วิธีทำ SDS School Data Sync [Add new user ]

ในบทความนี้จะพามารู้จักกับเครื่องมือในการจัดการห้องเรียนของ Microsoft ที่ชื่อว่า School Data Sync

ใครยังไม่ได้ขึ้นระบบ Office 365 Education ตามมาดูได้ที่นี่

ซึ่งเหมาะกับ โรงเรียนที่มีข้อมูลนักเรียน และ ห้องเรียนพร้อม ซึ่งจะช่วยให้ครูผู้สอน สอนได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ถึงขั้นที่ แจกอีเมลให้ครูหรือนักเรียนปุ๊ป ลงชื่อเข้าใช้ พร้อมเรียนเลย เพราะจัดทุกคนเข้าห้องเรียนตามที่ต้องการแล้ว

โดยปกติแล้วเราจะใช้ SDS อยู่ 2 ช่วงคือ ช่วงแรกที่เราสร้าง User ใหม่ ตรงนี้ ทำเสร็จแล้ว เราจะสามารถตั้ง password ให้กับ user ได้ จับ user เข้าห้องเรียนได้เลยทันที

กับช่วงทีสองคือช่วงย้ายห้องเรียน เมื่อจบเทอม คือการ upload excel อีกรอบ ซึ่งระบบจะไปสร้างห้องเรียนใหม่ให้ (ห้องเรียนเก่า ลบทิ้งไปแล้วจากการตั้งเวลาของเรา)

สอนใช้งาน SDS แบบ Interactive มีข้อมูลทุกอย่างให้ทุกคนลองซ้อมสร้างได้เลยครับ

Prerequisites

• Microsoft 365 Education
• Microsoft 365 user account ที่มีสิทธิ global administrator

Link to file example หรือ จะ โหลดไฟล์ V2 ทันทีเลย >>> ที่นี่ <<<<

วิธี Download file ตัวอย่างจาก Github

ไปที่ Folder CSV Samples > SDS v2 จะเจอ 4 ไฟล์

เราจะได้ไฟล์มาทั้งหมด 4 ไฟล์ใน SDS V2

• Orgs ไฟล์นี้เอาไว้บอกว่าเรามีโรงเรียนใดบ้างในระบบนี้ ( เผื่อสำหรับองค์กรใหญ่ๆ เช่น กระทรวงศึกษาไทย มี OBEC เป็นอันใหญ่ มี 30,000 รร แล้วมี OVEC เป็นอันใหญ่อีกอัน อีกพันกว่า รร ( ถ้าเป็น รร ปกติก็ใส่อันเดียวไปเลย หรือ ถ้าเป็น รร มีเครือ ก็ใส่หลายอันได้ )
• users ไฟล์นี้เอาไว้สร้าง Email account ให้นักเรียน
• classes อันนี้เอาไว้สร้างห้องเรียน ว่าเราจะมีกี่วิชาที่เปิดสอน
• enrollment อันนี้เอาไว้บอกว่าใครเรียนวิชาไหนบอก ( นักเรียน 1 คนอยู่ได้หลายวิชา )

เห็นได้ชัดว่าทั้งหมดนี้ ทีม IT เมื่อทำเสร็จแล้ว คุณครูและนักเรียนเข้ามา จะพร้อมเรียนทันที ไม่ต้องกรอกโค้ด หรือ กด link ใดๆ เลย ( ใครย้ายมาใหม่ จะอัพเดทในระบบ หรือ กด link ก็ได้

อัพโหลดเสร็จแล้ว เก็บไฟล์นี้ไว้ให้ดี เพราะเทอมหน้า เอาไว้ใช้ย้ายห้องนักเรียนได้

คำอธิบาย แต่ละไฟล์

คำอธิบายค่าต่างๆ ใน SDS 2 File format

Orgs file

จะประกอบไปด้วย 4 columns

• sourcedId — เป็นรหัสประจำโรงเรียนหรือองค์กร เป็นเลขที่เราสามารถตั้งขึ้นมาเองได้ หากไม่มี
• name — ชื่อโรงเรียนหรือองค์กร
• type — ประเภทองค์กร ซึ่งรองรับรูปแบบตามรูปข้างล่างเลยครับ

• parentSourcedId — เอาไว้บอกว่าโรงเรียนนี้อยู่ใต้องค์กรไหน เช่น เราอาจจะสร้างมาเลย 77 จังหวัด แล้ว มี 10 โรงเรียนที่อยู๋ใต้จังหวัดเชียงใหม่ หรือ สำนักงานเขต

orgs file

หากเรามีแค่โณงเรียนเดียวก็เขียนแค่ โณงเรียนเราก็ได้ครับ

Users file

จะประกอบไปด้วย 8 columns

• sourcedId — รหัสพนักงานหรือรหัสนักเรียน เป็นเลขที่เราสามารถตั้งขึ้นมาเองได้
• orgSourcedIds — รหัสโรงเรียน เอาไว้บอกว่าคนนี้อยู่โรงเรียนไหน
• givenName — ชื่อจริง
• familyName — นามสกุล
• username — อีเมลที่จะเข้าใช้งาน โดยต้องตามด้วย @ชื่อโรงเรียน.ac.th ที่เรายืนยันโดเมนเอาไว้
• password — รหัสเข้าใช้งาน
• role — บทบาทในองค์กรเช่น เป็น student, teacher หรือ อื่นๆ ตามรูปด้านร่าง

