สร้างระบบ Recruitment ด้วย Lists บน Microsoft 365 ใน 10 นาที !!
Microsoft เปิดตัว Microsoft list ไปไม่กี่เดือนก่อน ซึ่งช่วยให้ Non-IT เช่น HR สามารถมีระบบเป็นของตัวเอง ไม่ต้องง้อต่อคิวให้ IT ช่วยทำให้อีกต่อไปแล้ว
Update : การเชื่อมกับระบบอัตโนมัติ What’s new for Microsoft Lists — Ignite 2021 [Mar.2–4] announcements
ซึ่งวันนี้ เราจะมาลองทำระบบ Recruitment Tracker สำหรับติดตาม Progress การรับคนให้ คนในทีมของ HR ได้ติดตามได้อย่างไม่ตกหล่น รวมถึง Assign ให้ Hiring manager สัมภาษณ์ หรือมีการ Screen ด้วย Phone Interview กัน เป็นต้นด้วยนะครับ
ซึ่งสามารถใช้งาน List เดี่ยวๆ หรือจะนำไปใช้ร่วมกับ Microsoft Teams ก็ยังได้นะครับ
Requirement Office 365 / Microsoft 365 subscription plan
โดยบทความนี้จะครอบคลุมถึง Use casecละวิธีการสร้างตามแบบละเอียดนะครับ
Lists คืออะไร ใช้ตรงไหน
ปลายทางของบทความนี้ เราจะได้ระบบที่เอาไปใส่ใน Microsoft Teams ให้เพื่อนร่วมงานติดตาม เห็นข้อมูลชุดเดียวกัน จะได้ไม่สับสน เปิดบนมือถือได้ เปิดบนเว็บได้
โดยผมจะแบ่งเนื้อหา ออกเป็น 3 ส่วนด้วยกันคือ
- การสร้าง
- การ Customize
- การแชร์ให้ทีม
การสร้าง
Lists สามารถเข้าใช้งานได้ผ่านตัว Office.com โดยหากมองไม่เห็นในหน้าแรก ให้กด All apps ด้านซ้ายมือขึ้นมา
หรือกด + ใน แทป ของ Microsoft Teams โดยตรงเลยก็ได้
เปิดเข้ามาครั้งแรก เราจะเจอ ปุ่ม New List ขึ้นมาปุ่มเดียวเลย
เมื่อเปิดขึ้นมา เราจะเจอ Template มากมาย ( วิธีใช้ ตัวอื่นๆ Coming Soon !!)
ถ้าใครแอบเห็น ว่านำเข้าจาก Excel ได้ คุณเข้าใจถูกแล้ว !! เดี๋ยวไว้จำทำบทความแยกนะครับ
เมื่อกดเข้าไปแล้ว ระบบจะโชว์ Preview กับ Example data มาให้
ซึ่งตัว Template จะรวม Field พื้นฐานเอาไว้ตั้งแต่
ชื่อผู้สมัคร | ตำแหน่งที่สมัคร | Progress | ใครเป็น Recruiter | สมัครมาวันไหน | วันสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ | คนสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ | วันสัมภาษณ์จริง | คนสัมภาษณ์ (หลายคนได้) | Note | Link profile | Resume or CV
ซึ่งถ้าหากต้องการมากกว่านี้ก็สามารถเพิ่ม Field column เองได้เช่นกัน
ตรง Save to มีผลต่อ สิทธิในการเข้าถึง ถ้าเราเก็บไว้ที่ My lists จะมีแค่เราที่เข้ามาได้ แต่ถ้าจะทำงานกับทีม ก็ให้เซฟเอาไว้ที่ชื่อทีม นั้นๆ ( ทีมเดียวกับใน Microsoft Teams )
กด Create แล้วก็จะได้ Template เปล่าๆ มาเรียบร้อย
โดยหากเซฟเอาไว้ในทีม ทุกคนในทีมจะแก้ไขได้ ยกเว้น Guest ที่ดูได้อย่างเดียว
ลองกด New เพื่อสร้างรายชื่อผู้สมัคร !!
หลายคนที่ งงๆ ว่าเอ๊ะ ทำไมไม่ใช้ Excel ตั้งแต่แรก เดี๋ยวหลังจากนี้ จะค่อยๆ เห็นภาพมาขึ้นมามันเหมาะที่จะใช้ Lists มากกว่ายังไง
เมื่อเรากด New ขึ้นมาแล้ว ระบบ จะมี Field ให้เรากรอก ซึ่ง บางอย่างต้องพิมพ์เองทั้งหมดเช่น ชื่อผู้สมัคร หรือ บางอย่างระบบจะเป็น Choice ให้เลือก เช่น ตำแหน่ง หรือ วันที่
รวมไปถึง ข้อมูลยากๆ ที่ Excel ทำไม่ได้ด้วยตัวมันเองเช่น การ แนบไฟล์ CV หรือ การใส่ชื่ออีเมลในระบบ ของผู้สัมภาษณ์ อีกด้วย
กรอกเสร็จแล้วก็จะได้ ข้อมูลหน้าตาประมาณนี้ ซึ่งสามารถ ปรับแต่งได้อีกมากมาย
Customization
ในข้อรูปแบบ Choices หลายคนอาจจะงงๆ เอ… ? ไปเปลี่ยนชื่อตำแหน่งตรงไหนนะ หรือ ทำไมมันพิมพ์เองไม่ได้นะ
ให้ไปคลิกที่ คอลัมนั้นๆ แล้วเลือก Edit
ซึ่งเราสามารถตั้งค่าได้ว่า จะให้มีตำแหน่งไหนบ้าง หรือ จะติ๊กเลือกให้พิมพ์เองก็ได้ ( แต่คนมักจะพิมพ์ผิด ) สามารถตั้งค่าสีเอาไว้ได้ เผื่อใช้แบ่งแผนก หรือ level
นอกจากนี้ หาก จะตั้งค่าให้เลือกได้หลายตำแหน่ง ก็กด More Options แล้วเลือก Allow multiple choices ได้ด้วย
และหากใคร คุ้นเคยกับ Format ใน Excel ก็สามารถเลือกใช้ในนี้ได้เช่นกัน
นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ Group by เพื่อรวมกลุ่มข้อมูลได้อีกด้วย
Progress ก็ทำได้เช่นกัน คล้ายกับ ตำแหน่ง
ในส่วนของ Recruiter ปกติจะให้เลือกได้ทีละคน แต่เราอาจจะตั้งค่าให้เลือกจาก Group หรือว่า เลือกหลายคนได้ หรือ จะไม่บังคับให้ใส่ชื่อคนก็ได้
ในส่วนของ วันที่ เราสามรถ Sort ตามเวลาได้ ตั้งค่า Format ต่างๆได้
ข้อที่เหลือ รูปแบบก็จะคล้ายกับตัวอย่างด้านบน และหากเราต้องการ column มากกว่านี้ ก็สามารถกดเพิ่ม กดเรียงลำดับใหม่ได้
การแชร์ให้ทีม
เราสามารถเข้าถึง List นี้ได้ด้วยการเปิด App Lists โดยตรงก็ได้ หากเรามีสิทธิ
หรือ เราเพิ่มเข้าไปเป็น Tab อันนึงใน Microsoft Teams ก็ได้เช่นกัน ( เจ้าของทีม เพิ่ม )
จริงๆ กด Create list จากหน้านี้เลยก็ได้
ใส่ Link หรือ เลือก Lists ที่ทีมนี้มีสิทธิเข้าถึง
จากนั้นก็สามารถใช้งาน Listswด้เรียบร้อยแล้วครับ
