การสร้าง User ใน Office 365 for Education

สร้าง Email ให้ทุกคนกันเถอะ

เราจะสร้างอีเมลให้นักเรียนหลายพัน และ อาจารย์หลายร้อยของเรากัน !!!

บทความนี้ จำเป็นต้องมีระบบ Office 365 ก่อน โรงเรียนไหนยังไม่มี

Aka.ms/SetupA1TH

bit.ly/AdminO365TH หน้ารวมบทความแอดมิน

จริงๆ วิธีสร้าง User มีหลายวิธี

วิธี Powershell : เหมาะกับการสร้างคนเยอะมากๆทีเดียว กำหนด Password ได้ด้วย แต่อาจจะต้องคุ้นเคยกับการใช้ command line นิดหน่อย

Link วิธีสร้างด้วย PowerShell เอาไว้จัดการคนจำนวนมากๆๆๆๆๆ

วิธี School Data sync : ระบบจะให้excelมา 4 อันถาม ถามข้อมูลเยอะมาก รวมถึงใครอยู่ห้องไหน เรียนวิชาอะไรด้วย ซึ่ง มีข้อดีตอนใช้งาน จะสะดวกมาก แต่ต้องมีข้อมู,ล่วงหน้าเยอะมาก

Link สร้างด้วย SDS School Data Sync สำหรับสร้างห้องเรียน และเพิ่มรายชื่อครู/นักเรียนเข้าห้อง

วิธีที่เราแนะนำวันนี้คือ วิธีสุดคลาสสิค และง่ายที่สุด นั่นคือการ Upload CSV และ การเพิ่มทีละคน

ก่อนอื่น ไปที่ https://admin.microsoft.com/ ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Email ที่มีสิทธิ Admin

การเพิ่มด้วย CSV ( สูงสุดทีละ 249 คน )

ถ้าหากเราเป็น Admin โรงเรียน ผมแนะนำให้สร้าง ไฟล์ครู 1 ไฟล์ ( หากมีมากกว่า 249 ก็อีกเรื่อง )

และไฟล์เด็กนักเรียน ห้องละ 1 ไฟล์ อย่าเอา มาปนกัน เพราะตอนแจกรหัส เราจะได้ ส่งไฟล์รหัส กลับไปให้ครูที่ปรึกษา ได้ง่ายๆ คนละไฟล์ เลย

อยากให้ลองซ้อมๆ ทีละ 1–2 ชื่อก่อนนะ เผื่อพลาด จะได้ไม่แก้เหนื่อย

ไปที่ User → Active users → Add multiple users

เลือก Download a CSV file that includes example user info

เราจะได้ไฟล์มาอันนึงพร้อมกับข้อมูลตัวอย่างอีกชุดนึง

อันที่สำคัญๆ มีแค่ 1 2 3 4 ครับ ที่เหลือสามารถเว้นว่างเอาไว้ได้

Job title อาจจะใส่ Student / Teacher ก้ได้ครับ Department อาจจะใส่ว่าครูสอนวิชาอะไร พวกนี้คือ ไม่ใส่ก็ได้ แต่ถ้าใส่ก็ดีครับ เวลาคลิกชื่อ จะได้มีข้อมูล มันสามารถแก้ไขทีหลังได้ แต่ถ้าแก้เยอะๆก็เหนื่อยเหมือนกันครับ

ประเด็นคือ ! แล้วเราจะสร้างอีเมลให้เด็กยังไงดี ?

