WORKPLACE Expense를 활용하여 손쉽게 비용 정산하기
WORKPLACE에 새롭게 추가된 Expense 기능, 왜 생겼을까요?
회사를 운영하다 보면, 수많은 경비가 발생하기 마련입니다. 경비의 정산 및 처리 과정을 사용자, 회계(혹은 비용) 담당자, 그리고 회사 입장에서 각각 한번 생각해봅시다.
사용자는 매번 사용한 영수증을 보관해 뒀다가 경비 담당자에게 증빙으로 제출합니다. 사용 후 바로 정산하지 않으면 때로는 영수증을 분실하거나 어디에 쓴 건지 기억이 가물가물한데요. 이런 경험 다들 한 번씩 있으셨을 겁니다. 영수증을 챙기고 건건이 엑셀에 사유를 기입해서 제출하는 과정에 사용자 입장에선 정말 불필요한 시간이 소모되기도 합니다. 이러한 종이 영수증 없이 비용처리를 손쉽게 할 수 있다면 얼마나 좋을까요?
회계 담당자 또한 마찬가지입니다. 영수증을 일일이 지출 내역과 일치하는지 대조를 해야 하고, 사용 규칙에 맞는지 검수해야 하는 불편함이 있습니다.
회사 입장에서는 회사 돈이 어디에 사용되었는지 빠짐없이 관리가 되어야 하기 때문에 사원들이 생산성 있는 업무를 해야 할 시간에 이런 증빙 작업 때문에 어쩔 수 없이 뺏기게 되는 시간을 지켜볼 수밖에 없을 겁니다.
성장하는 기업을 위한 기업 정보시스템인 WORKPLACE가 여러분의 골치
아픈 문제를 해결해 드리겠습니다.
WORKPLACE Expense는 법인 카드를 연동하여 승인내역을 내 폰에서 확인하고, 클릭 몇 번으로 결재 처리가 완료되도록 하였습니다.
회사 경비 예산을 미리 배정하여 사용하도록 하거나, 회사의 경비 사용 규칙에 맞는지도 사용자 스스로 체크할 수 있도록 하였습니다.
사용자는 쉽고 간편하게 비용 정산 신청을 할 수 있어 본업에 집중할 수 있고, 관리자는 부가 업무를 줄여 회사의 안살림을 더욱 꼼꼼하게 계획하고 관리할 수 있어 그야말로 일석이조의 효과를 볼 수 있는,
WORKPLACE Expense!
이번 포스팅에서는 WORKPLACE Expense를 활용할 수 있는 Case와 사용 방법에 대해 소개해드리겠습니다.
WORKPLACE Expense, 이럴 때 사용하시면 정말 편리합니다.
(1) 회사에 경비 처리 담당자가 필요해요
영수증을 하나하나 확인하면서 비용이 항목별 한도 금액 내에서 사용되었는지, 사용 금지 업종이나 청탁에 사용되지 않았는지, 꼼꼼한 검토가 필요하지만, 우리 회사에 이러한 역할을 해줄 경비 담당자가 없을 때
누군가는 어쩔 수 없이 본업과 별개로 경비 처리 업무까지 병행하는 경우도 생기게 됩니다.
그러나 WORKPLACE Expense를 사용하면 법인 카드가 연동이 되기 때문에 일일이 영수증을 모을 필요가 없습니다.
부서 예산도 정산 신청자가 직접 확인할 수 있어 사용 가능한 범위에서 눈치 있게 쓰면 되고, 회사 경비 규칙이 자동으로 적용되어 눈으로 일일이 확인하지 않아도 시스템이 알아서 걸러줍니다.
이제 비용 전담 관리자의 업무를 WORKPLACE Expense에 대신 맡겨 보세요.
법인 카드만 연동해 놓으면 알아서 처리해 준답니다 :-)
[ WORKPLACE Expense의 법인 카드 연동 ]
□ 회사가 사용하는 카드사를 등록합니다.
카드사 연동이 ‘사용’ 상태인 경우, 회사가 사용하는 카드사를 등록해 놓으면
법인 고객 정보를 바탕으로 승인 내역을 자동으로 WORKPLACE에 가져올 수 있습니다.
□ 카드 정보를 관리합니다.
회사의 비용 관리 대상이 되는 법인 카드를 등록해 놓습니다. 등록된 카드는 사용내역을 정상적으로 동기화하기 위한 유효성 검사를 거칩니다. 카드 별 보유 사원(카드 사용 권한이 있는 사용자)을 지정해 놓으면, 신청 시 법인 카드의 승인내역이 카드 보유 사원에게 자동으로 보이게 되어 간편하게 정산이 가능합니다.
※ 법인 카드 연동 사용자 가이드 : http://docs.ncloud.com/ko/workplace/workplace-8-1.html
(2) 회식비를 부서별 월 50만 원 정도로 제한하고 싶어요
회식비 제한 등 예산 관리가 필요할 경우, WORKPLACE Expense를 사용해 회식비로 지출되는 금액에 대한 예산을 부서별로 배정해주고, 월별 일정 금액을 사용하게끔 관리할 수 있습니다.
WORKPLACE 비용 관리는 항목별로 배정된 예산 내에서 꼭 필요한 만큼만 사용하도록 관리해 줍니다.
