คู่มือฉบับเต็ม Microsoft Forms 2023

2023 แล้ว Microsoft forms เปลี่ยนไปแค่ไหน มีอะไรใหม่ มาลองดูกัน

เริ่มต้นเข้าใช้ที่ไหน ?

จริงๆ มีวิธีเข้าหลายทางมาก แต่ไปที่ forms.office.com/ ก่อนก็ได้ครับ

Microsoft Forms - Easily create surveys, quizzes, and polls.

ใครจะใช้ Microsoft Forms ผ่านมือถือ ให้ไปที่แอพชื่อ Office

Blog Update official

Link ย่อ เอาไว้ส่งต่อ : bit.ly/formsth2023

License / Account ต้องมีไหม ?

สามารถเริ่มใช้ได้ตั้งแต่อีเมลฟรี(hotmail / outlook ) แต่ว่า Microsoft 365 จะได้ฟีเจอร์ครบกว่า แล้วก็ spec สูงกว่าเช่นรับได้ 5 ล้านคำตอบ

Form, question, response, and character limits in Microsoft Forms — Microsoft Support

เมื่อเข้ามาที่ Forms.office.com และ sign in ได้แล้ว

Step 1 เอา Forms ไปทำอะไร

1. New Form — การทำฟอร์มแบบปกติ เหมาะกับการสอบถาม ที่จบเป็นครั้งๆ ไม่ต่อเนื่องนานๆ
2. New Quiz — รูปแบบคำถาม ที่มีคำตอบที่ถูกต้อง และ มีคะแนนมาเกี่ยวข้อง ซึ่งจะทำผ่าน Microsoft Teams assignment ก็ได้ จะได้ผสานระบบคะแนนไปเลย
3. Poll app in Teams — การใช้ Forms ผ่าน Microsoft Teams แบบเร็วๆ
4. Excel forms — ติดตามข้อมูลแบบ Real time โดยการสร้างไฟล์ excel online แล้ว Insert forms ซึ่งจะช่วยให้เราไม่ต้อง export คำตอบ ทุกครั้ง ที่อยากรู้อัพเดท

Core Features

อยากให้ใช้ส่วนนี้เป็นเหมือน สารบัญ ว่าเราอยากทำอะไร เพราะคู่มือนี้จะยาวมาก

การทำแบบสอบถาม ( New Form )

1. Question setting / Theme
2. Basic questions
3. advance setting
4. การแชร์ link ให้คนตอบ
5. การเช็คคำตอบ

การทำแบบทดสอบ ( New Quiz )

1. การกำหนดข้อถูก / ให้คะแนน
2. การสลับข้อ / สลับ choices
3. การตั้งเวลาทำแบบทดสอบ
4. การแชร์ และ กำหนดสิทธิการเข้าถึง
5. การตั้งค่าให้เฉลยคำตอบหรือไม่หลังตอบเสร็จ
6. การใช้งานผ่าน Teams class
7. การตรวจข้อสอบ
8. การจัดการเมื่อ Internet หลุด

การปรับแต่งอื่นๆ

1. การ Preview
2. การตั้งค่าต่างๆ
3. การแชร์ link ให้คนตอบ
4. การแชร์ forms ให้คนช่วยกันสร้าง/ติดตาม
5. การดู คำตอบที่คนตอบมา
6. การแชร์เพื่อทำงานร่วมกัน
7. ทำ Template / Duplicate form

การนำเข้า Word/PDF

การใช้ Template

การจัดการ Forms ส่วนตัว / Forms ที่สร้างจากกลุ่ม (เช่นใน Teams)

• Collection การจัด Folder

Excel forms

Forms Mobile

Poll in Teams ( Coming soon ฟีเจอร์มาแล้ว แต่คนเขียนบทความยังเขียนไม่เสร็จ !! )

• Poll App in Teams Meeting
• Multi questions
• Rating and Ranking
• Poll with Image

การทำแบบสอบถาม ( New Form )

