2020 - My First Year as a Talent Manager (HR)
1 tahun yang lalu, tepatnya 11 November 2019, aku memulai karirku sebagai Human Resource (HR), yang kemudian di DOT berubah nama menjadi Talent Manager. Pada saat itu, aku tidak mengerti harus seperti apa dan bagaimana untuk menjadi seorang HR yang baik. Apalagi dengan background sebagai Android Developer lebih dari 3 tahun, yang setiap hari mainannya adalah dunia hitam (IDE dengan tema Dark). Latar belakang kuliah pun tidak linear dengan HR, yang mana aku mengambil jurusan S1 Teknik Informatika. Hanya berbekal pengalaman menjadi Internship Manager selama 1 tahun 8 bulan, aku memulai karirku sebagai Talent Manager. Dan kali ini, aku ingin berbagi 16 ke-SERU-anku di tahun pertama menjadi seorang Talent Manager.
1. Onboarding
Adalah proses wajib untuk setiap snggota baru untuk mempermudah proses adaptasi. Pada fase ini, aktifitas utamaku adalah MENDENGAR dan MEMAHAMI. Ada beberapa orang hebat dan baik hati yang mau memberikanku arahan, seperti senior HR Ulfa dan mbak Ayik, VP Engineering mas Didik, dan juga Chief Operating Officer (COO) mas Arya.
Di tahap ini aku benar diajari tentang banyak hal mengenai aktifitas HR di DOT selama ini, mekanisme & SOP, serta tantangan dan harapan dari kehadiranku di tim HRD. Dan highlight dari tujuan kehadiranku di HRD adalah membantu MEMBANGUN SISTEM HR untuk menjawab segala tantangan HR selama ini. Bagaimana sistem yang aku coba bantu bangun, akan aku share sekilas di poin lain dalam artikel ini.😄
2. Program Sesi Mendengar Karyawan
adalah Program Pertama yang aku buat dan eksekusi sebagai Talent Manager di kala masa onboarding. Terinspirasi dari aktifitas pertama yang dilakukan oleh menteri pendidikan Indonesia kala itu, Nadiem Makarim. Karena untuk bisa membuat sistem HR yang baik dan benar, tidak cukup hanya mendengar dari sisi manajemen atau atasan, namun juga harus mendengar dari sudut pandang user, yaitu karyawan.
Dalam kurun waktu 10 hari, aku berhasil mendengarkan uneg-uneg dari 23 karyawan, yang mana merupakan sekitar setengah dari total karyawan pada saat itu. Namun terpaksa harus tertunda pada angka tersebut, karena harus berpindah pada misi lain. Dari sekian banyak uneg-uneg, ada beberapa highlight seperti culture, training, dan peran HR yang perlu ditingkatkan. Dan yang tak kalah penting, adalah pengadaan game console, PS4.
3. Penyusunan KPI Baru
Jadi di awal Tahun 2020, manajemen sedang ingin melakukan efisiensi review KPI karyawan dengan membuat sendiri sistem aplikasinya. Namun sebelum itu tim HR dibantu VP Engineering melakukan pembaruan terhadap poin-poin KPI serta rumus perhitungannya. Meski pada kenyataannya kontribusi terbesar ada pada VP Engineering.
Setelah update KPI selesai dilakukan, VP Engineering membuat website KPI dengan iterasi pertama fokus pada database KPI terlebih dahulu. Kemudian tim HR membuat video sosialisasi tentang sistem baru tersebut.
Namun, sistem aplikasi tersebut harus terhenti di iterasi pertama, karena pandemi corona yang membuat tim HR dan VP Engineering harus fokus terhadap masalah lain yang lebih genting, yaitu project. Sehingga tim HR kembali menggunakan google spreadsheet untuk mengimplementasikan KPI terbaru.
1 hal yang aku pelajari tentang penyusunan KPI ini, bahwa ternyata untuk menilai seseorang itu bukanlah perkara yang mudah.
