Интеграция MySales Labs в Эко маркете

“Те, кто непосредственно работает с заказами, увидели, что решение MySales действительно эффективно” — Алексей Кругликов

Правильно прогнозировать продажи и оптимизировать товарные запасы — это ключ к успеху в розничном сегменте. С такой миссией справляется инновационное решение по прогнозированию продаж MySales, которое на сегодняшний день внедрено и успешно работает во всех магазинах сети “ЭКО маркет” для одной из наиболее сложно планируемых товарных групп “фреш”. В ближайшее время планируется, что использование решения MySales будет расширено на все товарные группы, представленные в сети магазинов компании.

О первых результатах работы системы прогнозирования MySales, приоритетах компании “ЭКО маркет” и дальнейших планах мы поговорили с Алексеем Кругликовым и Сергеем Притыкиным.

Алексей Кругликов

Какие стояли задачи перед компанией “ЭКО маркет” в начале внедрения решения по прогнозированию продаж MySales? Какие были ожидания перед стартом проекта, и насколько они оправдались?

Основной задачей мы для себя видели сведение к минимуму так называемых “упущенных продаж”. Нужно было значительно сократить перебои в поставках товара в магазины, как правило, возникающих из-за некорректного планирования продаж и, соответственно, неточного заказа, и при этом избежать затоваривания магазина особенно по скоропортящимся продуктам. То есть, постоянно иметь оптимальный товарный запас, которого бы полностью хватало для удовлетворения спроса наших покупателей без того, чтобы мы несли потери в виде списаний, возвратов и т.д. Мы хотели добиться оптимизации товарных запасов и избежать как отсутствия на складе востребованных товаров, так и перегруза склада, особенно по скоропортящимся продуктам, что, в первую очередь, является результатом некорректного прогнозирования продаж и, соответственно, неточных заказов товара.

На какие ключевые показатели Вы ориентировались?

Во-первых, это автоматизация и оптимизация размещения заказа сотрудниками сети, где минимизируется прогнозирование и расчет заказа вручную, то есть — уход от так называемого человеческого фактора, от ошибок или халатности сотрудников. Мы хотели, чтобы заказ размещался на базе полностью автоматизированного прогноза продаж и рекомендованного заказа с возможностью детальной аналитики прогноза и рекомендаций касательно состава размещаемого заказа. Во-вторых, это — забота о сотрудниках компании. Мы всегда прикладываем максимальные усилия для того, чтобы избавить наших сотрудников от рутинной работы, предоставляя им больше времени для развития бизнеса сети и реализации своих навыков, талантов и амбиций. В-третьих, мы ориентировались на улучшение качества обслуживания наших клиентов. Это основной показатель успеха деятельности нашей компании. MySales позволяет это сделать, так как экономит время наших сотрудников.В данном решении прогноз построен таким образом, что он учитывает изменение цен, сезонности, погоды, макроэкономические показатели, курс валют и т.д. — всего того, что человек может попросту не учесть. Например, чем жарче лето, тем значительнее рост продаж мороженого, воды, кваса: если на улице температура выросла до 30 градусов по Цельсию, продажи могут увеличиться в десятки раз. Человеку точную зависимость уловить невероятно сложно, а система ее выстраивает моментально. В рамках данного пилотного проекта мы начали с самой сложной для планирования группы товаров “фреш”, полностью доверив аналитику вместе с прогнозированием продаж по этой группе, а также оптимизацию складских остатков решению компании MySales, с чем справляется на отлично. В дальнейшем мы планируем добавить остальные товарные группы в систему прогнозирования.

На чем строится автозаказ в решении MySales?

Автозаказ базируется на нескольких ключевых параметрах. Основной параметр — это прогноз, который нам строит MySales. Далее учитывается страховой запас, который нам тоже рассчитывает MySales. Со своей стороны, мы делаем корректный график с датами поставок, исходя из которого вычисляется количество дней, на которые мы делаем заказ. И еще один параметр, который учитывается, — минимальный товарный запас (МТЗ). Это наша минимальная выкладка, которая необходима, чтобы товар смотрелся презентабельно. Исходя из этих параметров и строится заказ.

Не могли бы Вы привести какой-нибудь пример, чтобы описать функциональность MySales?