ในหน้า https://forms.office.com/ ให้เราเลือก New Form

การสร้างฟอร์มแบบนี้ เหมาะกับแบบสอบถามที่ เราไม่ได้ต้องการเข้ามาดูคำตอบบ่อยๆ เช่น แบบสำรวจความพึงพอใจหลังจบ event ที่เข้ามาดูครั้งเดียว

ถ้าจะดูคำตอบแบบ Real time ให้ไปสร้าง Excel forms

เราจะสร้างได้ 400 ฟอร์มต่อ 1 account

Question Setting / Theme

Untitled form — คลิก เพื่อแก้ไขชื่อ และ สามารถ เลือกรูป ไอคอน ได้ที่ด้านขวา

Form description — คำอธิบายฟอร์ม

Format — เราสามารถ กดครอบข้อความ เพื่อทำ format ให้กับข้อความได้ เช่น การเน้น การไฮไลต์ การทำหัวข้อ

Theme — และเรามารถเลือก Theme / upload ภาพพื้นหลัง ได้ที่เมนู Theme

Background music— เลือกเพลงได้ด้วยจ้า

ชื่อ Form ส่งผลต่อการแนะนำ Theme ด้วยนะ

Basic Question

เราจะเริ่มสร้างคำถามได้จากปุ่ม Add new ซึ่งจะมีรูปแบบคำถามอยู่ 8 ประเภท + 1 การจัด section

เราจะถามได้ 200 คำถามต่อฟอร์ม

Choice

เราจะใส่ได้ 200 choices ต่อ คำถาม

Pro tips : เราสามารถ Copy Excel cell มาใส่เป็นช้อยส์ได้

ทุกคำถามสามารถในรูปได้ ที่ด้านขวา ของกล่อง

กด Add “Other” option เพื่อเพิ่มคำตอบปลายเปิด

หากมีให้เลือกหลายคำตอบ เช่น ขนมปังใส่ได้ไม่เกิน 3 ซอส ให้เปิด Multiple answers แล้วตั้งค่าว่าจะให้เลือก 3 อัน หรือ ไม่เกิน 3 อัน หรือ แล้วแต่เลย ไม่จำกัด

ใส่รูปภาพในช้อยส์

ใส่ได้รูปละ ไม่เกิน 5MB

• เลือกทีละหลายๆรูปได้
• ลากวางได้
• copy and paste ได้

More option (…)

• หากต้องการ สลับตัวเลือก ให้เลือก Shuffle options
• เปลี่ยนเป็น Drop-down ถ้าตัวเลือก ยาวมากๆ เช่น คุณอยู่จังหวัดใด

แต่ drop down ใช้กับ multiple answer ไม่ได้นะ

• Add subtitle ถ้ามีคำอธิบายเพิ่มเติม นอกจากคำถาม

• Add branching กับการกระโดดข้ามข้อ เช่น คุณมีรถหรือไม่ ถ้าไม่มี ข้ามไปข้อ 8 เลย หรือ จบฟอร์มเลย

จะไม่ค่อยเหมาะกับคำถามประเภทอื่น เพราะมันมีแค่ตัวเลือกเดียว

ถ้าทำจนมันมั่วแล้ว กด (…) มุมขวาบน รีเซต ได้

Text

เลือก long answer ถ้าอยากให้ตอบแบบยาวๆ เช่น ความเห็นของคุณคือ

ในปุ่ม (…) เราสามารถตั้งค่า ข้อจำกัดได้ เช่น ให้ตอบเป็นตัวเลขเท่านั้น หรือ ต้องอายุ 18–60 ปีเท่านั้น

หรือบังคับเป็นเลข 13 หลัก

Rating

เหมาะสำหรับแบบสำรวจความพึงพอใจ เปลี่ยน สัญลักษณ์ และ จำนวนสัญลักษณ์ได้

กด (…) → Label เพื่อบอกความหมาย มากน้อย คืออะไร

Date

ถ้ามีคำถามเกี่ยวกับวันที่ ให้ใช้คำถามรูปแบบ Date จะได้ไม่งง format ตอนจบ

Ranking

เอาไว้ถามเรื่องการจัดลำดับ เช่น ชอบเมนูไหนมากที่สุด สะดวกไปเที่ยววันไหนมากสุด

ตอนตอบจะหน้าตาแบบนี้

Likert

เอาไว้ประเมินหลายๆด้าน

Upload file

• ** คำถามนี้ใช้ถามคนในองค์กร และต้อง Login เท่านั้น **
• ดั้งนั้น เมื่อถามคำถามนี้แล้ว จะไม่สามารถแชร์แบบ Anyone ได้
• ถ้าจะให้ upload แบบไม่ login ลองใช้ Request file ใน OneDrive