Dan meskipun tidak mudah, penilaian harus tetap dilakukan. Karena seperti quote berikut:
“Nilailah aku sesuka hatimu
Agar kau tak meninggalkan aku
Nilailah aku sesuka hatimu
Agar engkau tahu”
— Kangen Band
4. DOT Handbook
Suatu ketika, mas Didik sharing tentang salah satu perusahaan terbaik internasional yang melakukan transparansi sistem dan SOP kepada karyawan, bahkan terhadap publik. Dari itu, aku dan tim HR terinspirasi untuk melakukan hal yang sama. Setelah diskusi dan mencari platform apa yang cocok untuk publikasi, kami mendapatkan saran yang sangat menarik dari DevOps kami, yaitu mas Samsul.
Mas Samsul menyarankan untuk menggunakan google codelabs. Selain karena free & open source, google codelab juga menawarkan User Experience secara step. Jadi pembaca tidak langsung membaca teks secara full, namun secara bagian atau tahap. Sehingga memudahkan pembaca untuk lebih fokus.
Dan yang lebih kerennya lagi dari mas Samsul, adalah mas Samsul juga bersedia membantu aku memahami cara kerja codelabs, serta membantu mendeploy di server DOT Indonesia.
Hingga selanjutnya aku menjadikan format codelabs menjadi standar pribadi dalam membuat dokumen yang akan dikonsumsi oleh pihak lain.
5. Pengadaan PS4
Sebenarnya pengajuan PS4 sudah pernah dilakukan di tahun sebelumnya, namun belum ada kabar. Ketika aku baru menjadi HR, entah suatu ketika temen-temen kantor nyeletuk untuk pengadaan PS4 sebagai sarana hiburan karyawan, bahkan mengusulkan menjual iMac kantor untuk ditukar menjadi PS4. Dan lugu serta lucunya aku, meski belum tau seperti apa mekanisme pengajuan yang benar di sisi HR, aku langsung main nyelonong aja menyampaikan hal tersebut ke pimpinan divisi operation, tanpa diskusi terlebih dahulu dengan tim HR, apalagi tim Finance. So pasti, selain ditolak, aku langsung mendapat teguran tentang mekanisme yang baik dan benar.
Yah, namanya juga background programmer, yang kebiasaan main if & else, try & catch, serta run & debugging. Jadi kalau ingin sesuatu tapi gak tau mekanismenya, ya coba aja. Kalau ternyata gagal atau dimarahi, ya berarti itu salah, dan bisa belajar gimana yang benar.🤣
Namun tak disangka. Tidak selang begitu lama, tiba-tiba ada kiriman PS4 ke kantor. Heboh lah dunia persilatan di kantor malang DOT.
Disclaimer: Para pimpinan sudah merencanakan pengadaan PS4 jauh-jauh hari. Hanya kebetulan eksekusinya saja yang berdekatan dengan pengajuanku.
Kemudian aku meminta bantuan tim sosmed intern dengan editor handal, Akbar, untuk membuat video ucapan terima kasih karyawan kepada perusahaan atas pengadaan PS4nya. Dan kini, ruang meeting bertambah fungsinya, menjadi ruang ngegame.
6. Handling Magang yang Kabur
Ini adalah pengalaman pertamaku dalam mengatasi special case di permagangan. Sebenarnya bukan kabur, namun seorang magang yang sedang mengalami terlampau minder disertai punya rasa malas yang cukup kuat.