Да, давайте рассмотрим работу автозаказа MySales на примере молока. У производителя молока есть ассортимент, который он поставляет нам в определенные магазины. У каждой позиции, которую он поставляет, есть кратность поставки — содержимое упаковки, в которой отгружает товар поставщик. И есть график поставок: обычно это три, пять или семь раз в неделю, в зависимости от региона и конкретно взятого магазина. Частота поставок молока довольно высокая, то есть заказы могут формироваться практически ежедневно. В системе MySales для каждой из позиций мы прописали минимальный товарный запас, который определили исходя из графика поставок и прогноза продаж, учитываем МТЗ и страховой запас на количество дней, отнимаем остаток, отнимаем период, когда товар в пути, — и в итоге получаем нашу чистую потребность. Весь этот процесс автоматизирован в решении MySales. Заказ изначально видим мы (штаб-квартира) и соответствующие магазины. При необходимости в заказ всегда можно внести правки и отправить поставщику. Сейчас отправка заказа поставщику производится по подтверждению пользователя, однако в ближайшем будущем планируется делать это автоматически.

Как часто необходимо вносить правки в прогнозы и заказы, которые оформляет система MySales?

По итогам 3-х месяцев, которые мы уже отработали с продуктом MySales, мы получили очень незначительное количество корректировок из магазинов. Причины правок в основном связаны с тем, что в данный момент может отследить лишь сам магазин, к примеру, фактическое наличие товара в магазине, поэтому пока оставлена возможность вносить корректировки вручную.

На каких группах товаров был получен наибольший экономический эффект?

Наибольший эффект достигается по товарам с большими сроками хранения — месяц или два, где в ручном вмешательство практически нет необходимости. Такого же показателя можно добиться и для товара с меньшим сроком хранения, если ввести партионность и внедрить товарные метки радиочастотной идентификации RFID. Но в ближайшем будущем для нашего рынка это скорее фантастика!

Как Ваши сотрудники отнеслись к такому нововведению?

Откровенно говоря, по-разному. Безусловно, часть восприняла нововведение восторженно. В основном, это — молодые люди, которые открыты к инновациям. Ряд сотрудников отнеслись к нововведению достаточно недоверчиво, однако открытого противостояния внедрению решения мы не встретили. Главное, что хотелось бы отметить, что те, кто непосредственно работает с заказами, увидели, что решение MySales действительно эффективно, в первую очередь оно экономит их время на обработку заказа. Система действительно позволяет больше времени уделять другим, более творческим, требующим человеческого вмешательства и осмысленности, вопросам. По нашим подсчетам, сотрудники стали в разы меньше времени уделять обработке заказов, при этом заказы стали лучше. Если в магазине сбалансированный ассортимент и эффективно работающий персонал, то система MySales эффективно и почти незаметно помогает добиваться отличных результатов на уровне магазина. Сотрудники нашей сети, работающие с данной системой, тратят минимум своего времени на рутинную работу и могут заняться делами, качественно влияющими на продажи.

Как внедрение системы MySales повлияло на доступность товаров магазинах Вашей сети?

Касаемо доступности товаров в нашей сети, безусловно, в целом она улучшилась, однако, на текущий момент все же рано говорить о каких-то показателях, мы ведь используем систему всего лишь около трех месяцев. Основное, что я бы отметил уже сейчас, — это то, что время обработки заказа сократилось в 2–3 раза, и я считаю это успехом! Обязательно нужно принимать во внимание такие немаловажные качественные показатели, как выкладка товара, его внешний вид, качество предоставления информации о скидках и промоакциях. Как я уже сказал, прогноз пока работает только на фреш-группе, на которой мы тестируем работу системы прогнозирования перед тем, как разворачивать систему полностью, что соответствует рекомендациям специалистов-разработчиков системы из компании MySales и, безусловно, потребностям наших покупателей всегда иметь на своем столе свежие продукты.

Скажите, пожалуйста, Вы преднамеренно выбрали одну из самых сложных для прогнозирования групп продукции для испытания?