กด (…) → File Type เพื่อเลือกรูปแบบการส่งได้ เช่น ประเภทไฟล์ จำนวนไฟล์ ขนาดไฟล์

เพราะมันจะไปกินพื้นที่บน OneDrive ของคนถาม หรือ Sharepoint ถ้าสร้างจากกลุ่ม

โดย ตอนดูไฟล์ ให้ไปที่คำตอบข้อนั้น เลือก More Detail

จากนั้นจะคลิกที่ที่ไฟล์เพื่อเปิดก็ได้ หรือจะกด View in folder ก็ได้

Net Promoter score

คำถามที่จะแบ่งคนตอบเป็น 3 กลุ่ม
( 0–6 ) ไม่สนับสนุนเรา ( 7–8 ) เฉยๆ กับเรา ( 9–10 ) ผู้สนับสนุนเรา

Section

ใช้สำหรับแบ่งช่วง

เช่น ตอนแรกให้กรอกข้อมูลส่วนตัวก่อน แล้วค่อยเข้า คำถาม

กด (…) เพื่อลบ ย้าย หรือ การข้าม

การจัดการคำถาม

ที่มุมขวาของแต่ละคำถาม จะมีตัวเลือกให้

Copy | ลบทิ้ง | เลื่อนขึ้น | เลื่อนลง

Preview

กด Preview เพื่อลองดูมุมมองของผู้ตอบ ในแบบ คอมพิวเตอร์ และ มือถือ

รวมถึง สามารถทำลองตอบได้ด้วย

การแชร์ link ให้คนตอบ

1. กำหนดว่าใครมีสิทธิตอบบ้าง

• Anyone คือ ใครมี link/qr ก็เข้าได้เลย ไม่ต้อง login ด้วย

** อย่าลืมว่า ถ้ามีคำถามให้ส่งไฟล์ จะเลือก Anyone ไม่ได้ **

• Only people in my org คือ ต้อง login และ ต้องเป็นคนในองค์กรเดียวกันด้วย
• Specific people คือ ระบุคนตอบไปเลย และต้องเป็นคนในองค์กรด้วย

2. รูปแบบการแชร์

• แชร์เป็น link เต็ม หรือ Link ย่อ
• จะ copy link หรือ จะส่งทางเมล ทาง Teams
• QR code พร้อมแชร์ มี บอกด้วยว่าฟอร์มชื่ออะไร
• โค้ดฝัง iframe

การเช็คคำตอบ

ให้เลือกมาที่เมนู Responses (สูงสุด 5 ล้านคำตอบ)

โดยจะเห็นเป็นสรุปข้อมูล

หากต้องการดูละเอียดทีละคน ให้กด View results

กด (…) เพื่อลบคำตอบได้ด้วยนะ เผื่อเราทดลอง หรือ มีคนกดซ้ำ

หากต้องการดูทีละเยอะๆ ให้กด Open in Excel (ไฟล์ละ 5,000 คำตอบ)

จะเห็นว่า ถ้ามีคนมาตอบเพิ่ม 2 คน แล้ว เราต้องมา export ใหม่ทีละ 7000 คำตอบ เรื่อยๆ มันน่ารำคาญ ซึ่งถ้าเป็นลักษณะนี้ เราจะไปใช้ Excel Forms (เขียนไว้หัวข้อท้ายสุด)

ซึ่งถ้ามีคนขอดูสรุปจำนวน ก็สามารถกด (…) Share a summary link ได้

แต่ถ้าจะดูละเอียดเหมือนเจ้าของ ให้แชร์สิทธิไปให้จะดีกว่า ( อยู่ตรง … )

