RÈGLEMENT INTERNE DES HUBS LOCAUX
FR version de https://mydata.org/hubs-regulation/
Inscription via: https://mydata.org/hub-application/
Ce règlement intérieur est basé sur les statuts de MyData Global et approuvé par l’assemblée générale de l’association le 16 juin 2020. Ce règlement est en vigueur et contraignant pour le moment. Ils décrivent la définition, les principes de gouvernance, les droits et les responsabilités ainsi que le processus de création d’un centre MyData local et de maintien de son statut.
Définitions
MyData Global Association (ci-après MyData Global ) œuvre dans le monde entier pour autonomiser les individus en améliorant leur droit à l’autodétermination concernant leurs données personnelles, tel que défini dans les Statuts et la Déclaration MyData (ci-après Objectif et Vision ). Tout en étant mondial, il est ancré au niveau local, régional et national via les hubs locaux MyData (ci-après Hub ), qui sont approuvés par le conseil d’administration de MyData Global (ci-après le conseil d’administration ). Les Hubs conservent leur statut et le droit d’utiliser la marque MyData en remplissant les critères définis dans le présent règlement interne .
Les hubs sont le lieu de l’activité de MyData Global et un moyen important de réaliser son objectif. MyData Global peut accorder le statut de Hub à un groupe de membres MyData Global dans une certaine zone géographique (par exemple, ville, région ou pays), qui sont représentés par l’ équipe de direction du Hub .
Un Hub peut fonctionner comme une communauté informelle (ci-après dénommé Hub communautaire informel ) ou une entité juridique (ci-après dénommé Legal Entity Hub ). Un nouveau Hub sera établi en tant que Hub communautaire informel et pourra être transformé ultérieurement en un Hub d’entité juridique.
Les Hubs sont responsables devant les membres de l’association MyData Global qui participent aux activités des Hubs localement ainsi que l’ensemble des membres de toute l’organisation. Par conséquent, il n’y a qu’une seule adhésion à MyData et c’est l’adhésion à l’association MyData Global. Cela signifie que si un Hub d’entité juridique a des membres avec le droit de vote, ils doivent également être membres de MyData Global.
Les hubs sont considérés comme faisant partie de l’activité institutionnalisée de MyData Global et ont un rôle consultatif formel en donnant des conseils à l’équipe de direction de MyData Global sur les questions qui affectent collectivement les hubs.
MyData Global encourage la création de Hubs et les accompagne dans l’exécution de leurs plans d’action .
1. Objectif et principes des hubs
1.1 Objectif: les hubs s’efforcent d’atteindre le même objectif et la même vision que MyData Global. Les hubs représentent les membres de MyData Global localement et leur fournissent une structure pour promouvoir la vision et les principes de MyData tels que définis dans les statuts et la déclaration MyData.
1.2 Responsabilité: les hubs sont responsables devant les membres de l’ensemble de MyData Global. Entre autres choses, cela signifie en particulier construire et maintenir la marque MyData pour être toujours alignée sur le but et la vision de l’association.
1.3 Alignement et coordination: MyData Global et son réseau de hubs sont fortement alignés sur leur ambition et leurs objectifs de réalisation de la vision et du but. Ils sont en outre faiblement associés dans leurs activités stratégiques, qui se soutiennent mutuellement dans la mesure du possible.
FAQ: Que signifie être «hautement aligné» en termes de vision et d’objectif? De même, que signifie être «faiblement couplé» dans les activités stratégiques?
En principe, cela signifie que les Hubs et MyData Global devraient s’accorder sur la vision décrite dans la déclaration MyData et travailler dans ce sens. Dans le même temps, les Hubs ne sont pas tenus de reprendre les mêmes activités stratégiques que MyData Global et sont indépendants dans leurs stratégies et plans d’action choisis. Tout en restant indépendants, les objectifs doivent néanmoins se compléter dans la mesure du possible.
