Hvordan lage en morsom og kreativ konferanse. 7 tips fra arrangørinnen!
Konferanser er kjedelige greier. Rollups, dårlig kaffe, standard lunsj og endeløse mengder drops med logo på. I Netlife gjør vi det annerledes.
Hvert år arrangerer Netlife en diger konferanse i Oslo Spektrum som heter Webdagene. Den går over flere dager. Mer enn 1000 digitalfolk fra hele Norge deltar. På scenen står knallsterke foredragsholdere fra inn- og utland. De er kommet for å dele kunnskap om kundeopplevelse, UX, design, strategi og trender med våre deltakere.
Men Webdagene er mye mer enn bare et faglig program. Det er også en møteplass for nysgjerrige og kontaktsøkende folk. Vi bruker mye tid på å utvikle denne såkalte møteplassen på en kreativ og annerledes måte, slik at deltakerne kan dra hjem med nye venner og kontakter i fagmiljøet. Det er skikkelig moro!
Webdagene har lenge vært en fantastisk fagsamling. Men vi ville prøve å skille oss enda mer ut fra andre konferanser. Være litt spesielle liksom, ja, litt sånn utenom det vanlige, så da gjorde vi det. I det siste har vi fått flere henvendelser som “hvilket eventbyrå bruker dere, de vil vi også bruke”, og da er det veldig gøy at vi kan svare “vi gjør alt helt sjæl, vi”.
Her skal jeg gi deg noen tips til hvordan du også kan gjøre alt helt selv!
1) Begynn tidlig!
Straks etter vi har evaluert forrige konferanse begynner planlegginga av neste års arrangement. Vi begynner med å sette sammen et team med ansatte i Netlife. Arbeidsgruppen starter med å diskutere det som funket bra, det som kan bli bedre og det som ikke funket i det hele tatt på konferansen vi nettopp har hatt. Så begynner idémyldringen, her gjelder det å ha masse ja-mennesker rundt seg. I begynnelser er ingen idéer for dumme, rare eller vanskelige. Man kan heller være litt realister etterhvert.
2) Ha en rød tråd!
I mange år var temaet “festival”. Men i år ønsket vi litt variasjon, så vi spisset temaet til “fortid og fremtid”. Vi kastet alle gamle skisser og begynte helt på nytt. Fagscenen fikk ny plass, DJ-en fikk mye større plass, det ble mye mer sitteplasser til folk og enda mere kaffe og mere lys, så vi kan se hverandre bedre. Vi lagde kiosker og kaffestands, fant en ekte DeLorean-bil, sånn som de har i filmen Back To The Future, ordna frisør med kreppetang og Topsy Tail. I tillegg lagde vi stuer fra de siste tiårene med alt fra den legendariske Commodore 64 i 80-talls-stua, til ei ikke fullt så savnet lavalampe i 2000-talls-stua. Neste år blir det et nytt tema, slik at du som deltaker kan få en ny og spennende opplevelse neste gang du kommer. Tilbakemeldingene vi har fått på årets konferanse viser nemlig at dere liker forandring!
De som jobber med innholdet i konferansen forsøker også å gjenspeile temavalget.
3) Ikke la folk kjede seg!
Pustepauser er bra. Dødtid er dårlig. Chill, spill, lade og annen lett underholdning må til i pausene. Etter siste foredrag på torsdagen er det duket for middag og fest på kvelden. Hvordan motiverer vi folk til å bli værende i Spektrum? (Gratis alkohol biter ikke på alle.) I år hadde vi et nostalgisk og retrospektivt gjensyn med Trond Viggo, etterfulgt av en hipp DJ som spilte gamle slagers de fleste husker fra ungdomstiden. Tidligere år har vi hatt artister som The Switch, Anna of the North, Death by Unga Bunga og Datarock.
Hvert år blir minst 80% igjen for å bli med på middag og fest, det er gøy! Fest og middag er inkludert i prisen. I år ble alle utfordret til å være med på en reise inn i fremtiden. Alle fikk utdelt hvite labfrakker, langbordene (eller sektorene som vi kalte dem) ble ropt opp etter tur til de forskjellige matstasjonene. NULL KØ og alle koste seg innmari.
