Criando sistemas de organização de arquivos
Um guia completo para dar adeus à desordem.
É uma verdade universalmente conhecida que a maioria dos designers que trabalham em equipe têm, ou já tiveram, dificuldade de organizar arquivos ou assets. (Pelo menos as equipes que não têm um time de DesignOps dedicado. Aí é outra história.) Essa é uma questão que encontro com frequência, principalmente em times menores e em fase de construção.
Como muitas pessoas, também passei por isso, e resolvi documentar como conseguir resolver, para que outros designers possam usar essa experiência a seu favor.
Tudo começou quando perguntas como "Onde está a tela A, do produto B?" ou "Pode me marcar no Figma nesse fluxo? Não estou achando", me pareciam constantes demais e permeavam não só o trabalho das equipes de design, mas também de negócios (product managers, product owners), assim como times de desenvolvimento.
Simplesmente organizar tudo do time não funcionaria, porque além de ser muito trabalhoso, na primeira vez que alguém fosse utilizar os arquivos, tudo iria por água abaixo. Resolvi então criar e testar um sistema de organização de arquivos. O objetivo principal era dar autonomia às equipes para evitar problemas de desalinhamento e dependência dos designers.
Resumindo, o design tinha que deixar de ser uma caixa preta. Todo mundo deveria ser capaz de achar os materiais necessários dentro da disciplina.
Antes de falar sobre como foi feito, queria deixar claro que eu tive um resultado melhor do que eu esperava. As pessoas do time realmente se engajaram com o projeto e passaram a adotar no seu dia a dia. Depois de criar e testar esse sistema, percebi que esse tipo de interação — que tinha como único objetivo achar um arquivo, fluxo ou tela — diminuiu muito e a autonomia das equipes aumentou.
A teoria versus a prática
Não se preocupe se a primeira parte desse artigo ficar um pouco subjetiva demais, o objetivo é tentar abranger o máximo de disciplinas possíveis para que esse sistema possa ser aplicado não só ao design de produto, mas também à outras áreas do design em si. No final, vou mostrar de forma prática como aplicar.
Identifique a estrutura já existente
Ninguém precisa reinventar a roda. Caso o produto já exista e já tenha uma estrutura de equipe e arquitetura da informação, use-a. Vai ficar muito mais fácil para as pessoas se adaptarem caso você utilize uma arquitetura já existente.
Observe como as pessoas se dividem — em squads, em times por disciplina? — e também o produto, já existe alguma divisão natural que as pessoas fazem? Isso normalmente está presente nas equipes, mesmo que seja algo mais etéreo e não tão martelado na estrutura. Absorva todas essas divisões naturais, elas vão ajudar na hora de definir seu sistema.
Lembre-se das limitações
Não se esqueça de mapear limitações. No caso de produtos digitais, arquivos muito grandes que são acessados por muitas pessoas podem ficar muito pesados e lentos. O ideal é que os arquivos sejam menores e mais bem divididos.
Com essas duas informações em mãos, faça uma estruturação dos arquivos sempre criando uma regra que possa ser replicada. Um exemplo é trabalhar do macro para o micro, time>produto>feature>fluxos. Mas você pode estruturar de acordo com as squads, tribos ou status de um fluxo. Tudo depende de como a sua equipe já se estrutura hoje.
Quanto mais próximo do formato de trabalho que a sua equipe já está habituada, mais fácil vai ser a adesão. Claro que se houver muita diferença entre as equipes, vai ser mais difícil criar um sistema que atenda a todos, mas a ideia aqui é diminuir a curva de aprendizado.
Crie uma documentação
A documentação deve ser simples de entender e precisa ser bem completa. Fale sobre como o sistema foi estruturado e quais são as regras que o regem, além de como pode ser aplicado. Se necessário, tenha workshops, treinamentos e apresentações que possam facilitar o uso desse sistema. Outra sugestão é adicionar uma FAQ, que pode sanar dúvidas que são recorrentes.
O importante é que você seja um facilitador nessa transição entre o formato antigo e o novo de trabalho.
Lembre-se, comunicação é essencial quando trabalhamos em equipe e com um sistema de organização não é diferente. Todos precisam estar na mesma página para que dê certo.
Status
Além de definir bem como essa divisão vai ser feita, é importante lembrar dos status. Mesmo que sua equipe não trabalhe com métodos ágeis, informações como em teste, em aprovação, pronto para ser desenvolvido, entre outros status, precisam ser parte integrante do seu sistema de organização.
Isso faz com que todos entendam o que deve ser implementado, o que ainda precisa de mais estudos e o que é apenas um experimento sem ter que perguntar ao designer responsável.
Não caia na cilada!
Pode parecer tentador, depois organizar tudo, criar uma planilha ou lista com links ou nomes de arquivo. Não caia nessa. Um sistema de organização, é mutável e precisa ser adaptado às necessidades do time e do produto. Então é muito mais sobre fazer as pessoas entenderem como funciona do que uma simples "decoreba".
O trabalho de atualizar uma planilha ou lista foge completamente do objetivo do sistema que deve ser uma estrutura orgânica e lógica, no qual todos podem participar.
Na prática
Aqui vamos falar um pouco sobre como esse sistema pode funcionar na prática. Primeiro, precisamos de um produto, que nesse caso vai ser o Fresh, um aplicativo (android e iOS), além de site de entregas de mercado. E a equipe de design desse produto trabalha com Figma para fazer os fluxos.
Os times se dividem hoje em onboarding, descoberta, minha conta e checkout. Além disso, têm uma régua de relacionamento que também é feita no Figma e algumas análises e documentações.
Uma maneira de aplicar esse sistema para fazer a organização é utilizar os projetos do figma para separar o que é o produto do que são as análises e estudos, além da régua de comunicação. Podem existir outros projetos com arquivos do time de design e design system, por exemplo.
Dentro de "Fresh", que é o produto propriamente dito, separamos os arquivos por squads. Assim, temos arquivos menores e que podem ser atualizados em paralelo sem perder o contexto geral.
No arquivos, dividimos as abas por plataforma. Caso as plataformas estejam muito separadas, elas podem subir alguns níveis e entrar em projetos: Fresh iOS, Fresh Android e Fresh Site, por exemplo, mas nesse caso vamos supor que a squad cuide de todas as plataformas.
É sempre importante ter uma área com fluxos que não foram validados, aprovados ou ainda estão in progress, isso evita que se confundam com partes já validadas e implementadas.
Dentro do arquivo, também separe fluxos e use bastante notas para que todos possam compreender muito bem o que está acontecendo. Tenha em mente que esse arquivo tem que ser suficiente para alguém que não tem contexto do projeto entender o que está sendo feito.
Chegamos ao fim
Organização de arquivos e assets é algo que melhora muito o dia a dia dentro de uma equipe, mas não existe uma receita com 100% de certeza que vá funcionar. Aqui eu trouxe um pouco da minha experiência e como deu certo na equipe. Uma combinação de planejamento, esforço e ajuda do time é essencial para que essa chave seja virada.
Deixo com vocês os 4 mandamentos da organização:
- Comunicação é essencial.
- Mantenha o padrão de organização.
- Os arquivos são responsabilidade de todos.
- Coloque nome nas layers (se der ❤️)