1.4 Autonomie et leadership: MyData Global et les Hubs ont une relation non hiérarchique, mais étroitement réciproque. Les hubs sont autonomes dans leurs actions tant qu’ils respectent le présent règlement interne dans son intégralité, et dirigés par des membres actifs de MyData Global qui forment l’ équipe de direction du Hub . MyData Global n’a aucun contrôle ni aucune responsabilité quant au contenu, aux parties engagées ou à la mise en œuvre des activités des Hubs.
FAQ: Quelle est la relation des membres avec les Hubs et MyData Global? Les hubs peuvent-ils avoir des membres ou tous les membres sont-ils directement membres de MyData Global? Qu’en est-il des frais d’adhésion?
Comme décrit dans la section Définitions et à l’article 5.2, il n’y a qu’une seule adhésion à MyData et c’est l’adhésion à l’association MyData Global. Si un Hub est une communauté informelle, il peut inclure des membres de l’association MyData Global, alors que juridiquement parlant, il n’y a pas d ‘«adhésion au Hub». Dans le cas où le Hub fonctionne comme un Hub d’entité juridique et a des membres avec le droit de vote, tous les membres de cette entité juridique doivent également être membres de MyData Global. Contactez hello@mydata.org pour plus d’informations.
2. Création d’un hub
2.1 Au moins deux (2) membres de MyData Global (soit des membres individuels, soit des représentants de membres de l’organisation) peuvent postuler pour établir un centre communautaire informel . Les demandes accompagnées d’un plan d’action pour la première année doivent être déposées dans le format actuellement approuvé par le Conseil .
FAQ: Peut-il y avoir plusieurs hubs dans la même zone géographique?
Oui, par exemple MyData Finland, MyData Helsinki et MyData Vantaa. Les hubs situés dans la même zone locale sont néanmoins encouragés à collaborer pour promouvoir la vision et le but de MyData, et si cela est utile, fusionner une fois que ses participants engagés, ses objectifs et ses activités commencent à coïncider. Il est important de noter que les hubs ne sont pas organisés hiérarchiquement — c’est-à-dire que (MyData [Local Area]) n’est pas subordonné à (MyData [Regional Area]). De temps à autre, des différends peuvent survenir au sujet du Hub qui peut réclamer correctement un nom de Hub particulier. Les responsables du hub sont fortement encouragés à communiquer entre eux et à parvenir à un consensus grâce à une discussion amiable. Si un tel différend ne peut être résolu, MyData Global aidera les membres à résoudre la situation.
2.2 La demande d’établissement d’un nouveau Hub est examinée par un membre du personnel MyData Global désigné et des représentants d’autres Hubs, et si aucun problème ne survient, elle est recommandée pour approbation par le Conseil.
2.3 Les examinateurs de l’application Hub doivent faire part de leurs préoccupations explicitement au Conseil d’administration s’ils reconnaissent une conduite passée ou présente contraire au présent règlement intérieur, aux principes directeurs, au code de conduite, ou si le plan d’action n’est pas aligné sur l’objectif et la vision.
2.4 Une fois approuvé par le Conseil d’administration, le nouveau Hub sera ajouté à la liste officielle des Hubs, il acquiert le droit d’utiliser le nom MyData et d’autres droits décrits dans la section 3, et il devient responsable de remplir les critères définis dans la section 4.
2.5 Dans les 6 premiers mois suivant l’approbation du Hub, l’ équipe de direction informera MyData Global des principes de fonctionnement, y compris la manière dont le Hub prend des décisions concernant la nomination des membres de l’équipe de direction et de la personne de contact (comme défini à l’article 4.4) à l’avenir.
FAQ: Les organisations existantes peuvent-elles devenir des hubs? Y a-t-il des exigences particulières à ce sujet?
Un membre organisationnel existant de MyData Global peut établir un Hub avec d’autres membres de MyData Global. Il est important de noter que l’organisation n’est PAS autorisée à s’appeler MyData Hub et doit rester ouverte aux autres membres individuels ou organisationnels de MyData Global.
À quelle fréquence les nouveaux hubs sont-ils acceptés?
L’acceptation et l’inscription de nouveaux hubs dépendent principalement du rythme de coordination entre les initiateurs du hub, le personnel de MyData Global et les autres responsables du hub pour examiner ses applications. Les propositions d’approbation sont soumises au conseil d’administration de MyData Global deux fois par mois.