แบบทดสอบใหม่ New Quiz

โดยรวมแล้ว แทบทุกอย่างจะเหมือนกับ Forms แต่จะมีเรื่องของถูกผิดมาเกี่ยวข้อง

ลองทำแบบทดสอบภาษาอังกฤษเล่นๆ ( สาธารณะ ตอบมั่วได้)

Microsoft Forms

การกำหนดข้อถูก / ให้คะแนน

โดยทุกข้อ จะมีเรื่องของคะแนนมาให้เติม (แต่มีแค่ Choice / Text / Ranking ที่ตรวจออโต้ ที่เหลือต้องกลับมาตรวจเอง)

อย่าง choice ก็ เลือกข้อถูกได้ ด้านซ้าย

ถ้าเลือก Multiple answers คือ บังคับให้ตอบถูกทั้งหมดให้ครบ

เปิด keyboard Math

เมื่อเป็นโจทย์เลข ระบบจะทำ ช้อยส์ถูกแล้วก็ช้อยส์หลอกให้เราด้วย

การสลับ choice

กด (…) Shuffle options

การสลับข้อ

ไปที่ (…) → Setting → Shuffle questions

ซึ่งเราสามารถ สับขาหลอก ได้ด้วยการ lock ไม่สลับข้อ 1–4 แล้วสลับข้อที่เหลือได้

(จริงๆ เขาเอาไว้ ถามคำถามทั่วไปเช่นชื่อ ห้อง อะไรแบบนี้ ไม่ได้เอามาหลอก)

ถ้าเป็น text ก็สามารถใส่ เฉลยคำตอบที่ถูกต้อง ลงไปได้ แต่ต้องตอบถูกเป๊ะๆนะ ซึ่งใส่ได้หลายคำตอบด้วย

ถ้าตอบถูก แต่ไม่เป๊ะ เราค่อยกลับมาตรวจมือ ทีหลังได้

ถ้าเป็น Long text หรือ likert แบบนี้ต้องกลับมาตรวจเอง

การตั้งเวลาทำแบบทดสอบ

ไปที่ settings ที่เดิม จากนั้น

เราสามารถ ตั้งเวลาเปิดปิดควิซได้
และกำหนดให้แต่ละคน ทำได้ไม่เกิน 30 นาที ( ถ้าเลยเวลาโดนบังคับส่ง )

พอตั้งเวลาแล้ว ก่อนเข้า เขาจะบอกว่า มีเวลาทำ 30 นาทีนะ

การตั้งค่าให้เฉลยคำตอบหรือไม่หลังตอบเสร็จ

ถ้าไม่ได้แก้ไขการตั้งค่า

ถ้าไม่ต้องการให้เห็นเฉลยทันที (รอเราตรวจให้ครบก่อน)

ให้ไปที setting

จากนั้น ปิด Show results automatically

ซึ่งพอปิดแล้ว นักเรียน จะต้องรอเรา ส่งคืน ซึ่งเราจะตรวจไปส่งคืนไป หรือ จะรอส่งคืนทีเดียวทั้งห้องก็ได้

• ถ้าทำผ่าน link ก็เข้ามาดู link เดิม login เดิม
• ถ้าทำผ่าน Teams ก็รอดูผ่าน Teams Quiz ได้เลย

แถมการตั้งค่า 1 คนตอบได้แค่ 1 ครั้งได้ด้วยนะ

การแชร์ และ กำหนดสิทธิการเข้าถึง

วิธีส่ง link /QR code ก็สามารถทำได้ปกติเลย

แต่ถ้าใครใช้ Teams class อยู่ แนะนำให้ไปสั่งเป็นการบ้าน ในนั้นไปเลยดีกว่า คะแนนจะได้รวมในที่เดียวไปเลย

การตรวจการบ้าน

ถ้าส่ง link ไป ก็กลับไปดูที่ Forms.office.com ได้เลย

แต่ถ้าสั่งการบ้านผ่าน Teams

Forms จะกลายเป็น Forms ของกลุ่ม (เจ้าของหลายคน — เท่ากับ จำนวน Owner หรือ ครูใน teams นั้น)