예산 편성 기능을 사용해 회식비로 월 사용금액이 50만 원 초과 시, 비용 정산 신청을 할 수 없도록 기능을 제한할 수 있습니다.
이월 기능을 사용하면 전월 아껴 쓰고 남은 금액을 이월해 유연하게 사용할 수도 있답니다!
[ WORKPLACE Expense의 예산 편성 ]
□ 부서별, 사원별로 예산을 배정합니다.
예산 통제가 필요한 부서나 예산 과목에 대해 미리 예산을 편성할 수 있습니다. 부서 단위로 예산을 배정하거나, 영업사원 등 특정 사원에게 추가예산을 부여할 수 있습니다.
□ 예산 통제를 설정하고 해제합니다.
배정된 예산이 부족하여 비용 정산 신청을 할 수 없을 때, 예산 금액을 증액하거나 예산 통제를 해제하면 금액 제한 없이 사용할 수 있습니다. 예산 관리를 적용받지 않는 부서는 예산 통제 없이 정산 가능합니다.
※ 예산 편성 사용자 가이드 : https://docs.ncloud.com/ko/workplace/workplace-8-4.html
(3) 외부인에 대한 비용처리를 투명하고 간편하게 하고 싶어요
다음은 부정 청탁 및 금품 수수에 관한 법률에 대응하여야 하는 경우입니다. ‘김영란법’이라고 불리는 이 법은 공무원, 언론인, 공/사립학교 임직원 등 외부 관계자에 제공되는 금품, 접대, 편의 제공 금액을 제한하는 법률입니다.
위반 행위가 밝혀지면 행위자 처벌은 물론, 회사에도 벌금을 부과하는 경우가 있다고 하니 제대로 꼼꼼히 관리해야 하는 부분인데요,
WORKPLACE와 함께라면 철저한 대비가 가능합니다!
[ WORKPLACE Expense의 외부인 포함 감사 설정 ]
□ 내/외부 모든 참석자를 등록합니다.
WORKPLACE Expense는 정산 신청 시 내/외부 참석자 등록이 가능해서 비용을 사용한 사람이 누구인지 투명하게 관리되며, 외부인이 포함된 경우 1인당 사용 금액을 확인할 수 있습니다. 감사 항목 설정에 1인당 사용 한도를 설정해 놓기만 하면 한도 범위 내에서만 정산이 되어서, 김영란법에 대비해 더욱 안전하게 외부인 비용을 관리할 수 있습니다.
□ 1인당 허용 금액을 설정합니다.
참석자에 청탁 금지법 대상자가 포함되어 있을 때, 적용할 1인당 지출 허용 금액을 설정해 놓으면 외부인이 포함된 비용 정산 신청 시, 해당 기준 금액을 초과하면 정산 신청이 제한되게 만들 수 있습니다.
※ 감사 항목 설정 사용자 가이드 : https://docs.ncloud.com/ko/workplace/workplace-8-6.html
WORKPLACE Expense는 어떻게 사용할 수 있나요?
WORKPLACE Expense를 시작하기 전, 가장 먼저 진행해야 할 기본 설정이 있습니다. 이것저것 복잡한 설정이 필요 없이, 꼭 필요한 설정하면 위의 편리한 비용 관리 기능들을 사용하실 수가 있습니다.
WORKPLACE에 처음 가입하시면 아래 화면과 같이 “Getting Started” 탭에서 관리자가 무엇을 어떻게 시작해야 할지 고민하시지 않도록 도움 기능을 제공합니다. 안내 카드를 하나씩 누르면서 따라 해 주시기만 하면
간단한 설정으로 짧은 시간에 우리 회사만의 비용 관리 시스템을 만들었습니다.
※ 비용 서비스 사용자 가이드 : https://docs.ncloud.com/ko/workplace/workplace-8-1.html
네이버 클라우드 플랫폼의 WORKPLACE를 사용하기 위해서는 아래와 같이 네이버 클라우드 플랫폼 포털 사이트 및 사용자 가이드를 참고하시면 쉽게 사용하실 수 있습니다.
- 네이버 클라우드 플랫폼 포털
: https://www.ncloud.com
- 네이버 클라우드 플랫폼 사용자 가이드
: https://guide.ncloud-docs.com/docs/
- 네이버 클라우드 플랫폼 WORKPLACE[k] 소개 :
https://guide.ncloud-docs.com/docs/workplace-workplace-1-4
- 네이버 클라우드 플랫폼 WORKPLACE[k] 사용자 가이드 : https://guide.ncloud-docs.com/docs/workplace-j-workplace-j-2-1#
지금 바로 WORKPLACE Expense를 시작해보세요!
꼭 필요했던 기능이지만 사용이 복잡하지 않을까, 혹은 비용이 부담 되지 않을까 하는 이유로 도입을 망설이셨다면, 더 이상 기다리지 마시고 지금 바로 시작해 보세요.
신규 가입자를 위한 풍성한 혜택이 마련되어 있습니다.
네이버 클라우드 플랫폼이 드리는 황금 같은 기회, 놓치지 마시길 바랍니다!
혜택 [1] 네이버 클라우드 플랫폼 신규 가입자 대상 할인 크레딧 제공
혜택 [2] WORKPLACE 30일간 무료 사용 Trial 제공
혜택 [3] 법인 카드 연동 사용 시 Expense 기능 첫달 무료 제공
