Como a organização pessoal pode te ajudar a ser uma pessoa mais produtiva?
Devo começar esse texto falando algo antes que eu esqueça: eu tenho uma memória ruim! Desde criança eu tenho a tendência de esquecer fácil as coisas. Recados, nomes, listas de compras, localizações, direções, datas…. Eu sempre tive dificuldade de lembrar dessas coisas. Num mundo no qual é esperado que nós tenhamos uma memória que consegue lidar com compromissos, reuniões, aniversários, listas de afazeres e mais reuniões, me manter organizado foi a forma que eu encontrei para progredir com minha vida. Nesse rápido texto eu trouxe alguns dos métodos de organização que mais me ajudaram ao longo da minha jornada e tem me ajudado bastante no meu dia a dia.
Antes de qualquer coisa, organização é algo íntimo, pessoal e intransferível! Então essa lista não é, de forma alguma, um conjunto de “regras”. O que eu trago aqui são minhas experiências pessoais e a esperança de poder ajudar vocês a melhorar sua produtividade e qualidade de vida. Então não tenha medo de experimentar com essas dicas e encontrar a sua própria organização. Eu garanto que será uma jornada bem interessante.
Tudo começa no seu ambiente de trabalho
Manter o seu ambiente de trabalho bem organizado contribui bastante para melhorar a sua produtividade. Se você tem acesso rápido a suas principais ferramentas de trabalho, é mais difícil perder o foco do que você estiver fazendo enquanto procura por algum artefato que lhe ajude no processo produtivo. Uma ideia interessante é criar níveis de acesso para os elementos que você utiliza no seu dia a dia. Coloque o que você mais usa perto de você! Aqui na Neurolake, eu trabalho com o desenvolvimento de softwares, desenvolvendo soluções de ponta a ponta. Organização de ideias e conceitos é essencial por aqui!
Eu gosto muito de utilizar post-its e fazer anotações das minhas ideias com diferentes cores, sendo assim, na minha mesa há diversas canetas, papéis e ferramentas de desenho. Além disso, minha principal ferramenta de trabalho é o notebook.
A primeira coisa que eu precisei fazer foi criar os níveis de acesso ao redor do principal foco da sua mesa de trabalho, o notebook. Quanto mais perto, mais importantes e de uso frequente são os elementos. Após analisar quais elementos eu usava mais, consegui organizar meus elementos de trabalho em 3 níveis de prioridade:
- Primeiro nível: post-its, canetas e um bloco de anotação pequeno;
- Segundo nível: papéis para esboços mais elaborados, e esquemas e anotações que forem relativos ao trabalho sendo executado no momento;
- Terceiro nível: post-its reservas e materiais de escritório não utilizados com frequência.
Com essa estrutura eu pude gastar menos tempo procurando pelos elementos que eu mais uso. Naturalmente a mesa que eu utilizo para trabalhar permite a criação de 3 níveis de prioridade. Contudo, caso você não possua uma mesa que permita isso ou até mesmo se você não tiver mesa para trabalhar, você pode criar níveis de prioridade utilizando gavetas ou caixas organizadoras. O importante é manter o que você mais usa por perto.
Organização vale também para seus arquivos digitais
Um ambiente de trabalho organizado ajuda muito a manter o foco e melhorar a sua produtividade. Contudo, isso também se aplica ao seu ambiente de trabalho digital. Quem nunca passou alguns valiosos minutos procurando entre as pastas do computador por aquele arquivo super importante que alguém muito importante precisa urgentemente? Sendo assim, vamos focar aqui em como melhorar a organização dos seus arquivos.
Sistemas operacionais e serviços de arquivos em nuvem dispõem de poderosas ferramentas de busca. No entanto, algo que acontecia muito comigo era simplesmente esquecer o nome do arquivo que eu deveria estar buscando (lembra da minha memória ruim?). De nada adianta ter uma ótima ferramenta de busca se você não sabe o que vai buscar!
O primeiro ponto para melhorar a organização é não se limitar à hierarquia padrão de pastas do seu navegador de arquivos. A organização de uma estrutura de arquivos é bem pessoal e muda de acordo com suas necessidades e com a natureza do seu trabalho, então uma única pasta “Documentos” e uma única pasta “Downloads”, por exemplo, podem não ser suficientes para o que você precisa. Procure criar a sua hierarquia de arquivos baseada nas suas necessidades correntes.
Uma dica é separar seus arquivos em contextos. Um contexto é uma agregação de arquivos com um tema em comum. Ferramentas, Projetos, Pesquisas ou Documentações são exemplos de contexto.
Manter essas pastas organizadas é essencial, mas uma coisa que eu faço sempre é ter uma única pasta de arquivos temporários. Essa pasta contém arquivos que eu não pretendo manter no computador e que tem uma serventia momentânea. Um PDF de uma fatura de banco, por exemplo, que vai servir apenas para ser enviado por email, é um bom exemplo de arquivo que fica nessa pasta. A pasta temporária tem sido de grande ajuda na minha organização, já que todo fim de semana eu apago ela completamente e crio uma nova. Dessa forma, eu evito proliferar meu computador com arquivos que não tem mais serventia.
Use e abuse dos lembretes e listas de tarefas
Num cenário em que você precisa estar sempre à par de várias atividades e afazeres, é essencial poder contar com ferramentas auxiliares que possam manter seus contextos à salvo do esquecimento.
Existem inúmeras aplicações de lembretes e listas de tarefas no mercado, cada uma tem suas peculiaridades e pontos fortes. Contudo, no fim das contas, o importante é encontrar serviços de agenda, notas e lista de tarefas que atendam às suas necessidades. O essencial mesmo é ter uma agenda e um local onde você possa armazenar ideias e lembretes.
Lembrar de todos os afazeres da semana ou do mês pode ser uma tarefa complicada, principalmente quando você tem várias reuniões importantes por semana. Um hábito essencial para manter uma boa organização é criar eventos no seu aplicativo de agenda para todos os seus compromissos. Eu mesmo crio um evento no Google agenda até para lembrar de levar o lixo para fora de casa.
Uma boa forma de pensar é: “Se uma ação tem espaço no seu dia, ela precisa também ter um espaço na sua agenda”.
Principalmente quando estamos envolvidos com desenvolvimento de software, é muito comum precisar guardar comandos, tutoriais, dicas e outros facilitadores de produtividade. Eu particularmente anoto muitas coisas no Google Keep, um aplicativo de lembretes que me permite armazenar várias informações de maneira buscável.
O Keep é ideal para guardar ideias, pensamentos, planos, dicas e tudo o que eu não gostaria de esquecer. Além de ter espaço ilimitado para lembretes, é possível organizar os cards utilizando Hashtags para buscas futuras.
O mais importante: a jornada
O processo de organização pode ser para você uma mistura de experimentação e autoconhecimento. Então não tenha medo de testar o que pode ou não dar certo. Além disso, ser e manter-se uma pessoa organizada é uma construção gradual e, muitas vezes, árdua. Tudo bem esquecer algumas coisas, experimentar ferramentas que não dão certo, se perder vez ou outra em arquivos. Mas o mais importante é manter a persistência na construção de uma cultura de pensamento mais estruturada. Minha experiência até agora tem sido incrível e eu espero que a de vocês também possa ser.