ผมเชื่อว่าโรงเรียนส่วนใหญ่มี 2 , 3, 4 แต่ ไม่มี 1 แถมบางโรงเรียน ฐานข้อมูลชื่อเป็นภาษาไทยอีก

สำหรับโรงเรียนที่มีแต่ชื่อนักเรียนภาษาไทย ก็แนะนำเป็นรหัสนักเรียนก้ได้ครับ 41234@Awe123.onmicrosoft.com(ของผม) หรือ เช่น 41234@cu.ac.th อะไรแบบนี้

ตัวอย่างไฟล์ที่ถูกต้อง โดยมีจุดสำคัญคือ ช่องแรก @ จะต้องเป็น @ เดียวกับที่เรายืนยันโดเมนเอาไว้ ของผมเป็น @awe123.onmicrosoft.com ( เรามีได้หลาย Domain เนาะ ใช้อันไหนก็ได้เลย ขึ้นยืนยันไว้หลายอัน)

และต้องอัพโหลดชื่ออาจารย์ รอบนึง นักเรียบรอบนึงแยกกัน ซึ่งแต่ละไฟล์ จะใส่ได้ 249 ชื่อครับ ถ้า 3,000 ก็แบ่ง 13ไฟล์

แต่เอาเข้าจริง ผมแนะนำให้ใส่ทีละห้อง หรือเรียงตามครูที่ปรึกษา จะดีกว่าครับ จะได้ ส่งไฟล์ให้ครูไปส่งต่อ ได้ง่ายหน่อยครับ

ตัวอย่างถ้านักเรียนเราชื่อภาษาไทย หรือถ้าครูชื่อภาษาไทย แต่ว่ามีแค่ 100 คน ก็พิมพ์มือก็ได้ครับ ยังพอไหว อาจจะส่ง Microsoft Forms ให้ครูแต่ละท่านช่วยกรอกเข้ามา

แต่ว่าถ้าเป็นนักเรียนก็ ใช้รหัสนักเรียนเถอะครับเพื่อความไม่วุ่นวาย

ทีนี้ ชื่อมีแล้ว รหัสมีแล้ว แล้วจะเอามารวมเป็นอีเมลยังไงหล่ะเนีย ต้องเขียนมือทั้ง 4,000 คนเลยมั้ย ?

โชคดีที่ความรู้ Excel แบบไม่ยากมาก พอจะช่วยได้ครับ

ผมเอาช่อง รหัสนักเรียนมา & แล้วตามด้วย “” ในกล่องข้อความนี้คืออีเมลเรา เช่น “@awe123.ac.th” อะไรแบบนี้ก็ได้ครับ หรือถ้าเป็นอาจารย์ก็อาจจะเป็นชื่อจริงก็ได้ครับ ( ระวังชื่อซ้ำนะครับ แนะนำเช็คดีๆก่อน แล้วเติมให้มันดูแตกต่างกัน)

ใส่สูตรเสร็จแล้ว กดที่มุมขวาของเซลล์อีเมล แล้วลากยาวเลยครับ ( หรือกดให้มันขึ้น + แล้ว Double click ก็ได้ครับ )

ใครใช้โดนเมนเครือเดียวกัน หลายรร

แนะนำให้เติมชื่อ รร นำหน้า เช่นของเครื่อเตรียมพัฒน์
tupkk.12345@all.tup.ac.th สำหรับนักเรียน รรในขอนแก่น
tupc.12345@all.tup.ac.th สำหรับ รร ในเชียงราย

ความต่างคือแต่ เติมชื่อย่อ รร นำหน้า เพื่อป้องกันความสับสน และ เลขนักเรียนซ้ำ

สูตรจะเป็น =“tupc.”&B2&“@all.tup.ac.th”

เช็คให้มันใจว่าข้อมูลถูกต้อง อย่าลืมกด save ด้วย

ถ้าพร้อมแล้ว กลับมาที่หน้า Admin ของเรา กด Browse แล้วเลือกไฟล์ จากนั้น Verify เลยครับว่า ถูกฟอแมตไหม

จุดที่คนมักจะผิดกัน

  1. ไม่ยอมใช้ไฟล์ที่โหลดจากเว็บ แล้วไปพิมพ์หัว Column เอง แล้วมันไม่ตรงเป๊ะ
  2. ไปลบ Column พวก address city ทิ้ง // ปล่อยมันเว้นว่างไปครับ ไม่ต้องลบ
  3. ชื่ออีเมล มีช่องว่าง เช่น Noppadol @awe123.ac.th อันนี้ใช้ไม่ได้ ต้อง Noppadol@awe123.ac.th
    ซึ่งเกิดบ่อยมาก อย่าลืมเช็คดีๆ
  4. รวมไปถึง ชื่อช่องอื่นๆที่ไม่ใช่อีเมลด้วย ถ้ามี ช่องว่างตอนท้าย ระบบ จะไม่ add user ให้
  5. ไฟล์ใหญ่เกิน 249 คน
  6. Excel เราเก่าไปจนมันอ่านไทยไม่ออก ต้องไปเซฟแบบ UTF-8 ก่อน