Awal kisah, di minggu pertama dia magang, dia langsung mengajukan untuk mengundurkan diri, karena merasa magang di DOT Indonesia terlalu berat, tidak cocok dengan dia yang ingin magang dengan santai. Pada saat itu aku meminta dia untuk memikirkan lagi dengan lebih matang, serta meminta pertimbangan orang tua. Setelah dia berdiskusi dengan orang tuanya, dia mengatakan kalau sudah mantab. Maka aku menghubungi guru pembimbingnya untuk dikembalikan ke sekolah dan pindah tempat magang. Namun yang terjadi adalah, dia dipanggil ke sekolah, lalu entah apa yang telah terjadi, dia mengurungkan niat untuk pindah tempat magang. Ketika aku bertanya padanya, sekilas dia menjawab kalau sekolah tidak membolehkan. Akhirnya dia tetap lanjut magang.
Namun benar pula, karena dia lanjut magang dengan keterpaksaan, dia pun sering terlambat dan hingga bolos, ditambah banyaknya jumlah magang & pekerjaan membuatku tidak bisa memantau setiap hari. Untungnya ada mbak Project Manager yang baik hati dan perhatian, Alvian Usnul. Pada saat itu, kantor Malang sebagiannya sedang direnovasi, sehingga saat itu ada kantor tambahan untuk sementara, dan anak magang itu tergabung dalam tim mbak Alvian yang menempati kantor sementara tersebut. Namun anak magang tersebut tidak hadir. Karena khawatir terjadi sesuatu, mbak Alvian menelpon aku dan menanyakan anak magang tersebut. Serta menanyakan apa ada info dari guru atau orang tuanya.
Dari situ aku baru terpikirkan untuk menelpon orang tuanya. Dan benar, ternyata dia nyasar, lalu langsung pulang tanpa informasi. Kemudian aku berinisiasi untuk berkunjung ke rumah orangtuanya untuk ngobrol santai.
Setelah diskusi dan saling mengenal dengan orang tuanya, akhirnya orang tuanya berkomitmen untuk support anaknya. Hingga keesokan harinya, ketika anak magang tersebut tidak hadir (bolos), orang tuanya langsung menelponku untuk menjelaskan kondisinya dan akan membantu untuk membuat dia hadir. Hal tersebut mulai rutin berjalan hingga anak magang tersebut mulai nyaman, rajin & aktif. Hingga pada presentasi akhir magang dia. Begitu banyak pencapaian yang dia dapatkan.
Di sini aku belajar, arti pentingnya peran orang tua dalam kesuksesan belajar anaknya, termasuk magang.
7. Hiring Kejar Tayang
Di awal tahun 2020, begitu banyak project yang masuk. Antara berkah dan tantangan. Karena semakin banyak project masuk di luar jumlah karyawan, secara otomatis tim HR harus menyiapkan talent untuk project tersebut. Segala cara ditempuh untuk mendapatkan talent, mulai dari hiring, mencari freelance hingga kerja sama dengan tim atau perusahaan lain untuk mengerjakan project tersebut.
Mendapatkan talent yang cocok dalam waktu singkat, itu seperti mencarikan jodoh seseorang yang ngebet nikah tapi orangnya pilih-pilih, ini complex. Beberapa kebutuhan berhasil dipenuhi, namun beberapa yang lain belum terpenuhi. Dan belum sempat terpenuhi sema, projectnya sudah dicancel terlebih dahulu karena ada pandemi.
Ya, sejak pandemi corona 2020 datang, banyak client dan calon client yang mengalami permasalahan finansial. Sehingga mereka harus menghentikan beberapa project atau rencana project.
8. Surat Cinta untuk Karyawan
Di bulan Februari, tim HR mendapatkan ide dari mas COO, Arya Pradana, untuk memberikan kartu ucapan kepada seluruh karyawan. Pada saat itu, corona masih belum sampai di kota Malang. Aku, mbak Ulfa dan mbak Ayik menyiapkan ucapan untuk seluruh karyawan. Setelah itu kami print dan tempel di coklat & minuman kotak sebagai hadiah.
Dan ternyata, hal kecil seperti ini bisa berdampak besar terhadap perusahaan. Banyak karyawan yang moodnya jadi lebih baik. Hal ini juga bisa meningkatkan ikatan antara karyawan dan perusahaan.
