Mas afinal, o que é comunidade? — Parte 2
Como a Comunidade Neurolake resolveu o problema da descentralização da documentação interna?
Na primeira parte desse artigo, abordamos um pouco sobre a atuação das comunidades no meio empresarial, além de conhecemos um pouco mais sobre a Comunidade Neurolake e suas práticas internas.
Conseguimos entender que comunidades trabalham diretamente com objetivos estratégicos e com a construção de um ecossistema social. As conexões entre seus membros são a chave para alcançarmos resultados.
Mas para entender um pouco mais na prática como funciona nossa atuação, escolhemos um case de sucesso que trata de uma problemática existente encontrada pela Comunidade Neurolake dentro da área de Novos Negócios na Neurotech.
Internamente utilizamos diversas ferramentas para gestão de projetos e processos, como Google Drive, Google Classroom, Jira, dentre outras. Nossos colaboradores sempre tiveram acesso a elas, junto à grande quantidade de informações internas, como playbooks, slides de apresentações, conteúdo visual, documentações de produtos e processos, manuais, guias, entre outros.
Com isso, muitas vezes se tornava difícil encontrar determinados materiais devido a ampla quantidade de ferramentas que eram utilizadas. Quem aí também sofre pra organizar muita documentação?
Problema
O cerne da problemática desse cenário inicial era a grande quantidade de informações e de ferramentas organizacionais existentes, além da dificuldade da busca por esse conteúdo. Mesmo que organizado, a maioria estava descentralizado: parte dele era organizado no Google Drive (em diferentes Drives compartilhados), parte dele permanecia de maneira individual com os times; acessos à Plataformas de Treinamento eram salvos em diferentes lugares e muitos processos internos não eram documentados.
Logo, como seria possível tornar esse acesso às informações internas algo mais fácil, rápido e centralizado?
Diagnóstico
O primeiro passo para solucionarmos a problemática foi entender a necessidade de ter um único lugar que possibilitasse centralizar todas as informações internas, permitindo seu acesso aos colaboradores. A ideia é que esse lugar fosse um grande banco de dados, servindo como centralizador para nossas documentações, de maneira que tudo (ou praticamente tudo) que precisasse ser encontrado internamente, pudesse ser através dali.
Daí podemos pensar: Mas por que não utilizar um único Google Drive compartilhado com todas as informações que estão descentralizadas?
Bom, puramente a nível de organização estrutural e busca de informações, o Google Drive de fato resolveria o problema. Mas vai bem além disso. O maior problema dessa ideia é a maneira como esse material seria organizado. Teríamos apenas uma disposição de pastas dentro de pastas, além de que todo conteúdo precisaria ser no formato de algum arquivo. Havia-se uma necessidade muito grande de uma liberdade de organização do conteúdo de maneira também visual, a partir de diferentes tipos de informações agrupadas, como fluxos, explicações, arquivos, links, dentre outros.
Já o segundo passo desse diagnóstico envolveu entender quais processos e/ou produtos necessitam de uma cultura de documentação. O desafio envolve pensar em como estruturar o que já temos internamente nessa nova solução, além de validá-la.
Metodologia
Para resolvermos esse desafio, o processo seguinte foi dividido em 4 etapas:
A primeira era que precisávamos entender quais informações e quais tipo de informações queríamos centralizar. Para isso, mapeamos todas as plataformas e documentações internas que são acessadas (como meio de busca) pelos colaboradores.
Para realizar esse mapeamento, analisamos o que possuíamos de mais importante e organizamos todas essas informações em categorias, sendo elas: Identidade Visual, Nossas Áreas, Documentos Gerais, Workshop, Plano de Carreiras, Ferramentas e Eventos.
Com essa estrutura definida, a segunda etapa desse processo foi pesquisar, dentro do que é utilizado no mercado, alguma plataforma que entregue o valor de centralizar e organizar dinamicamente algum tipo de conteúdo. Das possibilidades encontradas, a plataforma Notion foi a que transpareceu maior entrega de valor.
Ela se mostrou de fácil customização do conteúdo inserido nela, permitindo que a estrutura construída seja moldada de acordo com a necessidade de quem a cria. Com isso, seríamos capazes de estruturar páginas dentro da nossa estrutura de organização já planejada na etapa anterior. A plataforma além de ser bastante conhecida no mercado, permite um teste gratuito de criação de conta de acordo com a quantidade de conteúdo inserido pela mesma. Isso possibilita a validação de um MVP sem necessitar de um investimento financeiro numa conta de acesso paga.
A terceira etapa desse processo foi a criação de um MVP. A partir de uma conta gratuita, fizemos uma página principal de “Novos Negócios” (nome da área que atuamos) que continha todas as informações estruturadas de acordo com as categorias definidas anteriormente.
O conteúdo interno do Notion foi construído em conjunto com o time de UX (Design do Neurolake), que organizou o layout de forma assertiva e organizada, facilitando a busca pelo conteúdo inserido.
Por último, foi realizado um processo de inclusão de todos os times de Novos Negócios ao Notion, permitindo a criação não só de uma estrutura que contivesse o conteúdo geral, mas também as páginas de cada time e seus respectivos conteúdos.
Resultados
Com todo esse processo, o que temos hoje?
Dentro desse formato criado, organicamente os times começaram a aproveitar as utilidades do Notion para a documentação e utilizá-lo no dia a dia para facilitar rotinas, processos e novos tipos de informação. Eles possuem autonomia para realizar a construção e manutenção desse conteúdo inserido na plataforma a partir da necessidade do time. Atualmente, no nosso workspace de Novos Negócios, temos mais de 100 páginas com as mais variadas documentações internas.
Além de Novos Negócios, outras áreas da Neurotech também têm utilizado o Notion como banco de dados de informações e facilitador de seus processos.
Todo esse processo de discovery foi um grande aprendizado para nossa comunidade e por isso decidimos compartilhar esse material no nosso blog!
A escrita desse case foi uma co-criação do Íris, por Mateus Cavalcanti dos Santos, Lucas Morais de Araujo e Yasmin Sabino. Sinta-se à vontade para nos contatar no Linkedin e saber mais sobre Comunidade Neurolake!
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