4) Gjør sponsorene til en del av konferansen!
I stedet for å smelle opp en klein sponsorstand som sponsorene selv rasker sammen av slitte roll-ups og visittkort i glassboller, hjelper vi sponsorene med å passe inn og gi merverdi til deltakerne. Vi vil at de selv er med på å levere noe som alle vil ha, slik at gjestene får en god grunn til å gå bort til dem. Kaffe, poppcorn, smågodt, frukt, is og vann! I år var det sponsorene som blant annet sto for spillsone, laserlabyrint, chill og frisør. Rådet mitt er derfor: lag naturlige møtepunkter hos sponsorene ved å inkludere dem i konseptet for konferansen.
5) Inkluder alle!
Webdagene er en fantastisk teambuilding-aktivitet for hele Netlife. Vi svetter, bærer, friserer, danderer, sover nesten ikke og løper i tre dager til ende. Alle i Netlife bryr seg om Webdagene og opplevelsen til deltakerne. Vi blir kjempestolte av arbeidsplassen vår og leser evalueringer med falkeblikk på jakt etter ros og forbedringspunkter! Vi elsker når kundene våre digger å være på Webdagene. I tillegg til å dele bilder og videoer drar flere av deltakerne tilbake til kontoret sitt og holder foredrag for sine kollegaer om hva de fikk ut av å være tilstede. Noen er såpass ivrige at de ber om tilgang til grafisk materiell slik at de kan lage presentasjonen i ekte Webdagene-stil.
6) Unngå kø, og server for all del ikke dårlig mat!
Been there, done that, might do it again! Lunsjen vil for oss være ei nøtt som vi en dag skal knekke fullstendig. Vi elsker å “leke med maten”, mange andre gjør også det, men ikke alle. Det vi har lært, basert på deltakernes tilbakemeldinger: Serveres det kjøtt, må vi også ha fisk på lur. Serveres det fisk, må vi også tilby kjøtt. Ikke be folk velge på forhånd, det blir bare tull. Og ikke pynt vegan-/allergiområdet som en tiltrekkende salatbuffet, da vil alle ha salat! Aller viktigst, IKKE skap kø og spis selv etter at alle deltakerne har fått mat! Sultne folk HATER kø. Selv søte og snille folk kan kan være slemme og aggressive når de er sultne.
7) Vær forberedt på problemer!
Noe kommer til å gå galt! Det er ALLTID noe som går galt. Når 1100 mennesker skal serveres mat og væske, kan det fort bli ville tilstander. Har en do gått i stykker? Krise!
Webdagene har derfor utviklet en Helpdesk, drevet av glade konsulenter fra Netlife. Deres eneste ambisjon er er å FIKSE ALT for konferansedeltakerne. Det er veldig attraktivt å få jobbe i Helpdesken, og alle som jobber på Webdagene smittes av viljen til å snu seg rundt på et sekund (eller leie hverandre i hendene for å gjete tusen mennesker mot riktig utgang). Dette er bl.a noe av hva Helpdesken har gitt ut: tamponger, linsevæske, lesebriller, hodelykt, pledd, smertestillende, massasje, våtmopp og hundrevis av klemmer! De har til og med arrangert en blind date.
Å arrangere en så svær konferanse krever folk, tid og innsats, men det er ikke umulig å gjøre selv uten hjelp av rådyre “eventbyråer”. På kurs- og konferanseavdelingen til Netlife Design er vi to personer! Det er vi som er “eventbyrået”. Vi er med på alt fra start til slutt. Vi er de første som kommer på opprigg, og siste som drar etter nedrigg. Undertegnede er som regel også den som er med og avslutter festen.
Det viktigste er å ikke få panikk, for noe vil alltid gå galt, sånn er det bare. Og når uhellet først er ute gjelder det bare å løse det på en kreativ og effektiv måte og/eller late som ingenting. Alt kan løses! Husk at negativitet og stress smitter mer enn du aner. Senk skuldrene og kos deg med det fantastiske arrangementet du har laget.
Håper vi ser dere på Webdagene i 2018!