เลื่อนลงมาล่างๆ จะเจอกลุ่มนั้น

หรือกดผ่าน Microsoft Teams assignment เนี่ยแหล่ะ ง่ายดี จิ้มเลือกคนเลยก็ได้

หา Quiz เจอแล้ว กดเข้ามาที่ Responses แล้วกด Review answers เพื่อตรวจได้เลย

ข้อสอบ สามารถเลือกตรวจได้ 2 มุมมอง

1. People — ตรวจเรียงคน
2. Questions — ตรวจเรียงข้อ

ซึ่งปกติการให้คะแนนนั้น

• ข้อที่ไม่มีตรวจออโต้ — จะเว้นไว้
• ข้อที่ถูก จะได้เต็ม
• ข้อที่ผิด จะได้ 0
• ทุกข้อเราแก้ไขได้
• ให้คะแนนเกินได้ ให้ .5 ได้

ให้ Feedback รวมๆได้ หรือ ให้รายข้อก็ได้

ตรวจเสร็จรายคน กด (…) Post scores ทีละคนก็ได้

• หรือจะส่งคืนทีละหลายๆคน กด Post score ที่หน้าหลัก แล้วเลือกคนที่จะส่งคืนได้

การจัดการ Microsoft Forms เมื่อ Internet หลุด

• ถ้า Login เอาไว้ ก็แค่ login ใหม่ มันจะจำไว้ให้ จะเครื่องเดิมเครื่องใหม่ก็ได้
• ถ้าไม่ได้ login อย่ากด refresh ที่เครื่องเก่า ต้องรีบกลับไปต่อเน็ตให้เร็วที่สุด

More option (…)

Multilingual

• เอาไว้ทำ form link เดียว หลายภาษา
• ระบบจะไม่ได้แปลให้โดยตรง แต่จะเปิดโอกาสให้เราได้เปลี่ยนคำถามด้วย นอกจากแปลเฉยๆ

Print Form

• ตรงตัวเลย คือการ

Settings

กำหนดสิทธิการตอบ ตอบได้คนละกี่ครั้ง เก็บชื่อไหม

กำหนดเวลาตอบ

กำหนดรูปแบบ มีการสลับข้อไหม โชว์ progress bar ไหม ตอบเสร็จ จะเห็นข้อความอะไร

Collaborate of Duplicate

แชร์ให้คนอื่นช่วยดูคำตอบ หรือ แก้ไขคำถามได้

กด (…) จากนั้น Collaborate of Duplicate

กำหนดสิทธิได้ สามแบบ คือ

• ใครใช้ Microsoft 365 แล้วมี linkนี้ ก็ collab ได้เลย
• คนในองค์กร ใครมี link นี้ก็สามารถเข้ามา collab ได้เลย
• ระบุคนไปเลย ว่าใครในองค์กร สามารถแก้ไขได้

เลิกแชร์แล้วลบ link ทิ้งได้นะ ใครเคยมี link ก็จะเข้าไม่ได้แล้ว

ระวังอย่าแชร์ผิด แชร์ link นี้ไปให้คนตอบ

ทำให้ Form ตัวเองกลายเป็น Template link

สร้างให้เรียบร้อย แล้วกด (…) จากนั้น Collaborate of Duplicate

จะเจอให้กดสร้าง link

ใครมี link นี้ก็จะได้ ทั้งชุดคำถามไปเลย

เหมาะกับ คำถามตายตัว แล้วเปลี่ยนแค่ชื่ออีเว้น หรือ กลุ่มคน จะได้แยกวิเคราะห์ได้

การนำเข้า Word/PDF

ที่หน้า https://forms.office.com/ สามารถ Upload Word/PDF ไปเป็น Forms ได้

รับได้ไม่เกิน 10MB

โดยตอนนี้ รองรับแค่ ช้อยส์ กับ ข้อความ เป็นหลัก

การใช้ Template

Forms มี Template ให้เราได้เรียน คำถามที่ใช้บ่อยๆ ให้เราแก้น้อยๆ จะได้ไม่เหนื่อย หรือ เรียนรู้ว่า จริงๆแล้ว Forms มันทำได้เยอะแค่ไหนแล้ว