3. Droits d’un hub
3.1 Marque MyData: Les Hubs sont autorisés à utiliser la marque MyData Global conformément aux directives de marque actuellement approuvées par le Conseil. Les hubs ne doivent pas enregistrer les marques commerciales liées à MyData, sauf accord contraire.
3.2 Assistance et conseils: les hubs ont le droit de bénéficier du soutien et des conseils de MyData Global (par exemple, des conseils sur la stratégie MyData Global, des lignes directrices pour les opérations, l’organisation de réunions, la communication, l’aide à la recherche de sponsors, etc.)
3.3 Partage des frais d’adhésion: MyData Global donnera l’opportunité à ses membres d’allouer une part de leur cotisation à un Hub de leur choix. Le pourcentage partagé avec les Hubs est défini dans la politique financière de MyData Global.
3.4 Rôle consultatif formel: les hubs ont le droit d’être officiellement consultés en temps opportun concernant les modifications proposées au présent règlement interne et d’autres questions qui affectent collectivement les hubs. Les hubs peuvent également prendre de manière proactive l’initiative de telles questions pour être consultés de manière adéquate avec tous les hubs.
4. Exigences d’un hub
4.1 Un Hub est tenu de suivre le présent règlement interne dans son intégralité et toutes les activités du Hub doivent être alignées sur l’objectif.
4.2 En plus du présent règlement interne, le Hub ne peut être régi que par ses propres documents fondamentaux et ne peut pas représenter simultanément un autre réseau organisationnel. Le nom d’un hub doit inclure «MyData». Cela peut être traduit dans les langues maternelles.
4.3 Un Hub doit toujours avoir une équipe de direction composée de membres MyData Global. Cette équipe sera composée d’au moins deux (2) membres qui sont soit des membres individuels, soit des représentants autorisés par un membre de l’organisation. L’équipe de direction est responsable envers MyData Global pour toutes les activités du Hub. Dans le cas des centres d’entités juridiques (voir section 5), la responsabilité incombe à l’entité juridique, et non aux membres individuels de l’équipe de direction.
4.4 Un Hub doit avoir une personne de contact désignée (qui peut faire partie de l’équipe de direction) pour les communications entre le Hub et MyData Global. La personne de contact est responsable de tenir MyData Global au courant de tout changement dans les coordonnées de l’équipe de direction du Hub ainsi que sur les principes de fonctionnement et le plan d’action décrits ci-dessous.
4.5 Plan d’action : les centres sont responsables de leur gestion, de leur stratégie et de leur budget. L’équipe de direction du Hub doit développer avec les participants du Hub un plan d’action pour le Hub et le maintenir à jour. MyData Global sera informé du plan d’action actuel chaque année ou chaque fois que des changements importants se produiront.
4.6 Promotion de l’adhésion : les hubs doivent régulièrement promouvoir l’adhésion et les activités de MyData Global dans leurs propres activités et communications.
5. Configurer une entité juridique pour un hub
5.1 Pour qu’un centre communautaire informel devienne un centre d’entité juridique , les documents fondamentaux de l’entité juridique doivent explicitement i) refléter l’alignement avec l’objectif de MyData Global ii) garantir que seuls les membres en règle de MyData Global peuvent être représentés dans le conseil d’administration de l’entité juridique et, le cas échéant, iii) mettre en œuvre la politique d’adhésion (décrite à l’article 5.2). De plus, Hub doit avoir montré de solides progrès au cours des 6 derniers mois.
5.2 Les Hubs d’entité légale peuvent être basés sur l’adhésion, mais dans le cas où les membres du Hub auraient le droit de vote, il est explicitement interdit de fournir uniquement l’adhésion au Hub, sans adhésion à MyData Global. À tout moment, au moins 90% des membres du Hub, qui ont le droit de vote, doivent également être membres de MyData Global.