Itu adalah materi onboarding yang sangat berharga.
9. Kantor Malang Sementara
Di awal 2020 DOT melakukan renovasi bangunan kantor Malang. Karena itu sebagian tempat tidak bisa digunakan dan harus dialihkan ke tempat lain.
Mas Ardi, CTO kami, kebetulan sedang ke Jepang, sehingga rumah nya sedang kosong. Akhirnya lokasi kerja Malang dibagi menjadi 2, kantor asli (Tlogomas) dan kantor sementara (Arumba).
Yang menarik dari bagian ini adalah, bagaimana sebagai HR harus tetap bisa menghandle & melayani karyawan di 2 tempat berbeda secara berimbang.
poin-poin setelah ini, adalah hal-hal yang baru dijalankan ketika WFH, atau memang tercetus karena adanya WFH.
10. Work From Home (WFH)
Dengan adanya corona, akhirnya kantor menerapkan kebijakan Work From Home (WFH) atau biasa kami sebut kerja remote. Kalau sebelumnya kerja remote menjadi salah satu fasilitas, saat ini sudah menjadi normalitas.
Pada awalnya, aku kebingungan bagaimana caranya tetap perform sebagai HR dengan kondisi full remote. Namun perlahan, dengan adanya masukan dari karyawan & tim, arahan dari pimpinan, serta ikut webinar sana-sini, akhirnya mulai menemukan pola untuk perform sebagai HR secara remote. Meski masih banyak tantangan yang terus berdatangan silih berganti.
Dan hikmah terbesar dari WFH ini bagiku, adalah akhirnya aku bisa menjadi lebih dekat dengan anakku, yang sebelumnya begitu anti denganku.
11. Back to Coding for a while
Kala itu, tepatnya sekitar 22 April hingga 25 Juni 2020, untuk sementara aku balik lagi jadi Android Developer. Kebetulan saat itu ada project yang membutuhkan Android Developer, sedangkan semua karyawan Android Dev juga sedang full, ditambah lagi saat itu hiring sedang stop. Akhirnya dengan senang hati aku balik ngoding lagi. Kenapa senang hati? Karena emang udah kangen ngoding, ditambah load kerjaan HR sedang turun, dan juga project yang aku kerjakan itu adalah aku juga yang dulu ikutan ngoding. Ya…CLBK gitu (Coding Lama Bersemi Kembali) 😂
Dan selesainya dari project itu, aku langsung balik bantuin senior HR ku, mbak Ulfa, untuk bereskan proses seleksi magang remote.
12. Remote Internship
Sejak awal aku menjadi manager magang, aku tidak pernah mau menerima magang secara remote. Karena aku merasa harus get in touch dengan peserta magang secara langsung untuk bisa mendapatkan hasil bimbingan yang maksimal. Semua berubah ketika negara corona menyerang. Ketika DOT melakukan kebijakan WFH, semua peserta magang yang masih proses magang pun juga ikut WFH.
Di saat itu, mulai terlihat penurunan kualitas dari proses magang. Itu membuat aku menutup pendaftaran magang. Dan banyak sekali penanya magang yang harus kecewa saat bertanya pendaftaran magang. Namun semakin banyaknya sekolah/kampus yang kebingungan mencari tempat magang, ditambah arahan pimpinan untuk membuka pendaftaran magang secara remote, akhirnya dibukalah pendaftaran magang secara remote.
Dan segala proses magang akhirnya dilakukan secara online, seperti: seleksi, briefing, training, join project, hingga journey recap.
Hikmah dari magang remote ini adalah, untuk pertama kalinya DOT Internship mendapatkan magang dari segala penjuru Indonesia. Mulai dari IT Del Sumatra Utara, UIN Jakarta, Universitas Pertamina Jakarta, Universitas Sriwijaya Palembang, Institut Teknologi Bandung (ITB), STT Adisutjipto Yogyakarta, Universitas Teknologi Yogyakarta, Universitas Syiah Kuala Banda Aceh, Universitas Telkom Bandung, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Universitas Atma Jaya Yogyakarta, Universitas Amikom Yogyakarta, dan yang pasti, kampus/sekolah di daerah Malang, Surabaya dan Jember.