ทำให้ Form ตัวเองกลายเป็น Template link

สร้างให้เรียบร้อย แล้วกด (…) จากนั้น Collaborate of Duplicate

จะเจอให้กดสร้าง link

ใครมี link นี้ก็จะได้ ทั้งชุดคำถามไปเลย

เหมาะกับ คำถามตายตัว แล้วเปลี่ยนแค่ชื่ออีเว้น หรือ กลุ่มคน จะได้แยกวิเคราะห์ได้

การจัดการ Forms ส่วนตัว / Forms ที่สร้างจากกลุ่ม (เช่นใน Teams)

Forms ส่วนตัวมันจะมีตั้งแต่

• Recent อันที่เราเพิ่งใช้
• My forms อันที่เราสร้างเอง
• Share with me คนอื่นแชร์สิทธิมาให้เรา
• Favaorites อันที่เราปักหมุดไว้

Collection → การจัด Folder

และ Forms ของกลุ่มคือ การ ย้ายที่มาเก็บใน Folder ของกลุ่ม และมีหลายคนเป็นเจ้าของ

• ถ้าเราสร้างไว้ที่ My forms แล้วสั่งควิซ มันจะทำการ copy ตัวเอง ไปที่กลุ่มนั้นๆให้

Recycle bin

ด้วยความที่มันเต็ม 400 forms ลบๆ บ้างก็ดีนะ

Excel forms

เมื่อต้องการ เช็คบ่อยๆ ว่ามีใครตอบอะไรมาบ้างนะ หรือใช้ Forms นี้ไปนานๆ หรือจะเอาไปต่อยอด Power BI

แนะนำให้สร้าง Excel Online ก่อน จากนั้นไปที่ Insert → Forms → New Form

ซึ่งรูปแบบที่รองรับ จะเป็น Form เท่านั้น ยังไม่รวม Quiz

ซึ่งสามารถ ทำทุกอย่างได้ปกติเลย

สิ่งเดียวที่ต่างออกไปคือ เมื่อคนตอบมาแล้ว เราไม่ต้อง Export คำตอบทุกครั้งอีกต่อไป

โดยเราสามารถ กด Open in Excel เพื่อเปิด Excel online

ซึ่งจะเด้งมาหน้า Excel เลย

หรือ จะเข้าจากไฟล์ Excel โดยตรงก็ได้

ซึ่งหากจะกลับไปแก้ไข Forms ก็ทำได้ทั้งจาก Excel online และ Form เลย

คำเตือน เวลาลบคำถามใน Form จะลบคอลัมใน Excel ด้วย วางแผนคำถามดีๆ

Forms Mobile

เข้าผ่านเว็บ หรือ app ก็ได้

1. ลองเข้าผ่านเว็บ https://forms.office.com/ หน้าตามันจะเหมือนเข้าผ่านคอมเลย แค่เป็นแนวตั้ง

All question types supported

— including advanced question types such as File Upload, Likert, Net Promoter Score

Quiz creation

– use your phone to create quizzes, set correct answers and points

Quiz grading and commenting

— review quiz responses and manual grade & comment where needed

Preview

— preview the Form or Quiz before you send it out. You can easily see what it will look like for both phone users and desktop users

Intelligent suggestions

— see smart suggestions as you develop your Form

Intelligent insights

— see intelligent insights as you analyze results

Branching

— to create more complex forms and quizzes which Branch users to a different question or section depending on their responses

Themes

— pick from a wide variety of themes or even add your own custom one

Settings

— edit all Form/Quiz settings directly from your mobile device, such as start/end time, controlling thank you message, and more

Collaboration

— coauthor a Form or Quiz with your friends or peers

2. ส่วนแอพ จะอยู่ในแอพชื่อ Office

Form in Teams Mobile