3 passos para deixar de ser multitarefa
Ser multitarefa e fazer mil coisas ao mesmo tempo pode até dar aquela sensação de super-herói, mas ainda é só uma sensação.
Você chega pela manhã e começa a checar os seus emails. Em seguida, notificações de mensagens do chefe disparam no seu celular. Você abre e responde. Quando você volta para checar os e-mails, o telefone da sua mesa toca! Você atende e enquanto está em ligação o seu colega de longe acena para lembrá-lo de uma reunião que já vai começar. E assim é o seu dia, cheio de interrupções. Quando se dá conta, são 16h e você não terminou de checar os seus e-mails, tarefa que tinha começado às 8h.
Essa é a típica rotina multitarefa, ou seja, ela é toda fragmentada e repleta de situações em que a maior parte das tarefas são interrompidas, deixadas de lado e depois retomadas.
Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é mais trabalhoso e demorado, pois nesse corre-corre de uma tarefa para a outra — sem que a anterior seja concluída — várias delas são esquecidas ou postergadas. No fim das contas, nada é feito por completo.
Outra característica de quem vive nesse turbilhão é a sensação de incapacidade. Ainda que o dia tenha sido cheio de coisas para fazer, nada de fato foi totalmente concluído.
Em vez de tentar lidar com tantas tarefas voando por aí, você pode começar agora mesmo a ser mais produtivo, seguindo passos simples:
1. Planeje o seu dia
De maneira bem simples você lista as tarefas que precisa executar durante o dia. Porém, coloque na lista aquilo que realmente é possível de ser feito no dia. Se depois disso, você perceber que pode fazer mais, aumente sua lista aos poucos.
2. Proteja seu planejamento
Não deixe que as interrupções do dia a dia tirem o seu foco dele. Só em caso de urgência — urgência de verdade — interrompa sua agenda, mas em seguida volte para sua lista de tarefas.
3. Crie uma lista paralela
Todas aquelas atividades não planejadas que surgem durante o dia podem ser adicionadas a uma lista paralela e conforme o andar da carruagem você vai resolvendo, uma a uma. Caso não seja possível resolver no mesmo dia, deixe-as para a lista do dia seguinte.
O segredo é não deixar que interrompam uma tarefa que você está executando e partir para uma outra. Primeiro, termine o que começou e só então vá para a seguinte. Exceto em casos de extrema urgência, é claro.
Se você seguir essa dicas simples, já no primeiro dia sentirá a diferença. Você vai chegar ao fim do dia com uma sensação de dever cumprido.
Com o tempo você pode até partir para outras metodologias mais completas para organizar as tarefas e o trabalho em equipe como, por exemplo, a metodologia SCRUM e também a de OKR’s.
