Minha experiência conduzindo uma Retro pela 1ª vez, com #5 dicas para ninguém cometer os mesmos erros
Em dezembro do ano passado, estávamos em uma reunião do Purple Metrics, uma startup de software de métricas de branding fundada há menos de um ano, e eu no papel de CEO. A discussão era sobre vários problemas que estavam acontecendo e que não eram falha de ninguém. Ou seja: tínhamos problemas sem donos. O roadmap não estava claro. A gente estava preso no micro sem olhar o macro. Ninguém estava acompanhando os primeiros usuários de perto. O time estava desconexo. Faltava uma Product Manager.
Num momento de insight daqueles que a maçã cai na cabeça (sabe?), eu me toquei e pensei: “peraí, eu posso ser PM”. Não é que eu estava sem função ou sem ocupação ou com tempo livre, mas, como CEO de uma empresa em estágio inicial, eu tinha que estar disponível — e, cá entre nós, já estava louca para colocar as mãos no produto.
Já passei por growth marketing, brand strategy e planejamento publicitário e, agora, CEO. Mas produto, nunca.
Marquei uma série de conversas com alguns Product Managers para entender o caminho das pedras. Li diversos blogs e entrei em várias comunidades que fizeram toda a diferença. Um destaque para a comunidade Mulheres de Produto que foi maravilhosa e onde mais encontrei ajuda. Pesquisar e se preparar: essa é minha dica #1.
Foi numa dessas conversas que me apresentaram a reunião de Retro (que eu falava “Rétro” e não “Retrô”, até ser corrigida pelo time).
Retro, de retrospectiva, é uma dinâmica de integração entre o time e um processo de melhoria contínua. É quando avaliamos o que funciona e o que não funciona, ouvimos feedbacks, damos feedbacks e planejamos o que vamos fazer para ser melhores no futuro.
Mesmo me arriscando no empreendedorismo duas vezes, ainda me dá um frio na espinha quando preciso fazer algo pela 1ª vez. E, nesse caso, uma cobrança adicional: não queria desapontar o time. “Será que vou conduzir a Retro de um jeito legal? Será que vou fazer com que o time deixe de acreditar nos processos da empresa?”.
Ler bastante e aprender com a experiência de quem já resolveu o mesmo problema. E essa é a dica #2.
Li bastante sobre a experiência de outras pessoas em Retros por aí. Os posts que mais gostei foram estes:
Descobri que existem softwares e plataformas de Retro, como a EasyRetro, a FunRetrospectives e a Metro Retro. Por mais interessantes que elas sejam, resolvi usar algo mais comum para nós e escolhi um template básico do Miro mesmo. E descobri que usar ferramentas que você já está acostumada te deixam mais confortável e segura. Essa é a dica #3.
Depois de muito bem informada sobre Retros (obrigada), percebi que a dinâmica em si não era lá bicho de sete cabeças e me senti bem preparada para tocar essa “reunião diferente” pela 1ª vez. E logo percebi o óbvio também: é importante inovar na busca por soluções de problemas — e muitas delas estão aí, basta olhar e encontrar. Essa é minha dica #4.
Perguntei pro time se eles achavam importante esse tipo de “gasto de tempo”. E, de cara, todos concordaram que não dá pra seguir adiante sem olhar pro que deu certo e pro que não deu certo. Ironicamente, sem a Retro, não existe um momento onde pudessem propor a Retro. Sim: ela é importante e deve ser frequente. E essa é a dica de #5. E agora aprendi.
Falando em aprendizados, vamos ver alguns erros que cometi e também acertos que vale a pena replicar. Segue o fio:
Erro #1: não encontrar um horário em que todos possam
Marquei na agenda para daqui a 10 dias. Nesse meio tempo, um desenvolvedor falou que não poderia vir porque tinha marcado uma consulta médica. Achei OK, justo. Só depois me toquei de que a Retro precisava de todo mundo para cumprir seu papel, e remarquei para um horário em que todos podiam.
Erro #2: deixar pessoas importantes de lado
Numa grande empresa, pode ser que a Retro aconteça somente com o time de produto, aqui, no Purple Metrics, somos 8 pessoas. Não faz sentido deixar ninguém de lado, nem marketing, nem vendas. Acabei envolvendo essa galera de última hora, mas deu certo.
Erro #3: investir muito tempo da discussão no que já funciona bem
Depois de preencher os post-its, pedi para cada pessoa falar das coisas que funcionam. Elogio pra cá, elogio pra lá. Tudo lindo! Mas o ponto da Retro não é só elogiar, é melhorar. Deveríamos ter investido mais tempo em discussões sobre aquilo que não funciona, já traçando planos de ação.
Mas também tivemos acertos:
Acerto #1: tratar os tópicos de forma geral, sem apontar pessoas
Ao discutir o que precisamos melhorar, fui lendo cada post-it e pedindo para o time todo comentar, em vez de procurar a pessoa responsável por aquele post-it. Assim, ninguém ficou exposto, já que era uma discussão aberta, coletiva e entre todos.
Acerto #2: registrar o plano de ação ao longo da reunião
Naturalmente (e que bom) surgiram sugestões do que fazer para contornar os problemas; eu fui anotando todas as ideias e combinados numa coluna que chamamos de “a fazer”. No final da reunião, foi bem mais fácil discutir os pontos de ação.
Acerto #3: organizar o que foi decidido e partir para a prática
Combinamos um prazo pra botar em prática tudo o que foi acertado na Retro logo depois dela. Deixei um tempo livre depois da Retro e já disparei os invites e organizei o que combinamos de melhorar. É pra ser decidido em reuniões? Reuniões agendadas. É pra produzir algum material? Desafios divididos e já criados.
O plano de ação da nossa 1ª Retro já saiu das colunas do Miro para a prática. Até porque, convenhamos: não dá pra girar em círculo em torno de problemas que têm solução.
A próxima Retro acontece em 1 mês e não consigo mais imaginar o time operando sem esse ritual.