• grade — รูปแบบของชั้นเรียนที่รองรับ

users file

Class file

เทอมนี้เรามีวิชาอะไรเปิดสอนบ้าง ไฟล์นี้เป็นเหมือนการสร้างห้อง รอเอาไว้ก่อน

เอาจริงๆ ถ้าข้อมูลเราไม่ได้ support ก็เว้นไว้ก่อนก็ได้ ค่อยมา upload ซ้ำอีกทีเมื่อต้องการ

ข้อดีของการทำแบบนี้คือ มันจะไปสร้าง Teams รอเอาไว้ให้ด้วย แล้วเราก็ตั้งเวลาลบทีม เมื่อจบปี ได้ด้วย

จะมี 3 columns

• sourcedId — รหัสวิชา ( ห้ามซ้ำกัน ระวังหากมีหลาย รร )
• orgSourcedId — อยู่โรงเรียนไหน
• title — ชื่อวิชา

Classes file

enrollments file

ไฟล์นี้เหมือนจับเด็กและครูใส่ห้องเรียน

ประกอบไปด้วย 3 columns

• classSourcedId — ห้องเรียนไหน
• userSourcedId — รหัสนักเรียนคนไหน
• role — คนที่เข้าห้องมา เป็นนักเรียนหรือครู

enrollments file

เมื่อเตรียมข้อมูลพร้อมแล้ว ก็กลับไปหน้า School Data sync

Sign in เข้ามาได้เลย

กด Add profile ซึ่งจะเป็นตัวจัดการข้อมูลทั้ง 4 ไฟล์ ซึ่งเราน่าจะต้องเข้ามาอัพเดท เทอมละครั้ง ตามรายวิชา และ จำนวนที่เปลี่ยนไปในแต่ละเทอม

ถ้าใช้งานครั้งแรก สร้าง Username ให้ทั้ง โรงเรียนได้เลยครับ — ถ้ามี Existing user ให้แยกไปทำอีก Profile นึง

ซึ่งการ Add profile นี้จะมี 2 โหมดใหญ่ๆ คือ สำหรับ User ใหม่ หรือ User เก่า ที่แค่ย้ายห้อง ( หรือ User ที่สร้างมาก่อนแล้ว แต่ตอนนั้นยังไม่ได้ใช้ SDS )

ก็ให้เราตั้งชื่อ profile โดยปกติก็ใช้เป็นชื่อปี เทอม

ในตอนนี้ให้เราเลือกเป็น New users ก่อน เนื่องจากเราเพิ่งใช้งานครั้งแรก

จากนั้นก็ให้ Upload file ทั้ง 4 เข้ามา

เลื่อนลงมา จะมีให้เลือกว่าจะ Delay Student Access ไหม โดยค่าเริ่มต้นคือ สร้างปุ๊ปเข้าได้ปั๊บ ไม่ต้องไปเปิด delay อะไร

และตัวเลือกบังคับ อันล่างสุดคือ จะมห้การ Sync นี้หมดอายุเมื่อไหร่

Sync นี้จะรวม ห้องเรียนต่างๆ ที่เมื่อเปลี่ยนเทอม จะมีการเปลี่ยนห้อง โดยระบบ จะทำการลบทีมให้ เพื่อให้นักเรียน รอห้องใหม่ในเทอมหน้า

Assign license ให้กับแต่ละ role

Review การตั้งค่าของเรา จะเห็นว่ามี การ Enable Teams เอาไว้ด้วย

จากนั้นก็ รอ 10–15 นาที หรือนานกว่านั้น หาก user เยอะมากๆ

ลองกด Refesh แล้วก็จะพบว่าเสร็จเรียบร้อย

ในหน้า admin เราก็จะมี User ขึ้นมาเรียบร้อย

ในขั้นตอนนี้ หากเราไป Reset password นักเรียน สักคน ก็สามารถทำได้ ไม่ได้ส่งผลกระทบกับ Excel แต่อย่างใด

และเมื่อlogin ครั้งแรกที่ Office.com ระบบก็จะบังคับให้เปลี่ยน password

เมื่อครูเปิดเข้ามาจะเจอ ห้องเรียนของเราเลย (หากจำนวนเยอะมากๆ อาจจะต้องรอ )

เราก็จะได้ห้องเรียนที่มีนักเรียน โดยที่ไม่ต้องวุ่ยว่าย บอกนักเรียนให้ใส่โค้ด หรือ กด Join เลย

อ่านบนความ การ Sync Existing uesr ( Coming Soon )