Como montar uma Matriz de Priorização para otimizar as entregas de produto
Entenda como montar uma matriz de priorização para otimização das entregas de produto
Priorizar os projetos dentro do time de produto nunca é uma tarefa fácil. Existem vários fatores que podem dificultar uma tomada de decisão assertiva para o futuro do projeto. Todas as matrizes que serão citadas neste artigo possuem características próprias de organizar essas variáveis para facilitar a priorização na condução dos projetos.
Antes de entendermos mais sobre a Matriz de Priorização, é importante sabermos mais sobre o contexto da exploração de outras matrizes. Para o desenvolvimento dessa matriz de priorização usamos como referência algumas existentes no mercado como: Matriz RICE, Matriz de Urgência e Importância e Matriz 4x4.
Conhecendo a Matriz RICE
Saber como priorizar a execução de um projeto é essencial para a otimização da produtividade do mesmo. Porém, decisões não podem ser tomadas sem um embasamento técnico, pois correm o risco de sofrerem o efeito de agentes externos, como os interesses e opiniões pessoais. Existem diversas razões para utilizar a matriz RICE, mas a mais importante é que ela nos posibilita trabalhar com prioridades claras.
A matriz RICE é composta por Reach, Impact, Confidence e Effort, ou seja, Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.
Os três primeiros itens da matriz são pontuados e, ao final, divididos pelo último.
A matriz leva em consideração quatro critérios de priorização:
- reach, que é o número de pessoas que serão afetadas pela demanda;
- impact, que é o grau de impacto da demanda (massivo = 3, grande = 2, médio = 1, baixo = 0,5 e mínimo = 0,25);
- confidence, que é o nível de confiança no resultado (alto = 100%, médio = 80%, baixo = 50% e mínimo = 20%);
- effort, que é o tempo necessário para realizar a demanda.
Esses elementos significam, respectivamente:
- Reach: Em tradução livre para o português, significa alcance. O primeiro medidor da matriz RICE busca estimar quantas pessoas serão atingidas pelo projeto em um dado período de tempo, que deve ser igual para todos os projetos comparados.
- Impact: É a palavra inglesa para impacto. Esse critério busca fazer uma estimativa do impacto que será sentido por um indivíduo. Por exemplo, em um projeto de Marketing Digital que avalia a compra de anúncios no Google Adwords, a pergunta a ser feita pode ser: quanto esse anúncio vai ajudar a converter um lead que se depara com ele?
- Confidence: Significa confiança. Esse é um fator importantíssimo para identificar projetos que são movidos mais por entusiasmo do que por pensamento analítico. Se você acha que o impacto causado por um projeto vai ser grande, mas não tem dados para corroborar esse pensamento, seu nível de confiança não pode ser tão alto.
- Effort: Trata-se da tradução para o inglês da palavra “esforço”. Aqui, busca-se uma estimativa do total de tempo demandado de cada membro de seu time para a realização do projeto. A unidade de medida de esforço utilizada na matriz RICE é “pessoa-mês”. Em outras palavras, é o trabalho que um membro do time pode fazer em um mês. Ao contrário dos outros itens, quanto maior é o esforço, pior é para o projeto.
Como aplicar a Matriz RICE no dia a dia?
Uma vez que todos os fatores sejam estimados, é hora de combiná-los para chegar a um único valor. Para isso, é usada a seguinte fórmula: (Reach x Impact x Confidence) / Effort
Por exemplo, vamos imaginar que, para colocar o projeto para andar, se estima a chegada de 500 novas assinaturas de newsletter por mês. Nesse caso, o alcance determinado é 500/mês. Se outro projeto resultar em 1000 novas assinaturas, seu alcance é naturalmente maior.
Mensurar e quantificar o impacto é uma tarefa difícil e não há um método completamente científico. Assim, você pode utilizar a seguinte escala:
3 = impacto muito grande; 2 = impacto grande; 1 = impacto médio; 0.5 = impacto pequeno; 0.25 = impacto mínimo.
Na matriz RICE, confiança é medida por porcentagem. Para isso, a pessoa no comando precisa ser honesta consigo mesma e responder à seguinte pergunta: “o quão certo você está da veracidade de suas estimativas?”. Para colocar o conceito em números, utilizamos a seguinte tabela:
alta confiança = 100%; confiança média = 80%; confiança baixa = 50%. Qualquer valor abaixo de 50% não deve ser confiável o suficiente para ser considerado.
Então, um projeto que leva um mês de esforços combinados da equipe, vale uma pessoa-mês. Outro que exige 3 meses vale 3 pessoas-mês, e assim por diante.
Em outras palavras, você multiplica os valores determinados nos 3 primeiros itens e os divide pelo esforço necessário. O resultado final é o valor RICE.
A Matriz de Urgência e Importância
A Matriz de Urgência e Importância é uma estrutura simples para priorizar tarefas e gerenciar carga de trabalho. É uma estratégia que permite colocar em prática a seguinte citação do Dwight D. Eisenhower “Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.” Tudo o que você precisa fazer é avaliar suas tarefas de acordo com a urgência e a importância.
Logo esta matriz é uma ferramenta, cuja proposta prevê que, para cada ação (projeto, atividade ou tarefa), seja definido se é importante ou se é urgente.
Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, essa ferramenta foi criada por Dwight D. Eisenhower — general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos — e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.
