Cuentas claras sociedades largas: 7 consejos legales que todo emprendedor debe conocer

Desde etapas tempranas de un emprendimiento y durante la vida de éste es esencial entender, al menos, los conceptos legales básicos de temas corporativos y fiscales, así como los regulatorios de la industria que se trate. En este artículo queremos compartirles de forma general los conceptos básicos que todo emprendedor debe considerar al empezar un negocio. Toda buena respuesta de un abogado empieza con nuestra palabra favorita: Depende. En ese sentido, es importante que cada emprendimiento al implementar los siguientes conceptos contextualice los mismos ya que como todo, debe ser un traje a la medida. Las consideraciones a continuación están enfocadas a la ley mexicana, pero probablemente de manera conceptual (no lo podemos asegurar) aplican para otros países latinoamericanos.

  1. Pensar, planear y volver a pensar tu estructura: Antes de llevar a cabo cualquier acto, es necesario planear la estructura social, de tal forma que el negocio, a través de una o varias subsidiarias, opere eficientemente. En esta etapa es buena práctica, según la complejidad, involucrar a un equipo fiscal.
  2. Entender y escoger el tipo societario: Existen diversos tipos de personas morales (sociedades!), para un emprendimiento lo más probable es que se utilice una sociedad mercantil. Los tipos o modalidad de sociedades más utilizados son: Sociedad Anónima de Capital Variable (S.A. de C.V.), Sociedad Anónima Promotora de Inversión de Capital Variable (S.A.P.I. de C.V.), y Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable (S. de R.L. de C.V.). Para elegir uno u otro tipo de sociedad es importante definir qué buscan los accionistas/socios. Algunos de los puntos más relevantes que se deben atender para tomar esta decisión son los diferentes derechos corporativos (votos / decisiones) y derechos económicos (dividendos u otras distribuciones). Para los más nerds: estas sociedades están reguladas por la Ley General de Sociedades Mercantiles y en el caso de la S.A.P.I., también por la Ley del Mercado de Valores.
  3. Una vez definido el tipo societario, planear y firmar el acta constitutiva: El acta constitutiva es lo equivalente al acta de nacimiento de una sociedad y es ahí donde se establecen los estatutos sociales que serán las “reglas del juego”, por lo que es importante pensar y plasmar claramente los acuerdos entre socios/accionistas y cómo quieren llevar el día a día de la empresa.

Antes de firmar la constitutiva, es necesario solicitar el uso de denominación social ante la Secretaría de Economía (un trámite fácil con el que te puede ayudar el fedatario público).

También vale la pena contemplar un objeto social amplio que incluya los actos del día a día de cualquier negocio (por ejemplo rentar oficinas), así como actos que probablemente realizará la sociedad en el mediano plazo por ejemplo, la posibilidad de solicitar un crédito, otorgar garantías, constituirse como obligado solidario, etc.

Es importante recalcar que el acta constitutiva es un documento que se tiene que dotar de fe pública, por lo que se debe otorgar ante notario/corredor público. Por último, es relevante dar seguimiento para asegurarse que la sociedad quede inscrita en el Registro Público de Comercio y contar con la boleta que contiene el folio mercantil electrónico y la fecha de inscripción.

Para los más nerviosos: Siempre hay espacio para transformar una sociedad de un régimen societario a otro (re: Punto 2) y reformar estatutos (cambiar las reglas del juego), sin embargo esto implicaría gastos transaccionales, por lo menos de fedatario público y probablemente de asesores, por eso la mejor práctica es entender y planear bien desde el día 1.

4. Para funcionar, decidir qué personas tendrán poderes para representar a la sociedad: Por lo general, en los artículos transitorios del acta constitutiva se incluyen ciertos nombramientos (por ejemplo las aportaciones de los accionistas/socios y la designación del consejo de administración/consejo de gerentes) y se otorgan poderes. Aquí, conviene pensar en el día a día de la sociedad y otorgar poderes de forma inteligente a las personas suficientes e indicadas para no entorpecer la operación de la empresa. Se pueden poner diferentes candados por ejemplo, topar las facultades de los apoderados a operaciones con cierto monto, nombrar diferentes clases de apoderados y otorgar poderes mancomunados para que actúen conjuntamente un “Apoderado A” y un “Apoderado B”, o limitar la duración / alcance mediante poderes especiales para realizar ciertos actos concretos.

Cuando hablamos de poderes estamos hablando de facultades predeterminadas en la ley que son de uso común en la práctica.

También para los más nerds: la mayoría de estas facultades están reguladas en el Código Civil, sin embargo, las que son de materia específica están en la ley correspondiente a ésta, por ejemplo las facultades para suscribir títulos de crédito están reguladas en la Ley de Títulos y Operaciones de Crédito.

