Veien til et smidig intranett

Nytt intranett? Begynn med å definere hva det ikke skal være.

Som konsulent har jeg sett og prøvd en del forskjellige intranett. Felles for mange av disse, er at de er trege, kompliserte og lite brukervennlige. Innholdet er ofte utdatert, navigasjonen er kryptisk, og designet ser ut som 1998. Altfor mange intranett er heller ikke tilpasset mobil.

Hvorfor blir det slik?

Mange prøver å løse for mye på én gang når de skal redesigne intranettet sitt. Endelig skal bedriften bli hypermoderne — og bygge et innovativt, dynamisk, personalisert og fleksibelt intranett. Det skal være fullintegrert med alle slags bakenforliggende fagsystemer. Sosiale funksjoner må selvsagt med. Høres ut som en drøm. Dessverre er resultatet ofte noe helt annet. Vi snakker svære, tunge intranett som de ansatte i bedriften sliter med å bruke.

I Bama, som vi akkurat har hjulpet med å lage et nytt intranett, ønsket vi å unngå denne fellen. Vi ville heller lage et slankt, smidig intranett uten fancy funksjonalitet eller revolusjonerende design. Intranettet skulle først og fremst løse de ansattes viktigste brukerbehov på en enkel måte.

Hva skal intranettet være, og ikke være?

Allerede før vi i Netlife Research ble hyret inn, hadde Bama gjort seg noen kloke tanker om hva det nye intranettet skulle være.

Det nye intranettet skulle primært være et kommunikasjonsverktøy. En plattform for å knytte sammen medarbeidere i Bama på tvers av ulike avdelinger og forretningsenheter. Interessante nyheter, intuitiv navigasjon og godt innhold skulle være bærebjelkene.

Med dette som utgangspunkt tenkte vi at det kunne være smart å ikke bare definere hva det nye intranettet skulle være, men også bli enige om hva det ikke skulle være.

  1. Intranettet skal ikke være en sosial delingsarena. Bortsett fra kommentarer på nyhetsartikler, er det få muligheter for deling og sosial moro i det nye intranettet til Bama. Vi tenkte at andre verktøy løser akkurat dette bedre. Avhengig av behov er Workplace (Facebook) eller Slack mye mer effektive verktøy for sosial samhandling og deling enn det vi hadde klart å lage selv.
  2. Intranettet skal ikke være en dokumentportal. Bama bruker SharePoint. Dokumenter som tilhører ulike avdelinger, team eller faggrupper lagres og deles der. Slik unngår vi at det nye intranettet fylles opp av mer eller mindre irrelevante dokumenter som forringer søket. Tilganger og rettighetsstyring blir også mye enklere. Dokumenter som inneholder informasjon som er av interesse for mange i Bama, gjøres selvsagt tilgjengelig på intranettet.
  3. Intranettet skal ikke (kun) være en nettavis. Nyheter er høyt prioritert i det nye intranettet. Men det er minst like viktig å jobbe med det faste innholdet. For eksempel booking av møterom, informasjon om treningssenter, parkering og adgangskort. Hjertestartere og førstehjelp. Hjemmekontor, programvare og mobilbruk. Innkjøpsavtaler. Dette innholdet må holdes oppdatert. Og det må være enkelt å forstå.
  4. Intranettet skal ikke være som alle andre intranett––uprioritert og overfylt av innhold. Dersom de ansatte i Bama raskt finner det de leter etter, uten å måtte navigere seg ihjel, har vi lykkes. Da føles intranettet nyttig, ikke kjedelig — som kanskje er det ordet flest forbinder med intranett. For å oppnå dette krever det at vi jobber godt med navigasjon, struktur, innhold, og ikke minst prioritering.

Ved å definere hva det nye intranettet skal og ikke skal være, unngikk vi fra begynnelsen å bygge et gigantisk intranett som forsøker å løse alle behov og ønsker. Det har også vært enklere å styre forventninger underveis. Og det har vært enklere å ta kjappe beslutninger for å komme oss videre i arbeidet.