ใครได้ชื่อภาษาไทยมาเป็นตัวอักษรที่อ่านไม่ออก ให้ไปที่ File → Save As → เปลี่ยนรูปแบบไฟล์เป็น CSV-UTF-8

พอ Upload file ผ่านแล้ว ก็ให้เลือกว่าจะให้ license อะไร

หน้าถัดมาจะให้เรา Assign license ว่า ทั้งไฟล์นี้ จะให้เป็น student หรือ Faculty ( เป็นเหตุผลที่ผมให้ทำแยก ครูกับ นักเรียน )

มีผลยังไง ? จะมีฟีเจอร์บางอย่างที่มีเฉพาะครูเท่านั้น เช่นการสร้างห้องเรียนใน Teams ( นักเรียนสร้างกรุ๊ปปกติได้ แต่สร้างห้องเรียนไม่ได้)

เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสริ้นภาพกิจ การสร้าง Email เรียบร้อย สบายใจใช้ได้ตลอดไปเลยครับ ไม่ต้องกลัวหมดอายุ

อย่าลืม Download Results !!

เราก็จะได้ Email Account พร้อมใช้งานเรียบร้อย มาพร้อม รหัสผ่านชั่วคราว

อันนี้ผมตั้ง อีเมลเป็น @awe123.onmicrosoft.com เพราะ ผมยังไม่ได้ Verify domain นะครับ ใครที่ผ่านแล้ว เลือกเมลสั้นๆ ของตัวเองโดยที่ไม่ต้องมี .onmicrosoft.com ได้เลย

ถ้าลืม Download Result ?

เราสามารถไป Reset Password ให้เป็นพาสเวิร์ดที่เรากำหนด หรือ สุ่มพาสเวิร์ดชั่วคราวออกมาได้ แต่ว่าทำได้ทีละ 40 คน ฉะนั้น อย่าลืมจะดีกว่าครับ

สร้าง Email ทีละคน

มันจะขึ้นหน้าให้เรากรอกข้อมูล คล้ายๆกับช่อง 1,2,3,4 ในวิธี Excel

แต่ตรง Domain จะมีให้เราเลือก แทนการพิมพ์ ก็เลือกให้ตรงกับที่เราจะใช้

Automatically create a password : ถ้าติ๊กออก มันจะให้ตั้งรหัสผ่านเอง

Require : ถ้าติ๊กออก จะไม่ต้องเปลี่ยนรหัสหลังเข่าครั้งแรก

จากนั้นก็เลือก License ให้เขา

จากนั้นจะมีให้กรอก ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น สิทธิ admin หรือ ข้อมูลตำแหน่งต่างๆ

พร้อมแล้วก็กด Finish Adding ได้เลย

จากนั้นเราก็จะได้ Username กับ Password มา อย่าลืมก๊อบเอาไว้ ไม่งั้นต้องมากด Reset อีกทีหลัง

โดยที่ เมื่อ นักเรียนเข้าใช้งานครั้งแรกที่ Office.com แล้ว ระบบจะทำการให้ ตั้งค่า Password ใหม่

ตอนนี้พร้อมใช้งานเรียบร้อย Benefits มาครบ :)

การใช้งาน Office 365 for Education ในห้องเรียน

MSEDUTH

all things about Microsoft in education

MSEDUTH

ทุกอย่างที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับ Microsoft ในภาคการศึกษา

Mos Noppadol Rattanawisadrat

Written by

A guy who passionate on Technology, Psychology and business thing

MSEDUTH

ทุกอย่างที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับ Microsoft ในภาคการศึกษา