5.3 Une fois qu’un hub communautaire informel existant souhaite créer une entité juridique pour le hub, il doit fournir un formulaire de demande gratuit et ses projets de statuts ou autres documents fondamentaux en anglais au conseil d’administration de MyData Global pour qu’ils soient pré-approuvés. Le Conseil doit vérifier que les exigences d’un Hub d’entité juridique sont remplies et prendre une décision sur l’autorisation du Hub de créer une entité juridique.
5.4 Une fois l’entité juridique du Hub établie, MyData Global signera un accord avec elle afin de formaliser plus en détail les droits et responsabilités énoncés dans ce règlement et lui accorder le statut de Legal Entity Hub .
5.5 La personne de contact du Hub doit communiquer toute modification suggérée aux documents fondamentaux du Legal Entity Hub en anglais à MyData Global avant de les approuver.
6. Fermeture d’un hub
6.1 Un Hub peut être fermé à la demande de l’équipe de direction du Hub confirmant que des mesures appropriées ont été prises pour offrir aux autres participants du Hub l’opportunité de devenir l’équipe de direction successive, et que ces efforts ont été infructueux.
6.2 En cas d’infraction au présent règlement interne ou d’inactivité pendant plus de 6 mois, MyData Global a le droit de s’enquérir et de recevoir plus d’informations de l’équipe de direction du Hub sur les raisons et / ou tout problème non mentionné. Au cas où l’équipe de direction ne serait pas directe et coopérative dans le traitement des plaintes, le conseil d’administration de MyData Global peut décider de consulter directement les membres de MyData Global participant au Hub et permettre aux membres intéressés de prendre la direction du Hub lorsque cela est légalement possible, ou de mettre fin à leur droit de fonctionner en tant que Hub.
6.3 Dans le cas de la fermeture d’un Hub d’entité juridique, l’accord entre MyData Global et l’entité juridique du Hub sera résilié et l’entité juridique du Hub perdra le droit d’utiliser le nom et la marque MyData. Si le Legal Entity Hub avait acquis des droits de propriété intellectuelle liés à MyData (ci-après IPR) au cours de son fonctionnement, la propriété des DPI sera transférée sans frais à MyData Global.
6.4 Si des conditions changent, un Hub précédemment fermé peut être rouvert par le même processus que la configuration d’un nouveau Hub (comme décrit dans la section 2).
7. Exemption
7.1 Un Hub peut demander une exemption du présent règlement interne auprès du conseil d’administration de MyData Global en fournissant un formulaire de demande gratuit qui énonce les points exacts du présent règlement interne qui font l’objet de l’exemption.
7.2 Le Conseil d’administration peut approuver les exemptions en tant que décisions du Conseil d’administration si cela est justifié comme étant bénéfique pour MyData Global. Les décisions du conseil d’administration mentionnent explicitement la durée de l’exemption et les points exacts du présent règlement interne qui font l’objet de l’exemption. Les exemptions approuvées donnant droit à un centre d’entité juridique sont en outre formalisées en tant qu’accords signés contraignants entre le centre d’entité juridique et MyData Global.
7.3 Toutes les exemptions sont temporaires et peuvent durer au plus deux (2) ans à compter de la date d’approbation. Les exemptions peuvent être renouvelées après la période initiale de 2 ans, si cela est absolument nécessaire. Si le présent règlement intérieur est modifié, la validité des exemptions accordées doit également être révisée par un membre du personnel désigné de MyData Global.
8. Mise à jour de ce règlement
8.1 Le présent règlement intérieur peut être mis à jour selon les besoins lors des assemblées générales de l’association MyData Global. Les hubs devraient se familiariser avec les versions mises à jour peu après leur approbation par l’assemblée générale.
8.2 — Les éléments suivants restent en dehors du champ d’application de cette version du règlement interne, mais ont été identifiés comme des points de développement vers la prochaine version:
8.2.1 — Définir le ou les types appropriés d’entités juridiques pour agir en tant que centre d’entités juridiques.
8.2.2 — Établir des lignes directrices pour les principes de fonctionnement des centres communautaires informels.
8.2.3 — Les indicateurs clés pour mesurer le succès des Hubs (qui sont partagés publiquement) sont essentiels pour assurer la transparence et l’alignement ainsi que pour éviter une bureaucratie inutile dans les rapports.