También para los más nerviosos: la sociedad puede otorgar poderes en cualquier otro momento así como revocarlos (a través de las personas u órganos que se establezca en los estatutos sociales). Los poderes también deben ser otorgados ante fedatario público, en este caso, por tratarse de un acto civil y no mercantil, forzosamente debe ser un notario público y no un corredor público.

5. Llevar los libros corporativos y mantenerlos actualizados: Una muy buena práctica es tener los libros corporativos de la sociedad en orden y al día. Además de ser un requisito legal, los libros corporativos cuentan la historia y los cambios que han habido en términos de (i) entrada y salida de socios/accionistas, (ii) aumentos y disminuciones en el capital social de la sociedad, y en su caso, (iii) los acuerdos tomados en sesiones del consejo de administración, y (iv) las resoluciones de los socios/accionistas.

Los libros corporativos son libros físicos, en los que cada página se hace constar un registro que debe llevar firmas autógrafas de las personas aplicables, a estas páginas se les conoce como “asientos”.

Como socio/accionista debes de entender que para hacer constar que eres dueño de tu participación en la sociedad un requisito esencial es contar con la inscripción en el Libro Especial de Socios o Libro de Registro de Acciones (solamente es un cambio de nombre dependiendo el tipo societario).

Para los socios/accionistas curiosos: el único otro requisito, y únicamente aplicable a la S.A. (y S.A.P.I.), es tener los títulos de acciones. Las “acciones” de las que siempre hablamos se tienen que hacer constar tangiblemente (papelito habla) y es a esto a lo que llamamos “Título de Acciones”.

6. Celebrar y tener en orden las actas de asamblea: En las actas de asamblea se plasman las decisiones que toman los socios/accionistas sobre su empresa, por lo que es importante tenerlas en orden. Dependiendo de la relevancia de las decisiones, los acuerdos se tienen que tomar en asamblea ordinaria, misma que se debe llevar a cabo periódicamente, (para cuestiones sencillas como aprobación de estados financieros, nombramiento de comisario, aprobación de un contrato, etc.) o asamblea extraordinaria (para cuestiones más relevantes como la reforma de estatutos, emisión de acciones privilegiadas, fusión, etc.). Dicho esto, un mínimo indispensable es realizar la asamblea anual para aprobar los estados financieros del ejercicio anterior, y ésta a diferencia de las asambleas extraordinarias, no es necesario protocolizarla ante notario/corredor público.

Celebrar y documentar debidamente las actas de asamblea es la única forma de adoptar válidamente acuerdos sin correr el riesgo de que por x o y, el día de mañana alguien pueda cambiar de opinión.

7. Conocer y tener al día los trámites, permisos y/o autorizaciones comunes y recurrentes: Existen varios trámites con los que toda sociedad debe contar al momento de su constitución, por ejemplo los trámites en materia fiscal. Una sociedad (como cualquier otra persona), tiene que estar dada de alta en el SAT con RFC y FIEL, y llevar a cabo las declaraciones periódicas debidamente.

También, por ejemplo, hay trámites que se llevan a cabo ante la Secretaría de Economía, como la solicitud de denominación mencionada en el punto 3 y el registro de inversión extranjera. Dependiendo de la participación extranjera que al momento de constitución o posteriormente tenga la sociedad, deberá hacerse el registro correspondiente ante el Registro Nacional de Inversión Extranjera.

Otro ejemplo claro, será cumplir con los permisos y registros en materia laboral en caso de tener empleados, incluyendo darse de alta como patrón, el cumplimiento con las distintas autoridades involucradas y el pago de las cuotas correspondientes.

Por último, dependiendo de la industria en la que opere el negocio, será necesario tramitar los permisos regulatorios correspondientes, por ejemplo en materia ambiental o bancario.

Precavido vale por dos: es importante entender los requisitos y periodicidad de los permisos / trámites que apliquen a tu emprendimiento para tener una operación eficiente y continua y así evitar sanciones (como multas!).

-¿Por qué importa tener esto desde el principio?

  • Cuentas claras, sociedades largas.
  • Crear una sociedad permite que los emprendedores se distingan formalmente del negocio y limiten su exposure.
  • Tener debidamente documentados los actos que lleve a cabo tu negocio como una persona moral generará un historial que probablemente documente su valor, dando sustento a la titularidad de activos (por ejemplo inmuebles!) o derechos (por ejemplo propiedad intelectual!).
  • Un barco limpio genera eficiencias en el día a día, así como mayor facilidad en las transacciones con potenciales inversionistas o acreedores en un futuro (corto o largo!).

-Re-Cap A que terceros vas a necesitar:

  • Notario / Corredor Público
  • Asesor Fiscal y Contable
  • Asesor Legal
  • Equipo definido (en medida de lo posible y pensando únicamente en el alcance de los poderes para la operación diaria)

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