13. Internship Management
Hal menarik lain di tahun 2020 adalah aku udah gak sendiri. Maksudnya udah gak sendiri dalam mengurus permagangan. Dan di sini lah ujian bagi sistem magang yang sudah aku bangun selama ini, apakah scalable atau belum. Dan ternyata masih belum scalable. Untungnya 2 pahlawan tanpa tanda jasa ini mau membantu menyempurnakan sistem magang yang ada. Mereka adalah Ulfa dan Gray.
Dan di sini aku belajar teamwork & leadership yang sedikit berbeda dari yang sebelumnya. Karena sebelumnya teamwork yang aku mainkan adalah tentang benda mati, yaitu coding. Sedangkan sekarang adalah teamwork tentang mengurusi anak orang. Jadi gak bisa asal pull, commit, push, atau merge yang kalau conflict bisa dicek error-nya atau di-trace history-nya. Internship ini soal anak orang, beserta hati di dalamnya. Yang mana dalamnya hati siapa yang tahu.
14. Magang HR
Aku sangat excited sekali dengan magang HR ini. Kenapa? Karena untuk pertama kalinya aku bener-bener jadi mentor magang. Dan bukan asal mentoring, ini lebih seperti teman sharing. Karena dia sangat menguasai teori psikologi yang ada di HR, namun kurang dalam penerapan. Sedangkan aku lebih ke penerapan, namun kurang dalam teori. Banyak hal yang aku baru tahu, bahwa praktek yang selama ini aku jalankan itu ada nama teorinya.
Dia sharing banyak hal tentang ilmu-ilmu psikologinya, termasuk beberapa strategi seperti strategi dalam interview kandidat. Sedangkan aku sharing semua strategi manajemen magang yang sudah aku bangun selama ini. Tak lupa aku juga sharing tentang strategi HR yang baru aku susun.
Banyak sekali pekerjaan yang terbantu karena adanya dia. Selain karena cerdas, dia juga sangat semangat, rajin dan enak untuk dijadikan teman diskusi. Karena performa dia yang sangat baik, membuat aku dan tim HR tertarik untuk membuka magang HR lagi untuk kampusnya, Universitas Muhammadiyah Malang. Dan nama anak magang HR itu adalah Nurfitriani Marsuki.
15. Publikasi Handbook Sistem Magang
Merupakan pencapaian di tahun 2020 yang sangat kami syukuri sebagai manajemen magang. Pedoman magang yang dulu aku susun, telah dapat banyak masukan dari tim seperti mbak Ulfa, mas Grey, dan Fitri yang join di manajemen magang sebagai HR Intern. Hingga pada titik dimana sudah sangat dibutuhkan transparansi & publikasi tentang peraturan magang.
Dengan adanya publikasi ini, para peserta magang sudah tidak perlu lagi mengulang-ulang pertanyaan yang sama seputar peraturan magang. Selain itu juga karena ini bersifat terbuka, maka pihak kampus atau sekolah, bahkan orang tua pun bisa melihat seperti apa sistem magang di tempat kami. Dan pastinya akan semakin besar potensi kami mendapatkan masukan atau insight mengenai sistem magang kami. Tak lupa, ini juga bisa jadi bahan bagi calon pendaftar magang sebelum mereka memutuskan untuk submit pendaftaran magang. Istilahnya, taaruf dulu sebelum lamar.
Untuk anggota manajemen magang, juga sudah ada handbooknya. Namun karena perihal privacy, jadi tidak dipublikasi di handbook.dot.co.id.
