Reuniões remotas: como torná-las mais produtivas

Nesse texto compartilharei boas práticas para que você alcance os seus objetivos em suas reuniões remotas.

Como primeiro passo, reflita se a reunião é realmente necessária ou se apenas um e-mail atende a necessidade. Se caso após a reflexão a resposta continua sendo sim, a reunião é necessária, confira os passos e dicas abaixo.

Antes da reunião

Ao se preparar para uma reunião, pense qual o problema que você quer resolver, o que se espera ao fim da reunião e quem são as pessoas que precisam estar envolvidas neste processo. Feito isto, agende com antecedência para que as pessoas possam participar efetivamente da reunião.

Como dica, sugiro destacar no envio do agendamento o contexto, o principal objetivo, a saída esperada e as pessoas envolvidas.

Um agendamento nesse formato poderia ser assim:

Olá, time. Estou marcando essa reunião pois precisamos trabalhar juntas em um plano de onboarding para 3 novas integrantes.

Contexto: No próximo mês teremos a chegada de 3 pessoas no nosso time e precisamos trabalhar juntas para conseguir fazer o onboarding dessas novas integrantes.

Principal objetivo: Identificar os principais riscos de termos 3 pessoas entrando ao mesmo tempo no time e definir como iremos nos preparar para realizar as atividades do onboarding.

Saída esperada: Elaborar um plano de onboarding com atividades, responsáveis e data para realizarmos.

Pessoas envolvidas: Time completo.

Importante:

• Lembre de destacar em que ferramenta a reunião irá acontecer. Por vezes, as pessoas envolvidas podem ainda não ter contas criadas ou aplicativos baixados e isto pode atrasar o início da reunião.

Durante a reunião

Para tornar sua reunião mais efetiva, algumas ações são fundamentais. Primeiro, seja pontual. O tempo das pessoas é tão precioso quanto o seu. Cumpra com o combinado e, se algum imprevisto acontecer, lembre-se de comunicar as pessoas envolvidas.

Ao iniciar a reunião, compartilhe o contexto, o objetivo de estarem reunidos e o que se espera ao fim deste compromisso. Isto irá fazer com que as pessoas fiquem alinhadas e se conectem com o tema a ser discutido. Combine de que forma vai funcionar a reunião, defina o tempo para cada etapa da reunião e qual será a duração total da discussão.

Como participante da reunião, você deve saber qual problema está sendo resolvido ou qual a principal pauta que será discutida na reunião. Como organizador, o objetivo deve ser pensado antes de você agendar a reunião.

Ao longo da reunião adote boas práticas, como:

• Use fones de ouvido: Com o fone de ouvido será mais fácil de ouvir (pois o microfone estará mais próximo do seu rosto) e evitará ruídos;
• Deixe a câmera ligada: Manter a câmera mantêm as pessoas mais próximas. Além disto, é possível ver as expressões faciais e corporais das pessoas ao longo da reunião;
• Coloque o microfone mudo quando não estiver falando: O microfone aberto enquanto você não estiver falando pode gerar ruídos ou barulhos desagradáveis que podem atrapalhar o andamento da reunião;

• Evite fazer outras atividades durante a reunião: Quando as pessoas estão remotas, naturalmente já estão distantes. Foque nos tópicos da reunião e esteja presente, isto tornará a reunião mais eficiente para você e para as pessoas envolvidas. Se você não estiver acompanhando as discussões da reunião terá que pedir para as pessoas repetirem o que estão falando ou não terá embasamento para a tomada de decisão. Tente focar e estar presente.
• Conclua um tópico por vez: Obtenha uma conclusão sobre cada item antes de prosseguir para o próximo. Repita o que foi decidido e acordado com todas as pessoas envolvidas antes de prosseguir;
• Seja flexível e foque no objetivo da reunião: Fique atento às necessidades do seu público e mantenha em mente seu objetivo final. Geralmente, existem vários caminhos para o mesmo objetivo, e apenas porque o caminho que você cuidadosamente traçou não é o caminho escolhido pelo grupo não torna a reunião menos bem-sucedida;
• Termine com um plano de ação e combine com as pessoas envolvidas os responsáveis pelas ações: Deixe os últimos minutos de cada reunião para discutir as próximas etapas. Essa discussão deve incluir a decisão de quem é responsável por quê e quais são os prazos, isso será fundamental para que o que ficou decidido na reunião tenha continuidade. Lembre-se de que a discussão e o acordo sem uma atribuição de responsabilidade e um prazo para a conclusão são apenas uma conversa e provavelmente irão se perder com o tempo.

Depois da reunião

Compartilhe com as pessoas envolvidas o que foi decidido na reunião, o plano de ação e os próximos passos. Isto fará com que todas participantes continuem conectadas com o que foi discutido e consigam dar sequência nas atividades alinhadas na reunião. Utilize a ferramenta que melhor funciona para o contexto da empresa e do time, normalmente isto é realizado por e-mail ou com tarefas no board do time.

Lembrando que em tempos de Corona Vírus você não está trabalhando apenas de casa, você está trabalhando de casa em uma pandemia, por isso não se cobre tanto. Existem famílias com filhos, pets, que estão se virando com as tarefas domésticas, entre outras diversas preocupações enquanto trabalham. Minha ideia com este texto foi apenas compartilhar boas práticas para tentar ajudar as pessoas a terem reuniões remotas mais efetivas, entendendo que cada pessoa tem a sua realidade e dificuldades.

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