A ferramenta busca organizar e priorizar tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações. Então vamos a ela.
- Ação importante e urgente (necessita de resolução imediata)
- Ação que não é importante, mas que é urgente (não relevante, mas requer resolução imediata)
- Ação importante, mas não urgente (é relevante, mas não demanda resolução imediata)
- Ação que não é importante, nem urgente (não é relevante e nem necessita de resolução imediata)
Para entender o que está mais alto ou baixo na escala de prioridades é importante observar os níveis que vão de 1 a 4, sendo 1 o mais alto e 4, menos prioritário. Dentre os principais benefícios da utilização dessa matriz estão o aumento nos níveis de produtividade, mais clareza e organização nas atividades. Veja:
- Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a equipe;
- Melhoria nos índices de produtividade;
- Resolução de eventuais problemas;
- Maior agilidade na execução de tarefas;
- Favorecimento da razão em detrimento da emoção;
- Tomadas de decisão mais assertivas.
Matriz 4x4 ou de custo benefício
A matriz 4×4 leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem estiver montando a matriz. Normalmente as pessoas utilizam custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto.
Para cada um dos dois critérios é normal que sejam atribuídas notas de 1 a 4. Com base nisso, é possível montar um gráfico cartesiano e até quadrantes com sugestões de ações a serem tomadas.
O preenchimento da Matriz deve ser realizado da seguinte forma:
- Ação: Projeto, atividade ou tarefa
- Custo: Qual valor que irá custar em dinheiro
- Benefício: Qual resultado positivo a ação trará
- Informações Adicionais: Tudo aquilo que for relevante para a análise da ação, como o número de pessoas/equipe/setor envolvido e demais necessidades para a sua execução
- Nível de Prioridade: preenchido apenas quando todas ações estiverem listadas, a partir da análise do quanto a ação irá custar e do esforço empregado em relação ao benefício que trará ao negócio.
Conforme Barros, o Benefício pode ser definido de maneira quantitativa, qualitativas ou ambas:
Quantitativa: definição em valores numéricos (por exemplo, acréscimo de R $5 mil no faturamento) ou em porcentagem (crescimento de 15% nas vendas).
Qualitativa: descrever em texto o que a ação trará de positivo.
Ambas: quando as duas maneiras são utilizadas na mesma matriz.
A Matriz de Priorização
A matriz de priorização é uma ferramenta que estabelece quais tarefas / ou características da feature devem ser priorizadas primeiramente. Ela é montada em quadrante ou gráfico. A avaliação ocorre com base em critérios definidos de forma efetiva para colocar seus esforços nas iniciativas certas por ordem de prioridade de importância ou qualquer outro critério a ser definido pelo executor da matriz.
Após os estudos das matrizes dispostas acima, a Matriz de Priorização foi pensada a partir de dois critérios de análise: Complexidade e Viabilidade.
Ela foi desenvolvida em duas visões para que pudéssemos ver de forma clara e objetiva quais features de um produto necessitavam de priorização para a construção do MVP.
Na Matriz de Priorização V1, temos dois eixos para classificar e priorizar cada feature:
No eixo Complexidade existem as seguintes definições: Fácil, Moderado e Complexo
No eixo de Viabilidade existem as seguintes definições: Não pode faltar, é importante e Pode esperar.
Matriz de Priorização v2, leva em consideração os mesmos critérios da v1, porém abrimos um leque maior dos eixos de Viabilidade.
Neste eixo, existem as seguintes definições: Não Pode Faltar, É Importante, Pode Esperar, Aprimoramentos e Não Aplicáveis.
No eixo Complexidade permanece as definições: Fácil, Moderado e Complexo
Essa matriz pode ter duas visões: Matriz Macro e Granular
A Macro, traz uma versão resumida desta aplicação, que pode ser dividida em entregas e ainda subdivididas em fases (caso seja necessário) dependendo da complexidade do produto + fase de estudo.
Essas divisões foram feitas a partir da identificação dos grupos de features que podem ser desenvolvidas e entregues paralelamente.
Já a versão Granular, além de trazer essa divisão em entregas e fases, ela foca no detalhamento das features e no agrupamento do seu desenvolvimento.
Então funciona mesmo? Sim, funciona e aprendemos muito com tudo isso.
Evidenciando os aprendizados e evoluções
A gestão de produto não é uma ciência exata. Mais do que matrizes, é de suma importância entender os objetivos dos steakholders, da equipe e do usuário e mais do que isso, conseguir visualizar o papel de cada funcionalidade, seu grau de priorização e importância para então traçar o caminho para desenvolvê-las. Porém, utilizar a matriz de priorização é uma forma de contar com algum tipo de base científica para ter segurança nas tomadas de decisões.
Mas, o que aprendemos e evoluímos neste processo construtivo?
- Apresentamos de forma mais clara e realista o roadmap do produto, dando visão do planejamento e complexidade do processo de exploração e ideação;
- Riqueza e entendimento das features para criação de um novo produto;
- Otimização do tempo da exploração e assertividade na construção de novas funcionalidades;
- Maior qualidade na execução da exploração e, consequentemente, na primeira versão do produto, tendo em vista a proximidade das fases com a área técnica da squad;
- Maior assertividade de viabilidade técnica do produto e visão sobre prazos e entrega;
- Facilidade para tangibilizar o produto de maneira otimizada, diminuindo a necessidade de refação pós critique.
