Caso de uso: tradição + modernidade

Sobre a empresa

O que um escritório de advocacia tem a ver com gestão de informação? A Law Company é um caso de uso onde mostra na prática como essa união é extremamente importante.

Com dez advogados, um responsável pelo administrativo, dois estagiários e prepostos espalhados em outros estados do país, a tecnologia sempre foi tratada como último assunto a ser discutido lá dentro.

A Law Co. sempre lidou com um número absurdo de papéis e o mesmo hábito se refletia na troca de e-mails, internos e externos, começando a ficar mais evidente que precisavam se preocupar com a integração da comunicação e organização das informações que circulavam na empresa.

A perda de tempo para encontrar algo que já havia sido discutido ou até realizado, contabilizava horas e horas em um mesmo dia, impactando nos resultados do escritório. E não estamos falando dos processos em andamento que foram devidamente documentados e já são acompanhados via web. Estamos falando das informações, arquivos em word, pdfs, emails e tudo que circula internamente pra realizar as diversas atividades do dia de trabalho.

Como a Law Co. disciplinou e controlou o fluxo de informação que existia dentro e fora do escritório?

Uma vez que essa “dor” ficou exposta no dia a dia do escritório, percebeu-se que a tecnologia era necessária e deveria ser tratada como aliada. Adotaram então, o software da NewAgent, pois o conceito utilizado, cérebro empresarial (do inglês enterprise-BRAIN®), resolveria exatamente o problema da dispersão das informações.

Depois de ativada a plataforma, foi estabelecido que o uso de e-mails não era mais necessário internamente, pois uma vez que usassem a NewAgent para esse fim, o fluxo de informação seria muito melhor gerenciado e facilmente encontrado através do sistema de busca. Foi a partir daí que o assunto “Caixa de entrada lotada” deixou de existir.

Outro ponto resolvido foi a retenção das informações que estavam somente com as pessoas e que não ficavam registradas nas ferramenta de comunicação do escritório. Com o uso contínuo na relação escritório / advogados envolvidos, toda informação passou a ficar centralizada nesse “cérebro” online. Com isso, tanto a Law Co. quanto os advogados e funcionários ganharam, pois não se perdia mais tempo pensando onde estariam as informações ou documentos e se alguém deixasse o escritório, tudo aquilo um dia produzido por essa pessoa não seria perdido e nem ficaria somente em sua cabeça.

O resultado

Depois de três meses de uso, os resultados alcançados com a satisfação profissional de todos e a objetividade na comunicação entre as áreas ficou evidente. Tanto que os donos da Law preferem nem imaginar como estariam se não tivessem conhecido o enterprise-BRAIN® quando essa “dor” foi sentida.

Quer um exemplo de uso melhor que este da união entre a tradição e a tecnologia para o sucesso de um negócio?
* Essa é uma história criada para ilustrar um exemplo de uso do software NewAgent em um determinado segmento. Acompanhe outros exemplos como este nos nossos próximos posts.

Por Julio Vidotti e Thiago Gonçalves.