Да, безусловно. Однако, касаемо качества прогноза, то, что я увидел в итоге, меня приятно порадовало. Исходя из моего опыта работы с системами прогнозирования, качество прогноза, предоставляемого системой MySales, значительно выше. Плюс все-таки привязанность прогноза к цене товара очень благоприятно влияет на заказы, потому что основная причина аутоф- и оверстоков* — это именно отсутствие учета цены, являющейся одним из основных факторов влияния на продажи. Людям, в отличие от системы, не всегда удается помнить о переоценке. Это уже значительный плюс и значительное сокращение либо потерянных продаж, либо излишних запасов, которые приводят к замороженным деньгам или к потерям на списание.

Какие у Вас планы на будущее?

Мы планируем подключить все группы магазины к прогнозу, на данный момент уже подключено 105 магазинов по группе “фреш”. Кроме того, в наших планах — разработка АРМ-а, автоматизированного рабочего места, в котором оператор мог бы видеть полную картину с аналитикой по всем процессам: движение товара, продажи товара, списание, возврат, приходы, цена и т.д. Сейчас в некоторых случаях неправильный заказ происходит из-за недостатка вводных данных. В дальнейшем мы хотим получить управляемую формулу заказа, чтобы сделать её гибкой для разных категорий товара. Так мы сможем заказывать разные товары с разной логикой и подходами. Далее последует разработка модулей для контролирования заказов и других процессов.

После внедрения во всей сети и всех доработок эффект от данного решения будет однозначно увеличиваться. По моим расчетам, тот эффект, который мы сейчас видим, — это лишь 5%. Все еще впереди. Я в этом уверен. Как только мы покажем всем, что прогнозу можно доверять, ситуация улучшиться в разы. Ведь есть еще куда расти. И если все делать правильно, последовательно и быстро — эффект будет невероятным!

Сергей Притыкин

Расскажите вкратце о себе

Работаю в сфере IT уже 15 лет. Опыт в ритейле более 12 лет: знаю и понимаю его хорошо изнутри во всех аспектах. В сети “ЭКО маркет” я руковожу IT-Департаментом, как правило, 40% времени занимаюсь операционной деятельностью IT, остальные 60% направлены на создание условий для новых бизнес-инициатив, используя передовые технологии которые способствуют развитию бизнеса.

Как начинался проект с MySales?

Проект начался с демонстрации менеджменту нашей компании продукта его создателем, Алексеем Ивасюком. Система прогнозирования MySales, на наш взгляд, очень инновационна, и проект по ее внедрению у нас в компании получил одобрение и поддержку со стороны руководства.

Какие основные этапы внедрения продукта?

Перед началом проекта нам пришлось в срочном порядке разрабатывать управление графиками поставок. Достаточно сложная процедура с учетом того, что они часто меняются по всей сети. Затем нам нужно было сделать интеграцию с MySales. Здесь сложностей не возникло, все сделали достаточно быстро: от силы полторы недели с учетом наших наработок. В планах эту интеграцию усовершенствовать и вывести на промышленно-эксплуатационный уровень — хотя и этой вполне хватает: работает стабильно, и проблем с ней нет. Дополнительных людей привлекать не пришлось, справились своими силами.

Что уже достигнуто и какие дальнейшие ожидания от MySales?

Данная автоматизация бизнес-процессов направлена на уменьшение операционных затрат. Наша цель — улучшить качество работы, не увеличивая количество персонала. Мы хотим освободить наших сотрудников от монотонной и рутинной работы, чтобы они сфокусировались на повышении эффективности продаж и качестве сервиса, оказываемого нашим покупателям. Мы постоянно работаем над повышением квалификации персонала и стремимся удерживать квалифицированные кадры.

Решение MySales помогло нам оперативно решить три основные задачи. Первое — минимизировать человеческие ошибки, второе — повысить качество работы персонала в целом за счет повышения его квалификации. И, наконец, — снизить негативное влияние на бизнес, связанное с “человеческим фактором”. Говоря о результатах, по фреш-группе, мы ожидаем уменьшения потерь за счет усовершенствования системы заказов. Уже сейчас очевиден рост эффективности работы персонала в разы. По остальным группам мы ожидаем еще больших результаты.

* Аутофсток (от англ. out of stock) — отсутствие товара на полке. Оверсток (от англ. overstock) — излишний запас, “перетарка”, перезатаривание.