口氣設定完成
- 小結：適合專案的靈感管裡，需要定期輸出封存檔案，瘦身電腦容量。
🙋為什麼把這個軟體擺在一起講
- 這兩個軟體其實就分別是文字跟圖片的資料庫，分類的邏輯很相似
- 都內建智慧型篩選器，可以就你的 tag 另外抓出篩選的資料（if, or, and ,not 這類的，基本上和電子信箱有的功能一樣）
- 就算不同軟體，也要訓練自己的腦袋相同的專案用一樣的標籤來 tag，這點我也在身體力行當中
6. zapier ［每月使用］
- 主要使用場景：收集產業新聞(RSS 訂閱 google alerts，自動彙整到 google sheet）
- 跨平台自動流程
- 致命缺點：用量很尷尬，真的太貴了
留校察看
- asana：適合專案進行、不適合我的工作性質，不會主動使用，會配合個別團隊任務使用
- timetree：暫時用不懂但還是得用，因為要看去潛水行程ＱＱ
- medium：logo 改醜，遲遲不中文化，但目前沒有自己架站的實力，且每週都有新追蹤次數，先放著。
棄守名單
- spark mail 電腦版：最後因為公司帳號型態(hibox)選了outlook
- gmail 手機版：沒有特別好用
- trello：適用團隊協作場景，個人不習慣卡片資訊用法
- myfitnesspal：習慣養成之後就不需要了
- Google keep：資訊類型進入notion、個人任務用內建reminder
- goodnote (iPad)：初步筆記一律由手寫筆記本代替
年末盤點時間，整理一下2020的工作介面
以及從軟體中體會到的概念
加減寫加減看
想花少一點時間在編修文案上
先這樣！
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