16. DOT HR Concept & Strategy
Sesuai dengan salah satu hasil onboarding, yaitu MEMBANGUN SISTEM HR, aku mulai menggali referensi sebanyak yang aku bisa untuk membuat konsep sistem HR. Meski sudah sejak onboarding aku mulai mencicil konsepnya, namun benar-benar tereksekusi di kuarter akhir tahun 2020. Di antara banyaknya referensi, ada 2 sumber yang menurutku sangat menarik untuk diimplementasikan, yaitu strategi HR Deloitte & Scrum Guide.
Dari mempelajari beberapa referensi tersebut, akhirnya aku menyusun 3 strategi utama untuk sistem HR yang baru, yaitu:
- menata Mindset & Rebranding
- menyusun Framework (Kerangka Kerja)
- menyusun Matric untuk mengukur performa anggota HR
Namun selama 2020, dari 3 strategi di atas, hanya berhasil tereksekusi 2 strategi, yaitu Mindset & Rebranding serta menyusun Framework.
Tahap awal dan paling utama adalah menata mindset. Untuk itu kita merubah nama Human Resource (HR) menjadi Human Capital (HC). Dan pastinya gak sekedar nama, tapi juga secara perlahan kita meningkatkan cara treatment terhadap karyawan. Selain itu kita juga mulai membumikan nama HC di kalangan karyawan. Untuk mendukung proses rebranding, kita juga mulai menyusun template desain untuk beberapa keperluan seperti header google form, google slide, hingga pengumuman kepada karyawan.
Selain rebranding, strategi lainnya adalah membuat kerangka kerja (framework). Ada 4 komponen dari framework tersebut, yakni Goal, Role, Event, dan Artifact. Ketika terjadi perubahan kondisi, atau anggota tim, atau strategi bisnis, maka sudah tidak perlu lagi bingung harus menentukan apa dulu untuk bisa segera running well. Dengan framework ini, maka ketika ada perubahan, setidaknya 4 hal tadi yang harus segera di-clear-kan, yaitu: Goal, Role, Event, dan Artifact.
Mengenai detail strategi atau eksekusi, bisa disesuaikan dengan keadaan & kemampuan tim, selama bisa menjawab kebutuhan. Namun karena ini masih tahap awal, maka harus disertai contoh detail, dan itu yang kemarin sudah dilakukan. Salah satunya adalah dengan menggunakan strategi Iterasi pada poin Event dengan durasi maksimal 1,5 bulan. Tujuan penggunaan iterasi adalah agar tim HC lebih mudah untuk beradaptasi terhadap perubahan.
Dalam tahun 2020, kami sudah berhasil melalui 3 iterasi. Dengan beberapa pencapaian:
Iterasi #001
- meningkatkan koordinasi di dalam tim manajemen
- inisiasi DOT Fun Event
Iterasi #002
- eksekusi DOT Fun Event
- membereskan beberapa kandidat karyawan & magang
- mewisuda 4 peserta magang
- membuat pedoman magang untuk peserta magang & manajemen magang
Iterasi #003
- mengimprove proses absensi (sop, tools, strategi)
- mengimprove mekanisme pengajuan lembur & kompensasinya
- mengimprove master data CV karyawan untuk efisiensi proses analis
- membereskan semua proses seleksi kandidat magang
- publikasi pedoman magang & petunjuk artikel case study di handbook.dot.co.id
- membuat draft konsep Paid Internship
Lebih detail tentang konsep dan strategi HC, ada di slide ini.
Dan masih banyak keseruan lain yang sudah tidak cukup lagi jika diceritakan di artikel ini. Aku bersyukur masih Diberi kesehatan dan diberi kesempatan untuk mencoba tantangan baru yang sesuai dengan niche ku. Meski masih banyak kekurangan dan kesalahan, tapi aku beruntung berada di lingkungan yang mendukungku untuk terus berkembang, DOT Indonesia.
Semoga kita semua senantiasa diberi kesehatan dan kebahagiaan 🙏
